檔案管理工作手冊

XX公司

行政部

檔

管

理

工

作

手

冊

目錄

一、檔兼管理網(wǎng)絡(luò)圖..............................................3

二，楂索管理總則................................................4

三、綜合管理部職能..............................................5

8、楂去管理工作職責(zé)...........................................7

1J文件材料的收集管理.........................7

2）公司專（^）柚會(huì)管理員工作取責(zé)..................8

五、柚素歸柚腐..................................................8

1J部資榔類..................................................8

2）行政管理類................................................9

3）競?cè)汗ぷ黝?...............................................9

4）經(jīng)詈管理類、設(shè)備儀春類..........................9

5）生產(chǎn)技術(shù)管理類、基本廢設(shè)類.....................10

6）會(huì)計(jì)柚素類..................................11

7）平時(shí)歸舂....................................11

六、立春（奈舂質(zhì)量及要求）..........................12

4

七、枝聚凌管理15

XX公司檔案管理組織機(jī)構(gòu)圖

總則

第一條根據(jù)檔案局國檔發(fā)門991）20號文《關(guān)于印發(fā)〈工業(yè)企業(yè)檔案分類試行

規(guī)則〉的通知》，結(jié)合DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)》要求，為加強(qiáng)本公司文

書立春工作，特制定本制度。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單住部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各

種有保存價(jià)值的文件材料，都要樓照本制度的規(guī)定，分別立春歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附

件一律不準(zhǔn)拙存）。結(jié)案后及時(shí)交專（兼）明文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故需職時(shí)

應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷數(shù)。

4

行政部職能

一、行政丈科工作

1、組織并安排公司外的各類會(huì)議，并做好相關(guān)會(huì)議紀(jì)要。

2、完善和修訂公司的各項(xiàng)規(guī)章制度并督促各部門格遵照執(zhí)行。

3、負(fù)責(zé)起草、審核、發(fā)布公司有關(guān)文件，并完成公司各類重要文檔的收發(fā)

登記和歸檔工作。

4、負(fù)責(zé)公司各類書報(bào)的收發(fā)和傳遞，以及公司部各類業(yè)務(wù)憑證的印刷。

5、體調(diào)各部門關(guān)系，若發(fā)現(xiàn)問題，做到及時(shí)反饋，及時(shí)斛決，促戰(zhàn)公司各

項(xiàng)工作順揚(yáng)開展。

二、后揚(yáng)名務(wù)工作

1、負(fù)責(zé)公司日常所需辦公用品、低值易耗品和固定資產(chǎn)的采購，做到貨比

三家，質(zhì)量上乘，價(jià)格合理。

2、完成辦公用品、低值易拍品和固定資產(chǎn)的建賬、保管、發(fā)放及有關(guān)委記

工作；

3、公司車輛和駕改員的管理工作。

4、格遵守工作制度，成賣守信,不泄露工作中的。

5、完成公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作任務(wù)°

三、柚素管理工作

1、組織員工學(xué)習(xí)宣傳貫徹掾?qū)崱稒n案法》、《檔案法實(shí)題辦法》、《?。紮n案法〉

實(shí)選辦法》等檔案法律法規(guī)，格執(zhí)行檔案工作有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)。

2,建立、完善并格遵照各項(xiàng)檔案管理制度，確保公司檔案的齊全完整、規(guī)、

有效利用。

3,對公司和各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，具體負(fù)責(zé)公司各種門類和我

體的文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作以及歸檔檢查驗(yàn)收和歸檔后的統(tǒng)一編目工作，

促此檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索、編輯與研究、保管以及提供

利用等項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)。

4,對檔案室做好防火、防盜、防塵、防光、防潮、防高溫、防有害史生物、

防污染等“八防”工作。

5,在科學(xué)的發(fā)展觀指導(dǎo)下，組織檔案管理員認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)知短

和專業(yè)技術(shù)，不斷更新觀念，示板應(yīng)用檔案管理新技術(shù)、新法，不斷提升檔案管

理K平。

格去管理工作取責(zé)

（一）文件材料的收集管理

第一條堅(jiān)持部門收集,管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，

負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對稔定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

第二條凡本公司塔印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、

轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第三條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦

部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

1、公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等

公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸

檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅典。

2、本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向

檔案?宴辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議會(huì)用。

r二）公司專（兼）職移去管理員的職責(zé)：

L認(rèn)真貫徹執(zhí)行《人民國檔案實(shí)施辦法》等有關(guān)檔案工作政策、法規(guī)，根

據(jù)公司發(fā)展的需求提出檔秦室的發(fā)展規(guī)劃。

2、了斛本部門的工作業(yè)務(wù)，做好公司、部門行政文件的收發(fā)、分類登記、編

號、傳閱及催辦等工作，掌握本部門文件材料的歸檔囹，收集管理本部門的文件

材料，并將已經(jīng)辦理完結(jié)的文件材料及時(shí)歸檔O

3、對公司各部門的應(yīng)歸檔檔案密料進(jìn)行審定，同時(shí)給予科學(xué)分類組卷和準(zhǔn)

確地劃分保管期F艮。

4、認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸春，每季

度最后一月月末前應(yīng)將歸檔文件材料歸楮完畢；指導(dǎo)公司各部門搞好檔案的歸

檔、立春和統(tǒng)計(jì)工作，督促其將應(yīng)歸檔的檔案資料校照案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)整理完畢，

移交公司檔案室統(tǒng)一保管，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。。

5、每季度接收檔嚎后，及時(shí)進(jìn)行入庫委記、上架，做好保管和統(tǒng)計(jì)工作。

格埃照有關(guān)規(guī)定履行職責(zé)，確保檔泰安全，接照上級規(guī)定，對已無保存價(jià)值的舂

宗及時(shí)、樓照程序規(guī)定此行銷歿。

6、積極參加上級組織的有關(guān)檔案工作的會(huì)議和培訓(xùn)，不斷提離自身業(yè)務(wù)水

平和專業(yè)素質(zhì)。同時(shí)組織公司專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案編研工作。

7、承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理

臨時(shí)借用文件材料譽(yù)記手續(xù)。

移去歸檔08

(-)部資料類

第一條上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、

計(jì)劃等文件材料。

第二條重要的文書材料與有關(guān)單住來往的文書，包括通知、報(bào)告、決議、申請、

留底文件、接收文件及交接文件等。

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第三條本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。

第卬條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

第五條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、靖示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)

表及簡報(bào)。

第六條以上所有文件部資料保管期F艮均為10年。

（二）行政管理類

第七條本公司對外的正式發(fā)文及重要文書材料，包括通知、報(bào)告、情況說明等。

第八條本公司相關(guān)人員任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

第九條本公司職工勞動(dòng)、工缸福利面的文件材料。

第十條以上文件濟(jì)科保管期限均為10年。

（三）克群工作類

第十一條上級凱關(guān)關(guān)于克務(wù)工作的文件，針對本企業(yè)重大問題的指示、批示支

件；對企業(yè)一般性、普發(fā)行的文件、各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法與條例等。

第十二條克員代表大會(huì)、黨委（克文部）會(huì)議及其他相關(guān)會(huì)議。

第十三條會(huì)議通知、報(bào)告決議、通報(bào)、紀(jì)要、簡報(bào)及克員學(xué)習(xí)教育等形成的文

件。

第十四條克群機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制等面的決定及通知。

第十五條團(tuán)員及團(tuán)組織管理面的決定、通知、枇復(fù)及相關(guān)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

第十六條以上文件資料保管期F艮均為10年。

(^)經(jīng)營管理類、設(shè)備僅養(yǎng)類

第十七條本公司與有關(guān)單核簽訂的合同、餞議書等文件材料，包括公司與外單

校的租賃合同、倉儲合同及運(yùn)輸合同等相關(guān)文件。

第十八條公司綜合設(shè)備管理?xiàng)l例、辦法、索、規(guī)定等。

第十九條公司單臺(套)設(shè)備購買申請卷、批復(fù)文件、購置合同、協(xié)議等；

第二十條公司設(shè)備儀器保養(yǎng)、維修、重大事故分析出理報(bào)告、儀器報(bào)廢鑒定材

料、申請、批復(fù)及處理結(jié)果等相關(guān)資料。

第二十一條以上相關(guān)文件資料保管期F艮均為30年。

CiJ生產(chǎn)技術(shù)管理類、基本建設(shè)類

第二十二條公司部相關(guān)生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、產(chǎn)品檢驗(yàn)、能源、設(shè)備管理等相

關(guān)工作形成的文件及管理文件。

第二十三條公司部安全生產(chǎn)，包括安全生產(chǎn)技術(shù)管理規(guī)定、事故報(bào)告、調(diào)查分

折、處理材料、安全教育活動(dòng)的材料、安全生產(chǎn)、核面的材料等。

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第二十四條公司部統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括職業(yè)健康安全體系管理、運(yùn)行、外審核等文

件按材料，特殊工作肯核技能考核、頒證、管理等材料。

第二十五條公司整體工程設(shè)備維護(hù)材料等相關(guān)文件密料。

第二十六條以上相關(guān)文件濟(jì)科保管期F艮均為30年。

會(huì)計(jì)移案類

第二十七條公司會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證。

第二十八條公司會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)表、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬

薄、銀行眼。

第二十九條公司財(cái)務(wù)報(bào)告類，包括月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告及年度財(cái)務(wù)報(bào)告。

第三十條以上財(cái)務(wù)相關(guān)資料保管期限為15年。

（七）平時(shí)歸卷

第三十一條各部門都要愛立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或枇存的文件材料，

由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管,

第三十二條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)囹及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料

歸舂使用的“案卷類目“?！卑妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。

第三十三條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收

集未全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第三十8條專（兼）職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，接照“案卷類目“條

款，放人平時(shí)保存文件卷夾“對號入座“，并在收發(fā)文委記海上注明。

立春（案春質(zhì)量要求）

第三十五條為統(tǒng)一立卷規(guī)，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部?宴兼職檔案員配

合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第三十六條案卷質(zhì)量總的要：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有

機(jī)聯(lián)條，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第三十七條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第三十八條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、

請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得

分開，文也應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文也如果與絕密文有密切

聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第三十九條不同年度的文件一般不得放在一挺立舂，但熟年度的請示與力匕復(fù)，

放左復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立春；除年度的規(guī)劃放在針對的第一

年立卷；除年度的總結(jié)放在針對的景后一年立春；躋年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開

幕年，其它文件的立卷檜照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第B十條卷文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況此行處列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排

列左一起，即枇復(fù)在南，請示在后；正件在甭，附件在后；印件在前，定稿在后；

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其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)條并進(jìn)行氽統(tǒng)的挑

列。

第B十一條卷文件材料應(yīng)接非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有

文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號Q

第四十二條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件埴寫卷文件目錄。填

寫的字亦要工整。卷目錄放在卷首。

第B十三條有關(guān)卷文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表。若無情況可

說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的必名和時(shí)期埴上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第B十四條案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)校規(guī)定用毛筆或銅堂書寫，字跡要工整、清