新冠會議管理制度

新冠會議管理制度新冠會議管理制度

第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范新冠疫情期間公司會議的組織與管理，確保會議效率與效果，同時遵循國家疫情防控的相關(guān)規(guī)定，保障參會人員健康安全。會議管理應(yīng)遵循高效、簡潔、務(wù)實、安全的原則。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類新冠疫情防控相關(guān)的會議，包括但不限于疫情工作匯報會、防控措施討論會、應(yīng)急處理協(xié)調(diào)會等。

第三條會議分類

根據(jù)會議的性質(zhì)與內(nèi)容，將會議分為以下幾類：

1.定期會議：按照既定周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等；

2.臨時會議：因疫情防控需要，臨時組織召開的會議；

3.專題會議：針對特定疫情防控議題召開的會議。

第四條參會人員

會議組織者應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)與議題，合理確定參會人員范圍。參會人員應(yīng)具備以下條件：

1.與會議議題相關(guān)，具備相關(guān)業(yè)務(wù)知識或職責(zé)；

2.體溫正常，無發(fā)熱、咳嗽等癥狀；

3.按照疫情防控要求，已完成健康監(jiān)測、隔離等相關(guān)措施；

4.佩戴口罩，保持安全距離。

第五條會議時間與地點

會議組織者應(yīng)合理安排會議時間與地點，充分考慮參會人員的作息時間、工作安排以及疫情防控要求。會議地點應(yīng)選擇寬敞、通風(fēng)良好的場所。

第六條會議通知

會議組織者應(yīng)在會議召開前至少一天，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點、議程等內(nèi)容。參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時回復(fù)確認。

第七條疫情防控措施

會議組織者與參會人員應(yīng)嚴格遵守以下疫情防控措施：

1.會議前，對會議室進行全面消毒；

2.會議期間，保持會議室通風(fēng)；

3.參會人員保持安全距離，佩戴口罩；

4.減少紙質(zhì)文件發(fā)放，鼓勵使用電子文件；

5.會議結(jié)束后，對會議室進行再次消毒。

第八條保密與宣傳

會議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息或疫情防控敏感信息，參會人員應(yīng)嚴格保密。同時，會議組織者應(yīng)加強會議成果的宣傳，提高全體員工的疫情防控意識。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者根據(jù)疫情防控需要，明確會議主題、目標、議程等內(nèi)容，制定會議方案。

2.確定會議時間、地點，考慮參會人員數(shù)量、疫情防控要求等因素，選擇合適的會議室。

3.會議組織者提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程等，并要求參會人員做好會前準備。

4.參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時回復(fù)確認，如有特殊情況無法參加，需提前告知會議組織者。

二、會議簽到

1.會議開始前，設(shè)置簽到臺，準備簽到表、體溫槍等物品。

2.參會人員到達會議室后，首先進行體溫檢測，正常后方可簽到。

3.會議組織者對參會人員進行健康詢問，了解近期身體狀況、接觸史等，確保參會人員符合疫情防控要求。

三、會議議程

1.會議主持人按照預(yù)定議程主持會議，確保會議有序進行。

2.會議期間，各議題負責(zé)人對議題進行匯報、討論，參會人員積極參與，提出建設(shè)性意見。

3.會議組織者對會議內(nèi)容進行記錄，特別是疫情防控相關(guān)措施、決策等。

四、疫情防控措施落實

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持安全距離，佩戴口罩。

2.會議組織者應(yīng)確保會議室通風(fēng)良好，減少人員密集。

3.如有需要，會議組織者可安排專門人員對會議室進行消毒。

4.會議結(jié)束后，提醒參會人員做好個人衛(wèi)生，離開會議室。

五、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議進行簡要總結(jié)，梳理會議成果，明確下一步工作計劃。

2.會議組織者將會議紀要整理成文，并在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給參會人員。

3.參會人員根據(jù)會議內(nèi)容，及時調(diào)整工作方向，確保疫情防控工作的有效落實。

六、會后反饋

1.會議組織者收集參會人員的意見和建議，對會議流程、疫情防控措施等進行持續(xù)優(yōu)化。

2.參會人員對會議效果、疫情防控措施等進行評價，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議組織者或指定專人負責(zé)整理會議紀要，確保紀要內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議主題、時間、地點、參會人員、主要議題、討論結(jié)果、決策事項、責(zé)任分配及完成時限等。

3.會議紀要編制完成后，由會議組織者審核，并在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給所有參會人員，以便大家了解會議內(nèi)容和后續(xù)工作要求。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任部門或人員根據(jù)會議紀要中的決策事項，制定具體實施方案，并按計劃執(zhí)行。

2.會議組織者或指定專人負責(zé)跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，確保各項工作按照既定時間節(jié)點推進。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時反饋給會議組織者，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決。

三、會議紀要的跟進與評估

1.定期對會議決策的執(zhí)行情況進行評估，了解工作進展、存在的問題及改進措施。

2.會議組織者可根據(jù)實際情況，調(diào)整工作計劃，確保會議決策的有效實施。

3.對會議紀要中提出的改進措施和責(zé)任分配，進行跟蹤監(jiān)督，確保各項措施落到實處。

四、信息反饋與溝通

1.各責(zé)任部門或人員應(yīng)主動向上級領(lǐng)導(dǎo)或會議組織者匯報工作進展，及時反饋問題。

2.會議組織者建立信息反饋機制，鼓勵參會人員提出意見和建議，不斷優(yōu)化會議紀要的跟蹤落實工作。

3.定期召開會議，對會議紀要的執(zhí)行情況進行匯報和討論，促進各部門之間的溝通與協(xié)作。

五、持續(xù)改進與優(yōu)化

1.根據(jù)會議紀要的跟蹤落實情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會議管理流程。

2.對疫情防控相關(guān)會議紀要的執(zhí)行情況進行重點分析，查找不足，完善疫情防控措施。

3.通過持續(xù)改進，提高會議效率，確保會議成果的有效轉(zhuǎn)化。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂與使用

1.會議室預(yù)訂：各部門或單位需提前向行政管理部門或指定負責(zé)人預(yù)訂會議室，并提供會議主題、參會人數(shù)、使用時間等信息。

2.行政管理部門或指定負責(zé)人根據(jù)預(yù)訂信息，合理安排會議室，確保會議順利進行。

3.會議室使用：會議開始前，預(yù)訂部門或單位應(yīng)提前進入會議室，做好會前準備工作。

二、會議室配置與維護

1.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

2.定期對會議室設(shè)施設(shè)備進行檢查、維護，確保設(shè)備正常運行。

3.會議室布置：根據(jù)會議主題和參會人數(shù)，合理布置會議室，確保參會人員舒適、便捷。

三、會議室衛(wèi)生與消毒

1.加強會議室的日常衛(wèi)生清潔工作，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.疫情防控期間，會議前后應(yīng)對會議室進行消毒處理，特別是桌面、座椅、門把手等高頻接觸部位。

3.配置適量的消毒液、洗手液等防疫用品，方便參會人員使用。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防安全、用電安全等。

2.會議組織者應(yīng)了解會議室的安全設(shè)施及應(yīng)急預(yù)案，確保參會人員的人身安全。

3.加強對會議室的巡查，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入。

五、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)范，保持安靜，不隨意移動設(shè)施設(shè)備。

2.會議結(jié)束后，應(yīng)及時清理會議室，將物品歸位，關(guān)閉設(shè)施設(shè)備。

3.會議組織者應(yīng)監(jiān)督參會人員遵守會議室使用規(guī)范，共同維護良好的會議環(huán)境。

六、會議室資源共享與優(yōu)化

1.行政管理部門可根據(jù)實際情況，合理調(diào)配會議室資源，提高會議室使用效率。

2.鼓勵采用視頻會議、電話會議等遠程會議形式，減少對實體會議室的依賴。

3.定期收集會議室使用意見和建議，不斷優(yōu)化會議室管理規(guī)定，提升會議體驗。

第五章附則

本制度的解釋權(quán)歸公司