2024采購流程及協(xié)議管理規(guī)范文件

2024版采購流程及協(xié)議管理規(guī)范文件版A版本合同目錄一覽1.采購流程概述1.1采購申請1.2采購審批1.3采購計劃的制定1.4供應(yīng)商的選擇1.5采購文件的準備1.6采購合同的簽訂1.7采購訂單的下達1.8采購物品的驗收1.9采購付款1.10采購?fù)素浥c索賠2.協(xié)議管理規(guī)范2.1協(xié)議的分類與編號2.2協(xié)議的起草與審批2.3協(xié)議的簽訂與生效2.4協(xié)議的履行與監(jiān)督2.5協(xié)議的變更與解除2.6協(xié)議的終止與歸檔3.質(zhì)量管理與控制3.1供應(yīng)商質(zhì)量管理3.2采購物品的質(zhì)量控制3.3質(zhì)量問題的處理與反饋3.4質(zhì)量改進措施的實施4.交貨期與物流管理4.1交貨期的確定與通知4.2物流方式的選擇與管理4.3運輸過程中的風(fēng)險與責(zé)任4.4貨物的接收與驗收5.價格與付款terms5.1采購價格的確定5.2付款條件的約定5.3付款方式與時間的執(zhí)行5.4付款憑證的提供與核對6.售后服務(wù)與保障6.1售后服務(wù)的范圍與內(nèi)容6.2售后服務(wù)的時間與響應(yīng)6.3供應(yīng)商責(zé)任的界定與賠償6.4質(zhì)量保證期的規(guī)定7.違約責(zé)任與爭議解決7.1供應(yīng)商的違約行為7.2采購方的違約行為7.3違約責(zé)任的承擔(dān)與賠償7.4爭議的解決方式與程序8.合同的有效期與終止8.1合同的起始日期與終止日期8.2合同終止的條件與程序8.3合同終止后的權(quán)利與義務(wù)處理9.保密條款9.1保密信息的定義與范圍9.2保密責(zé)任的承擔(dān)與期限9.3保密信息的泄露與違約處理10.法律適用與爭議解決10.1合同適用的法律法規(guī)10.2爭議解決的途徑與地點10.3法院管轄權(quán)的選擇11.其他條款11.1合同的變更與補充11.2合同的解除與終止11.3合同的繼承與轉(zhuǎn)讓12.合同的簽署與生效12.1簽署人的資格與授權(quán)12.2合同的簽字與蓋章12.3合同生效的條件與時間13.附件與附錄13.1合同附件的列表與說明13.2附錄內(nèi)容的格式與要求13.3附件與附錄的法律效力14.合同的修訂歷史14.1合同版本的變更記錄14.2各版本的發(fā)布日期與修訂說明14.3當(dāng)前版本的版本號與發(fā)布日期第一部分：合同如下：第一條采購流程概述1.1采購申請采購申請應(yīng)由需方部門在需求發(fā)生時提出，填寫《采購申請單》，并注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等詳細信息。1.2采購審批采購申請單需經(jīng)過需方部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門對申請單進行審批，并根據(jù)公司的采購政策確定是否采購。1.3采購計劃的制定采購部門根據(jù)審批結(jié)果，制定采購計劃，包括采購物品、數(shù)量、供應(yīng)商選擇、交貨時間等，并對計劃進行跟蹤管理。1.4供應(yīng)商的選擇采購部門根據(jù)采購計劃，選擇供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的質(zhì)量、價格、交貨期、信譽等因素，并進行供應(yīng)商評估和選擇。1.5采購文件的準備采購部門根據(jù)供應(yīng)商的選擇結(jié)果，準備采購文件，包括采購合同、采購訂單等。1.6采購合同的簽訂采購合同由采購部門與供應(yīng)商進行洽談，并簽訂。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括但不限于質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。1.7采購訂單的下達采購部門根據(jù)采購合同，下達采購訂單。采購訂單應(yīng)包括訂單號、供應(yīng)商名稱、采購物品名稱、數(shù)量、單價、總價、交貨時間等信息。1.8采購物品的驗收收貨部門應(yīng)按照采購訂單和合同的要求，對采購物品進行驗收。驗收不合格的物品，應(yīng)及時通知供應(yīng)商處理。1.9采購付款采購部門根據(jù)采購合同和采購訂單，提交付款申請。財務(wù)部門對付款申請進行審核，確認無誤后進行付款。1.10采購?fù)素浥c索賠采購物品存在質(zhì)量問題或者數(shù)量不足的，采購部門應(yīng)按照合同的約定，及時向供應(yīng)商提出退貨或者索賠。第八條協(xié)議管理規(guī)范8.1協(xié)議的分類與編號協(xié)議分為采購協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等，由采購部門負責(zé)編號，編號規(guī)則為“PR/TS/SV年份序號”。8.2協(xié)議的起草與審批協(xié)議起草由采購部門負責(zé)，根據(jù)采購需求、供應(yīng)商評估結(jié)果等制定。協(xié)議草稿經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交至法務(wù)部門進行法律審核，并根據(jù)法務(wù)部門的意見進行修改。8.3協(xié)議的簽訂與生效協(xié)議經(jīng)法務(wù)部門審核無誤后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。協(xié)議自雙方簽字蓋章之日起生效。8.4協(xié)議的履行與監(jiān)督采購部門應(yīng)按照協(xié)議的約定，對供應(yīng)商的交貨、質(zhì)量、服務(wù)等方面進行監(jiān)督。如供應(yīng)商未按協(xié)議履行的，采購部門應(yīng)按照協(xié)議的約定采取措施。8.5協(xié)議的變更與解除協(xié)議的變更或解除應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂變更協(xié)議或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，并按照協(xié)議的約定進行。8.6協(xié)議的終止與歸檔協(xié)議終止后，采購部門應(yīng)將協(xié)議正本歸檔，并將協(xié)議副本交相關(guān)部門留存。第九條質(zhì)量管理與控制9.1供應(yīng)商質(zhì)量管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商質(zhì)量管理體系，對供應(yīng)商的質(zhì)量控制能力進行評估和監(jiān)控。9.2采購物品的質(zhì)量控制采購部門應(yīng)按照公司質(zhì)量標(biāo)準，對采購物品的質(zhì)量進行控制。收貨部門對采購物品進行驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購部門處理。9.3質(zhì)量問題的處理與反饋采購部門收到質(zhì)量問題反饋后，應(yīng)立即與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取措施解決問題。如供應(yīng)商未解決問題的，采購部門應(yīng)按照協(xié)議的約定采取措施。9.4質(zhì)量改進措施的實施采購部門應(yīng)根據(jù)質(zhì)量問題的處理結(jié)果，采取改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。第十條交貨期與物流管理10.1交貨期的確定與通知采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商確定交貨期，并在協(xié)議中明確。如供應(yīng)商延遲交貨的，采購部門應(yīng)按照協(xié)議的約定采取措施。10.2物流方式的選擇與管理采購部門應(yīng)根據(jù)物品的性質(zhì)、運輸距離等因素，選擇合適的物流方式。并對物流過程進行跟蹤管理。10.3運輸過程中的風(fēng)險與責(zé)任采購部門應(yīng)與供應(yīng)商明確運輸過程中的風(fēng)險與責(zé)任，并在協(xié)議中約定。如發(fā)生運輸損失或損壞的，采購部門應(yīng)按照協(xié)議的約定采取措施。10.4貨物的接收與驗收收貨部門應(yīng)按照采購訂單和合同的要求，對采購貨物進行驗收。驗收不合格的貨物，應(yīng)及時通知采購部門處理。第十一條價格與付款terms11.1采購價格的確定采購價格應(yīng)包括物品的購買價格、運費、保險費等。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商確定采購價格，并在協(xié)議中明確。11.2付款條件的約定付款條件包括付款期限、付款方式等，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商確定，并在協(xié)議中約定。11.3付款方式與時間的執(zhí)行采購部門應(yīng)按照協(xié)議的約定，辦理付款手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)按照協(xié)議的約定，按時辦理付款。11.4付款憑證的提供與核對供應(yīng)商應(yīng)按照協(xié)議的約定，提供付款憑證。采購部門應(yīng)核對付款憑證的真實性和合法性。第十二條售后服務(wù)與保障12.1售后服務(wù)的范圍與內(nèi)容售后服務(wù)包括對采購物品的維護、維修、更換等。售后服務(wù)的范圍與內(nèi)容應(yīng)在協(xié)議中明確。12.2售后服務(wù)的時間與響應(yīng)售后服務(wù)的時間應(yīng)根據(jù)物品的性質(zhì)、使用壽命等因素確定，并在協(xié)議中明確。供應(yīng)商應(yīng)在約定的時間內(nèi)響應(yīng)售后服務(wù)需求。12.3供應(yīng)商責(zé)任的界定與賠償供應(yīng)商應(yīng)對提供的售后服務(wù)質(zhì)量負責(zé)。如售后服務(wù)不符合約定的，供應(yīng)商應(yīng)對由此造成的損失進行賠償。12.4質(zhì)量保證期的規(guī)定質(zhì)量保證期應(yīng)在協(xié)議中約定，自采購物品驗收合格之日起計算。在質(zhì)量保證期內(nèi)，供應(yīng)商應(yīng)對采購物品的質(zhì)量負責(zé)。第十三條違約責(zé)任與爭議解決13.1供應(yīng)商的違約行為供應(yīng)商的違約行為包括未按協(xié)議交貨、交貨不合格、延遲交貨等。如供應(yīng)商發(fā)生違約行為的，采購部門應(yīng)按照協(xié)議的約定采取措施。13.2采購方的違約行為采購方的違約行為包括第二部分：其他補充性說明和解釋說明一：附件列表：附件1：《采購申請單》附件2：《供應(yīng)商評估表》附件3：《采購合同模板》附件4：《采購訂單》附件5：《質(zhì)量保證協(xié)議》附件6：《售后服務(wù)協(xié)議》附件7：《付款憑證模板》附件8：《物流跟蹤記錄》附件9：《驗收報告》附件10：《付款申請單》附件11：《違約行為處理方案》附件12：《質(zhì)量問題反饋表》附件13：《協(xié)議變更協(xié)議》附件14：《協(xié)議解除協(xié)議》附件的詳細要求和說明：《采購申請單》：需方部門填寫，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等詳細信息?！豆?yīng)商評估表》：采購部門對供應(yīng)商的質(zhì)量、價格、交貨期、信譽等因素進行評估的表格?！恫少徍贤０濉罚簶?biāo)準化的采購合同模板，用于與供應(yīng)商簽訂合同?！恫少徲唵巍罚翰少彶块T根據(jù)采購合同下達的訂單，包括訂單號、供應(yīng)商名稱、采購物品名稱、數(shù)量、單價、總價、交貨時間等信息?！顿|(zhì)量保證協(xié)議》：與供應(yīng)商簽訂的協(xié)議，明確供應(yīng)商對采購物品質(zhì)量的保證責(zé)任和質(zhì)量標(biāo)準?！妒酆蠓?wù)協(xié)議》：與供應(yīng)商簽訂的協(xié)議，明確供應(yīng)商提供的售后服務(wù)的范圍、時間、響應(yīng)責(zé)任等?！陡犊顟{證模板》：財務(wù)部門用于辦理付款的憑證模板?！段锪鞲櫽涗洝罚河涗涁浳镞\輸過程中的信息，包括運輸方式、運輸時間、貨物狀態(tài)等。《驗收報告》：收貨部門對采購貨物進行驗收后填寫的報告，包括貨物的數(shù)量、質(zhì)量、損壞情況等?！陡犊钌暾垎巍罚翰少彶块T根據(jù)采購合同和采購訂單提交付款申請的單據(jù)?！哆`約行為處理方案》：用于處理雙方在合作過程中發(fā)生的違約行為的方案?！顿|(zhì)量問題反饋表》：采購部門用于反饋采購物品質(zhì)量問題的表格。《協(xié)議變更協(xié)議》：《采購協(xié)議》或《售后服務(wù)協(xié)議》等變更時使用的協(xié)議?！秴f(xié)議解除協(xié)議》：《采購協(xié)議》或《售后服務(wù)協(xié)議》等解除時使用的協(xié)議。說明二：違約行為及責(zé)任認定：供應(yīng)商的違約行為：1.未按協(xié)議交貨2.交貨不合格3.延遲交貨4.未提供售后服務(wù)5.未履行質(zhì)量保證責(zé)任采購方的違約行為：1.未按協(xié)議支付款項2.未按協(xié)議接受貨物3.未履行質(zhì)量反饋責(zé)任4.未按時進行驗收違約的責(zé)任認定標(biāo)準：1.供應(yīng)商的違約行為：供應(yīng)商應(yīng)按照協(xié)議的約定，按時交付合格的貨物。如發(fā)生違約行為的，應(yīng)根據(jù)協(xié)議的約定承擔(dān)違約責(zé)任，包括但不限于賠償損失、支付違約金等。2.采購方的違約行為：采購方應(yīng)按照協(xié)議的約定，按時支付款項、接受貨物、履行質(zhì)量反饋責(zé)任和進行驗收。如發(fā)生違約行為的，應(yīng)根據(jù)協(xié)議的約定承擔(dān)違約責(zé)任，包括但不限于賠償損失、支付違約金等。示例說明：供應(yīng)商延遲交貨的，應(yīng)根據(jù)協(xié)議的約定支付違約金。例如，如果協(xié)議規(guī)定延遲交貨的違約金為貨物金額的1%，則供應(yīng)商應(yīng)支付相應(yīng)的違約金。說明三：法律名詞及解釋：1.需方：指需要采購物品的部門或個人。2.供應(yīng)商：指向需方提供采購物品的法人或其他組織。3.交貨期：指供應(yīng)商按照協(xié)議約定的時間交付貨物的時間段。4.質(zhì)量保證期：指供應(yīng)商對采購物品質(zhì)量承擔(dān)保證責(zé)任的期限。5.售后服務(wù)：指供應(yīng)商在交貨后提供的維護、維修、更換等服務(wù)。6.違約金：指一方不履行合同義務(wù)或者履行合同義務(wù)不符合約定的，應(yīng)支付給對方的一定金額的賠償。7.爭議解決：指當(dāng)雙方在合同