DB14-T2498-2022檢驗檢測機構人員技術檔案管理指南

DB14/T2498—2022

檢驗檢測機構人員技術檔案管理指南

1范圍

本文件提供了檢驗檢測機構人員技術檔案管理的指導和建議，給出了總則、歸檔范圍、管理、應用、

維護與改進、保管與處置等方面內容。

本文件適用檢驗檢測機構人員技術檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

RB/T214—2107檢驗檢測機構資質認定能力評價檢驗檢測機構通用要求

CNAS-CL01：2018檢測和校準實驗室能力認可準則

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1

檢驗檢測機構人員

檢驗檢測機構中從事技術管理和專業(yè)技術工作的人員，包括但不限于：管理層、技術負責人、質量

負責人、授權簽字人、提出意見和解釋的人員、內審員、質量監(jiān)督員、操作各類儀器設備、從事檢驗檢

測、抽（采）樣人員、合同評審人員、樣品管理人員、技術檔案管理人員、儀器設備管理人員等。

4總則

4.1檢驗檢測機構宜明確人員技術檔案全程化和集中化管理的職能部門。

4.2負責人員技術檔案的部門宜指定專人進行技術檔案的管理工作。負責技術檔案管理的工作人員熟

悉檔案管理的法律、法規(guī)和政策，具有檔案管理專業(yè)知識與技能，嚴格遵守檔案管理的保密規(guī)定是十分

必要的。

4.3有條件的檢驗檢測機構宜按GB/T18994的要求建立專業(yè)技術檔案計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化管

理。

4.4歸檔范圍、管理、利用與服務、維護與改進、保管與處置是檢驗檢測機構人員技術檔案管理的關

鍵環(huán)節(jié)，相關指南見第5章～第9章。

4.5人員技術檔案的內容根據不同工作崗位職責可以包括第5章中的全部內容，也可以只包含其中若

干項，但是滿足RB/T214—2017和CNAS-CL01：2018要求是至關重要的。

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4.6本文件建議收集和管理的人員技術檔案，其規(guī)格除特殊外部文件外，紙張大小宜采用A4規(guī)格。

5歸檔范圍

5.1歸檔內容

宜考慮基本材料；職業(yè)資格、任職要求、評（聘）專業(yè)技術職稱（職務）材料；社會團體材料；授

權（任命）證明材料；教育、培訓材料；科研項目材料；論文、論著、標準及發(fā)明專利材料；能力監(jiān)控

材料等。

5.2基本材料

基本材料宜考慮以下內容：

——身份證；

——人員履歷表；

——畢業(yè)證；

——學位證書；

——英語等級證書；

——計算機等級證書；

——人事（勞動）合同；

——專業(yè)技術人員年度考核登記表；

——檢驗檢測人員公正性和保密承諾書；

——人員離職證明相關資料等。

5.3職業(yè)資格、任職要求、評（聘）專業(yè)技術職稱（職務）材料

職業(yè)（任職）資格、評（聘）專業(yè)技術職稱（職務）材料宜考慮以下內容：

——專業(yè)技術資格證書；

——專業(yè)技術聘任證書；

——職業(yè)資格證書；

——技術比武、勞動競賽獲獎證書等。

5.4參加社會團體材料

參加社會團體材料宜考慮以下內容：

——理事證書；

——委員證書；

——其他技術類聘書等。

5.5授權（任命）證明材料

授權（任命）證明材料宜考慮以下內容：

——最高管理層；

——技術負責人；

——質量負責人；

——提出意見和解釋的人員；

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——質量監(jiān)督員；

——內審員；

——檢驗檢測；

——儀器設備操作；

——抽（采）樣；

——合同評審人員等。

5.6教育、培訓材料

教育、培訓材料宜考慮以下內容：

——內部培訓登記表；

——培訓結果評價表；

——進修學習證明；

——專業(yè)學術會議/科技研討會邀請函/通知書；

——繼續(xù)教育、專業(yè)技術培訓證書等。

5.7科研項目材料

科研項目材料宜考慮以下內容：

——項目/課題/成果專業(yè)技術工作立項、過程、驗收證明材料；

——結題、鑒定證書；

——獲獎證書等。

5.8論文、論著、標準及發(fā)明專利材料

論文、論著、標準及發(fā)明專利材料宜考慮以下內容：

——論文、論著、軟著；

——發(fā)布的標準文本及其他公告、備案等文件；

——發(fā)明及實用新型專利證書；

——專利轉化成果證明材料；

——技術報告等。

5.9能力監(jiān)控材料

能力監(jiān)控材料宜考慮以下內容：

——參加新檢驗檢測項目的相關材料；

——能力驗證結果、證明；

——人員監(jiān)督及評價記錄；

——人員監(jiān)控及評價記錄

——人員能力評價確認記錄等。

6管理

6.1收集

6.1.1人員技術檔案管理者全面、完整、客觀、真實、及時地收集每位機構人員的技術材料是至關重

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要的。

6.1.2人員技術檔案管理者收集每位機構人員第5章中相關材料時，宜先核驗確認所有原件準確無誤，

再復印所有材料，然后將原件退還回，保留復印件。

6.1.3人員技術檔案管理者宜主動提醒新入職人員，在規(guī)定的時間內提交第5章中相關的技術材料。

6.1.4檢驗檢測機構人員符合第5章中的技術材料存在更新或新生成時，如參加新的培訓活動、發(fā)表

新的專業(yè)論文等，宜主動向技術檔案管理者提交新生成的技術材料。

6.1.5人員技術檔案管理者宜按照策劃的周期，核查確認本機構人員第5章中的尤其是動態(tài)生成的技

術材料是否全部收集。

6.2整理與歸檔

6.2.1人員技術檔案宜按照一人一檔的原則進行整理歸檔。

6.2.2人員技術檔案材料宜按照生成的時間、材料內容的主次關系進行排列，做到目錄清楚、分類準

確、編排有序是至關重要的，可以參照附錄A進行分類。

6.2.3對人員技術檔案宜進行紙質版與數(shù)字化同步編目，分類排列。

7應用

7.1人員技術檔案的應用遵守資質認定和實驗室認可相關保密原則是至關重要的。借閱、歸還時宜履

行登記手續(xù)。

7.2資質認定管理部門和中國合格評定國家認可委員評審組開展現(xiàn)場或遠程評審時，檢驗檢測機構宜

按照評審專家的要求，提供相關人員的技術檔案。

7.3檢驗檢測機構按策劃的周期開展內部審核和管理評審時，關注人員技術檔案的管理情況是十分必

要的。

7.4檢驗檢測機構制定人員培訓方案或計劃時，宜查閱人員技術檔案，科學地識別培訓需求。

7.5檢驗檢測機構宜根據人員技術檔案開展人員技術能力評價工作。

7.6機構人員離職時，檢驗檢測機構宜根據人員技術檔案向離職人員出具相關從業(yè)技術證明。

8維護與改進

由于管理政策和規(guī)定要求變更；外部評審、內部審核和管理評審發(fā)現(xiàn)等原因，人員技術檔案需要補

充或更新時，檢驗檢測機構宜按照相關程序及本文件的規(guī)定采取維護與改進措施。

9保管與處置

9.1與檢驗檢測機構簽訂勞動合同的人員其技術檔案宜保管至其離職時當期資質認定和/或實驗室認

可有效期滿后，再保存6年。與檢驗檢測機構簽訂人事關系的人員技術檔案，其退休或辭職后應保存至

當期資質認定和/或實驗室認可有效期滿后，再保存6年。

9.2當人員技術檔案滿足保管期限后銷毀時，宜參照國家關于檔案銷毀的相關規(guī)定和程序執(zhí)行。

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A

A

附錄A

（資料性）

人員技術檔案目錄

人員技術檔案目錄格式見表A.1人員技術檔案目錄。

表A.1人員技術檔案目錄

姓名：上崗證編號：

序號相關資料數(shù)量備注

身份證□

1人員履歷表□

專業(yè)技術人員年度考核登記表□

畢業(yè)證、學位證書□

2

英語等級證書、計算機等級證書□

3人事（勞動）合同□

專業(yè)技術資格證書□

4專業(yè)技術聘任證書□

職業(yè)資格證書□

理事聘書□

5委員證書□

其他技術類聘書□

上崗證明材料□

6

授權證明文件□

培訓計劃表□

培訓通知書□

7培訓結果評價表□

進修學習證明□

專業(yè)學術會議/科技研討會邀請函/通知書/參會證□

項目/課題/成果專業(yè)技術工作立項、過程、驗收證明材料□

8完成證書□

獲獎證書□

論文□

9

技術報告□

發(fā)明及實用新型專利證書□

10

專利轉讓成果證書□

開展新檢驗檢測項目可研性報告、立項報告、模擬試驗、方法驗證、儀器

設備比對、人員比對、結果評價記錄□

11能力驗證任務書、原始記錄、結果證書□

授權簽字人證明□

監(jiān)督及評價記錄、監(jiān)控及評價記錄□

注：有相關資料的資料名稱后面的□處打√，歸檔資料包括但不限于以上信息。

5

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參考文獻

[1]GB/T11821—2002照片檔案管理規(guī)范

[2]GB/T11822—2008科技檔案卷內目錄格式

[3]GB/T22272—2008良好實驗室規(guī)范建議性文件建立和管理符合良好實驗室規(guī)范原則的檔

案

[4]DA/T1—2000檔案工作基本術語

[5]DA/T15—1995磁性載體檔案管理與保護

[6]DA/T22—2015歸檔文件整理規(guī)則

6

ICS03.120.20

CCSA09

14

山西省地方標準

DB14/T2498—2022

檢驗檢測機構人員技術檔案

管理指南

2022-08-09發(fā)布2022-11-08實施

山西省市場監(jiān)督管理局??發(fā)布

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1范圍

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維護與改進、保管與處置等方面內容。

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僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

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