文秘基礎知識：公文

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一、指出下面文書中哪些屬于行政公文，事務文書與商務文書。

1、行政公文

是在指行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政

和進行公務活動的主要工具，（通常被稱為通用公文，在經濟、司法、企業(yè)、商務、科技等各

行各業(yè)的日常工作中常用）

共有13種行政公文：

命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議記

要。（決議屬黨委機關專用）

共有事務文書如下：

傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記要、計戈h總結、

述取報告、講話稿、（這是機關、單位、團體和個人為處理口常事務所用公文）。

共有商務文書如下：

這是機關、單位、團體為處理商務業(yè)務所使用的文書，意白書、訂貨單、商品說明書、

市場調查報告、招標書、投標書、合同、可行性研究報告。

二、根據下面內容，擬人寫一份公文，要求具有眉首、主體、版記。公文正文可略寫。

2006年6月30日，海天電器集團就做好安全保衛(wèi)工作事宜，給各公司下發(fā)了通知。發(fā)

文字號是海天電[2006]79號。（注：我們要寫的公文是一份通用公文也屬于行政公文。

文種是通知。

通用公文的格式要素為（1）眉首、（2）主體、（3）版記三個部分。紅色反線以上的個要素統(tǒng)

稱為眉首;紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間各要素統(tǒng)稱為主體;主題詞以下的各要素

統(tǒng)稱為版記。

1、眉首的各要素：（1）公文份數序號（2）秘密等級（3）保密期限（4）緊急程度

（5）發(fā)文機關標識（6）發(fā)文字號（7）簽發(fā)人（8）線色反線

2、主體的各要素：（1）公文標題（2）主送機關（3）正文（4）附件

（5）成文日期（6）印章和附注等

3、版記的各要素：（1）主題詞（2）抄送機關（3）印發(fā)機關（4）印發(fā)F1期

（5）版記中的反線等

因此該公文的格式應為：

0000001機密*一年

海天電器集團文件

海電[2006]79號

關于海天集團就做好安全保工作的通知

各分公司：

為了..........

特此通知。

海天電器集團

2006年6月30日

主題詞：安全保衛(wèi)通知

抄送：集團各科室

海天電器集團辦公室2006年6月30日印發(fā)

三、以擬寫工作總結為例，說說材料工作的4個環(huán)節(jié)。

第一個環(huán)節(jié)一一材料的占有。在工作總結中主要是要收集做過什么成績，有什么樣的收

獲，有什么經驗和體會或教訓，今后有什么打算和努力的方向等。

第二個環(huán)節(jié)一一材料的鑒別。在工作總結中主要是要導找哪些是有價值的信息材料，可

以放在工作總結之中，給人以學習，仿效或教訓等。

第三個環(huán)節(jié)一材料的選用。（1）圍繞主題選擇材料，能夠有力地說明，突出主題的材料

“放行”和主題無關的材料再生動也得忍痛割愛；（2）選擇典型材料：即具有廣泛代表性和強

大說服力的，能深刻得揭示事物本質的材料：（3）選擇真實準確的材料。即確有其事不是胡編

的，準確可靠沒有任何的夸張；（4；選擇生動新穎的材料。即發(fā)現，挖掘不準人知的材料以及

生動有趣的材料。

第四個環(huán)節(jié)一材料的使用。注意兩點：（1）恰當安排材料的先后順序。以工作總結為例，

首先要有前言主要介紹基本情況、背景、交待什么時間內、什么情況下、做了些什么工作、

有何成績。第二主體，屬于總結的重點部分。如屬于匯報性總結，則主要寫回顧與思考;如屬

于經驗性總結，則主要寫做法與體會。第三結尾。以簡潔筆融概括全文，并展觀打算等。總

之總結寫法要宜于別人的思維習慣所接受。（2）確定材料的詳略程度：A根據主題的需要確定

材料的詳略。對表現主題的骨干材料宜詳，中心材料宜詳、典型材料要詳，其他的宜略。B

根據文體的特點確定材料的詳略。不同的文章體裁特點不同。公文的餓特點是直言“說”明，

故說明部分詳寫，議論、敘述略寫；說理部分詳寫，引述略寫；敘事詳寫，議論，說明略寫。

四、指出下面詞語各屬于應用文書的哪類專用語言。

A根據特通告如;B、收悉;C、轉發(fā);D、特此專復;E、關于;F、本部門;G、為了；H、

會議認為；I、會議指出；J、不同意;K、原則同意;L、請予復函;M、請審閱;N、貫徹執(zhí)行;0、

現將有關事項通知如下c

應用文書具有獨特的專用語言，常見的有以下8類：

1、開頭用于，如以上中的“為了”、“關于”。

2、承啟用語，如"根據特通告”“現見有關事項通知如下”。

3、引述用語,如“收悉”。

4、批轉用語，如“轉發(fā)”。

5、稱謂用語，如“本部門”。

6、經辦用語，如“會議認為”“會議指出”“貫徹執(zhí)行”。

7、表態(tài)用語，如“不同意”“原則同意”。

8、結尾用語，如“請予復函”“請審閱”。

五、為什么應用文書較多運用敘述，議論和說明方式，而很少使用描寫，對話和抒情方

式？

應用文書以實用為目的，故很少使用描寫、對話、抒情，而較多運用敘述、議論、說明

等方式，以陳述情況，闡述觀點或說明問題。

（敘述六要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果。