《Wod 2021基礎(chǔ)與應(yīng)用》 課件 項(xiàng)目8、9 樣式和模板、Wod 2021 的其他常用功能

08樣式和模板575任務(wù)1應(yīng)用內(nèi)置樣式任務(wù)2新建、修改和刪除樣式任務(wù)3使用模板576應(yīng)用內(nèi)置樣式任務(wù)1577學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能描述Word2021內(nèi)置樣式的類型和用途。2.能使用內(nèi)置樣式設(shè)置文檔。3.能更改已有樣式。578任務(wù)描述前面已經(jīng)介紹了設(shè)置字符格式、段落格式以及項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的方法等，當(dāng)文檔中的不同部分需要應(yīng)用同樣的字符格式和段落格式時(shí)，如果對(duì)這部分分別進(jìn)行格式設(shè)置效率極低，此時(shí)可以考慮使用Word2021中提供的樣式功能來進(jìn)行統(tǒng)一的格式設(shè)置。樣式是一套預(yù)先設(shè)置好的文本格式，文本格式包括字號(hào)、字體、縮進(jìn)等，并且樣式都有名稱。樣式可以在整段文本中應(yīng)用，也可以在部分文本中應(yīng)用。579在Word2021中快速設(shè)置段落格式的方法有兩種，一種是用格式刷，另一種就是套用樣式。樣式又分為內(nèi)置樣式和自定義樣式兩種，內(nèi)置樣式是Word2021所提供的樣式，自定義樣式是用戶自己設(shè)計(jì)的樣式。本任務(wù)以設(shè)置《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》文檔為例，講解如何進(jìn)行樣式設(shè)置。580相關(guān)知識(shí)應(yīng)用樣式最簡單的方法就是應(yīng)用“開始”選項(xiàng)卡下“樣式”組中預(yù)設(shè)的樣式，單擊菜單展開按鈕“

”打開“選擇樣式”下拉菜單，如圖所示，單擊所需要的樣式即可。581“選擇樣式”下拉列表或單擊“開始”選項(xiàng)卡下“樣式”組的對(duì)話框啟動(dòng)器，打開“樣式”任務(wù)窗格，選中“顯示預(yù)覽”復(fù)選框，就可以預(yù)覽每種樣式，如圖所示?！皹邮健比蝿?wù)窗格中顯示了所有可用的樣式列表。582“樣式”任務(wù)窗格實(shí)踐操作應(yīng)用內(nèi)置樣式的具體操作步驟如下：（1）單擊“開始”選項(xiàng)卡下“樣式”組中的對(duì)話框啟動(dòng)器，打開“樣式”任務(wù)窗格。（2）在文檔中選定要更改的字符、段落、列表或表格，被選定部分當(dāng)前的樣式在“樣式”任務(wù)窗格中處于選中狀態(tài)，如圖所示。583584設(shè)置應(yīng)用樣式（3）單擊“樣式”任務(wù)窗格中所需的樣式即可應(yīng)用所選樣式，如圖所示。585應(yīng)用樣式新建、修改和刪除樣式任務(wù)2586學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能使用示例新建并修改樣式。2.能通過對(duì)話框修改樣式。3.能刪除樣式。587任務(wù)描述Word2021內(nèi)置的樣式往往不能滿足用戶不斷變化的需求，對(duì)此，Word2021允許用戶對(duì)樣式進(jìn)行新建、修改、刪除等操作，使用戶可以使用更加個(gè)性化的樣式。本任務(wù)仍以上一任務(wù)中設(shè)置過的文檔為例，進(jìn)行樣式的修改。588相關(guān)知識(shí)在打開的“樣式”任務(wù)窗格中單擊“新建樣式”按鈕“

”，彈出如圖所示的“根據(jù)格式化創(chuàng)建新樣式”對(duì)話框。

在此對(duì)話框中，用戶可以根據(jù)自己的需要設(shè)置樣式，同時(shí)，在“格式”選項(xiàng)組下預(yù)覽顯示區(qū)中可以從示例文字的變化預(yù)覽設(shè)置樣式的效果。用戶還可以在此對(duì)話框中對(duì)樣式進(jìn)行修改，也可以刪除樣式。589“根據(jù)格式化創(chuàng)建新樣式”對(duì)話框?qū)嵺`操作1.新建樣式在實(shí)際操作中，使用較多的是根據(jù)示例創(chuàng)建新樣式，該方法比根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式更為簡單、方便。具體操作步驟如下：（1）選中示例段落，對(duì)文本、表格、列表等需要設(shè)置的項(xiàng)目進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，如字體、縮進(jìn)、對(duì)齊方式、行距等。（2）選中需要設(shè)置的部分文本，如“普通高等學(xué)校檔案管理辦法”，單擊“樣式”組中的對(duì)話框啟動(dòng)器，打開“樣式”任務(wù)窗格，如圖所示。590（3）單擊“新建樣式”按鈕，在彈出的“根據(jù)格式化創(chuàng)建新樣式”對(duì)話框中，用戶根據(jù)自己的需要設(shè)置樣式，然后單擊“確定”按鈕。591設(shè)置新樣式2.修改樣式在創(chuàng)建樣式后，可能有些格式不再符合實(shí)際需求，需要進(jìn)行一定的修改?？梢岳萌鐖D所示的“修改樣式”對(duì)話框修改樣式，也可以利用示例進(jìn)行修改。592“修改樣式”對(duì)話框利用“修改樣式”對(duì)話框修改樣式的具體操作步驟如下：（1）單擊“開始”選項(xiàng)卡下“樣式”組中的對(duì)話框啟動(dòng)器，打開“樣式”任務(wù)窗格。（2）選中需要修改的樣式，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊“修改”選項(xiàng)，打開上圖所示的“修改樣式”對(duì)話框。（3）在“修改樣式”對(duì)話框中進(jìn)行一定的設(shè)置?！靶薷臉邮健睂?duì)話框與“根據(jù)格式化創(chuàng)建新樣式”對(duì)話框基本相同，用戶按自己的需求設(shè)置即可。（4）修改完畢單擊“確定”按鈕，即可完成修改。5933.刪除樣式如果要?jiǎng)h除某一樣式，只需用鼠標(biāo)右鍵單擊需要?jiǎng)h除的樣式，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除××”選項(xiàng)即可。選擇選項(xiàng)后將彈出如圖所示的對(duì)話框，確認(rèn)刪除則單擊“是”按鈕，就可以刪除指定的樣式了。594刪除樣式使用模板任務(wù)3595學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能描述模板的定義與作用。2.能創(chuàng)建模板。3.能應(yīng)用模板。596任務(wù)描述當(dāng)需要重復(fù)產(chǎn)生例行性文檔時(shí)，或需要經(jīng)常創(chuàng)建同類性質(zhì)的文檔時(shí)，可以將同類型的文檔以“模板”來處理。簡單地說，“模板”是一種用來產(chǎn)生相同類型文檔的標(biāo)準(zhǔn)格式文件。當(dāng)某種格式的文檔經(jīng)常被重復(fù)使用時(shí)，最有效率的處理方法就是使用模板。模板是一種帶有特定格式的擴(kuò)展名為.dotx的文檔，它包含特定的字符格式、段落樣式、頁面設(shè)置、快捷鍵指定方案等。在Word2021中，任何文檔都是以模板為基礎(chǔ)的，模板決定了文檔的基本結(jié)構(gòu)和文檔設(shè)置。當(dāng)用戶要編輯多篇格式相同的文檔時(shí)，可以使用模板來統(tǒng)一文檔的風(fēng)格，提高工作效率。597相關(guān)知識(shí)Word2021自帶了一些常用的文檔模板，使用這些模板可以幫助用戶快速創(chuàng)建基于某種類型的文檔。利用模板產(chǎn)生的文檔會(huì)沿用模板的以下特性：●版面設(shè)置：如邊界、紙張方向、欄目數(shù)等?！穸ㄐ臀谋荆豪缑恳环輬?bào)告的標(biāo)題、正文中相同的段落文本。●樣式：使用樣式可以使多份文檔具有一致的格式?！衿渌喝绻麆?chuàng)建模板時(shí)同時(shí)產(chǎn)生了文檔部件、構(gòu)建基塊或自定義了工具欄，并保存在該模板中，則根據(jù)此模板創(chuàng)建的新文檔也可以使用這些項(xiàng)目。598新建空白文檔時(shí)，Word2021會(huì)以NORMAL（即標(biāo)準(zhǔn)模板）作為默認(rèn)模板，NORMAL是Word用來保存共用項(xiàng)目的位置。共用項(xiàng)目是指無論文檔使用哪個(gè)模板都可以使用的項(xiàng)目，如工具按鈕、功能區(qū)命令、文檔部件等。Word2021的模板文件以.dotx為擴(kuò)展名。Word2021本身提供的模板文件種類很多，包括信件、傳真、簡歷、日歷、報(bào)告等，同時(shí)按所屬范圍歸在不同的類別中，可以一一打開瀏覽。單擊“文件”菜單，選擇“新建”選項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中選擇相應(yīng)的可用模板選項(xiàng)即可創(chuàng)建模板，如圖所示。599600新建模板實(shí)踐操作1.創(chuàng)建模板雖然Word2021內(nèi)置的模板種類很多，但是用戶的要求各不相同，為此，Word2021提供了創(chuàng)建模板的功能，用戶可以創(chuàng)建適合自己使用的模板。制作模板和創(chuàng)建文檔的方式相同，只是存檔時(shí)的擴(kuò)展名為.dotx。有下列三種方法可以制作新模板，可視情況采用合適的方法?！駥F(xiàn)有文檔另存為模板?！裨凇靶陆ā睂?duì)話框中選擇一種相近的模板，再選擇“創(chuàng)建新的模板”選項(xiàng)?！翊蜷_已有的模板并修改，另存為新的模板。601這里著重介紹第一種創(chuàng)建方式，具體操作步驟如下：（1）打開新文檔，創(chuàng)建好模板所需要的內(nèi)容、格式等，如將1級(jí)標(biāo)題設(shè)置為宋體、小二，正文縮進(jìn)2字符等。（2）單擊“文件”菜單，選擇“另存為”選項(xiàng)，在彈出的“另存為”對(duì)話框中將保存類型選為“Word模板”，如圖所示。602（3）單擊“保存”按鈕即可保存該模板。603另存為模板2.為現(xiàn)有文檔選用模板用戶可以為已經(jīng)創(chuàng)建好的文檔選用模板，具體操作步驟如下：（1）打開需要采用模板的文檔。單擊“文件”菜單，在打開的菜單中單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)，打開“Word選項(xiàng)”對(duì)話框。604“Word選項(xiàng)”對(duì)話框（2）單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，顯示如圖所示的“模板和加載項(xiàng)”對(duì)話框。在“文檔模板”選項(xiàng)組中可以單擊“選用”按鈕打開需要加載的模板。單擊“確定”按鈕后，所選用的模板就被加載到現(xiàn)有文檔上了。605“模板和加載項(xiàng)”對(duì)話框09Word2021的其他常用功能606任務(wù)1使用修訂標(biāo)記任務(wù)2使用批注任務(wù)3字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)任務(wù)4使用書簽任務(wù)5創(chuàng)建信封607使用修訂標(biāo)記任務(wù)1608學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能使用修訂工具修訂文檔。2.能接受或拒絕修訂。609任務(wù)描述編輯完文檔后，經(jīng)常需要請(qǐng)他人審閱。為了避免審閱者對(duì)文檔做出永久性的修改，凡是審閱者對(duì)文檔改動(dòng)過的地方都可以設(shè)置一個(gè)標(biāo)記。這樣，用戶就可以明白哪些地方進(jìn)行了修改，然后再?zèng)Q定哪些修改是可以接受的，哪些修改是不可以接受的。使用修訂功能時(shí)，每位審閱者的每一次插入、刪除或格式更改操作都會(huì)被標(biāo)記出來，當(dāng)用戶查看修訂時(shí)，可以選擇接受或拒絕每處的修改。610如圖所示就是一個(gè)修訂過的文檔。611修訂過的文檔相關(guān)知識(shí)單擊“審閱”選項(xiàng)卡下“修訂”組中的對(duì)話框啟動(dòng)器，打開“修訂選項(xiàng)”對(duì)話框，如圖所示。在“修訂選項(xiàng)”對(duì)話框中單擊“高級(jí)選項(xiàng)”按鈕，打開“高級(jí)修訂選項(xiàng)”對(duì)話框，如圖所示。用戶可以根據(jù)需要設(shè)置修訂標(biāo)記及批注框的格式等，然后單擊“確定”按鈕。612613“修訂選項(xiàng)”對(duì)話框“高級(jí)修訂選項(xiàng)”對(duì)話框?qū)嵺`操作在編輯過程中進(jìn)行修訂的操作步驟如下：（1）打開需要修訂的文檔。（2）單擊“審閱”選項(xiàng)卡下“修訂”組中的“修訂”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“修訂”選項(xiàng)。此時(shí)“修訂”命令按鈕呈灰色選中狀態(tài)，說明文檔已經(jīng)處于修訂狀態(tài)下，如圖所示。614“修訂”按鈕呈選中狀態(tài)（3）通過插入、刪除、移動(dòng)文字或圖形進(jìn)行所需要的更改，還可以更改格式。如圖所示是刪除文字后顯示的修訂標(biāo)記。（4）修訂完成后，再次單擊“修訂”按鈕，可以結(jié)束修訂。615刪除文字后顯示的修訂標(biāo)記（5）如果接受當(dāng)前修訂，在修訂文字上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“接受刪除”選項(xiàng)，如圖所示。隨著修訂內(nèi)容不同，快捷菜單中的接受修訂選項(xiàng)會(huì)有所不同。（6）反之，如果不接受修訂，可以在如圖所示的快捷菜單中選擇“拒絕刪除”選項(xiàng)。616確認(rèn)修訂內(nèi)容使用批注任務(wù)2617學(xué)習(xí)目標(biāo)能添加及刪除批注。618任務(wù)描述與修訂不同的是，使用批注形式將不直接在文檔上進(jìn)行修改，而是在文檔相應(yīng)處添加注釋，不會(huì)影響文章的格式。本任務(wù)以一個(gè)錯(cuò)誤較多的《在技能大賽頒獎(jiǎng)大會(huì)上的發(fā)言》文檔為例進(jìn)行批注，如圖所示。619620對(duì)文檔進(jìn)行批注相關(guān)知識(shí)批注是文章的作者或?qū)忛喺咴谖臋n中添加的注釋，Word2021的批注功能非常強(qiáng)大，對(duì)于多個(gè)用戶協(xié)作編輯和審閱的文檔，批注功能可以帶來很多便利。621實(shí)踐操作插入批注的操作步驟如下：（1）選中文檔中需要修訂的文本，單擊“審閱”選項(xiàng)卡下“批注”組中的“新建批注”按鈕，在插入的批注框中輸入批注文字，如圖所示。622插入批注（2）逐一對(duì)文檔批注后，如果要?jiǎng)h除批注，可以用鼠標(biāo)右鍵單擊需要?jiǎng)h除的批注，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除批注”選項(xiàng)，如圖所示。（3）如果要?jiǎng)h除所有批注，在“批注”組中單擊“刪除”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“刪除文檔中的所有批注”選項(xiàng)即可。623刪除批注字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)任務(wù)3624學(xué)習(xí)目標(biāo)能查看文檔字?jǐn)?shù)。625任務(wù)描述對(duì)紙質(zhì)文檔中的字?jǐn)?shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)是一件十分煩瑣的事，而在Word2021中，利用字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)功能可以方便、快捷地實(shí)現(xiàn)這一操作。626相關(guān)知識(shí)Word2021可以統(tǒng)計(jì)文檔中的頁數(shù)、段落數(shù)、行數(shù)，以及包含或不包含空格的字符數(shù)。用戶可以在Word2021狀態(tài)欄上看到字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，如圖所示。627狀態(tài)欄上的字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果實(shí)踐操作單擊上圖中的“295個(gè)字”可以打開“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”對(duì)話框，如圖所示，在該對(duì)話框中顯示了各種統(tǒng)計(jì)信息。628“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”對(duì)話框如果狀態(tài)欄上沒有顯示字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)，可以將光標(biāo)定位到狀態(tài)欄上，單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出如圖所示的快捷菜單，選中“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”即可。629快捷菜單使用書簽任務(wù)4630學(xué)習(xí)目標(biāo)能創(chuàng)建書簽。631任務(wù)描述Word2021中書簽的用法與平時(shí)看書、讀報(bào)、翻閱雜志時(shí)在書頁中放上一張書簽以標(biāo)記閱讀進(jìn)度、重要提示等功能相同。可以為文檔中某個(gè)特定位置或某段范圍命名，該名稱被稱為“書簽”。632如圖所示為一個(gè)書簽。633書簽相關(guān)知識(shí)在Word2021中使用書簽的目的一般有以下幾種：●快速找到標(biāo)注的位置?！窨衫脴?biāo)注的數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算，并將結(jié)果插入文檔中。●用鏈接的方式將標(biāo)注的文本內(nèi)容插入另一篇文檔中，并自動(dòng)更新?！駝?chuàng)建文本交叉引用?！褡詣?dòng)更新鏈接的文本。一般文檔中可以加入多個(gè)書簽，書簽并不會(huì)被顯示或打印出來，只用于標(biāo)注位置。634實(shí)踐操作添加書簽的具體操作步驟如下：（1）在文檔中選擇要標(biāo)示的文本、項(xiàng)目或位置。（2）單擊“插入”選項(xiàng)卡下“鏈接”組中的“書簽”按鈕。（3）在彈出的“書簽”對(duì)話框的“書簽名”文本框中輸入書簽名稱，然后單擊“添加”按鈕即可，如圖所示。