會(huì)議事項(xiàng)督辦管理制度

會(huì)議事項(xiàng)督辦管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)會(huì)議事項(xiàng)的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效實(shí)施，依據(jù)公司相關(guān)管理規(guī)定，特制定本會(huì)議事項(xiàng)督辦管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部所有層級會(huì)議的管理，包括但不限于董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門例會(huì)等。

第三條會(huì)議定義

會(huì)議系指公司為了討論、決策、協(xié)調(diào)、溝通等目的，召集兩人或以上參與的正式集會(huì)。

第四條會(huì)議分類

會(huì)議分為例行會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議：

-例行會(huì)議指按照預(yù)定周期召開的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等。

-臨時(shí)會(huì)議指根據(jù)工作需要，不定時(shí)召開的會(huì)議。

第五條會(huì)議原則

會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.準(zhǔn)時(shí)開始，高效進(jìn)行，控制時(shí)長。

2.會(huì)前充分準(zhǔn)備，明確議題，確保會(huì)議內(nèi)容實(shí)質(zhì)性。

3.會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，明確責(zé)任，跟蹤落實(shí)。

第六條責(zé)任分配

1.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、安排及主持。

2.參會(huì)人員負(fù)責(zé)按時(shí)參加，積極參與討論，并提出建設(shè)性意見。

3.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，并負(fù)責(zé)跟進(jìn)事項(xiàng)的落實(shí)。

第七條制度修改

本制度的修改和補(bǔ)充由公司管理層決策，并根據(jù)公司發(fā)展需要進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備

-會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)會(huì)議目的和內(nèi)容，提前確定會(huì)議主題、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及會(huì)議議程。

-會(huì)議召集人需在會(huì)議前至少兩個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議目的、議題、時(shí)間、地點(diǎn)等關(guān)鍵信息，并附上會(huì)議議程及相關(guān)資料。

第二條會(huì)議召開

-會(huì)議應(yīng)在預(yù)定時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開始，由會(huì)議召集人主持，宣布會(huì)議議程和紀(jì)律。

-參會(huì)人員需按時(shí)參加，不得無故缺席、遲到或早退。

-會(huì)議召集人應(yīng)確保會(huì)議有序進(jìn)行，控制會(huì)議節(jié)奏，避免偏離主題。

第三條會(huì)議議程執(zhí)行

-會(huì)議按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行，每個(gè)議題的討論時(shí)間應(yīng)嚴(yán)格控制，以確保會(huì)議高效。

-討論過程中，各參會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表意見，會(huì)議召集人應(yīng)確保所有意見得到尊重和考慮。

-對于重大決策或爭議性議題，會(huì)議召集人可決定采取投票或表決方式作出決定。

第四條會(huì)議記錄

-會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決策結(jié)果及參會(huì)人員的意見和建議。

-會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并于會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理完成會(huì)議紀(jì)要。

第五條會(huì)議總結(jié)

-會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前對本次會(huì)議進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵決策和行動(dòng)要點(diǎn)。

-會(huì)議召集人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)后跟進(jìn)事項(xiàng)，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

第六條會(huì)議資料的歸檔與分發(fā)

-會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議召集人審核后，應(yīng)及時(shí)分發(fā)給所有參會(huì)人員，并歸檔保存。

-會(huì)議資料包括但不限于會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要、相關(guān)決策文件等，應(yīng)分類整理，便于查閱。

第七條會(huì)議反饋

-參會(huì)人員對會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容有異議時(shí)，應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要發(fā)出后的兩個(gè)工作日內(nèi)向會(huì)議召集人提出。

-會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)反饋情況，及時(shí)調(diào)整會(huì)議流程或會(huì)議紀(jì)要，確保信息準(zhǔn)確無誤。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會(huì)議紀(jì)要的編制與審批

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議內(nèi)容及時(shí)編制，確保記錄的準(zhǔn)確性、完整性和可執(zhí)行性。

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、主要決策、責(zé)任分配及后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃。

-會(huì)議紀(jì)要完成后，應(yīng)由會(huì)議召集人進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后發(fā)布。

第二條會(huì)議決策的分解與責(zé)任落實(shí)

-會(huì)議紀(jì)要中明確的決策和行動(dòng)計(jì)劃應(yīng)分解為具體的任務(wù)，并明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人。

-責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃和時(shí)間表，并確保按期完成。

第三條會(huì)議紀(jì)要的跟進(jìn)機(jī)制

-建立會(huì)議紀(jì)要跟蹤表，記錄每項(xiàng)決策的執(zhí)行狀態(tài)、進(jìn)度和遇到的問題。

-定期召開跟進(jìn)會(huì)議，由會(huì)議召集人主持，檢查決策執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

第四條執(zhí)行情況的反饋與評估

-責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議召集人報(bào)告任務(wù)執(zhí)行情況，包括完成情況、未完成的原因及需要的支持。

-會(huì)議召集人應(yīng)對執(zhí)行情況進(jìn)行評估，對未按期完成的任務(wù)進(jìn)行原因分析，并制定相應(yīng)的改進(jìn)措施。

第五條會(huì)議紀(jì)要的公開與透明

-會(huì)議紀(jì)要及其執(zhí)行情況應(yīng)向所有參會(huì)人員公開，確保信息的透明度，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。

-對于涉及公司機(jī)密的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾砗头窒怼?/p>

第六條持續(xù)改進(jìn)

-通過會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議管理流程，提高會(huì)議效率和決策執(zhí)行力。

-對會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)修訂相關(guān)流程和管理制度，確保持續(xù)改進(jìn)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂

-會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂者需向行政部門或指定管理人員提交申請，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

-預(yù)訂者應(yīng)合理規(guī)劃會(huì)議時(shí)間，避免會(huì)議室資源的浪費(fèi)。

第二條會(huì)議室配置

-會(huì)議室應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和規(guī)模進(jìn)行合理配置，包括但不限于會(huì)議桌椅、投影儀、白板、音響設(shè)備等。

-行政部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備齊全、功能正常，滿足會(huì)議需求。

第三條會(huì)議室使用規(guī)范

-會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得吸煙、進(jìn)食或亂丟垃圾。

-使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)公物，不得隨意移動(dòng)或損壞設(shè)備，如有損壞，需照價(jià)賠償。

第四條會(huì)議室安全與保密

-會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保門窗關(guān)閉，重要會(huì)議需指定專人負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作。

-會(huì)議涉及敏感信息時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

第五條會(huì)議室清潔與維護(hù)

-會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂者或參會(huì)人員應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保場地恢復(fù)原狀。

-行政部門負(fù)責(zé)定期對會(huì)議室進(jìn)行深度清潔和維護(hù)，保障會(huì)議室環(huán)境的整潔與舒適。

第六條會(huì)議室資源調(diào)度

-行政部門應(yīng)建立會(huì)議室使用臺賬，合理調(diào)度會(huì)議室資源，優(yōu)先保障重要和緊急會(huì)議的需求。

-在會(huì)議室資源緊張時(shí)，應(yīng)公平、公正地協(xié)調(diào)解決會(huì)議室使用沖突，提高使用效率。

第五章附則

第一條制度生效與解釋

-本制度自發(fā)布之日起生效，由公司管理層負(fù)責(zé)解釋。

-公司原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二條特殊情況的處理

-對于本制度未涉及的特殊情況，可根據(jù)