竣工驗收檔案管理知識課件

竣工驗收檔案管理知識課件竣工驗收檔案管理1、參建各方歸檔職責(zé)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》為國家推薦性標(biāo)準(zhǔn)，是竣工歸檔工作的指導(dǎo)性文件。其中規(guī)定了各參建責(zé)任主體的相關(guān)職責(zé)：建設(shè)單位的職責(zé)：在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履 行下列職責(zé)：在工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng) 對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應(yīng)進行立卷 歸檔；負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收；未取得工程檔案驗收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗收；竣工驗收檔案管理6對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程移交。其它單位的職責(zé)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工 程文件立卷后向建設(shè)單位移交。建設(shè)工程項目實行總承包的，總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設(shè)工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交。城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)對工程文件的立卷歸檔工作進行 監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗收前，應(yīng)對工程檔案進行預(yù)驗收，驗收合格后，須出具工程檔案認(rèn)可文件。2、資料歸檔組卷要求4.2.1歸檔的紙質(zhì)工程文件應(yīng)為原件。（建設(shè)單位須向城建檔案管理機構(gòu)報送的立項文件、建設(shè)用地文件、開工審批文件可以為復(fù)制件，但應(yīng)加蓋建設(shè)單位印章。）4.2.24.2.34.2.54.2.6工程文件的內(nèi)容及其深度應(yīng)符合國家現(xiàn)行有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，應(yīng)與工程實際相符合。工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)應(yīng)完備。工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。（復(fù)印、打印文件的字跡、線條，照片的影像清晰牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量要求。錄音、錄像文件材料應(yīng)保證載體的有效性。長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除光盤。）4.2.7 工程文件的紙張，其耐久性和耐用性應(yīng)符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻檔案紙耐久性和耐用性要求》GB/T24422的規(guī)定?？⒐を炇諜n案管理2、資料歸檔組卷要求5.3.1 編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：1.卷內(nèi)文件均應(yīng)按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。2.頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。3.成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。4.案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。施工文件的立卷應(yīng)符合下列要求：1專業(yè)承(分)包施工的分部、子分部(分項)工程應(yīng)分別單獨立卷;2室外工程應(yīng)按室外建筑環(huán)境和室外安裝工程單獨立卷；3當(dāng)施工文件中部分內(nèi)容不能按一個單位工程分類立卷時，可按建設(shè)工程立卷。不同幅面的工程圖紙，應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm×210mm）。應(yīng)圖面朝內(nèi)，首先沿標(biāo)題欄的短邊方向以W形折疊，然后再沿標(biāo)題欄的長邊方向以W形折疊，并使標(biāo)題欄露在外面（手風(fēng)琴折法）。案卷不宜過厚，文字材料卷厚度不宜超過20mm，圖紙卷厚度不宜超過50mm?？⒐を炇諜n案管理3、建工集團對竣工資料管理的要求竣工驗收檔案管理序號關(guān)鍵活動管理要求時間要求主責(zé)部門/崗位相關(guān)部門/崗位工作文件1）項目總工根據(jù)規(guī)范、設(shè)計圖紙及施工組織部署編制，各專業(yè)應(yīng)配合；2）檢驗批劃分應(yīng)準(zhǔn)確，能預(yù)估總的檢驗批批次，方便資料統(tǒng)籌；3）按照B類施工方案組織審批并交底。二、1編審檢驗批劃分方案并交底正式開工前項目總工單位總工/資料工程師/各專業(yè)分包檢驗批劃分方案方案審批記錄及交底相關(guān)資料編制資料1）項目總工結(jié)合地方要求及檢驗批劃分方案，交底后7d內(nèi)資料管理計劃表2管理、試驗檢驗送檢計劃組織編制資料管理計劃表；2）試驗具有不可逆性質(zhì)，應(yīng)從源頭把控漏送檢，方便統(tǒng)籌。資料工程師項目各職能部門CSCECXJ-TD-B20701工藝試驗及現(xiàn)場檢（試）驗計劃CSCECXJ-TD-B304011）項目應(yīng)根據(jù)檢驗批劃分方案、資料管理計劃表、建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范、資料管理地方3全面系統(tǒng)建立資料管理目錄規(guī)定等全面系統(tǒng)建立本項目資料目錄、臺賬；2）各項目應(yīng)單獨設(shè)立資料辦公室，配置資料柜、檔案盒（柜、盒上標(biāo)識采用統(tǒng)一格式）。開工后30d內(nèi)資料工程師項目總工-1）技術(shù)資料與工程施工進度同步，將工程資工程資料（結(jié)合地方要料納入相應(yīng)資料編制人的個人考核，嚴(yán)重不同求，采用各地制式表格步時，項目應(yīng)出臺處罰措施；進行編制；無制式表格2）資料編制必須真實反應(yīng)現(xiàn)場實際，符合設(shè)時，可根據(jù)驗收內(nèi)容自計及相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，內(nèi)容完整，結(jié)論明確，報監(jiān)理前經(jīng)項目總工審核，監(jiān)理簽字蓋章完備。及時資料編制相關(guān)崗位項目總工制表格報監(jiān)理審批通過后使用）4資料編審1）除匯總整編外，嚴(yán)禁資料工程師做施工技術(shù)資料，但資料工程師應(yīng)對資料編制要求及資料填寫樣板進行交底；2）質(zhì)量負(fù)責(zé)檢驗批、分部分項等驗評資料，試驗負(fù)責(zé)檢試驗資料，測量負(fù)責(zé)測量資料，專業(yè)工程師負(fù)責(zé)隱蔽、施工過程記錄等資料隨時項目總工資料編制相關(guān)崗位-，有疑義時項目總工負(fù)責(zé)解釋并協(xié)調(diào)。序號關(guān)鍵活動管理要求時間要求主責(zé)部門/崗位相關(guān)部門/崗位工作文件5收集、整理、保管1）嚴(yán)禁將技術(shù)資料交檔外工作外包；2）擬創(chuàng)省部級、國家級獎項的項目，應(yīng)再多留存一套資料原件備用；過程中項目總工資料工程師-3）跟隨工程進度收集工程技術(shù)資料并核查，不合格的退回責(zé)任人修改，合格的進行報審（含專業(yè)分包、甲指分包工程資料）；4）過程按照分部分項工程進行整理分部驗收完成后，可按照工程所屬地城建檔案館、建設(shè)單位、內(nèi)部等歸檔要求進行整理、匯總；5）資料室應(yīng)留存一份電子版資料文件，避免丟失；6）資料工程師應(yīng)根據(jù)檢驗批劃分方案編制資料過程監(jiān)控記錄表，對工程資料進行系統(tǒng)有效管理。及時資料工程師技術(shù)質(zhì)量部工程部物資部資料過程管理臺賬CSCECXJ-TD-B207026影像資料管理現(xiàn)場施工等應(yīng)留存影像資料電子版，并移交資料工程師分類、編碼、備案。及時各專業(yè)工程師資料工程師影像資料7編制竣工資料1）二、單位應(yīng)督促項目按要求形成竣工資料，包含整套竣工圖；2）竣工圖繪制要做好策劃，應(yīng)符合國家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，并盡可能將對結(jié)算有利內(nèi)容放入竣工圖。五方驗收完90d內(nèi)項目總工/商務(wù)經(jīng)理/資料工程師項目相關(guān)部門/二、單位科技質(zhì)量部竣工資料管理臺帳CSCECXJ-TD-B207038中建數(shù)字檔案館資料錄入1）按照中建數(shù)字檔案館檔案系統(tǒng)錄入要求按階段錄入2）各二級單位應(yīng)每半年統(tǒng)計、通報一次在建及竣工項目錄入情況。；隨時項目總工/資料工程師二單位辦公室/項目相關(guān)人員-9外部移交按照建設(shè)單位、城建檔案館歸檔要求移交資料，并完善移交手續(xù)。若因有關(guān)驗收節(jié)點未通過，除其外，其他移交資料也必須達到移交條件。按照當(dāng)?shù)丶昂贤箜椖靠偣べY料工程師采用各地制式表格10內(nèi)部歸檔內(nèi)部資料歸檔前，科技質(zhì)量部應(yīng)組織預(yù)驗收，預(yù)驗收通過后移交二級單位檔案室核查、各相關(guān)責(zé)任人填寫竣工技術(shù)資料歸檔審查表項目竣工資料移交確認(rèn)表與移交清單后辦理入庫。竣工備案完成后120d內(nèi)項目總工/資料工程師二、單位科技質(zhì)量部/檔案室項目竣工資料移交確認(rèn)表（詳《綜合辦公管理手冊》）11四庫一平臺錄入按照國家及地方管理要求協(xié)調(diào)相關(guān)方并及時錄入相關(guān)資料?？⒐浒竿瓿珊?20d內(nèi)項目經(jīng)理資料工程師資料工程師完成錄入后，發(fā)送截圖至市場部主責(zé)人員，由市場部聯(lián)合項目經(jīng)理推動政府審批工作。各級單位市場部項目經(jīng)理-竣工驗收檔案管理4、竣工圖繪制文字和數(shù)字的修改，應(yīng)采用下圖所示，并應(yīng)注明修改依據(jù)，修改依據(jù)應(yīng)注明編號和日期。對于少量修改的圖紙，圖形的修改應(yīng)碳素筆用旁圖所示叉改法，并應(yīng)注明修改依據(jù)，修改依據(jù)應(yīng)注明編號和日期。竣工驗收檔案管理4、竣工圖繪制竣工圖章示例竣工驗收檔案管理4、竣工圖繪制所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章，并應(yīng)符合下列規(guī)定：1.竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、監(jiān)理工程師、總監(jiān)理工程師。2.竣工圖章尺寸應(yīng)為：50mm×80mm。3.竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處?？⒐D的繪制與改繪應(yīng)符合國家現(xiàn)行有關(guān)制圖標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定?？⒐D應(yīng)填寫編制日期。日期中“年”應(yīng)用四位數(shù)字表示，“月”和“日”應(yīng)分別用兩位數(shù)字表示。（如：2013年4月1日應(yīng)填寫為“20130401”。）×竣工驗收檔案管理4、竣工圖繪制短邊W折疊標(biāo)題欄外露5、竣工資料容易出現(xiàn)的問題竣工驗收檔案管理1、工程名稱不統(tǒng)一2、過程資料前后矛盾3、資料的缺項及多余4、試驗報告問題5、資料原件問題6、簽字蓋章問題7、施工組織設(shè)計及方案審批問題8、施工日記問題9、技術(shù)交底不到位10、工程測量記錄問題11、施工報審問題12、材料報驗問題13、竣工圖問題14、聲像資料電子版問題竣工驗收檔案管理6、如何加快竣工資料歸檔1、加強各專業(yè)管理人員的資料意識和編制技能培訓(xùn)工程資料要求規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性、同步性兼?zhèn)?，實際上對過程資料的編制人員要求有較高的相關(guān)技能，項目上要提高對資料編制的重視程度，特別是加強資料的技能培訓(xùn)和過程管理。目前集團項目資料員主要負(fù)責(zé)收集整理工作，相關(guān)資料的編制職責(zé)主要歸集與各個部門，但資料軟件往往配備一套，造成各部門對編制軟件的需求時間相互沖突，難以及時編制，故此需要配備足夠數(shù)量的資料編制軟件，并要求資料員在開工前對編制人員進行使用培訓(xùn)和編制模版、編制要求的詳細(xì)講解，做到人人掌握相關(guān)技能。施工過程中，要強調(diào)工程報驗、材料試驗的標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證資料隨進度同步，同時由項目總工牽頭，對資料進行周或旬的定期核查，對于核查出的資料問題，僅靠資料員的協(xié)調(diào)管控，力度往往不足，這就要求自項目經(jīng)理、總工等項目領(lǐng)導(dǎo)層級給與足夠的重視，完善責(zé)任制度和考核制度，以制度進行約束?？⒐を炇諜n案管理6、如何加快竣工資料歸檔2、分包單位的資料管理分包單位的資料收集是工程資料管理中的難點，特別是在各別工程中，甲指分包的資料建設(shè)單位往往也要求總包單位代為收集歸檔，無管理權(quán)限、無約束機制的情況下，如何利用好建設(shè)單位和監(jiān)理單位的助力，是項目管理層需要重點溝通的問題。分包單位的資料收集，在工程前期“立規(guī)矩”十分重要，一般工程前期各單位的配合意愿和配合度都較好，工作做到前面，阻力和失誤就少得多，必須杜絕分包資料在竣工前再行收集，平時不管不問的情況，在合同和制度上，提前對分包資料收集、核查、獎懲做好約定，入場即按約定執(zhí)行，定期、分階段收集歸檔，對于分包單位的資料外包，一手交錢一手交資料的情況要提前摸排，提前對策；甲指分包單位的資料，要提前溝通業(yè)主是否有代收集的需求，與業(yè)主、監(jiān)理、甲指分包單位四方協(xié)商，獲得甲方授權(quán)，將甲指分包單位的資料考核與其工程款發(fā)放、總包單位對項目分包的管理考核掛鉤，加強總包單位管理的權(quán)威性?？⒐を炇諜n案管理6、如何加快竣工資料歸檔3、重視試驗資料在目前的機制下，試驗資料具有即時性和不可逆性，是技術(shù)部門盯控的重點。故此項目開工前期對檢試驗計劃的審核十分重要，必須確保不產(chǎn)生缺項和漏項，在過程試驗中，需重視不合格品的管理，及時反映，及時總結(jié)，對易發(fā)生的混凝土試塊強度不足、實體檢測強度不足、鋼筋連接件等問題專項專治，針對現(xiàn)場情況制定對策。4、公司層面制度對策竣工前提前三個月，由公司主管部門牽頭組織編制竣工項目收尾工作清單，項目層面制定竣備策劃，根據(jù)項目竣備驗收策劃目標(biāo)，分解細(xì)化工作內(nèi)容，明確時間，責(zé)任到人