檔案管理手冊

檔案管理手冊（試行版）

目錄

一、分類方案

1.1檔案分類方案

L2檔案分類、歸檔范圍與保管期限表

二、管理辦法

2.1歸檔文件整理方法

2.2員工人事檔案管理辦法

2.3建設工程檔案管理辦法

2.4聲像檔案管理辦法

2.5會計檔案管理辦法

三、規(guī)章制度

3.1檔案保密制度

3.2檔案保管制度

3.3檔案統(tǒng)計制度

3.4檔案利用查閱制度

3.5檔案鑒定制度

3.6檔案銷毀制度

3.7檔案庫房管理制度

3.8檔案防火安全制度

3.9檔案管理的工作流程

四、其它

附表一案卷封面

附表二卷內文件目錄

附表三備考表

附件四聲像檔案目錄

附表五案卷封面

附表六卷內目錄

一、分類方案

1.1檔案分類方案

為了加強浙江環(huán)球集團公司檔案工車整體建設與科學化、規(guī)范化、標準化管理，促進檔案信息的開

發(fā)利用，根據企業(yè)檔案管理規(guī)定，使檔案資源更好地為公司生產經營服務，結合檔案管理工作的實際情

況，特制定本分類方案。

本方案主要適用于浙江環(huán)球集團公司集團本部。檔案的分類整理、組織案卷和排架管理，是各子公

司（版塊）檔案分類的基本依據?？蓞⒄請?zhí)行。

（1）企業(yè)檔案一是指企業(yè)在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種

形式的文件材料。

（2）類號一是指類目的標識符號。用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序。

（1）浙江環(huán)球集團公司行政部負責制定《企業(yè)檔案分類方案》。

（2）浙江環(huán)球集團公司所屬各子公司參照執(zhí)行《企業(yè)檔案分類方案》。

（1）浙江環(huán)球集團公司企業(yè)檔案分類原則是以企業(yè)全部檔案為對象，依據企業(yè)管理職能，結合企

業(yè)檔案構成的內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，既可滿足企業(yè)檔案分類管理的需要，又適

當考慮了今后發(fā)展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科學管理和開發(fā)利用。

（2）浙江環(huán)球集團公司企業(yè)檔案分類以辦公職能為基礎，類目設置考慮了企業(yè)檔案的實際情況。

為了便于管理利用，本方案只設到二級類目。二級以下類目的設置，根據有關規(guī)定或實際情況可■自行調

整。

（1）浙江環(huán)球集團公司企業(yè)檔案分類設置五級類目。即：行政管理類、經營管理類、建設工程類、

會計檔案類、特殊載體。一級類目應保持穩(wěn)定，不得變動。

（2）浙江環(huán)球集團公司企業(yè)檔案分類二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案特點設置。《檔案分類、歸

檔范圍與保管期限表》中所設二級類目是企業(yè)檔案分類的基本二級類目，一般不予變動。

（3）二級以下類目的設置，各子公司可根據有關規(guī)定和自身實際，參照《檔案分類、歸檔范圍與

保管期限表》中基本范圍自行確定，一股不宜超過三級.

（4）類目的級位表示上下位的隸屬關系。檔案數量少的單位，可只分到一級或二級類目。沒有檔

案實體的類目可空號不用。

（1）行政管理類的歸檔文件采用：問題一年度一保管期限進行分類。

（2）經營管理類的二級類目按工程程序設置，三級類目按建設項目先后設置。

（3）建設工程類的二級類目按工程開發(fā)先后順序設置。

（4）會計檔案類的二級類目按文種設置。

（1）浙江環(huán)球集團公司企業(yè)檔案分類中的類目標識符號，一律采用阿拉伯數字標識。

（2）浙江環(huán)球集團公司企業(yè)檔案分類一級類目阿拉伯數字標識。即：

行政管理類-----------------------------0

經營管理類-----------------------------1

建設工程類-----------------------------2

會計檔案類-----------------------------3

特殊載體---------------------------------4

（1）文書立卷以文件級排列，示例：0.2.2001-1

IIII案卷順序號

III年度

II二級類號

I一級類號

（2）文書以外按分類體系排列，示例：1.2.4-1

IIII卷內順序號

III三級類號

I二級類號

I一級類號

（3）行政管理類的歸檔文件以件為單位進行整理，編號排列方法為：

①歸檔文件在分類方法最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議記錄、紀要等成

套性文件可集中排列。

②歸檔文件依分類方法和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內

容。

（4）經營管理類、建設工程類的編號排列方法為：

①均采用按大類流水分屬類的排列方法，即在每個二級類目內按項目開發(fā)先后順序編號排列。

②均不考慮案卷的保管期限與年度特征，以維護文件材料的系統(tǒng)和完整性，便于統(tǒng)計、鑒定、利用

等工作。

（5）會計檔案類的編號排列方法：

①按大類分屬類編號排列，即在會計檔案類下分別按財務報表、帳簿、憑證、其它等四個二級類目

順序排列，每個二級類目內再分別按年度順序排列。

②案卷編號排列采用按屬類內年度流水編號。

（6）各類檔案的案卷排列，均按該類檔案分類編號體例依次排列，即按各類案卷順序排列。個別

企業(yè)由于檔案形成規(guī)律和利用特點不同，為方便提供利用，在保持檔案有機聯(lián)系和成套性的原則下，可

以采取靈活的排列方法，但必須做到系列規(guī)律，井然有序。

1.2檔案分類、歸檔范圍及保管期限表

一級類目保管

類目名稱基本范圍備注

類別編號期限

0股權管理1.公司章程及修正案；永久

2.股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種決

議、決定；

行3.股本結構及相關權益的確定調整、股東

政紅利分配等

管4.董事長出具的授權委托書、證明、函等視文件

理有效期

類限

權證1.非現行使用的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代袒證、永久

商標證、稅務登記證、資質證書及工商資

質申報資料；

企業(yè)沿革本企業(yè)機構設置、撤并、名稱變更、組織沿革、永久

大事記

行政文件1.本公司向上級單位報送的行政類請示及批長期

復，現平級單位的函等，支下級請求或報

告的批復等。

2.企業(yè)與外單位的法律糾紛訴訟案資料，勞

動合同糾紛案件資料等。

3.規(guī)章制度、規(guī)范性文件，上級單位下發(fā)的

規(guī)范性文件

4.與外單位簽訂的行政類合同、協(xié)議；短期

5.本公司發(fā)文。

會議活動1.各類會議、文娛活動的通知。短期

2.政府重要領導人、知名人事視察本企業(yè)的長期

題詞；3.總辦公會議記錄、紀要；

3.其它重要行政專題會議紀要、記錄。

資產設備自有產權房產證、土地證原件（復印件）、購永久

房協(xié)議

2.固定資產購置與租賃審批、登記卡（簿）、

清單、使用說明書、交接憑證；

3.房屋租賃合同長期

人事勞資1.員工名冊（每月）、公司任免文件；永久

2.人員錄用、轉正、調配、退休、考核晉升長期

等申批記錄、聘用、獎懲文件；

3.勞動工資年報、分配方案、員工職稱、社

保材料

一級類目保管

類目名稱基本范圍備注

類別編號期限

4.員工教育培訓記錄短期

1綜合類1.借貸、擔保、信用合同（資金類）長期

2.企業(yè)宣傳冊、刊物、產品樓書、廣告、宣傳報永久

道的定稿及樣本；

3.產品定價、調價請示及批復，

4.各類統(tǒng)計報表

5.小區(qū)交接驗收記錄、交接明細表；長期

6.重要投訴處理記錄、客戶關系管理記錄；

7.營銷策劃書、展會等促銷活動記錄、購房優(yōu)惠短期

審批記錄、房屋交貨驗收記錄。

銷售合同類1.商品房買賣合同；商品房補充協(xié)議；車庫買賣永久

合同；協(xié)議等

2.產品說明書

3.質量保證書；

4.明碼標價書等

2建設工程1.本公司開發(fā)的所有樓盤的竣工資料和竣工圖永久

建

（電子文檔）

設

2.在建工程的前期和與工程施工同步的一系列資

I

料

程

3.市政工程招投標資料、竣工資料和竣工圖

類

（電子文檔）

會計檔案會計憑證類、會計賬簿、財務報表、財務相關按保

會31.

制度等；管期

計

2.審計報告、清算資料、會計年度預結算、種類限要

檔

統(tǒng)計月、年報及分析、企業(yè)年檢報告、成本管理求

案

材料、經濟核算及依據材料等

類

4聲像檔案1.政府重要領導人、知名人事視察本公司形成的永久

聲像資料；

2.本公司有關人員參加外界組織的重要會議，會

見以及外事活動形成的聲像資料；

特

3.本公司組織的重要會議、活動、比賽、表彰等

種形成的聲像資料；

栽記錄本公司重大項目、經典樓盤建設及竣工的聲

體像資料：其他樓盤的調研資料：

類

4.本公司廣告宣傳活動、產品推薦會的聲像資

料；

5.本公司每次總辦會錄音資料等。

一級類目類目名稱基本范圍保管備注

類別編號期限

特電子檔案1.本公司0A系統(tǒng)中形成的永久和長期類文件永久

種（與紙質文件同）；

載2.工程建設中形成的材料；

體3.本公司使用的各種數據文件；

類4.本公司設備運行中所需要的操作系統(tǒng)；

5.公司在重要外事、文娛活動、產品宣傳活動中

形成的材料；

6.公司每次總辦會的PPT

實物檔案各種榮譽證書、獎狀、獎牌、錦旗等永久

說明:本表供子公司（版板）參考執(zhí)行，也可根據實際情況自行調整或另行制訂

二、管理方法

2.1歸檔文件整理辦法

為適應檔案現代化管理的需要，規(guī)能簡化歸檔文件整理工作，提高檔案工作的效率和質量，根據國

家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）.《歸檔文件整理工作指南》（ISBN7-5000-6444-6）,結

合浙江環(huán)球集團公司具體情況，特制定本辦法。

本辦法適用于浙江環(huán)球集團公司、各子公司辦公文件歸檔的整理。

（1）歸檔文件一是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙

質文件材料。

（2）歸檔文件整理一是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之

有序化的過程。

（3）件一是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附

件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來

文與復文可為一件。

（1）集團檔案室負責歸檔文件整理工作的指導、檢查。

（2）各子公司職能部門負責歸檔文件的整理和歸檔工作。

（1）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值.便于保管和利用。

（2）反映本單位職能活動，具有查考利用價值的文件材料均應整理歸檔。執(zhí)行《檔案分類、歸檔

范圍與保管期限表》。

（1）質量要求

①歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。

②整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

（2）裝訂、分類、排列、編號、編目

①裝訂

歸檔文件應按件裝訂。

A.裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被

轉發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

B.裝訂時，盡量保持文件的原始面貌。采用左上角裝訂，應將左、上側對齊；采用左側裝訂，應將

左、下側對齊。用線或無酸紙封套等符合檔案保護要求的材料。

②分類

A.歸檔文件按照企業(yè)檔案分類方案進行分類。即：問題一年度一保管期限，其中問題內只設一級類

目。

B.形成的文件數量少，內部機構設置簡單的小單位可簡化分類方案。歸檔文件可以采用年度、機構

（問題）、保管期限等特征進行分類，或將上述特征結合使用。

C.每個立檔單位內的歸檔文件只能采用一種分類方案，同一全宗應保持分類方案穩(wěn)定。

③排列

歸檔文件應在分類方案的最低?級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報

表等成套性文件可集中排列。

④編號

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上加案卷封面（見附表一），并填寫相關

內容。填寫歸檔章時應使用符合檔案保護要求的書寫材料。

A.件數；案卷內文件數。

B.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如“自2001年01月至2001年12月二

C.保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。簡稱“永、長、短”，代碼為“Y、C、D”。

D.頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。當歸檔文件上有頁碼時，無需重編;

當歸檔文件上無頁碼時，需要編頁碼。一般使用阿拉伯數字，每件從“1”開始流水編制，正頁編在文

件的右下角，反頁編在文件的左下角。

E.歸檔號：文件的分類編號。

⑤編目

歸檔文件應依據浙江環(huán)球集團公司檔案分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應逐

件編目；來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄（見附表二）設置順序號、責任者、

文號、題名、日期、頁號、備注項目。

卷內文件目錄附表二

順

序文號責任者題名日期頁號備注

號

A.順序號：填寫卷內文件順序號。一個文件一個號。

B.責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。填寫責任者項時使用全稱或通用

簡稱，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明、難以判斷的簡稱。

C.文號：文件的發(fā)文字號。填寫文號項時應照實抄錄，不能省略。

D.題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”號。

E.日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如2001年9月9日，標注為

F.頁號：每一件歸檔文件的頁號。

G.備注：注釋文件需說明的情況。

（3）紙張尺寸、編制封面、電子版歸檔

①歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長X寬為297mmX210nlm）。

②歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面，目錄編制成冊的方式與分類方案一致。歸檔文件目錄封面

設置全宗名稱、年度、保管期限、機構1問題）等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用

全稱或規(guī)范化簡稱。

③各子公司檔案部門應同時保存歸檔文件目錄的電子版，并以年度為單位將歸檔文件目錄刻制光盤

保存。

（4）裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同年度、保管

期限、機構（問題）的歸檔文件不應放入同一檔案盒內，裝不滿一盒時，應通過使用不同厚度的檔案盒來

解決，使文件不至彎曲受損。

①檔案盒尺寸、著錄項

A.項基本原則檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mmX220mm（長X寬），盒脊厚度

可以根據需要設置為20nlm、30mm、40mm、50mm等。

B.檔案盒應根據搜放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止

件號、盒號等項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“一”號連接；

盒號即：檔案盒的排列順序號，沒有進館任務的企業(yè)可不用填寫。

②備考表（見附表三）

A.備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

B.盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

C.整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

D.檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名（子公司為各辦公室主任）。

E.日期：歸檔文件整理完畢的日期。

2.2員工人事檔案管理辦法

2.2.1總則

（1）為加強公司職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學管理水平，根據《中華人

民共和國檔案法》有關規(guī)定，制定本規(guī)定。

（2）公司職工檔案是企業(yè)人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作

中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。

2.2.2機構和職責

（1）集團公司職工檔案由集團公司人力資源職能機構管理。子公司（版塊）職工檔案由其辦公室管

理。

（2）職工離職、退休后，其檔案由原所在公司（版塊）在手續(xù)辦妥5口內移交集團人力資源部保管,

并需裝訂成冊放入專門的檔案盒。人力資源部每月的25號前移交集團檔案室保管。

（3）公司職工檔案管理部門的職責：

①保管職工檔案；

②收集、鑒別和整理職工檔案材料；

③辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續(xù)；

④登記職工工作變動情況；

⑤為有關部門提供職工情況；

⑥做好職工檔案的安全、保密、保護工作；

⑦定期向集團檔案室移交檔案（指離職、退休）。

⑧辦理其它有關事項。

2.2.3檔案的內容

（1）公司職工檔案的內容和分類：

①履歷材料；

②自傳材料；

③鑒定、考核、考察材料；

④笄定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；

⑤政審材料；

⑥參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；

⑦獎勵材料；

⑧處分材料；

⑨招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;

⑩其他可供企業(yè)參考的材料。

2.2.4職工檔案材料的編目

每卷職工檔案必須有詳細的檔案材料目錄。

(1)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫。

(2)每類目錄之后，須留出適量的空行(6T0行)，供補充檔案材料時使用。

(3)目錄填寫要正確，字跡要工整美觀。

(4)填寫目錄后，要檢查核對，做到準確無誤。

(5)目錄各欄目的填寫。

①類別的填寫。類號用漢字，順序號用阿拉伯數字填寫。如：第一類履歷材料用漢字“一”表示、

第一類材料的第一件用阿拉伯數字“1”表示。

②材料名稱的填寫。根據材料題目填寫材料名稱。無題目的材料，應擬定題目；材料的題目過長，

可迂當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內

容的，須另行擬定題目。

③材料形成時間的填寫。一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料，采用原材料形成時

間。

④.材料份數的填寫。以每份完整的材料(包括正文和附件)為一份，用阿拉伯數字填寫。

⑤材料頁數的填寫。填寫材料的實際頁數。

為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，

應進行技術加工。其主要方法：

(1)對超出A4規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪裁；

不能剪裁的材料，須進行折疊。折疊時，要根據材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯

形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要架持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。

(2)對破損、卷角、折皺和小于A4規(guī)格的檔案材料，要進行裱糊。裱糊用的襯紙，必須采用白紙;

漿糊和膠水必須能防蟲蝕、不腐蝕紙張；裱糊后的檔案材料要晾干，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤。

(3)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須加邊，保證裝訂，不玉字、不損害材料內容。

(4)拆除檔案材料上的大頭針、回引針、訂書釘等金屬品，以防止氧化銹毀材料。

每個職工的檔案材料，必須裝訂成卷，做到案卷整齊、平整、裝訂牢固，具體方法：

(1)目錄置于卷首，材料排列順序與目錄相符。

(2)將目錄與材料核對無誤。

(3)理齊檔案材料。材料條件好的應做到四邊整齊，條件較差的，以左邊和下邊兩邊為齊。

(4)打孔。在材料左側1.5厘米處豎直等間距打三個孔，孔距7.3厘米，用專用檔案裝訂線裝訂。

(5)使用國家統(tǒng)一規(guī)定的標準職工檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名。

(6)裝盒。將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中，填寫姓名、檔案號和籍貫。

(7)職工檔案整理裝訂成卷后，必須正行認真細致的檢查。

企業(yè)職工檔案必須保證書寫質量，字跡要工整、清晰，使用碳素墨水或黑色簽字筆，不得使用鉛筆、

圓珠筆、紅色墨水、純藍墨水及復寫紙等不利于檔案永久保管的書寫材料。

企業(yè)職工檔案整理工作人員必須認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國

家秘密法》和《企業(yè)檔案管理制度》。

(1)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。？

(2)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進行登記，經主管領導審查批

準后分別情況予以處理。

(3)在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止損毀、丟失檔案材料和泄露檔案內容，確保

檔案安全。

(4)后續(xù)檔案材料的整理。后續(xù)職工檔案材料，每三個月整理一次，將材料內容填寫到相應的目錄中，

并將經手人員姓名和日期填寫在備注欄內，將材料裝訂到案卷中。

2.2.9檔案的收集、保管和銷毀

(1)人力資源職能機構對職工講行考察、考核、培訓、獎懲、薪酬等所形成的材料要及時收集，整理

立卷，保持檔案的完整。

(2)立卷歸檔的材料必須認真鑒別，俁證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經有關領導審查

蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

(3)公司職工檔案材料統(tǒng)一使用A4規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

(4)按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經單位主管檔案工作的領導批準。

(5)集團人力資源職能機構案的具體內容制作目錄。各子公司(版塊)參照。

(6)嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應視情節(jié)輕重，嚴肅處

理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

(7)職工檔案管理部門應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

外單位人員查閱檔案應憑蓋有單位公章的介紹信。

屹)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經游總或

潘總批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

(3)任何個人不得查閱或借用本人的檔案。

(4)因工作需要從檔案中取證的，須請示游總或潘總簽字同意后才能復制辦理。

2.3建設工程檔案管理辦法

為加強房地產檔案管理，維護房地產權利人的合法權益，更好地為房地產管理工作服務，根據《中

華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市房地產管理法》、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市建

設檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，制定本辦法。

建設工程檔案是指在工程項目的建設、使用、管理等工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲

像等不同形式的歷史記錄。

本辦法適用于浙江環(huán)球集團公司建設工程檔案的管理。

(1)管理原則

①建設工程檔案管理工作以權屬檔案管理為核心，遵循統(tǒng)一組織、分級負責、分類歸檔、多套分存、

授權使用的原則。

(2)管理職能

①浙江環(huán)球集團公司負責制定建設工程檔案管理辦法，指導和監(jiān)督房產公司的工程項目檔案管理工

作。

建設工程文件歸檔范圍

保存單位和保管期限

序

歸檔文件建設施工設計監(jiān)理城建

號單位單位單位單位檔案館

工程準備階段文件

—、立項文件

1項目建議書永久V

2項目建議書審批意見及前期工作通知書永久V

3可行性研究報告及附件永久V

4可行性研究報告審批意見永久V

5關于立項有關的會議紀要、領導講話永久V

6專家建議文件永久V

7調查資料及項目評估研究材料長期V

二建設用地、征地、拆遷文件

1選址申請及選址規(guī)劃意見通知書永久V

2用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設用地批準書永久V

3拆遷安置意見、協(xié)議、方案等長期V

4建設用地規(guī)劃許可證及其附件永久J

5劃撥建設用地文件永久V

6國有土地使用證永久V

三勘察、測繪、設計文件

1工程地質勘察報告永久永久V

2水文地質勘察報告、自然條件、地震調杳永久永久V

3建設用地釘樁通知單(書)永久V

4地形測量和拔地測量成果報告永久永久V

5申報的規(guī)劃設計條件和規(guī)劃設計條件通知書永久長期V

6初步設計圖紙和說明長期長期

7技術設計圖紙和說明長期長期

8審定設計方案通知書及審查意見長期長期V

9有關行政主管部門(人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、永久V

通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準文件或取得的

有關協(xié)議。

10施工圖及其說明長期長期

11設計計算書長期長期

12政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見永久長期V

四招投標文件

1勘察設計招投標文件長期

2勘察設計承包合同長期長期V

3施工招投標文件長期

4施工承包合同長期長期V

5工程監(jiān)理招投標文件長期

6監(jiān)理委托合同長期長期V

五開工審批文件

1建設項目列入年度計劃的申報文件永久V

2建設項目列入年度的批復文件或年度計劃項目表永久J

3規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙永久

4建設工程規(guī)劃許可證及其附件永久V

5建設工程開工審查表永久

6建設工程施工許可證永久V

7投資許可證、審計證明、繳納綠化建設費等證明長期V

8工程質量監(jiān)督手續(xù)長期V

六財務文件

1工程投資估算材料短期

2工程設計概算材料短期

3施工圖預算材料短期

4施工預算短期

七建設、施工、監(jiān)理機構及負責人

1工程項目管理機構（項目經理部）及負責人名單長期V

2工程項目監(jiān)理機構（項目監(jiān)理部）及負責人名單長期長期V

3工程項目施工管理機構（施工項目經理部）及負責人名單長期長期V

監(jiān)理文件

1監(jiān)理規(guī)劃

(1)監(jiān)理規(guī)劃長期短期V

(2)監(jiān)理實施細則長期短期V

(3)監(jiān)理部總控制計劃等長期短期

2監(jiān)理月報中的有關質量問題長期長期V

3監(jiān)理會議紀要中的有關質量問題長期長期V

4進度控制

(1)工程開工/復工審批表長期長期V

(2)工程開工/復工暫停令長期長期V

5質量控制

(1)不合格項目通知長期長期V

(2)質量事故報告及處理意見長期長期V

6造價控制

(1)預付款報審與支付短期

(2)月付款報審與支付短期

⑶設計變更、洽商費用報審與簽認長期

(4)工程竣工決算審核意見書長期V

7分包資質

(1)分包單位資質材料長期

(2)供貨單位資質材料長期

(3)試驗等單位資質材料長期

8監(jiān)理通知

(1)有關進度控制的監(jiān)理通知長期長期

(2)有關質量控制的監(jiān)理通知長期長期

(3)有關造價控制的監(jiān)理通知長期長期

9合同與其他事項管理

(1)工程延期報告及審批永久長期V

(2)費用索賠報告及審批長期長期

(3)合同爭議、違約報告及處理意見永久長期V

(4)合同變更材料長期長期

10監(jiān)理工作總結

(1)專題總結長期短期

(2)月報總結長期短期

(3)工程竣工總結長期長期V

(4)質量評價意見報告長期長期V

施工文件

—b建設安裝工程

（一）土建（建筑與結構）工程

1施工技術準備文件

(1)施工組織設計長期

(2)技術交底長期長期

(3)圖紙會審記錄長期長期長期V

(4)施工預算的編制和審查短期短期

(5)施工日志短期短期

2阿工現場準備

(1)控制網設置資料長期長期V

(2)工程定位測量資料長期長期V

(3)基槽開挖線測量資料長期長期V

(4)施工安全措施短期短期

(5)施工環(huán)保措施短期短期

3地基處理記錄

(1)地基釬探記錄和釬探平面布點圖永久長期V

(2)驗槽記錄和地基處理記錄永久長期V

⑶樁基施工記錄永久長期V

(4)試樁記錄長期長期V

4工程圖紙變更記錄

(1)設計會議會審記錄永久長期長期V

(2)設計變更記錄永久長期長期V

(3)工程洽商記錄永久長期長期V

5施工材料預制構件質量證明義件及復試試驗報告

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集

(1)長期V

料試驗匯總表

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集

(2)長期V

料出廠證明文件

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、輕集料、焊條、瀝青復試試

(3)長期V

驗報告

(4)預制構件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗記錄長期V

(5)工程物質選樣送審表短期

(6)進場物質批次匯總表短期

(7)工程物質進場報驗表短期

6施工試驗記錄

(1)土壤（素土、灰土）干密度試驗報告長期V

(2)土壤（素土、灰土）擊實試驗報告長期V

(3)砂漿配合比通知單長期

(4)砂漿（試塊）抗壓強度試驗報告長期V

(5)混凝土配合比通知單長期

(6)混凝土（試塊）抗壓強度試驗報告長期V

(7)混凝土抗?jié)B試驗報告長期V

(8)商品混凝土出廠合格證、復試報告長期V

(9)鋼筋接頭（焊接）試驗報告長期V

(10)防水工程試水檢查記錄長期

(11)樓地面、屋面坡度檢查記錄長期

(12)土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗報告匯總表長期V

7隱蔽工程檢查記錄

(1)基礎和主體結構鋼筋工程長期長期V

(2)鋼結構工程