會議會務(wù)籌備與場地布置制度

會議會務(wù)籌備與場地布置制度會議會務(wù)籌備與場地布置制度第一章總則第一條為規(guī)范公司會議會務(wù)籌備與場地布置工作，提高會議效率，確保會議效果，特制定本制度。第二條本制度適用于公司內(nèi)部所有會議的籌備與場地布置工作。第三條會議會務(wù)籌備與場地布置工作應(yīng)遵循以下原則：1.依法合規(guī)原則：遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司相關(guān)規(guī)定。2.實(shí)效原則：確保會議順利進(jìn)行，提高會議效率。3.節(jié)約原則：合理利用資源，降低成本。4.良好形象原則：展示公司形象，提升品牌價值。第二章籌備工作第四條會議籌備1.會議組織者根據(jù)會議目的、參會人員、時間、地點(diǎn)等要求，提前一個月向會務(wù)組提交會議申請。2.會務(wù)組根據(jù)會議申請，制定會議籌備方案，包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、議程、預(yù)算等。3.會務(wù)組與相關(guān)部門溝通，協(xié)調(diào)會議所需的資源，如場地、設(shè)備、人員等。4.會務(wù)組對參會人員進(jìn)行通知，包括會議時間、地點(diǎn)、議程等。第五條場地預(yù)訂與準(zhǔn)備1.會務(wù)組根據(jù)會議需求，提前一個月向場地管理部門提出場地預(yù)訂申請。2.場地管理部門根據(jù)申請，安排會議場地，包括會議室、演講臺、座椅、音響、投影儀等設(shè)施。3.會務(wù)組與場地管理部門溝通，確保場地布置滿足會議需求。第六條設(shè)備與物資準(zhǔn)備1.會務(wù)組根據(jù)會議需求，提前一周向相關(guān)部門申請?jiān)O(shè)備與物資，如投影儀、音響、話筒、筆記本、文具等。2.部門根據(jù)申請，及時提供所需設(shè)備與物資。3.會務(wù)組對設(shè)備與物資進(jìn)行檢查，確保其功能正常。第七條參會人員接待1.會務(wù)組提前一周向接待部門發(fā)送參會人員名單，包括姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等。2.接待部門負(fù)責(zé)參會人員的接待工作，包括接送站、住宿安排、餐食安排等。第八條宣傳與報道1.會務(wù)組提前一周向公司內(nèi)部發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點(diǎn)、議程等。2.宣傳部門負(fù)責(zé)會議報道工作，包括會議前的預(yù)熱宣傳、會議過程中的實(shí)時報道以及會議結(jié)束后的總結(jié)報道。第三章場地布置第九條場地布置原則1.場地布置應(yīng)簡潔、大方，突出會議主題。2.場地布置應(yīng)考慮到參會人員的舒適度。3.場地布置應(yīng)符合公司形象。第十條場地布置內(nèi)容1.會議室：會議室應(yīng)布置會議桌椅、演講臺、音響、投影儀等設(shè)施。2.演講臺：演講臺應(yīng)放置演講稿、話筒、筆記本等。3.休息區(qū)：休息區(qū)應(yīng)放置茶水、點(diǎn)心等。4.橫幅與海報：根據(jù)會議主題，在顯眼位置懸掛橫幅、海報等宣傳資料。第十一條場地布置注意事項(xiàng)1.布置過程中，注意安全，避免損壞場地設(shè)施。2.布置完成后，對場地進(jìn)行清潔，確保會議環(huán)境整潔。3.布置過程中，與相關(guān)部門保持溝通，確保場地布置滿足會議需求。第四章會后工作第十二條會后清理1.會議結(jié)束后，會務(wù)組負(fù)責(zé)場地及設(shè)備的清理工作。2.會務(wù)組與接待部門溝通，對參會人員進(jìn)行反饋，了解會議效果。第十三條資料歸檔1.會務(wù)組將會議籌備、場地布置、參會人員名單、會議照片等資料整理歸檔。2.資料歸檔后，定期進(jìn)行整理和更新。第五章附則第十四條本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。第十五條本制度自發(fā)布之