組織部會議管理制度

組織部會議管理制度第一章總則

為了加強組織部會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性、民主性和權威性，根據相關法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，特制定本制度。

一、會議宗旨

1.提高決策效率，確保政策貫徹執(zhí)行；

2.加強部門間溝通與協作，促進信息共享；

3.發(fā)揚民主，集中智慧，提高決策水平；

4.強化責任擔當，確保工作任務落實。

二、會議類型

1.定期會議：每周、每月、每季度等固定時間召開的會議；

2.臨時會議：因工作需要，臨時召集的會議；

3.專題會議：針對特定議題召開的會議；

4.聯席會議：多個部門共同參與的會議。

三、參會人員

1.必須參加會議的人員：部門負責人、相關人員；

2.邀請參加會議的人員：根據會議議題需要，邀請相關部門負責人及工作人員；

3.列席人員：根據會議需要，可邀請相關人員列席。

四、會議組織

1.會議籌備：明確會議主題、議程、參會人員、會議時間、地點等；

2.會議通知：提前將會議相關事宜通知參會人員；

3.會議簽到：參會人員需按時簽到，確保會議出席率；

4.會議記錄：指定專人負責記錄會議內容，形成會議紀要；

5.會議總結：對會議成果進行總結，明確責任人和完成時限。

五、會議紀律

1.會議期間，參會人員需保持手機靜音或振動，不得隨意接打電話；

2.會議期間，參會人員需保持會場秩序，不得交頭接耳，隨意走動；

3.會議內容涉及商業(yè)秘密和敏感信息，參會人員需嚴格保密；

4.會議結束后，參會人員需按照會議紀要要求，及時貫徹落實會議決策。

六、本制度的解釋權歸組織部所有，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充。各部門應認真執(zhí)行本制度，共同維護會議秩序，提高會議效果。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據工作需要，明確會議主題，確保會議目標明確；

2.制定會議議程：根據會議主題，列出會議討論的重點內容，合理安排會議時間；

3.確定參會人員：根據會議議程，明確必須參會的部門及人員，邀請相關領導及嘉賓；

4.選擇會議時間：避開高峰時段，確保參會人員能夠按時參加；

5.安排會議地點：根據參會人數和會議性質，選擇合適的會議室。

二、會議通知

1.發(fā)送會議通知：通過郵件、電話、即時通訊等方式，提前將會議相關事宜通知參會人員；

2.通知內容：包括會議主題、議程、參會人員、會議時間、地點等；

3.通知時間：至少提前三天通知，確保參會人員有足夠的時間準備。

三、會議簽到

1.設置簽到表：會議開始前，設置簽到表，記錄參會人員簽到情況；

2.簽到時間：會議開始前15分鐘開始簽到，會議開始后不再接受簽到；

3.簽到方式：現場簽到、電子簽到等。

四、會議議程執(zhí)行

1.會議主持人：由組織部負責人或指定人員擔任，負責主持會議；

2.會議議程執(zhí)行：按照預定議程進行，確保會議內容完整、有序；

3.會議討論：鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達意見；

4.會議決策：充分討論后，由主持人或相關部門負責人做出決策。

五、會議記錄

1.指定專人負責：會議記錄員負責記錄會議內容、參會人員發(fā)言等；

2.記錄要求：真實、客觀、全面，不得隨意篡改；

3.會議紀要：會后整理會議記錄，形成會議紀要，分發(fā)給參會人員。

六、會議總結

1.會議成果總結：對會議決策、意見和建議進行梳理，明確責任人和完成時限；

2.會后工作安排：根據會議紀要，將工作任務分解，落實到具體責任人；

3.反饋機制：設立反饋渠道，收集參會人員對會議的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

七、會議結束

1.會議主持人宣布會議結束，對參會人員表示感謝；

2.確保會場整潔，關閉設備，做好會后整理工作。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.紀要編制：會議記錄員在會后24小時內完成會議紀要的整理，確保內容準確無誤；

2.紀要審批：將會議紀要提交給組織部負責人審批，確保紀要內容符合會議決策；

3.紀要發(fā)布：審批通過后，及時將會議紀要發(fā)送給所有參會人員及相關人員，確保信息同步。

二、會議決策的分解與落實

1.任務分解：根據會議紀要，將決策和行動計劃分解為具體的任務，明確責任人和完成時限；

2.責任落實：各部門負責人需對分配的任務進行確認，并確保任務按時完成；

3.進度跟蹤：設立專門的跟進機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促。

三、會議紀要執(zhí)行情況的反饋

1.反饋機制：建立會議紀要執(zhí)行情況反饋渠道，鼓勵責任人主動匯報進展和問題；

2.定期匯報：責任人需定期向組織部匯報任務完成情況，包括進度、困難和需求；

3.問題處理：對于執(zhí)行過程中遇到的問題，應及時分析原因，制定解決方案，并報告給相關部門。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.歸檔：會議紀要需按照一定的分類和編號規(guī)則進行歸檔，便于查閱和管理；

2.管理制度：建立會議紀要管理制度，明確紀要的保存期限、查閱權限等；

3.安全保障：確保會議紀要的電子和紙質版本安全，防止泄露商業(yè)秘密和個人隱私。

五、會議紀要的監(jiān)督與評估

1.監(jiān)督機制：設立監(jiān)督小組或指定專人負責監(jiān)督會議紀要的執(zhí)行情況；

2.評估與改進：定期對會議紀要的執(zhí)行效果進行評估，總結經驗教訓，不斷優(yōu)化會議管理流程；

3.獎懲機制：根據會議紀要執(zhí)行情況，對責任人進行適當的獎懲，提高工作積極性和執(zhí)行力。

六、確保會議紀要執(zhí)行效果的措施

1.提高認識：加強會議紀要重要性的宣傳，提高參會人員對會議紀要執(zhí)行的認識；

2.培訓與指導：對責任人進行相關培訓，提升其執(zhí)行能力和解決問題的能力；

3.溝通協調：加強部門間的溝通與協作，共同推進會議紀要的執(zhí)行。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.預訂流程：需提前向行政部門提交會議室預訂申請，注明會議時間、參會人數、所需設備等；

2.審批權限：行政部門有權對會議室預訂申請進行審批，并根據實際情況調整會議室分配；

3.預訂公示：行政部門應及時更新會議室預訂情況，供全體員工查閱。

二、會議室布置與設備管理

1.布置要求：會議室布置應簡潔、大方，符合會議性質和參會人數；

2.設備檢查：會議開始前，行政部門需檢查會議室設備是否正常運行，確保會議順利進行；

3.設備使用：會議期間，參會人員應愛護會議室設備，遵守操作規(guī)程。

三、會議室使用規(guī)范

1.保持整潔：會議室內禁止吸煙、進食，參會人員需保持會議室整潔；

2.會議紀律：會議期間，參會人員應保持安靜，關閉手機或調至靜音，不得隨意走動；

3.安全措施：會議室內應配置消防設施，參會人員需了解消防設施位置和使用方法。

四、會議室服務與支持

1.會議服務：行政部門應提供必要的會議服務，如茶水、文具等；

2.技術支持：會議期間，技術部門提供必要的技術支持，確保設備正常運行；

3.物品借用：如需借用會議室物品，需向行政部門申請，并按時歸還。

五、會議室維護與保養(yǎng)

1.定期檢查：行政部門應定期對會議室進行檢查，發(fā)現問題及時報修；

2.設備保養(yǎng)：定期對會議室設備進行保養(yǎng)，確保設備使用壽命；

3.節(jié)能減排：合理使用會議室空調、照明等設備，節(jié)能減排，降低企業(yè)運營成本。

六、會議室管理規(guī)定監(jiān)督與執(zhí)行

1.監(jiān)督機制：設立監(jiān)督小組或指定專人負責監(jiān)督會議室管理規(guī)定的執(zhí)行情況；

2.違規(guī)處理：對違反會議室管理規(guī)定的行為進行記錄，并依據公司規(guī)章制度給予相應處理；

3.持續(xù)改進：根據實際運行情況，不斷優(yōu)化會議室管理規(guī)定，提高