學校精簡會議管理制度

學校精簡會議管理制度第一章總則

一、為了加強學校會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)學校實際情況，特制定本制度。

二、本制度適用于學校內(nèi)各類會議的組織、召開、管理和監(jiān)督。

三、會議應當堅持以下原則：

1.精簡、高效、務實；

2.集中精力，解決問題；

3.盡量減少對正常教學、科研和工作秩序的影響；

4.重視會議紀要的跟蹤落實。

四、會議分為全校性會議、部門會議和專題會議。全校性會議由校長或副校長主持，部門會議由各部門負責人主持，專題會議由相關事項負責人主持。

五、會議召開應當遵循以下程序：

1.提交會議議題；

2.報請主管領導審批；

3.確定會議時間、地點、參會人員；

4.發(fā)布會議通知；

5.會前準備；

6.召開會議；

7.會議紀要的整理與發(fā)布；

8.會議紀要的跟蹤落實。

六、學校設立會議室，用于召開各類會議。會議室的管理和使用應當遵守第四章的規(guī)定。

七、學校鼓勵利用現(xiàn)代信息技術手段，如視頻會議、網(wǎng)絡會議等，減少現(xiàn)場會議次數(shù)，提高會議效率。

八、本制度的解釋權歸學校行政管理處。

九、本制度自發(fā)布之日起實施。原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如需修訂本制度，由學校行政管理處提出方案，報請校長辦公會議審議通過后實施。

第二章會議流程

一、會議議題的提交與審批

1.會議議題應圍繞學校中心工作，緊密結(jié)合教學、科研、管理等重要事項。

2.會議議題提交前，相關部門應充分調(diào)查研究，明確議題背景、目標、解決方案等。

3.全校性會議議題由各部門負責人向校長或副校長提出，部門會議議題由部門內(nèi)部相關人員提出。

4.提交會議議題時，應填寫《會議議題申報表》，明確議題名稱、申報部門、聯(lián)系人、議題背景、目標、解決方案等。

5.會議議題經(jīng)主管領導審批同意后，方可列入會議議程。

二、會議通知與籌備

1.會議時間、地點確定后，由會議組織者發(fā)布會議通知，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等。

2.會議通知應提前一定時間發(fā)布，以便參會人員做好準備工作。

3.會議組織者應提前做好會議場地、設備、資料等準備工作。

三、會議召開

1.會議主持人應嚴格按照議程組織會議，確保會議有序進行。

2.會議主持人要充分調(diào)動與會人員的積極性，鼓勵大家發(fā)表意見，形成共識。

3.會議期間，與會人員應遵守會議紀律，不隨意離場，不接打電話，確保會議效果。

四、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議紀要應真實、全面、準確地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論事項、決策結(jié)果等。

2.會議紀要由會議組織者或指定專人負責整理，經(jīng)主管領導審核后發(fā)布。

3.會議紀要應在會議結(jié)束后的一定時間內(nèi)完成整理，并及時發(fā)送給與會人員。

五、會議紀要的跟蹤落實

1.會議決策事項應明確責任部門、責任人和完成時限。

2.責任部門應按照會議紀要的要求，認真組織落實，并及時向主管領導報告落實情況。

3.學校行政管理處負責對會議決策事項的落實情況進行監(jiān)督、檢查，確保會議決策落地生根。

六、會議總結(jié)與反饋

1.會議結(jié)束后，會議組織者應收集與會人員的意見和建議，對會議效果進行評估。

2.會議總結(jié)報告應包括會議取得的成果、存在的問題、改進措施等，并在一定范圍內(nèi)進行反饋。

3.會議總結(jié)與反饋有助于不斷提高會議質(zhì)量，促進學校各項工作有序推進。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議決策事項的責任劃分

1.會議紀要中應明確每項決策的具體責任部門、責任人和完成時限。

2.責任部門應指定專人負責會議決策事項的落實工作，確保決策事項得到有效執(zhí)行。

3.責任人應主動作為，積極協(xié)調(diào)相關部門和人員，確保決策事項按時完成。

二、會議紀要的落實監(jiān)督與評估

1.學校行政管理處應設立專門機構或指定專人負責對會議決策事項的落實情況進行監(jiān)督、檢查。

2.監(jiān)督檢查人員應定期對會議決策事項的落實進度進行跟蹤了解，確保各項工作按計劃推進。

3.對會議決策落實情況進行評估，分析存在的問題和不足，提出改進措施。

三、會議紀要落實情況的反饋與報告

1.責任部門應在會議決策事項完成后，及時向主管領導報告落實情況。

2.報告內(nèi)容應包括決策事項的完成情況、取得的效果、存在的問題及原因分析等。

3.行政管理處應將各部門落實情況匯總，形成報告，向?qū)W校領導層匯報。

四、會議紀要落實結(jié)果的運用

1.會議決策事項的落實結(jié)果應作為相關部門和人員考核、評價的重要依據(jù)。

2.對落實不力、工作拖延的部門和個人，應視情況給予通報批評、績效考核等處理。

3.對落實效果顯著的部門和個人，應給予表彰和獎勵，激發(fā)廣大教職工的工作積極性。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要整理完成后，應按照學校檔案管理規(guī)定進行歸檔，以便查閱和追溯。

2.會議紀要歸檔應確保信息安全，嚴格控制查閱范圍，防止泄露學校內(nèi)部信息。

3.學校教職工因工作需要查閱會議紀要的，應向行政管理處提出申請，經(jīng)審批同意后，方可查閱。

六、持續(xù)改進與優(yōu)化會議紀要跟蹤落實機制

1.學校應不斷總結(jié)會議紀要跟蹤落實的經(jīng)驗教訓，優(yōu)化落實流程和機制。

2.定期組織培訓和研討，提高相關人員對會議紀要落實工作的認識和能力。

3.加強信息化建設，利用現(xiàn)代技術手段提高會議紀要跟蹤落實的效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室的預訂與使用

1.會議室預訂采取預約制度，各部門需提前向行政管理處提出申請，填寫《會議室預約申請表》。

2.行政管理處根據(jù)會議室使用情況，統(tǒng)籌安排，確保會議的順利進行。

3.會議室使用應遵循優(yōu)先保障全校性會議、重要專題會議的原則。

二、會議室設備與管理

1.學校應定期檢查會議室設備，確保設備正常運行。

2.會議室設備使用前，使用人員應進行簡要培訓，掌握設備操作方法。

3.使用會議室期間，應愛護設備，遵守設備操作規(guī)程，如發(fā)生故障，應及時報告行政管理處。

三、會議室環(huán)境與布置

1.會議室應保持整潔、安靜，嚴禁在會議室內(nèi)吸煙、進食。

2.會議室內(nèi)應配置必要的辦公設施、資料架等，以滿足會議需求。

3.會議室內(nèi)布置應簡潔大方，符合會議主題。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，應確保消防安全，遵守學校消防安全管理規(guī)定。

2.會議室內(nèi)應加強信息安全，嚴禁泄露學校內(nèi)部信息。

3.會議結(jié)束后，責任人應檢查會議室，確保無遺漏重要文件和物品。

五、會議室使用費用

1.學校內(nèi)部會議使用會議室，原則上不收取費用。

2.對外部租賃會議室，可根據(jù)實際情況收取一定費用，費用標準由行政管理處制定。

3.費用收取應遵循公開、透明的原則，納入學校財務統(tǒng)一管理。

六、會議室的維護與優(yōu)化

1.定期對會議室進行維護保養(yǎng)，確保設施設備處于良好狀態(tài)。

2.根據(jù)學校發(fā)展和會議需求，適時對會議室進行改造和升級。

3.廣泛聽取意見和建議，不斷提高會議室管理水平，為學校會議提供優(yōu)質(zhì)服務。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸學校行