《Wod 2021基礎(chǔ)與應(yīng)用》 課件 項(xiàng)目6、7 文檔的排版、保護(hù)、轉(zhuǎn)換與打印；大綱、目錄和索引

06文檔的排版、保護(hù)、轉(zhuǎn)換與打印441任務(wù)1設(shè)置頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼任務(wù)2設(shè)置邊框和底紋任務(wù)3設(shè)置分節(jié)和分欄任務(wù)4設(shè)置文檔背景和水印任務(wù)5加密文檔任務(wù)6轉(zhuǎn)換文檔格式任務(wù)7打印文檔442設(shè)置頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼任務(wù)1443學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳。2.能設(shè)置頁(yè)碼。3.能刪除頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼。444任務(wù)描述頁(yè)眉和頁(yè)腳通常用于顯示文檔的附加信息，如頁(yè)碼、日期、作者名稱(chēng)、單位名稱(chēng)、徽標(biāo)或章節(jié)名稱(chēng)等文字或圖形。本任務(wù)將學(xué)習(xí)給文檔添加頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼。如圖所示為加上頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼的文檔。445加上了頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼的文檔相關(guān)知識(shí)頁(yè)眉位于頁(yè)面的頂部，頁(yè)腳位于頁(yè)面的底部。Word2021可以給文檔的每一頁(yè)建立相同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，也可以在文檔的不同部分使用不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳。例如，可以交替更換頁(yè)眉和頁(yè)腳，即在奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)上設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳。頁(yè)碼就是給文檔每頁(yè)編的號(hào)碼，以便于讀者閱讀和查找。頁(yè)碼一般放在頁(yè)眉或頁(yè)腳中，也可以放到文檔的其他位置。446實(shí)踐操作1.添加頁(yè)眉和頁(yè)腳添加頁(yè)眉和頁(yè)腳的操作步驟如下：（1）單擊“插入”選項(xiàng)卡下“頁(yè)眉和頁(yè)腳”組中的“頁(yè)眉”按鈕，在彈出的下拉菜單中列舉了Word2021內(nèi)置的頁(yè)眉樣式，用戶(hù)可以根據(jù)自己的需要去選擇，如圖所示。447“頁(yè)眉”下拉菜單（2）“頁(yè)眉”下拉菜單中的第一個(gè)選項(xiàng)“空白”頁(yè)眉是最簡(jiǎn)單的頁(yè)眉，選擇該選項(xiàng)后，文檔中出現(xiàn)頁(yè)眉編輯區(qū)，并提示用戶(hù)輸入文字的位置，如圖所示。448輸入頁(yè)眉內(nèi)容（3）與此同時(shí)，功能區(qū)中出現(xiàn)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”選項(xiàng)卡，使用這個(gè)選項(xiàng)卡，用戶(hù)可以方便地編輯頁(yè)眉和頁(yè)腳?？梢栽陧?yè)眉和頁(yè)腳中插入日期和時(shí)間、文檔信息、文檔部件。（4）使用同樣的方法，也可以插入圖片。（5）在編輯頁(yè)眉的時(shí)候，可以看到“頁(yè)眉和頁(yè)腳”選項(xiàng)卡下“導(dǎo)航”組中有一個(gè)“轉(zhuǎn)至頁(yè)腳”按鈕，單擊這個(gè)按鈕可以直接轉(zhuǎn)到頁(yè)腳的編輯。頁(yè)腳的編輯與頁(yè)眉的編輯類(lèi)似。（6）單擊“上一條”按鈕“

”或“下一條”按鈕“

”，將顯示當(dāng)前節(jié)的上一節(jié)或下一節(jié)的頁(yè)眉或頁(yè)腳。4492.設(shè)置首頁(yè)不同與奇偶頁(yè)不同使用以上方法只能創(chuàng)建同一種類(lèi)型的頁(yè)眉或頁(yè)腳，即全書(shū)每一頁(yè)的頁(yè)眉或頁(yè)腳都完全相同。而在書(shū)籍等出版物中，通常需要在偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉和奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉上設(shè)置不同的文字，并在每章的首頁(yè)設(shè)置不同的頁(yè)眉。此時(shí)，雙擊頁(yè)眉或頁(yè)腳的位置，再選中“頁(yè)眉和頁(yè)腳”選項(xiàng)卡下“選項(xiàng)”組中的“首頁(yè)不同”復(fù)選框，就可以在文檔的第一頁(yè)建立與其他頁(yè)不相同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，如圖所示。450451創(chuàng)建首頁(yè)頁(yè)眉3.編輯頁(yè)眉和頁(yè)腳除了對(duì)頁(yè)眉和頁(yè)腳內(nèi)容的修改外，對(duì)頁(yè)眉和頁(yè)腳的修改還包括對(duì)頁(yè)眉和頁(yè)腳水平位置與垂直位置的修改，以及修改文本和頁(yè)眉或頁(yè)腳之間的距離。調(diào)整頁(yè)眉或頁(yè)腳水平位置的操作方法如下：（1）雙擊頁(yè)眉區(qū)域，切換到頁(yè)眉、頁(yè)腳編輯模式。（2）將光標(biāo)移動(dòng)到需要調(diào)整的頁(yè)眉或頁(yè)腳上，使用“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下“字體”“段落”“樣式”組中的按鈕來(lái)進(jìn)行文字樣式的設(shè)置。4524.刪除頁(yè)眉和頁(yè)腳刪除頁(yè)眉和頁(yè)腳的方法很簡(jiǎn)單，具體操作步驟如下：（1）單擊“插入”選項(xiàng)卡下“頁(yè)眉和頁(yè)腳”組中的“頁(yè)眉”或“頁(yè)腳”按鈕，打開(kāi)下拉菜單。（2）在下拉菜單中選擇“刪除頁(yè)眉”或“刪除頁(yè)腳”選項(xiàng)即可。4535.設(shè)置頁(yè)碼（1）單擊“插入”選項(xiàng)卡下“頁(yè)眉和頁(yè)腳”組中的“頁(yè)碼”按鈕，彈出如圖所示的下拉菜單。454插入頁(yè)碼（2）用戶(hù)根據(jù)需要，選擇頁(yè)碼在文檔中的顯示位置，如頁(yè)面頂端、頁(yè)面底端、頁(yè)邊距或當(dāng)前位置。每一個(gè)位置都有多項(xiàng)預(yù)置效果可供選擇，單擊相應(yīng)的選項(xiàng)即可。（3）單擊“關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳”按鈕，就自動(dòng)生成了頁(yè)碼，隨著文檔頁(yè)數(shù)的增加，頁(yè)碼也會(huì)自動(dòng)增加，如圖所示。455456頁(yè)碼自動(dòng)增加與編輯頁(yè)眉和頁(yè)腳一樣，雙擊頁(yè)碼部分可以修改頁(yè)碼的格式。具體操作方法如下：（1）雙擊頁(yè)眉或頁(yè)腳，切換到頁(yè)眉、頁(yè)腳編輯模式，此時(shí)在功能區(qū)出現(xiàn)相應(yīng)的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”選項(xiàng)卡。（2）單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”選項(xiàng)卡下“頁(yè)眉和頁(yè)腳”組中的“頁(yè)碼”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“設(shè)置頁(yè)碼格式”選項(xiàng)，彈出“頁(yè)碼格式”對(duì)話框，如圖所示。457“頁(yè)碼格式”對(duì)話框（3）在“頁(yè)碼格式”對(duì)話框中的“編號(hào)格式”下拉列表中選擇所需要的頁(yè)碼格式選項(xiàng)，在“頁(yè)碼編號(hào)”選項(xiàng)組中選擇頁(yè)碼的編排方式。（4）如果需要重新對(duì)頁(yè)碼進(jìn)行編號(hào)，可以選擇“起始頁(yè)碼”選項(xiàng)，輸入第一個(gè)頁(yè)碼。如果文檔中有封面，而且希望文檔正文的第一頁(yè)從“1”開(kāi)始，可以在“起始頁(yè)碼”框中輸入“0”。458設(shè)置邊框和底紋任務(wù)2459學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能為文字、表格和圖形添加邊框。2.能為頁(yè)面添加邊框。3.能添加底紋。460任務(wù)描述邊框和底紋用于美化文檔，同時(shí)也可以起到突出重要內(nèi)容的作用，以此引起讀者的關(guān)注，激發(fā)讀者的興趣。本任務(wù)以文檔《故都的秋》為例，學(xué)習(xí)為選定的一段文字添加邊框和底紋。461相關(guān)知識(shí)用戶(hù)可以為頁(yè)面、文本、表格及圖形、圖片等對(duì)象設(shè)置邊框和底紋。●頁(yè)面邊框用戶(hù)可以為文檔中每頁(yè)的任意一邊或所有邊添加邊框，也可以只為某節(jié)中的頁(yè)面、首頁(yè)或除首頁(yè)以外的所有頁(yè)面添加邊框。在Word2021中有多種線條樣式和顏色及各種圖形的頁(yè)面邊框。462●文字邊框和底紋用戶(hù)可以通過(guò)添加邊框?qū)⒉糠治谋荆ɑ蚨温洌┡c文檔中的其他部分區(qū)分開(kāi)來(lái)，也可以通過(guò)應(yīng)用底紋來(lái)突出顯示文本。●表格邊框和底紋用戶(hù)可以為表格或表格中的某個(gè)單元格添加邊框，或用底紋來(lái)填充表格的背景。也可以使用“表設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中的“表格樣式”組來(lái)設(shè)置多種邊框、字體和底紋，以使表格具有精美的外觀。463實(shí)踐操作1.設(shè)置文字邊框具體操作步驟如下：（1）選中需要添加邊框的文字。（2）單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下“頁(yè)面背景”組中的“頁(yè)面邊框”按鈕，打開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話框，選中“邊框”選項(xiàng)卡，如圖所示。464為文字添加邊框（3）從“設(shè)置”選項(xiàng)組的“無(wú)”“方框”“陰影”“三維”和“自定義”五種類(lèi)型中選擇所需要的邊框類(lèi)型。（4）從“樣式”列表中選擇邊框框線的樣式。（5）從“顏色”下拉列表中選擇邊框框線的顏色。（6）從“寬度”下拉列表中選擇邊框框線的線寬。（7）在“預(yù)覽”顯示區(qū)設(shè)置要添加邊框的位置。自定義邊框可以由1～4條邊線組成。（8）在“預(yù)覽”顯示區(qū)的“應(yīng)用于”下拉列表中選擇邊框格式應(yīng)用的范圍，有“文字”和“段落”兩個(gè)選項(xiàng)可供選擇。（9）單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。4652.設(shè)置表格邊框（1）選中需要添加邊框的表格。（2）單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下“頁(yè)面背景”組中的“頁(yè)面邊框”按鈕，打開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話框，選中“邊框”選項(xiàng)卡，如圖所示。466為表格添加邊框（3）從“設(shè)置”選項(xiàng)組的“無(wú)”“方框”“全部”“虛框”和“自定義”五種類(lèi)型中選擇所需要的邊框類(lèi)型。（4）從“樣式”列表中選擇邊框框線的樣式。（5）從“顏色”下拉列表中選擇邊框框線的顏色（這種顏色可以打印出來(lái)）。（6）從“寬度”下拉列表中選擇邊框框線的線寬。（7）在“預(yù)覽”顯示區(qū)設(shè)置要添加邊框的位置，邊框由6根邊線組成，自定義邊框可以由1～6條邊線組成。（8）單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。4673.設(shè)置頁(yè)面邊框Word2021不僅可以為文字或段落添加邊框，還可以為頁(yè)面添加邊框。為頁(yè)面添加邊框的具體操作步驟如下：（1）使用上述方法，打開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話框，選擇“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡。（2）單擊“選項(xiàng)”按鈕，打開(kāi)“邊框和底紋選項(xiàng)”對(duì)話框，如圖所示。468“邊框和底紋選項(xiàng)”對(duì)話框4.添加底紋若想給文字或表格打印背景色，可以添加底紋。為文字或表格添加底紋的具體操作步驟如下：（1）選擇需要添加底紋的文字或表格。（2）單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下“頁(yè)面背景”組中的“頁(yè)面邊框”按鈕，在打開(kāi)的“邊框和底紋”對(duì)話框中選擇“底紋”選項(xiàng)卡，如圖所示。469“底紋”選項(xiàng)卡470（3）在“填充”下拉列表中可以為底紋選擇填充色。（4）在“預(yù)覽”顯示區(qū)的“應(yīng)用于”下拉列表中可以選擇底紋格式應(yīng)用的范圍，有“文字”和“段落”兩個(gè)選項(xiàng)可供選擇。（5）在“圖案”選項(xiàng)組中可以選擇底紋的樣式和顏色。（6）設(shè)置完畢單擊“確定”按鈕，返回文檔中，新設(shè)置的邊框和底紋將應(yīng)用于所選擇的項(xiàng)目。設(shè)置分節(jié)和分欄任務(wù)3471學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能設(shè)置文檔分節(jié)。2.能創(chuàng)建版面分欄。472任務(wù)描述編輯一篇文檔時(shí)，Word2021將整篇文檔作為一節(jié)對(duì)待。有時(shí)用戶(hù)需要將一篇較長(zhǎng)的文檔分割成多節(jié)，以便單獨(dú)設(shè)置每節(jié)的格式和版式。本任務(wù)將學(xué)習(xí)設(shè)置分節(jié)與分欄。如圖所示為將版面分為三欄的效果。473將版面分為三欄的效果相關(guān)知識(shí)在日常處理文檔時(shí)，常常需要使用分節(jié)與分欄，翻開(kāi)各種報(bào)紙、雜志，分欄版面隨處可見(jiàn)，在Word2021中可以很容易地設(shè)置分欄，還可以在不同節(jié)中設(shè)置不同的欄數(shù)和格式。474實(shí)踐操作1.設(shè)置文檔分節(jié)在Word2021中可以使用分節(jié)符來(lái)分節(jié)，分節(jié)符是在節(jié)的結(jié)尾插入的標(biāo)記。插入分節(jié)符的操作步驟如下：（1）將光標(biāo)移動(dòng)到需要插入分節(jié)符的位置。（2）單擊“布局”選項(xiàng)卡下“頁(yè)面設(shè)置”組中的“分隔符”按鈕“

”，打開(kāi)如圖所示的下拉菜單。475476“分隔符”下拉菜單477（3）在“分節(jié)符”中有以下四種類(lèi)型的分節(jié)符?！裣乱豁?yè)：在當(dāng)前插入點(diǎn)處插入一個(gè)分節(jié)符，強(qiáng)制分頁(yè)，新節(jié)從下一頁(yè)開(kāi)始。●連續(xù)：在當(dāng)前插入點(diǎn)處插入一個(gè)分節(jié)符，不強(qiáng)制分頁(yè)，新節(jié)從本頁(yè)下一行開(kāi)始?！衽紨?shù)頁(yè)：在當(dāng)前插入點(diǎn)處插入一個(gè)分節(jié)符，強(qiáng)制分頁(yè)，新節(jié)從下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)開(kāi)始?！衿鏀?shù)頁(yè)：在當(dāng)前插入點(diǎn)處插入一個(gè)分節(jié)符，強(qiáng)制分頁(yè)，新節(jié)從下一個(gè)奇數(shù)頁(yè)開(kāi)始。2.創(chuàng)建版面的分欄創(chuàng)建版面分欄的具體操作步驟如下：（1）單擊“布局”選項(xiàng)卡下“頁(yè)面設(shè)置”組中的“欄”按鈕，彈出“欄”下拉菜單，如圖所示。478“欄”下拉菜單（2）在下拉菜單中可以選擇“一欄”“兩欄”“三欄”“偏左”和“偏右”等分欄格式。（3）如果對(duì)預(yù)置的分欄格式不滿(mǎn)意，可以選擇下拉菜單中的“更多欄”選項(xiàng)，在彈出的“欄”對(duì)話框中設(shè)置需要分隔的欄數(shù)，欄數(shù)一般為1～11。479設(shè)置文檔背景和水印任務(wù)4480學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能設(shè)置和刪除文檔背景。2.能設(shè)置和刪除文檔水印。481任務(wù)描述為文檔添加豐富多彩的背景，可以使文檔更加生動(dòng)和美觀。Word2021提供了強(qiáng)大的背景功能，本任務(wù)將學(xué)習(xí)為文檔設(shè)置背景和水印的方法。如圖所示為文檔設(shè)置水印后的效果。482文檔設(shè)置水印后的效果相關(guān)知識(shí)Word2021可以使用一張圖片作為文件背景，也可以為文本加上織物狀底紋，背景的顏色可以任意調(diào)整，還可以制作出帶有水印的背景效果。但是在預(yù)設(shè)情況下打印文檔時(shí)，背景不會(huì)被打印出來(lái)。如果需要打印背景色和圖像，可單擊“文件”菜單中的“選項(xiàng)”，在彈出的“Word選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“顯示”選項(xiàng)卡，在“打印選項(xiàng)”組中勾選“打印背景色和圖像”復(fù)選框即可。483實(shí)踐操作1.設(shè)置或刪除文檔背景Word2021提供了50余種預(yù)置的顏色，用戶(hù)可以選擇這些顏色作為文檔背景，也可以選擇其他顏色作為文檔背景。為文檔設(shè)置背景顏色的操作步驟如下：（1）單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下“頁(yè)面背景”組中的“頁(yè)面顏色”按鈕，打開(kāi)如圖所示的調(diào)色板，當(dāng)光標(biāo)在各色塊上停留時(shí)，可以在文檔中預(yù)覽應(yīng)用此顏色的效果。單擊要作為背景的色塊，Word2021將該顏色作為純色背景應(yīng)用到文檔的所有頁(yè)面上。484485設(shè)置頁(yè)面顏色（2）如果現(xiàn)有顏色不能滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，還可以單擊“其他顏色”選項(xiàng)，在打開(kāi)的“顏色”對(duì)話框中選擇“標(biāo)準(zhǔn)”選項(xiàng)卡，在“顏色”區(qū)中單擊選中的顏色，即可將該顏色設(shè)置為背景色。如果需要?jiǎng)h除文檔的背景色，可單擊“頁(yè)面背景”組中的“頁(yè)面顏色”按鈕，在下拉菜單中選擇“無(wú)顏色”選項(xiàng)即可。4862.設(shè)置填充效果單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下“頁(yè)面背景”組中的“頁(yè)面顏色”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“填充效果”選項(xiàng)，打開(kāi)“填充效果”對(duì)話框，如圖所示。系統(tǒng)在默認(rèn)狀態(tài)下打開(kāi)的是“漸變”選項(xiàng)卡。487設(shè)置頁(yè)面顏色用戶(hù)可以選擇“單色”或“雙色”單選框來(lái)創(chuàng)建不同類(lèi)型的漸變效果，然后在“底紋樣式”選項(xiàng)組中選擇漸變的樣式，如圖所示。488“漸變”選項(xiàng)卡“紋理”選項(xiàng)卡如圖所示，用戶(hù)可以在“紋理”選項(xiàng)組中選擇一種作為文檔頁(yè)面的背景紋理。489“紋理”選項(xiàng)卡3.設(shè)置水?。?）單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下“頁(yè)面背景”組中的“水印”按鈕，打開(kāi)下拉菜單，可以看到系統(tǒng)預(yù)置的一些水印，單擊需要的選項(xiàng)即可。（2）選中“文字水印”單選框，在“文字”下拉列表中選擇需要的水印方案，或直接輸入自己所需要的水印文字。（3）在“版式”選項(xiàng)組中選擇水印文字方向后，單擊“確定”按鈕，完成水印的設(shè)置。490加密文檔任務(wù)5491學(xué)習(xí)目標(biāo)能為Word文檔加密。492任務(wù)描述在編輯一些非常重要的Word文檔特別是一些機(jī)密的文檔時(shí)，為Word文檔加密是一項(xiàng)非常有用的操作，也是一項(xiàng)安全保障。有時(shí)為了防止他人看見(jiàn)自己編寫(xiě)的內(nèi)容，也可以為Word文檔加密。本任務(wù)將學(xué)習(xí)為文檔加密的方法。493相關(guān)知識(shí)Word2021自身就提供了簡(jiǎn)單的加密功能，可以通過(guò)Word軟件提供的“用密碼進(jìn)行加密”功能輕松實(shí)現(xiàn)文檔的加密。494實(shí)踐操作1.為Word文檔加密的方法一（1）打開(kāi)要加密的Word文檔，單擊“文件”菜單進(jìn)入“開(kāi)始”界面，選擇“另存為”選項(xiàng)，如圖所示。495文檔另存（2）選擇好保存位置后彈出“另存為”對(duì)話框，在“另存為”對(duì)話框中單擊“工具”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“常規(guī)選項(xiàng)”選項(xiàng)，如圖所示。496常規(guī)選項(xiàng)（3）彈出“常規(guī)選項(xiàng)”對(duì)話框，在“打開(kāi)文件時(shí)的密碼”文本框中輸入要設(shè)定的密碼，再單擊“確定”按鈕，如圖所示。497“常規(guī)選項(xiàng)”對(duì)話框（4）在彈出的“確認(rèn)密碼”對(duì)話框中再次輸入打開(kāi)文檔時(shí)的密碼，并單擊“確定”按鈕，如圖所示。498“確認(rèn)密碼”對(duì)話框（5）檢查密碼設(shè)置是否成功。用鼠標(biāo)雙擊文件，輸入打開(kāi)文檔所需要的密碼，若文檔可以打開(kāi)，說(shuō)明密碼已設(shè)置成功，如圖所示。499輸入密碼2.為Word文檔加密的方法二（1）打開(kāi)Word文檔，編輯完成后，單擊“文件”菜單，進(jìn)入“開(kāi)始”界面，如圖所示。500“開(kāi)始”界面（2）單擊“信息”選項(xiàng)，在右側(cè)的“信息”對(duì)話框中單擊“保護(hù)文檔”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“用密碼進(jìn)行加密”選項(xiàng)，如圖所示。501用密碼進(jìn)行加密（3）在“加密文檔”對(duì)話框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕，重復(fù)輸入密碼，并再次確認(rèn)，如圖所示。（4）這樣就完成了為Word文檔加密的操作。可雙擊該Word文檔，輸入打開(kāi)文檔所需要的密碼，若成功打開(kāi)文檔，說(shuō)明密碼已設(shè)置成功，如圖所示。502“加密文檔”對(duì)話框輸入密碼轉(zhuǎn)換文檔格式任務(wù)6503學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能創(chuàng)建PDF/XPS文檔。2.能更改文檔文件類(lèi)型。3.能更改其他文件類(lèi)型。504任務(wù)描述有些用戶(hù)在平時(shí)的工作中經(jīng)常要轉(zhuǎn)換文檔性質(zhì)，將公文修改成演講稿，或?qū)⒄撐男薷某蓤?bào)告等，不同文檔的格式要求不一樣，修改起來(lái)很麻煩。本任務(wù)學(xué)習(xí)將Word文檔轉(zhuǎn)換為其他格式的方法。505相關(guān)知識(shí)Word2021提供了文檔轉(zhuǎn)換的功能，使用Word2021可以輕松地按照用戶(hù)的要求，把文檔轉(zhuǎn)換為PDF文檔、docx文檔、txt純文本等格式。506實(shí)踐操作1.創(chuàng)建PDF/XPS文檔（1）打開(kāi)Word文檔，編輯完成后，單擊“文件”菜單，進(jìn)入“開(kāi)始”界面，如圖所示。507“開(kāi)始”界面508（2）單擊“導(dǎo)出”選項(xiàng)，在右側(cè)的“導(dǎo)出”對(duì)話框中單擊“創(chuàng)建PDF/XPS文檔”選項(xiàng)，并單擊“創(chuàng)建PDF/XPS”按鈕，如圖所示。創(chuàng)建PDF/XPS文檔509（3）打開(kāi)“發(fā)布為PDF或XPS”對(duì)話框，選擇文件保存的路徑，單擊“發(fā)布”按鈕，如圖所示?！鞍l(fā)布為PDF或XPS”對(duì)話框510（4）保存的PDF文檔如圖所示。保存的PDF文檔511（5）打開(kāi)保存好的PDF文檔，如圖所示。打開(kāi)保存好的PDF文檔2.更改文檔文件類(lèi)型（1）打開(kāi)Word文檔，編輯完成后，單擊“文件”菜單，進(jìn)入“開(kāi)始”界面，如圖所示。512“開(kāi)始”界面513（2）單擊“導(dǎo)出”選項(xiàng)，在右側(cè)的“導(dǎo)出”對(duì)話框中單擊“更改文件類(lèi)型”選項(xiàng)，并單擊“文檔文件類(lèi)型”中的“文檔（*.docx）”，如圖所示。更改文件類(lèi)型514（3）在上圖中單擊“另存為”按鈕，打開(kāi)“另存為”對(duì)話框，選擇好文件保存的路徑后單擊“保存”按鈕，如圖所示?！傲泶鏋椤睂?duì)話框515（4）保存為docx文件，如圖所示。保存為docx文件3.更改其他文件類(lèi)型（1）打開(kāi)Word文檔，編輯完成后，單擊“文件”菜單，進(jìn)入“開(kāi)始”界面，如圖所示。516“開(kāi)始”界面（2）單擊“導(dǎo)出”選項(xiàng)，在右側(cè)的“導(dǎo)出”對(duì)話框中選擇“更改文件類(lèi)型”選項(xiàng)，并單擊“其他文件類(lèi)型”中的“純文本（*.txt）”，如圖所示。517選擇導(dǎo)出為“其他文件類(lèi)型”（3）在上圖中單擊“另存為”按鈕，打開(kāi)“另存為”對(duì)話框，選擇文件保存的路徑，并單擊“保存”按鈕保存，如圖所示。518“另存為”對(duì)話框（4）打開(kāi)“文件轉(zhuǎn)換”對(duì)話框，選中“文本編碼”選項(xiàng)組中的“Windows（默認(rèn)）”單選框，并單擊“確定”按鈕，如圖所示。519“文件轉(zhuǎn)換”對(duì)話框（5）保存為txt文件，如圖所示。520保存為txt文件打印文檔任務(wù)7521學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能在打印文檔前預(yù)覽文檔。2.能打印文檔。522任務(wù)描述打印文檔是制作文檔的最后一項(xiàng)工作，若想打印出滿(mǎn)意的文檔，需要設(shè)置許多相關(guān)的打印參數(shù)。本任務(wù)學(xué)習(xí)設(shè)置打印預(yù)覽和執(zhí)行打印操作的方法。523相關(guān)知識(shí)Word2021提供了強(qiáng)大的打印功能，可以輕松地按照用戶(hù)的要求打印文檔，不但可以做到在打印文檔前預(yù)覽文檔、選擇打印區(qū)域，還可以一次打印多份文檔或?qū)Π婷孢M(jìn)行縮放等。524實(shí)踐操作1.打印預(yù)覽在打印文檔前，用戶(hù)可以預(yù)覽文檔的打印效果。Word2021提供了打印預(yù)覽的功能，利用該功能，用戶(hù)觀察到的文檔效果實(shí)際上就是打印的真實(shí)效果，即常說(shuō)的“所見(jiàn)即所得”功能。另外，用戶(hù)還可以在預(yù)覽窗口中對(duì)文檔頁(yè)面進(jìn)行設(shè)置，以獲得滿(mǎn)意的效果。打開(kāi)要預(yù)覽的文檔后，單擊“文件”菜單，進(jìn)入“開(kāi)始”界面，選擇“打印”選項(xiàng)，在右側(cè)區(qū)域顯示的就是打印預(yù)覽的效果。如圖所示，用戶(hù)可以從中預(yù)覽文檔的打印效果。525526打印及打印預(yù)覽527與編輯窗口相同，彈出的打印窗口中包含一些常用的打印預(yù)覽設(shè)置選項(xiàng)，用戶(hù)可以使用這些選項(xiàng)快速設(shè)置打印預(yù)覽格式，如上圖所示?！裾{(diào)整界面右下角處的滑塊或者單擊“+”“-”按鈕，可以調(diào)整打印預(yù)覽頁(yè)面的顯示比例?！駟螕艚缑嬗蚁陆翘幍陌粹o可以顯示整個(gè)文檔頁(yè)面?！裾{(diào)整界面中間下方的區(qū)域可以設(shè)置當(dāng)前預(yù)覽的頁(yè)碼。2.打印文檔的一般操作（1）單擊“文件”菜單，進(jìn)入“開(kāi)始”界面，單擊“打印”選項(xiàng)，彈出如上圖所示的對(duì)話框，在該對(duì)話框中進(jìn)行相應(yīng)的參數(shù)設(shè)置后，單擊“打印”按鈕即可打印。（2）使用Ctrl+P組合快捷鍵，同樣可以打開(kāi)如上圖所示的對(duì)話框，進(jìn)行打印設(shè)置后單擊“打印”按鈕即可打印。另外，在沒(méi)有打開(kāi)文檔的情況下，用鼠標(biāo)右鍵單擊該文檔，在彈出的快捷菜單中選擇“打印”選項(xiàng)，就可以按照系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置直接打印文檔。52807大綱、目錄和索引529任務(wù)1使用大綱視圖與主控文檔任務(wù)2創(chuàng)建目錄任務(wù)3創(chuàng)建圖表目錄任務(wù)4交叉引用任務(wù)5創(chuàng)建索引530使用大綱視圖與主控文檔任務(wù)1531學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能使用大綱視圖。2.能描述主控文檔和子文檔的含義與功能。3.能創(chuàng)建主控文檔。4.能將普通文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔。532任務(wù)描述大綱視圖是一種以縮進(jìn)文檔標(biāo)題的形式來(lái)代表標(biāo)題在文檔結(jié)構(gòu)中級(jí)別的頁(yè)面瀏覽方式。在大綱視圖中，Word2021簡(jiǎn)化了文本格式的設(shè)置，以方便用戶(hù)組織文檔結(jié)構(gòu)，從而更好地編輯長(zhǎng)文檔。在Word2021中，大綱就是文檔中標(biāo)題的分層結(jié)構(gòu)。大綱在書(shū)籍中特別是電子書(shū)籍中經(jīng)常出現(xiàn)，在網(wǎng)絡(luò)論壇的頁(yè)面上更是經(jīng)常用到。用戶(hù)可以通過(guò)文檔大綱方便、快捷地瀏覽整個(gè)文檔框架，快速找到自己感興趣的內(nèi)容。533實(shí)踐操作Word2021中提供了“大綱視圖”，用戶(hù)可以方便地在“大綱視圖”下瀏覽文檔的大綱。單擊“視圖”選項(xiàng)卡下“視圖”組中的“大綱”按鈕可以進(jìn)入大綱視圖，也可以按Ctrl+Alt+O組合快捷鍵進(jìn)入大綱視圖。在大綱視圖下，用戶(hù)可以編輯、查看、修改文檔的大綱，從大綱中找出自己感興趣的部分，以便仔細(xì)閱讀，在“視圖”選項(xiàng)卡下“顯示”組中選中“導(dǎo)航窗格”復(fù)選框，之后將根據(jù)文檔的標(biāo)題在文檔的左側(cè)生成文檔結(jié)構(gòu)圖，如圖所示，通過(guò)文檔結(jié)構(gòu)圖，可以直觀顯示文檔的大綱。用戶(hù)可以單擊大綱中自己感興趣的標(biāo)題，瀏覽該標(biāo)題下的內(nèi)容。534535文檔導(dǎo)航窗格實(shí)踐操作1.創(chuàng)建主控文檔格具體操作步驟如下：（1）創(chuàng)建一篇新的Word文檔，單擊“視圖”選項(xiàng)卡下“視圖”組中的“大綱”按鈕，將文檔以大綱視圖顯示，如圖所示。536大綱視圖（2）在文檔的第一行輸入標(biāo)題文字“教師績(jī)效考核管理辦法”，并在“大綱工具”組中單擊按鈕“

”打開(kāi)下拉列表，在其中選擇“1級(jí)”，將標(biāo)題文字設(shè)置為1級(jí)標(biāo)題，如圖所示。537將標(biāo)題文字設(shè)置為1級(jí)標(biāo)題（3）在第二行、第三行、第四行分別輸入相應(yīng)的內(nèi)容，并將其設(shè)置為2級(jí)標(biāo)題。（4）在子文檔中輸入相應(yīng)的內(nèi)容，用相同的方法設(shè)置其他2級(jí)標(biāo)題并創(chuàng)建子文檔，創(chuàng)建完畢文檔就成為主控文檔，單擊“保存”按鈕即可保存主控文檔，如圖所示。538主控文檔2.將文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔具體操作步驟如下：（1）將素材“大綱視圖”以大綱視圖的方式打開(kāi)，并將第一行“1.1.1創(chuàng)建具有專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)的文檔”設(shè)置為1級(jí)標(biāo)題，如圖所示。（2）選擇要作為子文檔的內(nèi)容，比如選擇第四行，設(shè)置文本“1.減少格式設(shè)置的時(shí)間，把更多精力花在撰寫(xiě)上”為2級(jí)標(biāo)題，單擊“主控文檔”組中的“創(chuàng)建”按鈕，創(chuàng)建子文檔。539設(shè)置1級(jí)標(biāo)題創(chuàng)建目錄任務(wù)2540學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能創(chuàng)建并修改目錄。2.能設(shè)置目錄自動(dòng)更新。541任務(wù)描述目錄是長(zhǎng)文檔不可缺少的部分，一般在長(zhǎng)文檔的開(kāi)始部分都要列出文檔的目錄。有了目錄，讀者就能很容易了解文檔的結(jié)構(gòu)，并快速定位需要查詢(xún)的內(nèi)容。Word2021可以搜索與所選樣式匹配的標(biāo)題，根據(jù)標(biāo)題樣式設(shè)置目錄項(xiàng)文本的格式和縮進(jìn)，然后將目錄插入文檔中。542本任務(wù)以創(chuàng)建如圖所示的目錄為例，講解目錄的創(chuàng)建方法。543目錄相關(guān)知識(shí)使用“引用”選項(xiàng)卡下的“目錄”組可以創(chuàng)建新的目錄。Word2021提供了一個(gè)樣式庫(kù)，其中有多種目錄樣式可供選擇。目錄中包含標(biāo)題和頁(yè)碼，在創(chuàng)建目錄之前，首先要標(biāo)記目錄項(xiàng)，然后從樣式庫(kù)中選擇所需的目錄樣式，Word2021再自動(dòng)根據(jù)標(biāo)記的標(biāo)題創(chuàng)建目錄。創(chuàng)建目錄最簡(jiǎn)單的方法是使用內(nèi)置的標(biāo)題樣式，也可以創(chuàng)建基于已應(yīng)用的自定義樣式的目錄，或?qū)⒛夸浖?jí)別指定給各個(gè)文本項(xiàng)。創(chuàng)建目錄的方法主要有以下兩種：544●選擇要插入目錄的位置，打開(kāi)“引用”選項(xiàng)卡，在“目錄”組中單擊“目錄”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇所需的目錄樣式即可。●選擇要插入目錄的位置，在“引用”選項(xiàng)卡下“目錄”組中單擊“目錄”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“自定義目錄”選項(xiàng)，在打開(kāi)的“目錄”對(duì)話框的“目錄”選項(xiàng)卡中單擊“選項(xiàng)”按鈕，在彈出的對(duì)話框中選中“樣式”復(fù)選框，查找應(yīng)用于文檔中的標(biāo)題的樣式，在“目錄級(jí)別”欄中輸入1～9中的一個(gè)數(shù)字，指定標(biāo)題樣式代表的級(jí)別，完成后單擊“確定”按鈕，如圖所示。545546創(chuàng)建目錄實(shí)踐操作1.使用標(biāo)題樣式創(chuàng)建目錄標(biāo)題樣式就是應(yīng)用于標(biāo)題的格式。創(chuàng)建目錄最簡(jiǎn)單的方法是使用內(nèi)置的標(biāo)題樣式。用戶(hù)還可以創(chuàng)建基于已應(yīng)用的自定義樣式的目錄。具體操作步驟如下：（1）打開(kāi)項(xiàng)目七素材中的“樣章（項(xiàng)目七任務(wù)2～5）”文檔，選擇要應(yīng)用標(biāo)題樣式的標(biāo)題。在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下“樣式”組中單擊所需的樣式。547（2）如果希望目錄包括沒(méi)有被設(shè)置為標(biāo)題格式的文本，可以使用以下步驟標(biāo)記各個(gè)文本項(xiàng)。1）選擇要在目錄中包括的文本。2）在“引用”選項(xiàng)卡下“目錄”組中單擊“添加文字”按鈕。3）單擊要標(biāo)記的級(jí)別。4）重復(fù)步驟1）～步驟3），直到希望顯示的所有文本都出現(xiàn)在目錄中。（3）所有的標(biāo)題級(jí)別設(shè)置完成后，將光標(biāo)定位到要插入目錄的位置，通常是在文檔的開(kāi)始處。548（4）單擊“引用”選項(xiàng)卡下“目錄”組中的“目錄”按鈕，選擇所需要的目錄樣式，如圖所示。549選擇目錄樣式（5）如果在下拉菜單中沒(méi)有所需的目錄樣式，單擊下拉菜單中的“自定義目錄”選項(xiàng)，并在彈出的“目錄”對(duì)話框中顯示“目錄”選項(xiàng)卡，如圖所示。550“目錄”選項(xiàng)卡（6）在“格式”下拉列表中選擇目錄的風(fēng)格，選擇的結(jié)果可以通過(guò)“打印預(yù)覽”選項(xiàng)組查看，左側(cè)窗口展示了目錄在打印文檔中的外觀，右側(cè)窗口展示了目錄在Web文檔中的外觀。如果在“格式”下拉列表中選擇“來(lái)自模板”選項(xiàng)，則表示使用內(nèi)置的目錄樣式來(lái)格式化目錄。如果要改變目錄的樣式，可以單擊“修改”按鈕，按照更改樣式的方法修改相應(yīng)的目錄樣式。（7）返回“目錄”對(duì)話框，如果在“打印預(yù)覽”選項(xiàng)組選中“顯示頁(yè)碼”復(fù)選框，將在標(biāo)題后顯示頁(yè)碼；如果選中“頁(yè)碼右對(duì)齊”復(fù)選框，頁(yè)碼將靠右排列，而不是緊跟在標(biāo)題項(xiàng)的后面。5512.更新目錄Word2021創(chuàng)建的目錄是以文檔的內(nèi)容為依據(jù)的，如果文檔中的內(nèi)容發(fā)生了變化，如頁(yè)碼或標(biāo)題發(fā)生了變化，就需要更新目錄，使目錄與文檔的內(nèi)容保持一致。不要直接修改目錄，因?yàn)檫@樣容易引起目錄與文檔內(nèi)容的不一致。具體操作方法如下：（1）在目錄上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊“更新域”選項(xiàng)，如圖所示。552553更新域（2）按下F9鍵，可以迅速更新目錄最近的修改，此時(shí)彈出“更新目錄”對(duì)話框，如圖所示。554“更新目錄”對(duì)話框創(chuàng)建圖表目錄任務(wù)3555學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能創(chuàng)建圖表目錄。2.能根據(jù)圖表目錄查找每個(gè)圖表。556任務(wù)描述圖表目錄也是一種常用的目錄，可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說(shuō)明，以及它們出現(xiàn)的頁(yè)碼。在建立圖表目錄時(shí)，用戶(hù)可以根據(jù)圖表的題注標(biāo)簽或自定義樣式的圖表標(biāo)簽，并參考頁(yè)碼，按照排序級(jí)別排列，最后在文檔中顯示圖表目錄。如圖所示為一個(gè)圖表目錄。557558圖表目錄相關(guān)知識(shí)圖表目錄是針對(duì)文檔中出現(xiàn)的圖形、表格等對(duì)象列出的目錄，在Word2021中，可以利用題注、樣式、目錄域等來(lái)編制圖表目錄，需要將文檔中的所有圖表應(yīng)用樣式，或?qū)⑽臋n中的所有圖表位置標(biāo)記目錄域，就可以創(chuàng)建圖表目錄了。有時(shí)文檔中的標(biāo)簽是用戶(hù)輸入的，并不是利用Word2021的題注標(biāo)簽功能添加的，這時(shí)就需要使用自定義樣式創(chuàng)建圖表目錄。559實(shí)踐操作建立圖表目錄的具體操作步驟如下：（1）將光標(biāo)定位到要插入圖表目錄的位置。（2）選中“樣式”復(fù)選框，并在右側(cè)的下拉列表中選擇圖表標(biāo)簽將要使用的樣式名，選擇自定義的“圖表”樣式，單擊“確定”按鈕。（3）在“圖表目錄”對(duì)話框中單擊“確定”按鈕后返回文檔，可以看到如上圖所示的圖表目錄已經(jīng)建立好了。560交叉引用任務(wù)4561學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能建立交叉引用。2.能修改交叉引用。562任務(wù)描述交叉引用就是在文檔的一個(gè)位置引用文檔另一個(gè)位置的內(nèi)容，如果兩篇文檔都是同一篇主控文檔的子文檔，用戶(hù)也可以在一篇文檔中引用另一篇文檔的內(nèi)容。交叉引用常用于需要互相引用的地方，如“有關(guān)×××的使用方法，請(qǐng)參閱第×章第×節(jié)”。在處理長(zhǎng)文檔時(shí)，如果用人工來(lái)處理交叉引用的內(nèi)容，既要花費(fèi)大量時(shí)間，又容易出錯(cuò)，使用Word2021的交叉引用功能將使查找更方便、快捷。Word2021會(huì)自動(dòng)確定引用的頁(yè)碼、編號(hào)等內(nèi)容，如果以超鏈接形式插入交叉引用，則讀者在閱讀文檔時(shí)，可以通過(guò)單擊交叉引用直接查看所引用的項(xiàng)目。