物資編碼體系建設(shè)實(shí)施方案

1、關(guān)于實(shí)施物資編碼體系建設(shè)的建議方案博科世縱（北京）信息技術(shù)有限公司陳雪松chenxuesong物資編碼體系是廣電企業(yè)物資供應(yīng)鏈管理的基礎(chǔ)和底層標(biāo)準(zhǔn)之一，對(duì)于企業(yè)加強(qiáng)和優(yōu)化管理，提高信息化的建設(shè)水平，具有非常重要的作用。通過物資編碼體系的建設(shè)，可以理順企業(yè)內(nèi)部采購物流，技術(shù)管理和財(cái)務(wù)等相關(guān)部門的關(guān)系，而且可以理順信息化建設(shè)的思路，為后續(xù)打通各部門的“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)信息整合應(yīng)用，提高大宗物資采購管理，實(shí)現(xiàn)陽光采購、透明采購具有非常重要的作用。廣電行業(yè)集團(tuán)化管理以來，一個(gè)方面強(qiáng)調(diào)集中管控、降低成本、陽光采購和透明采購，另外一個(gè)方面強(qiáng)調(diào)靈活保障。各地區(qū)分子公司在工程建設(shè)，維護(hù)保障等方面，都有不同的物

2、資保障需求特點(diǎn)，必然要求在集中管控的前提下，實(shí)現(xiàn)靈活保障。建立統(tǒng)一的物資編碼體系，是滿足技術(shù)管理，各分子公司靈活保障的前提條件。一、物資編碼體系建設(shè)的意義（一）物資編碼體系混亂的原因物資編碼執(zhí)行不嚴(yán)格很多單位，沒有專門的人員和部門負(fù)責(zé)物資編碼工作，在編碼建立、編碼修改和編碼調(diào)整方面，沒有明確的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，隨意創(chuàng)立、調(diào)整和修改編碼，使得編碼出現(xiàn)混亂，數(shù)據(jù)錯(cuò)亂。物資分類不合理物資編碼實(shí)際上是物資分類的數(shù)字化體現(xiàn)，如果物資分類不合理，使得部分物資無類可歸或歸類錯(cuò)誤，同樣也會(huì)造成編碼混亂，數(shù)據(jù)錯(cuò)亂。編碼與物資屬性混用有些單位，簡單依托物資的屬性定編碼，造成了編碼與物資屬性對(duì)應(yīng)，一旦出現(xiàn)新產(chǎn)品或新的

3、技術(shù)指標(biāo)，就必須通過增加編碼的方式來體現(xiàn)物資屬性的變化，造成編碼混亂。過多的物資屬性進(jìn)入到編碼規(guī)則中，造成了物資編碼雜亂無章，冗余號(hào)段多，編碼效率不高。（二）物資編碼系統(tǒng)建設(shè)的意義物資編碼體系是物資供應(yīng)鏈管理的基礎(chǔ)性工作，通過物資編碼，可以準(zhǔn)確銜接需求和采購。通過編碼體系的建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理的“此物非彼物”，解決采購非所需，供應(yīng)非所需的問題。提高采購、倉儲(chǔ)保管和領(lǐng)用的準(zhǔn)確程度。通過編碼體系建設(shè)，可以理清物流采購與工程建設(shè)、客戶服務(wù)（機(jī)頂盒）、固定資產(chǎn)管理、維護(hù)維修和財(cái)務(wù)結(jié)算管理的關(guān)系。先有編碼體系，后又信息化。編碼系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)企業(yè)的信息化具有非常深遠(yuǎn)的影響。編碼方案是信息化的主數(shù)據(jù)，

4、持續(xù)貫通在企業(yè)的合同管理系統(tǒng)，采購管理系統(tǒng)，倉儲(chǔ)管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中使用，承擔(dān)了主索引的作用。通過物資編碼，準(zhǔn)備實(shí)物和庫存臺(tái)帳，財(cái)務(wù)賬的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。在過去的管理中，采購賬、庫存帳和財(cái)務(wù)賬信息不能共享，數(shù)據(jù)互相矛盾或不一致，無法應(yīng)對(duì)內(nèi)控和外審的需求。通過物資編碼體系，可以使庫存信息分享更及時(shí)，財(cái)務(wù)歸集更準(zhǔn)確，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)賬和實(shí)物賬的統(tǒng)一。二、物資編碼體系建設(shè)的基本原則（一）分類管理的原則根據(jù)管理和業(yè)務(wù)的需求，對(duì)物資進(jìn)行分類，不同的分類使用不同的管理方法。常見分類如下：種類物是指商品單品或部分之間沒有主要的差異，在使用上不需要做出區(qū)分。單品物是指單品之間需要做出區(qū)分，單品有

5、不同的流水序列號(hào)進(jìn)行管控，在入庫，出庫，維修、退廠等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要區(qū)分身份標(biāo)識(shí)。建立不同的分類，可以對(duì)不同種類的物資采用最合理的管理手段和管理流程，提高管理的效率，降低操作的不合理性。（二）內(nèi)部型號(hào)（規(guī)格）定編碼”的原則每種物資都有可能面對(duì)多個(gè)供應(yīng)商，而每個(gè)供應(yīng)商又有很多供應(yīng)商的型號(hào)規(guī)格。要實(shí)現(xiàn)非定向采購，必須建立內(nèi)部規(guī)格型號(hào)的概念，使得采購的物資滿足技術(shù)的需求。建立內(nèi)部的規(guī)格型號(hào)，是銜接技術(shù)部門和物流采購部門的有效手段，通過內(nèi)部的技術(shù)規(guī)格，實(shí)現(xiàn)技術(shù)上的互換性。（三）統(tǒng)一編碼結(jié)構(gòu)編碼結(jié)構(gòu)是未來對(duì)編碼進(jìn)行數(shù)字化展現(xiàn)的統(tǒng)一格式，也是在未來系統(tǒng)中的主數(shù)據(jù)。編碼結(jié)構(gòu)合理，用戶理解容易，操作簡便，系統(tǒng)效

6、率高，編碼結(jié)構(gòu)不合理，會(huì)導(dǎo)致使用不方便，維護(hù)變更頻繁，不能涵蓋所有的物資，沒有未來的發(fā)展空間等等問題。（四）嚴(yán)格編碼管理和編碼執(zhí)行有編碼體系，不代表能夠很好地使用和管理編碼。編碼體系還必須確定編碼的企業(yè)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)地位，明確主管部門，對(duì)編碼的調(diào)整和改變必須走相應(yīng)的管理流程。編碼體系還必須建立相應(yīng)的編碼協(xié)調(diào)和管理結(jié)構(gòu)，使得未來編碼對(duì)全局個(gè)業(yè)務(wù)模塊和系統(tǒng)都有規(guī)范和指引作用。（五）兼容性的原則企業(yè)內(nèi)部的編碼還必須建立與各供應(yīng)商編碼的對(duì)應(yīng)關(guān)系，指導(dǎo)供應(yīng)商在準(zhǔn)入，產(chǎn)品入圍等方面對(duì)應(yīng)企業(yè)的編碼。要是編碼能夠兼容供應(yīng)商、企業(yè)過去存在的編碼的能力，保證數(shù)據(jù)的平穩(wěn)割接。（六）擴(kuò)充性原則廣電技術(shù)日新月異，必須為未來技

7、術(shù)的升級(jí)換代留有充足的空間，保證滿足未來企業(yè)設(shè)備技術(shù)的進(jìn)步。三、物資編碼體系的目標(biāo)和內(nèi)容（一）因地制宜的確定企業(yè)的編碼原則（規(guī)則）企業(yè)物資編碼體系建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長期性的工作，涉及到企業(yè)管理的方方面，對(duì)企業(yè)優(yōu)化管理，提升業(yè)務(wù)處理效率，加強(qiáng)不同部門單位的協(xié)同，采集和分析數(shù)據(jù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策都具有非常重要的作用。（二）對(duì)物資進(jìn)行合理的分類，通過分類定管理流程和操作標(biāo)準(zhǔn)廣電行業(yè)涉及到物資設(shè)備近萬種，需要根據(jù)管理維度、業(yè)務(wù)緯度,技術(shù)緯度建立合理的分類，只有建立了合理的分類，才能確定不同分類的管理目標(biāo)，管理流程和操作標(biāo)準(zhǔn)。首先需要進(jìn)行分類調(diào)研。分類調(diào)研主要圍繞以下四個(gè)方面：工程建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)對(duì)編碼分類的

8、需求（技術(shù)約束條件）；物資管理的采購、倉儲(chǔ)，領(lǐng)用，固定資產(chǎn)，財(cái)務(wù)管理對(duì)物資編碼分類的需求（管理約束條件）；公司領(lǐng)導(dǎo)、職能部室、分公司對(duì)編碼體系建設(shè)的需求（統(tǒng)計(jì)、查詢和信息獲取條件）；符合操作習(xí)慣，能夠快速定位查找物資的需求（方便性約束條件）；項(xiàng)目組要拿出物資編碼分類建議書，建議書要按照四大需求的要求，提出分類方案。并對(duì)每個(gè)分類的物資管理提出明確的管理流程和操作標(biāo)準(zhǔn)博科世縱（北京）信息技術(shù)有限公司物資分類建議書大類子類細(xì)類技術(shù)需求管理需求統(tǒng)計(jì)需求方便性需求ooOOOO用戶終端機(jī)頂盒雙向高清機(jī)頂盒入庫掃碼出庫掃碼銷售掃碼退換貨掃碼返廠維修掃碼單獨(dú)歸類入財(cái)務(wù)客戶終端設(shè)備銷售收入。納入高清業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)。使

9、用原有隨機(jī)流水號(hào)編碼。（三）確定編碼結(jié)構(gòu)編碼結(jié)構(gòu)是數(shù)字化的基礎(chǔ)，是物資的“身份證號(hào)”，通過對(duì)物資編碼的管理，實(shí)現(xiàn)物資的全壽命的管理。編碼結(jié)構(gòu)的確定要體現(xiàn)高效、易用和靈活兼容，為未來的技術(shù)發(fā)展留有空“號(hào)段”，同時(shí)也要提高編碼效率，降低系統(tǒng)的非必要運(yùn)算內(nèi)容。工程器材編碼結(jié)構(gòu)（示例）第1、2位第3、4、5位第6、7位第8、9位編碼意義細(xì)類編碼名稱編碼類型編碼型號(hào)編碼位數(shù)2位3位2位2示例020020101編碼數(shù)字范圍01-99000-99900-9900-99舉例分配網(wǎng)器材接插件公制過電接頭L-9A對(duì)應(yīng)分類目錄位置三級(jí)目錄四級(jí)目錄五級(jí)目錄六級(jí)目錄備注對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)大類對(duì)應(yīng)名稱對(duì)應(yīng)類型對(duì)應(yīng)型號(hào)完整編碼小例0

10、20020101（四）編制物資編碼目錄編制物資編碼目錄是根據(jù)物資編碼原則（規(guī)則），按照物資分類，依據(jù)編碼結(jié)構(gòu)，賦予每種物資明確的編碼，并形成文字編碼目錄文件。編制物資編碼目錄，是編碼體系建設(shè)的落腳點(diǎn)，是最終的成果。編碼目錄一旦建立以后，今后的各項(xiàng)工作如管理流程的建立和修改、信息系統(tǒng)的建設(shè)開發(fā)，采購和供應(yīng)都必須以編碼目錄為依據(jù)，保證編碼目錄權(quán)威性和唯一性。（五）編碼的割接方案企業(yè)過去都使用一套或多套編碼結(jié)構(gòu)，編碼的割接方案是：1、對(duì)原編碼結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，建立與新編碼結(jié)構(gòu)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。2、割接方案的技術(shù)保障辦法（數(shù)據(jù)庫修改，數(shù)據(jù)庫增加記錄等方式）四、物資編碼體系建設(shè)的實(shí)施計(jì)劃（一）組織保證成立編碼體系

11、建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，確定內(nèi)部和外部專家，形成編碼體系建設(shè)的決策機(jī)構(gòu)；成立編碼體系建設(shè)項(xiàng)目小組，確定企業(yè)相關(guān)部門，外部咨詢顧問的人員組成，形成編碼體系建設(shè)的執(zhí)行部門；聘請(qǐng)外部專業(yè)咨詢公司，對(duì)物資編碼體系建設(shè)進(jìn)行咨詢和輔導(dǎo)（二）擬制編碼體系建設(shè)原則（規(guī)則）編碼體系建設(shè)項(xiàng)目小組應(yīng)當(dāng)充分考慮外部和內(nèi)部的現(xiàn)狀，根據(jù)各部門的有關(guān)需求，結(jié)合現(xiàn)實(shí)，考慮未來，擬定編碼體系建設(shè)原則（規(guī)則）。（三）擬定物資分類，確定物資分類的管理流程和操作標(biāo)準(zhǔn)建立物資的業(yè)務(wù)分類，管理分類，進(jìn)而提出針對(duì)性的管理流程和操作標(biāo)準(zhǔn)。比如機(jī)頂盒屬于終端用戶設(shè)備，那么其管理的流程應(yīng)該涵蓋采購，銷售、退換、返廠維修（質(zhì)保期內(nèi)和質(zhì)保期外），按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，在采購入庫，銷