教育機構學籍檔案管理制度

教育機構學籍檔案管理制度第一章總則為加強教育機構學籍檔案管理，保障學籍檔案的安全性和有效利用，依據國家相關法規(guī)及機構內部規(guī)定，制定本管理制度。學籍檔案是記錄學生個人信息、學習經歷、成績、獎懲等重要信息的文件，是教育機構了解和管理學生的重要依據，同時也是學生升學、就業(yè)的重要憑證。第二章適用范圍本制度適用于本教育機構所有在讀學生的學籍檔案管理工作。包括全日制、非全日制、成人教育等各類學生的學籍檔案。所有教職員工、管理人員均需遵守本制度，確保學籍檔案的規(guī)范管理。第三章學籍檔案的收集與歸檔學籍檔案的收集與歸檔由教務處負責，具體管理流程如下：1.檔案內容學籍檔案應包括但不限于以下材料：招生錄取通知書、學生登記表、個人簡歷、在校成績單、獎懲記錄、轉學申請、學費繳納記錄、畢業(yè)證書及其他相關證件復印件。2.材料要求所有歸檔材料必須字跡清晰、內容完整、真實有效，如發(fā)現(xiàn)不符合要求的材料，教務處有權要求補充或更正。3.檔案分類學籍檔案應按照學年、班級進行分類，并按學號順序排列，以便于日后查閱和管理。4.檔案歸檔每學年結束后，教務處應對本學年的學籍檔案進行整理、歸檔，并保存至專門的檔案室。第四章學籍檔案的保管為確保學籍檔案的安全，教務處應采取以下保管措施：1.檔案存放學籍檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜需具備防潮、防火、防盜功能，確保檔案的完整性和安全性。2.責任人教務處需指定專人負責檔案管理，確保檔案的日常維護和管理，定期檢查檔案柜的安全性。3.檔案記錄對新收進的學籍檔案需進行編號登記，確保檔案可追溯性。每年應對檔案進行一次全面的檢查和核對，確保無遺漏、無損壞。第五章學籍檔案的查閱與借用為維護學籍檔案的安全性，查閱與借用需遵循以下規(guī)定：1.查閱申請學生或外單位人員需查閱學籍檔案時，需向教務處提交書面申請，說明查閱目的。教務處在核實申請后予以批準。2.借用規(guī)定學籍檔案原則上不外借，如有特殊情況需借用，需經教育機構領導批準。借用期間，借用人須妥善保管檔案，嚴禁涂改、拆換。3.查閱記錄查閱檔案時，教務處需填寫查閱記錄，包括查閱人姓名、查閱時間、查閱目的及注意事項等，以備后續(xù)核查。第六章學籍檔案的轉遞學籍檔案的轉遞工作需遵循如下原則：1.轉遞申請學生轉學或畢業(yè)時，教務處需接到學生的正式申請，并審核其材料。2.檔案密封教務處在轉遞學籍檔案時，需對檔案進行密封處理，禁止個人隨意攜帶。轉遞檔案需填寫轉遞通知單，并通過郵寄或專人遞送等安全渠道進行轉遞。3.確認收件對于轉進的學籍檔案，接收單位需及時核對，確認無誤后辦理通知單回執(zhí)，確保檔案在轉遞過程中的安全。第七章學籍檔案的更新與維護為了保持學籍檔案的真實有效，教務處需定期對學籍檔案進行更新與維護：1.信息更新學生信息如變更（例如姓名、聯(lián)系方式、家庭住址等），需及時向教務處提交變更申請，教務處應及時更新檔案信息。2.檔案維護教務處需定期檢查學籍檔案的完整性，發(fā)現(xiàn)缺失或損壞的材料，需及時進行補充或修復。3.隱私保護學籍檔案應嚴格遵循相關法律法規(guī)，保護學生個人隱私，未經授權，任何人不得隨意查閱或使用他人檔案。第八章監(jiān)督機制為確保學籍檔案管理制度的有效實施，建立完善的監(jiān)督機制：1.監(jiān)督責任教務處應定期組織內部審計，檢查學籍檔案的管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案管理的規(guī)范性。2.反饋渠道學生、教職員工可通過設立的反饋渠道，向教務處反映學籍檔案管理中存在的問題，教務處需及時處理并反饋。3.評估機制教務處應定期對學籍檔案管理制度的執(zhí)行效果進行評估，收集意見和建議，并進行必要的制度修訂，以適應不斷變