檔案管理制度

檔案管理制度

制定目的：

為統(tǒng)一全集團檔案管理模式，實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、

統(tǒng)一標準，特制定此制度。

適用范圍及施行日期：

本制度適用集團各部門、分公司各部門、的檔案管理工作。自下發(fā)之

E起執(zhí)行，同時原2015年7月30日下發(fā)的《檔案管理制度》同時廢止。

規(guī)范事項：

一、術語

檔案：國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的

各種形式的歷史記錄。

檔案價值：檔案對國家機構、社會組織或個人的有用性。

檔案工作：管理檔案和檔案事業(yè)的活動。

檔案管理：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。

文書檔案：反映黨務、行政管理等活動的檔案。

科學技術檔案：反映科學技術研究、生產、基本建設等活動的檔案。

音像檔案：記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像

帶等。

電子文件：以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機

系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?/p>

原件：最初產生的區(qū)別于復制件的原始文件。

復制件：與原件內容相同的復制品。

二、結構圖

（一）組織結構圖

（二）主管領導結構圖

2

（三）管理人員結構圖

三、管理職責

（一）集團檔案室管理職責

1、負責制定公司級檔案管理制度及組織各分公司、各職能部門編制分

公司級及部門級檔案管理規(guī)定。并指導各部門按照制度統(tǒng)一要求進行實施。

2、負責各部門檔案管理情況的檢查、指導，并提出合理的整改意見及

解決辦法。對出現(xiàn)的通用問題要通知全公司加以完善并做好改進工作。

3、負責審核各部門報存集團檔案室的資料質量，要保證資料的紙質版、

電子版、目錄保持一致。同時做好分類存檔。

4、負責檔案的借閱工作，并按時做好借閱后檔案歸還的跟蹤工作。

5、負責參與公司及項目部的檔案驗收工作及企業(yè)職工檔案管理資格證

書年檢工作。

2

例：FTGSXZBJ01

------流水碼

--------------------|報件

-------------------|行政部

----------------------------------------------------|芳煌公司

（2）編號要求：

1）公司名稱代碼、部門名稱代碼及表單代碼由集團檔案室統(tǒng)一編排，

各部門在報件時參照《分公司及各部門字母代碼表》、《表單字母代碼表》

進行填寫（詳見附件一、附件二）。

2）《分公司及各部門字母代碼表》、《表單字母代碼表》中未包含

的分公司、部門及表單，各部門在使用前要先聯(lián)系集團檔案室，由集團檔

案室管理人員進行統(tǒng)一編排，以免重復。

3）流水碼：流水號由檔案員填寫，用阿拉伯數(shù)字表示，從1開始，此

流水號必須連續(xù)，不允許重復、不允許出現(xiàn)斷號現(xiàn)象。

4）部門人員在上報報件時應采用公司的統(tǒng)一的編號模式，在上報前檔

案員負責核對是否符合要求，對不符合要求的退回整改。

5）各級秘書在接收報件時，認真審核編號的準確性，對有問題的編號

立即提出整改要求。

6）報件無編號不允許上報，各級轉件人員不允許接轉。

2、文件內容要求：

（1）每份資料所描述的內容應該全面、準確、詳實且表述清晰。

2

（2）文件描述中涉及到的其他相關問題要一并描述清楚。

3、文件質量要求：

（1）歸檔文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，

不得使用鉛筆、圓珠筆。

（2）歸檔材料應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完整。

（3）工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張,

圖紙一般采用藍曬圖，計算機出圖必須清晰。

（4）打印上報的資料要保證打印質量，墨粉要充足，不應有字跡打印

不清晰。

（二）檔案收集要求

1、內部文件收集管理

（1）公司內流轉審批的資料均要登記臺賬，部門負責報件的管理人員

通過臺賬跟蹤文件的審批進程，同時根據(jù)臺賬對資料進行存檔，確保臺賬

上記載的資料均有存檔，檔案員要對本部門人員的報件跟蹤原件的最終存

檔部門。

（2）各部門報件人要將每日上報的資料登記到報件臺賬中（見附件

三），要保證所有流轉資料都做好登記，同時報件臺賬電子版轉分公司秘

書處匯總，分公司秘書將匯總后的報件臺賬電子版轉集團秘書處，部門報

件人、分公司秘書、集團秘書要確保收到的報件與電子版臺賬保持一致，

以防止報件丟失。

（3）所有經(jīng)手文件必須登記臺賬，包括只需部門人員簽字的文件，并

且存好復印件（只存件皮即可）。

（4）因業(yè)務需要暫時不能將資料原件報存相關部門時，原件留存人要

2

將復印件先報存相關部門，相關部門建立起應收原件資料臺賬，同時做好

原件使用進展跟蹤。

（5）在部門負責報件的人員不在，同時又有急件需要上報時，此次報

件由報件人登記臺賬并通知負責報件人員，如發(fā)生遺漏，由報件人承擔責

任。

（6）各分公司行政部檔案員每周組織分公司內各部門核對臺賬的準確

性，是否存在漏登記、漏轉件、漏存檔現(xiàn)象。集團隨時抽查各部門臺賬的

使用情況。各部門檔案員每日將臺賬錄入電子版，同時標記清楚原件的存

檔部門，每周一分公司行政部收集并核查本分公司各部門之前間隔一周臺

賬，核查各部門報件是否有存檔，原件的存檔部門是否準確。

（7）各部門每月5日前，將上一個月的臺賬整理好存檔，存檔前核對

臺賬上的資料是否全部存檔，資料的流轉過程是否全部完成。

2、與外單位往來文件管理

（1）與外單位往來文件要登記臺賬，確保資料來源及流轉的可追溯性。

各部門對外接收、發(fā)放的檔案要建立臺賬，并由檔案員統(tǒng)一管理，每月五

將臺賬轉集團檔案室。

（2）與外單位往來資料要及時將原件報存相關部門存檔。

3、外界取得的文件管理

（1）各部門經(jīng)理要按時提醒本部門責任人將從外界取得的手續(xù)文件、

報告和工程建設中產生的文件等資料的原件及時上報相關部門存檔，責任

人報存資料時要對資料的基本利用價值做出說明，便于查找使用。

（2）因工作需要，暫不能將資料原件報存集團存檔時，要報件說明情

2

況并經(jīng)領導批準，同時將復印件依照歸檔范圍報存應存原件部門，該部門

做好應收原件資料臺賬。不允許個人私自留存檔案原件。

（3）因工作需要確實需將原件檔案報相關政府部門時，報送人要報件

寫明原因，集團檔案室存復印件，并做好相應備注，存好相關報件。

（4）若報存檔的資料是對之前報存資料的補充或修改替換，應在報存

時予以說明，若有需要，應說明有變化的位置出現(xiàn)在哪一頁以及具體是怎

樣的變化。

（5）對資料報存時，要保證紙質文件與電子版一致。

（6）手續(xù)類資料報存時，要將辦理手續(xù)時需要的資料的復印件及相關

報件一并報存同時列清明細。必要時將辦理流程等相關文件一并報存。

（7）原件資料報存集團檔案室、集團財務部、集團人力資源部等部門

時，要同時將與原件一致的掃描件同時上報。

4、報存檔案時，要填寫《福佳集團交檔申請單》（見附件四），涉及到

合同的資料要填寫合同名稱、合同單位、合作單位，同時要寫清楚檔案的

價值。

5、工程例會、交流會、專題會等重要的會議，要將會議紀要、會議錄

音、會議錄像、會議簽到表、簽字確認表等相關的文件收集齊全，在形成

紀要當日報存集團。報存時要按照集團的統(tǒng)一編號要求編寫檔號。

6、來訪洽談、外出訪問的會議紀要、會談錄音、會議錄像、會議簽到

表、簽字確認表等相關的文件要收集齊全，在形成當日報存集團檔案室。

報存時要按照集團的統(tǒng)一編號要求編寫檔號。

7、對于由外單位、政府部門形成的涉外會議紀要，要由參會人員在參

2

會后立即將開會內容以報件形式上報公司，該報件領導審批后立即轉集團

檔案室存檔，由集團檔案室妁管理人員跟蹤參會人員，催要紀要的領取情

況。

8、報件收集工作

(1)報件人在上報報件的同時將后附附件的電子件(掃描件或電子版)

轉檔案員。

(2)報件人在上報報件時，將整個報件編上頁碼(后附需外發(fā)文件可

不編頁碼)，并在報件皮的左下角用鉛筆注明總頁數(shù)。

(3)檔案員審核紙件與電子件是否一致，無問題，上傳至報存文件存

檔服務器，并在報件皮左上角注明附件電子件已上傳。

(4)上傳服務器的電子件按照報件整理，即每個報件后附的所有電子

件放于一個文件夾中，文件夾名稱修改為“報件主題名+報件編號同時

上傳當日報件目錄。上傳于服務器的文件統(tǒng)一按照如下格式存檔：

2

6月1日

6月2日6月30日

（5）各級秘書在接收上報報件時，審核掃描件是否上傳齊全，所有附

件上傳齊全后方可流轉。

（三）檔案歸檔范圍

1、公司所有檔案原件均由集團檔案室、財務檔案室、人力資源部統(tǒng)一

集中管理，其他部門及個人不允許留有公司原件資料，如因特殊原因需留

存，需經(jīng)各級領導批準后執(zhí)行，同時由集團檔案室做好統(tǒng)計及存檔檢查工

作。任何個人、部門不得將應歸檔資料據(jù)為己有或拒絕歸檔檔案原件，歸

檔范圍詳見《福佳集團檔案歸檔范圍表》（附件五），遇到表中未包含的資

把需存檔時，要在報存時同時上報《福佳集團檔案歸檔范圍表》，將此文件

的相關信息填寫齊全。

2、集團在籌備、建設、生產、經(jīng)營、管理等活動及產權變動過程中形

2

成的具有查考利用價值的各種載體形式的文件（包括紙質檔案、電子檔案、

電子數(shù)據(jù)、實物檔案、音像檔案）均屬歸檔范圍。

3、存檔復印件的部門要在檔案目錄中標明原件的存檔位置及報存的依

據(jù)。

4、各分公司行政部每周組織對各部門資料原件存檔位置進行復核及檢

查，各職能部門自查。

5、各類書籍保管由集團檔案室負責，各部門請購圖書前應到集團檔案

室核實目前圖書的購入存檔情況，以防止重復購買。

6、檔案保管期限的鑒定工作由部門經(jīng)理按保存價值確定，分為永久、

定期兩種。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

（1）永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動的歷史面貌，對本

企業(yè)、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。

（2）定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本

企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年

限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年。

7、檔案保管期限一經(jīng)確定，不得隨意改動。

8、檔案員要將本部門人員的報件做好復印件及掃描件的存檔工作。

（四）檔案分類要求

1、各部門檔案的分類方式要由集團檔案室、分公司行政部進行統(tǒng)一，

確保分類模式統(tǒng)一且職責類似的部門分類方式完全一致，如各分公司行政

部保持一致，大連新天地、金州新天地的相同部門要保持一致，各物業(yè)公

司要保持一致。

2、主要的分類方式為按照項目進行分類、再按照合同進行分類，對于

不歸屬于合同的資料按照表單類型或業(yè)務需求進行分類的原則。對于分類

2

方式有特殊需求的部門要及時聯(lián)系分公司行政部，由分公司行政部給出初

步意見后，報集團檔案室進行統(tǒng)一。

舉例:

X

X

部

門

J、歸伯伯萬州快六田米田歸耒.至悵循勿火刀檔號統(tǒng)一格式

為：部門代碼?一級類目?二級類目一流水號

例：01010201011

部門代號一級類目號二級類目號案卷順序號

（1）部門代碼由集團檔案室統(tǒng)一編排，具體見后附《部門檔號表》（附

件六），各部門正確使用，不能用錯。

（2）一級類目的劃分根據(jù)各部門業(yè)務的不同進行統(tǒng)一分類：主要是各

分公司行政部統(tǒng)一，執(zhí)行合同部門統(tǒng)一、其余部門進行統(tǒng)一。

2綜合類

通用類

制度類

各

分

公

綜合類

司

行部門存檔類

政制度類

部

執(zhí)行合同部門

綜合類

廠通用類

合

同

執(zhí)

行

部

XX項目

門合同一

其他部門

各

部

綜合類

門

制度類

需各部門將具體的分類編寫到分公司級或職能部門級檔案管理制度

中。

（3）一級類目通用類所對應的二級類目要統(tǒng)一分為01綜合類、02制

度類、03紀要類，各部門可根據(jù)實際情況具體增加，增加前要與集團檔案

室溝通，由集團檔案室確定分類無誤，并將各部門的編號統(tǒng)一。一級類目

部門存檔類所對應的二級類目各部門統(tǒng)一按照業(yè)務類別或表單類別分類存

檔，各分公司行政部統(tǒng)一按照部門分類存檔（每日收到的復印件）。各分

公司的具體劃分方式報集團檔案室審核合格后，編寫到分公司級或職能部

門制度中。一級類目移交集團類所對應的二級類目各分公司行政部按照部

門劃分二級類目，集團職能部門按照表單劃分二級類目。一級類目xx項目

用對應的二級類目要按照合同進行分類，對整個項目統(tǒng)一的資料要存在項

目綜合中。各部門的分類方式及相應的檔號見后附《福佳集團各部門檔案

分類及檔號》。

（五）檔案整理要求

1、歸檔前整理：

（1）歸檔文件中如存在易褪色的材料（如復寫紙、傳真紙等）需同時

復印留存。

（2）“歸檔文件上易生銹金屬物應去除，如訂書釘、回形針、大頭針

等，可采用線繩三孔一線裝訂，膠水粘貼、不銹鋼夾或燕尾夾裝訂。

（3）“歸檔文件不能有斷頁、斷碼和撕毀現(xiàn)象，不得使用涂改液隨意

涂擦。

（4）歸檔文件、圖紙幅面尺寸規(guī)格統(tǒng)一為A4,圖樣折疊時標題欄露在

右下角。

2

(5)非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文材料若有漢字譯文的,

應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后一并歸檔。

2、加蓋檔號章

(1)卷內文件檔號章的加蓋：單份文件裝訂時，應在首頁右上方空白

處加蓋并填寫檔號章。檔號章應水平加蓋，并且不能出現(xiàn)壓字現(xiàn)象。檔號

章內容：包括檔號、序號。

(2)手寫檔號要字跡工整，便于識別，不亂涂改。

(3)移交類檔案(包括竣工資料、竣工圖紙、隨機資料等)均需按照

集團的統(tǒng)一要求編寫檔號，號號用鉛筆編寫。

3、編寫頁號

(1)卷內文件，除空白紙外，凡載有信息的正、反面均應一頁編一個

頁號。

(2)編號應盡量做到維致，務求準確，如果發(fā)現(xiàn)有重號和漏號，應立

即補救。如第15頁重號，可將重號改為15T,15-2,并在卷內備考表中注

明：“本卷第15頁重號，共分15-1,15-2頁”；如發(fā)現(xiàn)漏號的，如第20頁

后應是第21頁，卻編了第22頁，可將第20頁編號改為20-21頁，在備考

表中注明：”本卷頁碼20-21共合一頁”。在案卷目錄頁數(shù)一欄填寫實有頁

數(shù)。

(3)編寫的頁碼應為黑色，正面在右下角，背面在左下角。

(4)圖樣的頁號編寫在右下角；成套圖樣或印刷成冊文件，只作為一

件編寫一頁，各卷之間不連續(xù)編頁號。

(5)卷內文件目錄及備考表不編頁碼。

2

（6）手寫頁碼要字跡工整，便于識別，不亂涂改。

（7）部門存檔的檔案每卷頁號從1開始連續(xù)編排，移交類檔案每件檔

案從1開始連續(xù)編排。

4、編寫《歸檔文件目錄》（見附件七）

（1）目錄編寫采用仿宋10號字。

（2）件號-每份文件的序號，用阿拉伯數(shù)字表示，從1開始，此流水

號不允許重復、不允許出現(xiàn)斷號現(xiàn)象。

（3）文號-每份文件的編號，即：合同號、變更單號、簽證單號、圖

號及對報件等資料的統(tǒng)一編號要在此錄入。

（4）責任者-報件人或文件的形成單位，涉及到合作單位、政府文件

等內容必須列全稱，單位、政府部門不得簡寫。

（5）題名-即文件標題，一般應照實抄錄，沒有標題或標題不能說明

文件內容的，可自擬標題，外加“[]”號。

（6）日期-指文件本身形成的有效日期，日期格式正確版：20130206,

錯誤版:2013年2月6日或2013.2.6。

（7）頁數(shù)-填寫每份文件的開始頁碼，每盒中最后一份文件頁碼應為

開始頁碼與截止頁碼，格式為，開始頁-截止頁碼。向集團移交的檔案頁數(shù)

只寫每份檔案的總頁數(shù)，需組合的檔案算一件，連續(xù)編頁碼，在頁數(shù)中寫

清楚每份檔案的頁數(shù)。

（8）備注-備注中填寫與此份文件有關的特殊說明，若沒有可不進行

填寫。

（9）檔號-按照文件上的實際檔號進行填寫，確保一致無誤。

（10）收文時間-填寫收到文件的日期，日期格式正確版：20130206,

錯誤版：2013年2月6日或2013.2.6。

（11）報件部門-報件人或資料形成者所在的部門。

（12）原件0/復印件1-文件為原件，直接在此內容中寫“0”。文件

為復印件，直接在此內容中寫“1”。

2

(13)原件存檔位置-填寫該文件原件的存檔部門。

(14)為保證充當附件的報件原件能夠及時查找到，又符合檔案整理

“件”的完整性，充當附件的報件原件要逐條目登記，并且運用excel的

組合功能，將附件與最終的報件組合為1件。

5、編寫《案卷目錄》(見附件八)

(1)序號-序號采用流水碼進行填寫，用阿拉伯數(shù)字表示，從1開始，

此流水號不允許重復、不允許出現(xiàn)斷號現(xiàn)象。

(2)檔號-填寫該卷文件的檔號。

(3)案卷題名-概括本盒文件的主要內容，應能夠體現(xiàn)出本盒檔案中

配包含的檔案。

(4)保管期限-按照卷內文件的實際期限進行填寫，若卷內文件保管

期限不統(tǒng)一，應從長填寫。

(5)總頁數(shù)-即本盒檔案中文件的總頁數(shù)。

(6)密級-按照卷內文件的實際密級情況進行填寫，若卷內文件保管

密級不統(tǒng)一，應從嚴填寫。

(7)立卷單位-立卷部門名稱。

(8)卷起日期一卷內文件形成的最早日期。日期格式正確版：20130206,

錯誤版:2013年2月6日或2013.2.6。

(9)卷止日期-卷內文件形成的最晚日期。日期格式正確版：20130206,

錯誤版：2013年2月6日或2013.2.6。

(10)《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》表格中不能存在“合并居中”狀

態(tài)。

6、編制案卷封面和脊背

(1)打印固定模板用膠水粘貼在紙質檔案盒上。(見附件九)

7、編制卷內備考表

2

(1)卷內備考表排列在卷內文件材料之后。是記錄案卷構成、變化情

況以備查考的簡表。

(2)本卷情況說明用以卷內文件材料的件數(shù)、頁數(shù)，光盤數(shù)量以及卷

內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀以及錯號處理等情況，以便于管理

者和利用者了解卷內文件的有關情況。

(3)立卷人由立卷者簽名，立卷人要對所立案卷進行審卷，全面進行

檢查。審卷合格后，在立卷人處簽字確認。

(4)檢查人由部門負責人簽字。在立卷人簽字后，立卷部門負責人要

全面進行審卷，審卷合格后在檢查人處簽字。

(5)立卷時間由立卷人填寫完成立卷的時間。

8、組卷后各部分的排列格式：案卷封面一一歸檔(卷內)文件目錄一

一卷內文件一一備考表。

9、整理歸檔資料時，若出現(xiàn)字跡不清晰的資料，要及時聯(lián)系檔案形成

人提供相應的電子版，打印后進行同步存檔。

10、檔案整理完成后，裝入檔案盒(袋)中，并將檔案盒(袋)存入

檔案柜中，在案卷目錄中注明檔案存放的檔案柜子編號。

11、檔案柜子按照從上至下，從左至右進行編號，以五節(jié)柜為例，如

第一列1-1,1-2,……,1-5,第二列2-1,2-2,……,2-5,……。

12、部門檔案員要在接到報件當日將報件進行存檔。

(六)檔案保管要求

1、各部門的檔案管理情況要編寫檔案管理說明，將檔案管理中發(fā)生的

特殊情況及管理方式發(fā)生變化等均做出記載，便于后續(xù)管理人員使用，要

玄此說明及時做好更新工作。(見附件十一)

2

2、檔案管理人員要忠于職守，不得將保管的檔案隨意外借。

3、檔案要及時存入檔案盒（袋）中、同時入柜上鎖保存。

4、檔案員要將每日收到的需存檔資料，按照歸檔要求隨時進行存檔，

保證存檔資料齊全。

5、隨時檢查檔案有無缺少或發(fā)生霉變蟲蛀現(xiàn)象。

6、隨時檢查有無超期不歸還的檔案。

7、檔案庫房為公司檔案重地，閑雜人員禁止入內。

8、檔案因災害發(fā)生受損，應及時修復或補救，第一時間與檔案提報部

門溝通重新提報原件，如無原件應尋找復印件以復制手段備份。

9、檔案庫房應保持干凈、整潔，隨時注意安全檢查，按照防火、防盜、

防光、防塵、防蟲、防潮、防霉、防水等八防要求，及時排除檔案保管中

的安全隱患。

10、檔案人員每日早、晚應對庫房有可能出現(xiàn)險情位置進行安全檢查。

發(fā)現(xiàn)險情，立即撥打維修電話、消除隱患。

11、發(fā)生自然災害立即啟動突發(fā)事件應急預案。

12、檔案進（出）庫需列清明細，進庫有批存報件、出庫有借出審批

報件，禁止私自轉借、轉存。

13、文件形成者、檔案的接、轉交人、借閱檔案人員對檔案（包括紙

質檔案、電子檔案、電子數(shù)據(jù)、實物檔案、音像檔案）的安全性負全責，

嚴禁丟失，否則將根據(jù)丟失造成的后果追究其責任。

14、檔案人員應注意所使用的計算機檔案數(shù)據(jù)的保護，未經(jīng)允許無關

人員嚴禁私自調取查詢檔案信息，如因此造成數(shù)據(jù)丟失、發(fā)生泄密，相關

2

人員追究其責任。

15、電子檢索檔案目錄保管應確保安全性，統(tǒng)一保存在電腦根目錄下,

建立以部門命名的子目錄文件夾，文件夾內包括案卷目錄、歸檔文件目錄、

卷內文件目錄、電子文件目錄、電子文件夾（存放文件電子版）、周存檔文

件明細等。

16、檔案庫房配備相應的保證安全設施，如火災滅火器、感煙探測器、

手動報警器、噴灑、消火栓，以有效保證庫房安全。

17、紙質檔案保管應使用五節(jié)檔案柜或密集架，底圖采用底圖柜存放,

光盤采用光盤包、光盤儲存箱存放。

18、各部門檔案員要將本部門移交集團檔案室的檔案原件的對應掃描

件做好存檔工作。同時將本部門存檔的復印件做好同步掃描及存檔工作。

（七）檔案借閱要求

1、檔案借閱原件審批權限：

（1）凡因工作需要借閱財務部存檔檔案的，需由集團審批通過后，方可

借閱。

（2）凡因工作需要借閱公司檔案（除財務部），統(tǒng)一經(jīng)由總裁辦主任

審批通過后，方可提供借閱。

2、檔案借閱審批流程：

（1）借閱檔案復印件流程：借閱人申請，經(jīng)本部門經(jīng)理、總監(jiān)批準后

方可借閱。

（2）借閱財務部檔案原件流程：借閱人申請，經(jīng)逐級審批至集團同意

后，方可提供借閱。

2

（3）借閱檔案原件（除財務部）流程：借閱人申請，經(jīng)逐級審批至總

裁辦主任同意后，方可提供借閱。

（4）借閱檔案原件一周內必須歸還，原則上只允許續(xù)借一次，續(xù)借期

限不超過一周，若確因工作需要，需較長時間（超過兩周）借用檔案原件,

需經(jīng)原審批領導同意，方可提供借閱。

3、借閱檔案應填寫專用報件表單《檔案借閱（續(xù)借）審批表》（見附

件十二），明確借閱的檔案需求形式，即為原件、復印件、電子文件，還是

僅限于數(shù)據(jù)查詢。借閱目的填寫詳實。

4、借閱文件（包括原件、復印件、電子文件）需經(jīng)各級領導嚴格審批,

借閱檔案不得用作借出理由之外其它事項，不允許以任何方式使任何第三

方知悉檔案內容，以免造成不良影響。

5、外單位人員借閱我司檔案，須由接待部門報件，經(jīng)集團批準后方可

借閱。

6、借閱圖書不需任何審批手續(xù)，借閱人可直接到集團檔案室簽字即可

借閱。

7、檔案借閱應嚴格執(zhí)行借閱制度和流程，《檔案借閱（續(xù)借）審批表》

應按年度裝訂成冊存放，同時建立電子臺帳《檔案借閱審批表匯總》（見附

件十三），以備查閱。

8、借閱檔案流程：借閱人應首先電話或當面向檔案保管部門檔案員核

實檔案存檔情況、知悉借閱審批級別，填報《檔案借閱（續(xù)借）審批表》；

檔案保管人員收到批示意見，通知借閱人領取檔案，借閱人需配合檔案人

員登記《借閱登記表》（見附件十四）、《檔案借閱（續(xù)借）審批表》并簽字

2

確認，歸還時，借閱人、檔案人員雙方要認真清點、核對，確認無誤后在

《借閱登記表》、《檔案借閱（續(xù)借）審批表》中簽字注銷借閱記錄。借閱

人完成檔案歸還并簽字注銷后，檔案保管人員對《檔案借閱（續(xù)借）審批

表》存檔，《借閱登記表》填滿且登記表上記錄借閱的檔案均已歸還后，《借

閱登記表》存檔。

9、經(jīng)批準借出的所有檔案，必須嚴格按時限歸還，如因工作需求繼續(xù)

使用，應提前報件續(xù)借，上報《檔案借閱（續(xù)借）審批表》，寫明充足理由、

續(xù)借時間，報批后方可接續(xù)借閱，報批的《檔案續(xù)借審批表》同時轉集團

檔案室備案。檔案管理人員負責催還借出檔案，借閱人無故不歸還檔案，

直接上報集團閱批，并按制度對相關責任人給予考核，督檢中心隨時進行

抽查。

10、員工借閱檔案期間工作崗位發(fā)生異動，應主動歸還借閱檔案，如

因工作未完不能歸還，需在交接單中明確借閱事項，由接交人繼續(xù)承擔借

閱責任。

11、檔案借閱應優(yōu)先在本部門、本分公司內借閱，部門檔案員應將本

部門報件做好存檔工作。

12、檔案借閱期限超過一個月，集團檔案室、督檢在每月檔案檢查時,

定檔案保管情況進行抽查，確保檔案無丟失、無損壞。

13、部門檔案員對本部門人員借閱檔案情況做好登記，在部門人員辦

理離職交接時，督促離職人員做好檔案歸還或交接工作，辦理完檔案歸還

或交接后，檔案員可在《員工交接事項審定單》簽字確認。集團檔案室、

財務印章中心對所有離職人員檔案借閱歸還及交接情況審核并簽字確認。

2

14、借閱本部門存檔的號案，同樣需要《檔案借閱（續(xù)借）審批表》，

經(jīng)部門經(jīng)理批準后，方可借閱，部門檔案員、借閱人填寫《借閱登記表》、

《檔案借閱（續(xù)借）審批表》并簽字確認，歸還時，認真清點核對，確認

無誤后在《借閱登記表》、《檔案借閱（續(xù)借）審批表》中簽字注銷借閱記

錄。

15、督檢中心隨時抽查秸案借閱管理情況。

（八）檔案移交要求

1、檔案原件的移交

（1）分公司各部門要在每月22日前將本部門上月（上月21日至本月

200）需向集團檔案室、財務檔案室移交的原件檔案匯總并移交給分公司

行政部，分公司行政部于25日將各部門檔案匯總齊全后，向集團檔案室、

財務檔案室移交，移交原件的同時要移交電子版，無電子版要掃描形成電

子版，檔案原件列好《移交目錄》（見附件十五）。

（2）集團各職能部門每月25日前本將部門上月（上月21日至本月20

E）的需移交檔案向集團檔案室、財務檔案室移交。

（3）檔案移交目錄中要包括資料涉及的項目名稱、合同名稱、合同編

號，相關信息要填寫準確、全面，具體見后附《移交目錄》（見附件十五）,

移交人及接交人簽字確認。

（4）檔案移出部門要按照本制度（五）檔案整理要求對檔案進行整理。

（5）接收原件的部門要對檔案原件、掃描件、目錄三者進行核對，確

保一致無誤，對有問題的移交要給予退回并對相關責任人進行考核。

2

(6)集團秘書將審批合格的變更單、簽證單轉檔案室、造價部、項目

部。項目部收到簽證單、變更單當日將掃描件轉檔案室、相應專業(yè)財務總

監(jiān)，由財務總監(jiān)轉負責該合同的會計。項目部存好掃描件。每月各部門在

移交檔案室，要將本月審批合格的簽證單、變更單列入到移交目錄中，在

備注中說明已移交，檔案室根據(jù)目錄核對，存檔是否齊全。

(7)會計在報存審計報告、履約保函收條、收據(jù)等檔案時，要同時報

存掃描件，部門檔案員審核掃描件、原件是否一致，做好登記，編上檔號

轉集團檔案室存檔。

(8)造價部在移交結算資料時，要將結算資料三孔一線裝訂、并裝入

檔案盒中，每個盒上注明合同名稱、合同編號、合作單位，共幾盒，第幾

盒，盒中要有目錄，同時移交掃描件。

(9)回遷檔案報存時，保證一戶一個檔案袋，同時報掃描件，檔案袋

內放置目錄。

(10)所有用印文件(合同、函件等等)，用印申請部門在蓋印次日要

將掃描件上傳至檔案管理軟件。財務部在發(fā)放用印文件時，要留好用印報

件及用印文件的復印件，以便核對。

(11)財務部每月25日前將上月(21日至20日)部門存檔的檔案(報

件、聯(lián)絡函、用印文件等)原件報存集團檔案室，同時移交掃描件。

2、合同約定檔案的移交

(1)移交檔案要按照合同分類，在合同中按照資料類別分類，在資料

類別中按照資料的編號排好順序。編寫移交目錄，合同約定檔案移交填寫

《移交目錄一一合同約定》，其余資料移交填寫《移交目錄》。

2

（2）如遇到特殊情況，應在當日或次日立即轉集團相關部門。

（3）移交紙質檔案要有對應的電子版或掃描件，目錄與資料要一一對

應，整理要求按照本制度（五）檔案整理要求執(zhí)行。

（4）移交合同約定檔案時要統(tǒng)一使用《福佳集團交檔申請單》，要寫

明合同約定檔案的份數(shù)，及每份檔案存檔及使用情況，如無特殊要求，集

團檔案室存一套完整的原件及掃描件。若因工作需要，檔案需留存在個人

手中，要由使用人簽字確認。

（5）合同約定檔案移交時，合格證要粘貼在《合格證粘貼頁》（見附

件二十五）上。要將合格證無實質性內容一側粘在紙上，保證使用方便。

（6）隨機資料移交時要裝入檔案盒或檔案袋中，并粘貼好資料報存封

面（見附件二十六），并注明相應信息。

（7）現(xiàn)場材料、設備到貨驗收合格后，合同執(zhí)行人一周內將隨機資料

原件一份報存集團檔案室存普。

（8）施工現(xiàn)場與施工單位往來的函件、資料等（包括但不僅限于工程

聯(lián)絡單、甲供材料提料審批表、通知函、索賠函、確認函、簽證單、限價

單、施工周報、施工月報）在向集團檔案室、財務檔案室移交時，要同時

移交掃描件。

（9）合同約定的隨機資料（包括但不僅限于合格證、檢驗報告、產品

質量說明書、說明書）在向集團檔案室移交時，要同時移交掃描件。

（10）合同約定的檔案在報存集團檔案室時，要經(jīng)分公司的檔案管理人

員審核，在“分公司內部意見”一欄簽署明確意見，合格或具體需整改的要

求，需整改的要轉回報存人進行整改，直至合格后方可轉集團檔案室存檔。

2

3、竣工資料的移交

(1)項目結束后，由各項目經(jīng)理、檔案員組織施工單位按照規(guī)范的要

求編制竣工資料及竣工圖，收集齊全后做好臺賬登記并組織各部門審核，

審核合格后，由項目部組織向集團檔案室、集團造價部、檔案使用部門移

交。

(2)移出部門與接收部門共同對移交工作負責，要對資料依照目錄逐

條核對，保證資料齊全，并雙方簽字確認。

(3)接收部門要核對資料的質量，對質量不合格的檔案與移出部門

核實具體原因，提出整改要求及時限。

(4)向集團檔案室移交的竣工檔案、竣工圖紙要編寫正確的檔號。

(5)竣工圖紙要保證相關的變更依據(jù)齊全，并建立圖紙目錄(見附件

二十七)，在目錄中列清楚每張圖紙涉及到的變更名稱及編號，變更依據(jù)也

要編寫到圖紙目錄中?？⒐D紙頁碼及目錄的編寫要求按照檔案的整理標

準執(zhí)行。

(6)竣工檔案驗收合格后，項目部合同執(zhí)行人負員組織在一周內，將

竣工檔案移交給集團檔案室、項目接收部門(地產項目物業(yè)接收、石化項

目相應分公司行政部接收)、集團造價中心各一套。

(7)竣工檔案在向集團檔案室移交時要將竣工資料掃描件同時移交，

掃描件刻錄到光盤中，同時將資料目錄、圖紙目錄、電子照片一并刻錄到

光盤中。

4、項目建設過程中管理文件的移交

(1)項目結束后，將項目建設過程中管理文件整體移交到相應分公司

2

行政部統(tǒng)一存檔。整理標準符合本制度(五)檔案整理要求。

5、原件移交審批要求

(1)所有外單位提報、外發(fā)外單位的檔案原件要經(jīng)法務部審核合格后

報存集團檔案室、財務部檔案室。法務部審核外單位提報或外發(fā)外單位的

檔案是否有對我司不利的表述。保證存檔資料能夠發(fā)揮保全證據(jù)的作用。

(2)檔案原件的形成者或取得者要對檔案原件的全面性、完整性負責,

要保證原件收集齊全，相關說明要描述詳細。

(3)各級領導審核移交檔案的全面性、完整性。各級領導審批檔案收

集是否齊全，若不齊全，退回報件人，并由報件人及之前的各級審批領導

承擔相應責任。

(4)移交類檔案審批至集團各部門、分公司總經(jīng)理。

(5)集團檔案室、財務檔案室的檔案管理人員在接收移交檔案原件的

報件及檔案時，審核紙質檔案、電子檔案、歸檔文件目錄是否齊全，三者

是否一致。對不符合要求的檔案，由檔案管理人員通知報存人到相關檔案

室進行整改，并由報存人按照規(guī)定的時限整改完成。

6.會計檔案移交

(1)財務部會計人員只保管當月的會計憑證、付款檔案、會計賬簿、

財務報告等。每月10日，各會計將上月財務付款檔案、憑證整理好，同時

整理好掃描件、紙件。

(2)每月10日以會計核算主體為單位，移交上月會計憑證和付款檔

案至財務中心檔案室，財務中心負責任人負責監(jiān)交工作。

(3)財務中心檔案移交工作完成后，于每月11日將會計憑證轉至審計

2

中心，審計中心在10日內對會計憑證進行審核，審核完成后返還財務檔案

室。

（4）會計憑證與付款檔案分開裝箱，在每月11日整體移交財務中心檔案

室，不允許在會計處滯留存放，檔案員依據(jù)移交工作計劃，與會計逐件清點。

（九）檔案銷毀要求

1、檔案銷毀每年6月30日組織一次，通知由集團檔案室下發(fā)，各部

門如有超過期限檔案或作廢資料需要銷毀應列出清單，復印件列出原件存

檔部門，由部門檔案人員進行初步鑒定，部門專業(yè)技術人員出鑒定意見后,

報部門經(jīng)理、部門總監(jiān)（分公司總經(jīng)理）、分管副總裁審批后轉原件存檔

部門確認原件已存檔，后轉集團檔案室匯總上報集團批準。

2、各部門形成并存檔的檔案復印件，保管期限滿2年后可提出銷毀申

請，但前提是保證對本部門工作無影響。各部門提報銷毀目錄，需注明原

件存檔部門，經(jīng)集團檔案室、財務檔案室審核原件已存檔后方可銷毀。

3、申請銷毀檔案或資料如需延長保管期限，各部門按批示意見執(zhí)行；

如經(jīng)過鑒定無價值可留，由集團檔案室組織銷毀。銷毀清單永久保存，銷

毀部門、分公司檔案室、集團檔案室各留一份備查。

4、檔案復印件需要銷毀時，要保證檔案原件公司有存檔，同時要在目

錄上標明原件存檔部門并由原件存檔人簽字確認，銷毀目錄要做好存檔工

作。

5、原件資料銷毀前，要對資料進行掃描，保證公司存有完整的原件掃

描件。

（十）電子檔案管理

2

1、資料電子文件要與紙質文件同步存檔，整理到一個案卷中的資料的

掃描件要存放到一個檔案盒中，電子文件的名稱應修改為：序號.檔號.文

件題名，文件夾的名稱修改為：序號.檔號.案卷題名。

2、一項工作完成后，要將所有后期有使用價值的電子文件匯總，并編

寫電子文件說明，以方便查閱。部門經(jīng)理根據(jù)工作的進展情況組織部門將

電子文件刻錄在光盤中。

3、行政工作中上報的表格及電子文本需要分類存檔，分為固定類和臨

時類。固定類中分為每年固定上報、每月固定上報、每周固定上報，臨時

類中將0A通知、領導會上要求、及其它通知方式要求形成并上報的電子文

件統(tǒng)一存檔，并按照月份分類。（此部分電子文件各分公司行政存好電子版,

同時定期刻錄成光盤做好備份）

(

每月固定工作

-每周固定工作

goTSil)

一^2013年2月

XXXX

（十一）檔案監(jiān)管要求

1、定期檢查

2

（1）部門經(jīng)理要每月5日前組織檔案員對本部門及員工個人工作檔案

管理情況進行檢查，并將結果報至分公司行政部，由分公司行政部匯總會

報至集團檔案室。

（2）分公司行政部每月15日前對本分公司內各部門的檔案存檔情況、

檔案擺放情況、臺賬登記情況及文件跟蹤情況等進行檢查，復查部門檔案

檢查中問題的整改情況，同時抽查前期檔案存檔是否有遺失，并填寫《檔

案檢查表》（附件十六）并將檢查結果如實上報集團檔案室。

（3）各部門每月25日前將部門本月（上月21日至本月20日）檔案存

檔情況匯總上報至集團檔案室，統(tǒng)一填寫《**公司**部門檔案存檔情況（**

年**月**日至**月**日）》由集團檔案室匯總上報集團，集團督檢中心牽頭、

審計中心、集團檔案室共同依據(jù)此報件檢查各部門的檔案存檔情況，是否

有遺失，檔案存檔類型（原件、復印件、掃描件）。每月至少檢查一次。

（4）督檢部、集團檔案室每月對各部門每日上傳于服務的報件原始掃

描件抽查。審核是否存在隨意修改現(xiàn)象。每月至少檢查一次。

2、不定期抽查

（1）集團檔案室、各分公司行政部根據(jù)各部門本階段檔案管理的具體

情況進行抽查。對近階段易于出現(xiàn)問題的部門或個人重點抽查。

（2）抽查各分公司、各部門檔案的檢查情況及出現(xiàn)問題的整改情況。

3、發(fā)現(xiàn)問題，限期整改

（1）在檢查中如發(fā)現(xiàn)檔案管理不規(guī)范，提出整改要求及時限，同時簽

發(fā)《檔案問題整改通知單》（附件十七），整改完畢后由整改部門上報《檔

案問題整改回復單》（附件十八），檢查部門對整改項進行復查，并在整改

2

回復單上簽署復查意見，若整改不徹底，要求其繼續(xù)整改直至合格為止。

（2）在檢查中發(fā)現(xiàn)各部門在檔案管理中存在新問題，限期整改并對制

度進行完善。

4、集團各部門、分公司各部門在檔案管理中產生新問題，要主動聯(lián)系

集團檔案室，檔案室提出統(tǒng)一要求，并組織實施。

5、集團檔案室審核工程請款單、結算匯簽單時，應對請款約定檔案上

報情況進行檢索核實，確認檔案已存檔，方可簽字并在0.5日內流轉下一

審核部門。

6、集團檔案室在審核員工離職交接單時，應重點核實離職人員借出檔

案是否歸還，保證將檔案全部收回，如有異議，明確意見。

（十二）檔案保密管理

1、檔案產生，形成者是檔案的第一責任人，應對檔案保密安全性負全

責，不能私自擴大密級知悉范圍；檔案管理者對保管檔案的密級信息應守

口如瓶，不該說的不能亂說；檔案利用者借出檔案不得隨意將密級檔案用

作借出理由之外其它事項，以上造成不良影響，責任人承擔全部責任。涉

密檔案、信息的管理應嚴格執(zhí)行公司《保密管理制度》。

2、檔案保管部門對保密檔案的安全性負全責，如發(fā)生泄密追究相關人

員責任。

3、檔案人員要牢固樹立保密觀念，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料（包括紙質檔案、

電子檔案、電子數(shù)據(jù)、實物檔案、音像檔案）有丟失、損毀、泄密事件，

應及時向有關領導報告，采取必要的挽救措施。

4、各部門檔案員要保管好本部門檔案，確保檔案無遺失，每月10日

2

要對前期存檔檔案自行抽查，查看是否有遺失，若發(fā)現(xiàn)有遺失現(xiàn)象，要立

即報部門經(jīng)理并上報公司，同時對本部門檔案全面清查。

（十三）檔案統(tǒng)計管理

1、檔案基本情況年報

（1）原件檔案存檔部門每年1月應制作臺帳《檔案基本情況年報》（附

件十九），對過去一年檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案設施、設

備情況、檔案銷毀情況等進行全面統(tǒng)計，由集團檔案室發(fā)起通知。

2、為便于檔案部門加強檔案檢索系統(tǒng)建設，開發(fā)檔案信息資源，及時、

有效地提供檔案利用服務，借閱人歸還檔案時需配合冬級檔案管理部門填

寫《檔案利用效果反饋表》（附件二十）。

3、檔案存檔明細周報統(tǒng)計、月統(tǒng)計

（1）財務檔案室、人力資源部將存檔明細生成報表《檔案周存檔文件

明細》（附件二十一），每周一經(jīng)部門總監(jiān)、分管副總裁批示后轉集團檔案

室匯總上報集團閱批。

（2）集團檔案室每周一匯總集團各部門、分公司提報的《檔案周存檔

文件明細》、《檔案周存檔類別數(shù)量匯總》（附件二十二），對部門標注原件

已報存集團檔案室存檔記錄進行核實確認，每周二經(jīng)部門經(jīng)理、總監(jiān)、分

管副總裁批示后轉至集團財務部審核，每周五轉回集團檔案室存檔。

（3）集團檔案室將集團各部門、分公司提報的《檔案周存檔類別數(shù)量

匯總》進行單獨統(tǒng)計，形成《檔案月存檔類別數(shù)量匯總》（附件二十三），

于每月第一周上報集團閱批。

4、檔案借閱明細月報統(tǒng)計

2

集團各部門、分公司每月3日前將本部門、本公司本月檔案借閱情況

及檔案借閱到期歸還情況匯總形成《檔案借閱文件明細》（附件二十四）（分

公司各部門經(jīng)行政匯總后統(tǒng)一上報），經(jīng)主管副總裁批準后轉集團檔案室，

集團檔案室每月5日前匯總出本月檔案借閱情況及檔案到期歸還情況，報

至總裁辦主任閱批，對無故未按時歸還的借閱人進行催要并按照制度進行

考核。借閱經(jīng)總裁辦主任閱批后，轉督檢部進行抽查。

（十四）檔案對外溝通工作

1、公司重點項目檔案需通過大連市檔案館專項驗收，集團檔案室參與

驗收會，并配合各項目部進行工作溝通。

2、企業(yè)職工檔案資格證書每三年一檢，每年12月份由集團檔案室人

員向年檢部門大連市檔案館業(yè)務二處提出年檢申請。

3、根據(jù)公司檔案的管理情況，隨時溝通檔案館進行指導。

（十五）合同執(zhí)行人合同檔案管理工作

1、收集工作

（1）合同執(zhí)行人要將工作中涉及到合同履行的相關資料收集到合同檔

案中進行存檔。

（2）合同檔案包括合同執(zhí)行過程中所發(fā)生的任何資料。

1）合同文本及清單

2）進場交接單

3）進場通知函

4）項目管理手冊

5）授權委托書

2

6）施工過程中的甲供材料進場驗收單、初步驗收單、入庫單、出庫

單、退庫單、領料單。

7）監(jiān)造情況

8）施工單位確認后的限價單

9）施工過程中所產生的工序交接單

10）工程變更請示單

11）工程現(xiàn)場簽證單

12）施工過程中與施工單位之間產生的所有函件（通知函、確認函、

索賠函、施工單位回復函等）

13）工程內部驗收交接單（必須有我司相關部門簽字）

14）中交驗收單

15）開車驗收單

16）竣工驗收單

17）質保驗收單

18）檔案申報表

19）付款匯簽單，請付款臺帳、結算匯簽單、合同執(zhí)行情況（最終版

紙件）

20）施工單位竣工圖審核程序表

21）檔案報存件

22）國內特快專遞郵件詳情單及回執(zhí)單

23）合同執(zhí)行人變更記錄（交接單）

24）施工單位撤場交接記錄（如有）

2

25）施工過程中涉及合同的全部上報文件、領導批示文件

26）其他

2、整理工作

（1）合同執(zhí)行人主要是對以上資料的掃描件進行存檔，一個合同一個

電子文件夾，電子文件夾中，按照資料類別分別建立文件夾。

合同及附件

工程變更

（2）合同執(zhí)行人要將合同檔案建立電子目錄，確保每份資料都有記錄。

（3）電子目錄編寫要求。

1）目錄編寫采用仿宋10號字。

2）序號-用阿拉伯數(shù)字表示，從1開始，此流水號不允許重復、不允

許出現(xiàn)斷號現(xiàn)象。

3）編號-每份文件的編號，即：合同號、變更單號、簽證單號、圖號

及對報件等資料的統(tǒng)一編號要在此錄入。

4）責任者-報件人或文件的形成單位，涉及到合作單位、政府文件等

內容必須列全稱，單位、政府部門不得簡寫。

5）題名-即文件標題。一般應照實抄錄，沒有標題或標題不能說明文

件內容的，可自擬標題，外加“[]”號。

6）日期-指文件本身形成的有效日期，日期格式正確版：20130206,

2

錯誤版：2013年2月6日或2013.2.6。

7）頁數(shù)一指每份文件的總頁數(shù)。

3、移交工作

（1）合同執(zhí)行人在進行工作交接時，要將執(zhí)行合同的合同檔案整體清

理、核對一遍。

（2）合同執(zhí)行人將合同檔案的電子目錄打印，與合同接收人逐一核對。

并在最下方簽字確認。此簽字確認單一式三份，移交人、接收人、集團檔

案室各一份。由移交人報存集團檔案室。

（3）合同檔案接交人要核對清楚合同檔案情況，，對檔案上不明確的問

題要問詢清楚。

（4）合同執(zhí)行人要將本人存檔的合同檔案在一周內完成移交工作。

（十六）工作檔案管理要求

1、各部門建立部門工作檔案臺帳（模板后附，見附件二十八），準確記

錄各級領導審批意見。

2、部門負責人每月組織對臺帳分類匯總，形成匯總表（模板后附，見附

件二十九）。各分公司行政部負責匯總分公司各部門匯總表及部門工作檔案

臺賬。

3、集團秘書按各業(yè)務口對每日批示完畢的報件，以掃描件的形式進行

編號存檔，避免出現(xiàn)漏存、丟失等現(xiàn)象。

4、部門負責人對本部門拘報表在每月30日（2月最后一天）以報件形式

上報并簽署意見，經(jīng)各級領導逐級審批或轉分公司行政部匯總后逐級上報

審批，經(jīng)總裁批示合格后由部門檔案員在每周檔案移交時，向集團檔案室

移交。

2

5、工作檔案整理要求

（1）《部門工作檔案臺帳》、《一一公司/部門工作檔案存檔情況匯總報

表（年月）》要嚴格按照統(tǒng)一表格填寫，造價部、招標部按照自行編制的

表格填寫。

（2）頁面設置：上1.5,下1,左1,右1,表頭標題行仿宋14號字

加粗，表頭序號一行，仿宋10號加粗，具體填表內容仿宋10號。表頭兩

行要設置成頂端標題欄，保證每頁打印表頭都有。

（3）《部門工作檔案臺帳》中要注明各級領導審批意見，不能有遺漏。

報件名：填寫表單名稱，部門存檔情況：填寫原件或復印件。

（4）《一一公司/部門工作檔案存檔情況匯總報表（年月）》，存檔部

門名稱：準確填寫部門名稱，表單名稱：按照實際的檔案填寫，份數(shù)：統(tǒng)

計清楚本部門的本次統(tǒng)計的總份數(shù)，情況匯總：將檔案中反映的實際工作

情況描述清楚。

6、分公司行政部要對分公司各部門《部門工作檔案臺賬》每周抽查一

次，未按照要求建立《部門工作檔案臺賬》及有缺項的部門按照每次每項

取消當月獎20%考核部門負責人直至主管副總；集團檔案室對全集團各部門

《部門工作檔案臺賬》每月抽查一次，未按照要求建立《部門工作檔案臺

賬》及有缺項的部門每次每項按照取消當月獎20%考核部門負責人直至主管

副總，同時分公司行政部負責人承擔與部門負責人同比例考核。

（十七）檔案員工作交接要求

1、各部門檔案員在調崗、離職時，要對保管的檔案進行交接。

（1）原檔案員將所保管檔案的案卷目錄，歸檔文作目錄打印，與接崗

2

檔案員進行交接，雙方依照目錄對檔案進行核對，確保檔案無缺失，核實

無誤，雙方在目錄上逐頁簽字確認，同時部門經(jīng)理逐頁簽字確認。目錄紙

版、電子版由接崗的檔案員報存集團檔案室存檔，部門存電子版及復印件。

（2）若新接崗檔案員未到崗，部門經(jīng)理應安排專人臨時保管檔案，交接

工作按照上述要求執(zhí)行，檔案員到崗后，由臨時保管人與檔案員按照上述

要求進行交接。

2、檔案員離職交接時同

（1）檔案員工作交接時間7天，如部門存檔量大，可由部門經(jīng)理報件

申請延期，集團批準后，按實際批準時間完成交接工作。原則上交接不清,

不能辦理調崗或離職。

考核條款

1、嚴重泄露公司機密1各類文件、技術資料、檔案等），給公司造成

重大損失或潛在損失，責任人按照《行政管理辦法》甲類有關條款執(zhí)行，

情節(jié)嚴重的依法追究責任。

2、擅自涂抹、篡改檔案，擅自銷毀未過保管期限的檔案，造成無法補

救、無法利用，責任人按照《行政管理辦法》甲類有關條款執(zhí)行。報件人

提供的附件與紙件不相符的，責任人按照《行政管理辦法》乙類有關條款

執(zhí)行，部門每日上傳于存檔文件存檔服務器的電子件不及時或與紙件不相

符的，檔案員、部門經(jīng)理按照《行政管理辦法》丁類有關條款執(zhí)行。

3、檔案借閱部門無故未按時限歸還檔案（包括紙質檔案、電子檔案、

電子數(shù)據(jù)、實物檔案、音像檔案）或因個人疏忽造成檔案丟失，責任人按

照《行政管理辦法》甲類有關條款執(zhí)行，部門負責人按《行政管理辦法》乙

2

類執(zhí)行。

檔案管理人員未按制度要求催還借出檔案，檔案管理員按《行政管理

辦法》乙類執(zhí)行，部門負責人按《行政管理辦法》丙類執(zhí)行。

督檢中心、集團檔案室未按制度要求抽查借出檔案歸還情況及借出檔

案保管情況，督檢科員、檔案室人員按《行政管理辦法》乙類執(zhí)行，部門

負責人按《行政管理辦法》丙類執(zhí)行。

4、檔案應存檔未及時存檔，造成檔案（包括紙質檔案、電子檔案、電

子數(shù)據(jù)、實物檔案、音像檔案）丟失，責任人按照《行政管理辦法》乙類

有關條款執(zhí)行，情節(jié)嚴重者按照甲類考核，部門經(jīng)理或分公司總經(jīng)理按照丙

類考核。

5、檔案員對借出的檔案未記錄《借閱登記表》、未要求借閱人簽字，

去歸還檔案未認真清點、核對、未對歸還檔案簽字注銷借閱記錄的，對檔

案員按照《行政管理辦法》戊類有關條款執(zhí)行。

6、借閱人未按照審批通過理由正確使用檔案，擅自將借出檔案用作借

閱理由外原因使用，或以其它方式使任何第三方知悉檔案內容，一經(jīng)查出，

借閱人按照《行政管理辦法》甲類有關條款執(zhí)行，情節(jié)嚴重的依法追究責

任。

7、借閱人未準確表達借閱目的或在其它部門存有借閱檔案的情況下向

集團檔案室、財務檔案室借閱檔案的，借閱人按照《行政管理辦法》丁類

有關條款執(zhí)行

8、無正當理由同意借閱檔案，造成檔案（包括紙質檔案、電子檔案、

2

電子數(shù)據(jù)、實物檔案、音像檔案）丟失或者損壞以至無法補救，給公司造

成重大損失，部門經(jīng)理至分管副總裁承擔領導責任，按照《行政管理辦法》

乙類有關條款執(zhí)行,情節(jié)嚴重者按照甲類考核。

9、未經(jīng)批準借出電子文件，責任人按照《行政管理辦法》乙類有關條

款執(zhí)行。

10