文秘基礎(chǔ)知識(shí)：公文

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一、指出下面文書中哪些屬于行政公文，事務(wù)文書與商務(wù)文書。

1、行政公文

是在指行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政

和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的主要工具，（通常被稱為通用公文，在經(jīng)濟(jì)、司法、企業(yè)、商務(wù)、科技等各

行各業(yè)的日常工作中常用）

共有13種行政公文：

命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議記

要。（決議屬黨委機(jī)關(guān)專用）

共有事務(wù)文書如下：

傳真稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信、賀信、感謝信、啟事、簡報(bào)、會(huì)議記要、計(jì)戈h總結(jié)、

述取報(bào)告、講話稿、（這是機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體和個(gè)人為處理口常事務(wù)所用公文）。

共有商務(wù)文書如下：

這是機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書，意白書、訂貨單、商品說明書、

市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同、可行性研究報(bào)告。

二、根據(jù)下面內(nèi)容，擬人寫一份公文，要求具有眉首、主體、版記。公文正文可略寫。

2006年6月30日，海天電器集團(tuán)就做好安全保衛(wèi)工作事宜，給各公司下發(fā)了通知。發(fā)

文字號(hào)是海天電[2006]79號(hào)。（注：我們要寫的公文是一份通用公文也屬于行政公文。

文種是通知。

通用公文的格式要素為（1）眉首、（2）主體、（3）版記三個(gè)部分。紅色反線以上的個(gè)要素統(tǒng)

稱為眉首;紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間各要素統(tǒng)稱為主體;主題詞以下的各要素

統(tǒng)稱為版記。

1、眉首的各要素：（1）公文份數(shù)序號(hào)（2）秘密等級(jí)（3）保密期限（4）緊急程度

（5）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（6）發(fā)文字號(hào)（7）簽發(fā)人（8）線色反線

2、主體的各要素：（1）公文標(biāo)題（2）主送機(jī)關(guān)（3）正文（4）附件

（5）成文日期（6）印章和附注等

3、版記的各要素：（1）主題詞（2）抄送機(jī)關(guān)（3）印發(fā)機(jī)關(guān)（4）印發(fā)F1期

（5）版記中的反線等

因此該公文的格式應(yīng)為：

0000001機(jī)密*一年

海天電器集團(tuán)文件

海電[2006]79號(hào)

關(guān)于海天集團(tuán)就做好安全保工作的通知

各分公司：

為了..........

特此通知。

海天電器集團(tuán)

2006年6月30日

主題詞：安全保衛(wèi)通知

抄送：集團(tuán)各科室

海天電器集團(tuán)辦公室2006年6月30日印發(fā)

三、以擬寫工作總結(jié)為例，說說材料工作的4個(gè)環(huán)節(jié)。

第一個(gè)環(huán)節(jié)一一材料的占有。在工作總結(jié)中主要是要收集做過什么成績，有什么樣的收

獲，有什么經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)或教訓(xùn)，今后有什么打算和努力的方向等。

第二個(gè)環(huán)節(jié)一一材料的鑒別。在工作總結(jié)中主要是要導(dǎo)找哪些是有價(jià)值的信息材料，可

以放在工作總結(jié)之中，給人以學(xué)習(xí)，仿效或教訓(xùn)等。

第三個(gè)環(huán)節(jié)一材料的選用。（1）圍繞主題選擇材料，能夠有力地說明，突出主題的材料

“放行”和主題無關(guān)的材料再生動(dòng)也得忍痛割愛；（2）選擇典型材料：即具有廣泛代表性和強(qiáng)

大說服力的，能深刻得揭示事物本質(zhì)的材料：（3）選擇真實(shí)準(zhǔn)確的材料。即確有其事不是胡編

的，準(zhǔn)確可靠沒有任何的夸張；（4；選擇生動(dòng)新穎的材料。即發(fā)現(xiàn)，挖掘不準(zhǔn)人知的材料以及

生動(dòng)有趣的材料。

第四個(gè)環(huán)節(jié)一材料的使用。注意兩點(diǎn)：（1）恰當(dāng)安排材料的先后順序。以工作總結(jié)為例，

首先要有前言主要介紹基本情況、背景、交待什么時(shí)間內(nèi)、什么情況下、做了些什么工作、

有何成績。第二主體，屬于總結(jié)的重點(diǎn)部分。如屬于匯報(bào)性總結(jié)，則主要寫回顧與思考;如屬

于經(jīng)驗(yàn)性總結(jié)，則主要寫做法與體會(huì)。第三結(jié)尾。以簡潔筆融概括全文，并展觀打算等?？?/p>

之總結(jié)寫法要宜于別人的思維習(xí)慣所接受。（2）確定材料的詳略程度：A根據(jù)主題的需要確定

材料的詳略。對(duì)表現(xiàn)主題的骨干材料宜詳，中心材料宜詳、典型材料要詳，其他的宜略。B

根據(jù)文體的特點(diǎn)確定材料的詳略。不同的文章體裁特點(diǎn)不同。公文的餓特點(diǎn)是直言“說”明，

故說明部分詳寫，議論、敘述略寫；說理部分詳寫，引述略寫；敘事詳寫，議論，說明略寫。

四、指出下面詞語各屬于應(yīng)用文書的哪類專用語言。

A根據(jù)特通告如;B、收悉;C、轉(zhuǎn)發(fā);D、特此專復(fù);E、關(guān)于;F、本部門;G、為了；H、

會(huì)議認(rèn)為；I、會(huì)議指出；J、不同意;K、原則同意;L、請(qǐng)予復(fù)函;M、請(qǐng)審閱;N、貫徹執(zhí)行;0、

現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下c

應(yīng)用文書具有獨(dú)特的專用語言，常見的有以下8類：

1、開頭用于，如以上中的“為了”、“關(guān)于”。

2、承啟用語，如"根據(jù)特通告”“現(xiàn)見有關(guān)事項(xiàng)通知如下”。

3、引述用語,如“收悉”。

4、批轉(zhuǎn)用語，如“轉(zhuǎn)發(fā)”。

5、稱謂用語，如“本部門”。

6、經(jīng)辦用語，如“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議指出”“貫徹執(zhí)行”。

7、表態(tài)用語，如“不同意”“原則同意”。

8、結(jié)尾用語，如“請(qǐng)予復(fù)函”“請(qǐng)審閱”。

五、為什么應(yīng)用文書較多運(yùn)用敘述，議論和說明方式，而很少使用描寫，對(duì)話和抒情方

式？

應(yīng)用文書以實(shí)用為目的，故很少使用描寫、對(duì)話、抒情，而較多運(yùn)用敘述、議論、說明

等方式，以陳述情況，闡述觀點(diǎn)或說明問題。

（敘述六要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果。