非營(yíng)利組織檔案管理制度指南

非營(yíng)利組織檔案管理制度指南第一章總則在非營(yíng)利組織的日常運(yùn)營(yíng)中，檔案管理是確保信息安全、提高工作效率的重要環(huán)節(jié)。為規(guī)范非營(yíng)利組織檔案的管理，保障檔案的安全性、完整性和有效性，制定本制度。檔案管理制度旨在為組織內(nèi)部提供一個(gè)系統(tǒng)的框架，確保檔案的收集、整理、保管及使用符合相關(guān)法律法規(guī)和組織內(nèi)部規(guī)定。第二章適用范圍本制度適用于非營(yíng)利組織所有部門及其工作人員。所有涉及檔案的收集、歸檔、保管、查閱、借用和轉(zhuǎn)遞等活動(dòng)均應(yīng)遵循本制度。本制度適用于各種形式的檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。第三章法律依據(jù)本制度依據(jù)國(guó)家檔案法、非營(yíng)利組織法以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。確保檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合組織的實(shí)際需求，形成一套切實(shí)可行的管理制度。第四章檔案管理職責(zé)各部門應(yīng)明確檔案管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和使用。檔案管理人員需定期接受培訓(xùn)，了解相關(guān)法律法規(guī)、檔案管理的基本知識(shí)和技能。第五章檔案的收集與整理各部門在日常工作中，應(yīng)及時(shí)收集與工作相關(guān)的各類檔案材料，包括但不限于：1.工作計(jì)劃及總結(jié)2.會(huì)議記錄3.項(xiàng)目報(bào)告4.財(cái)務(wù)報(bào)表5.項(xiàng)目評(píng)估材料6.重要文件和協(xié)議收集的檔案材料需按時(shí)間、主題或類型進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和可查閱性。所有檔案材料在歸檔前，需確保內(nèi)容完整、字跡清晰，并經(jīng)過(guò)責(zé)任人審核后方可歸檔。第六章檔案的保管檔案的保管工作由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案室內(nèi)，檔案室需符合以下要求：1.具備良好的防火、防潮、防盜設(shè)施2.溫濕度適宜，保持檔案材料的穩(wěn)定性3.定期檢查檔案的保存狀況，及時(shí)處理可能出現(xiàn)的問(wèn)題電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器上，定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限應(yīng)由檔案管理人員控制，未經(jīng)授權(quán)人員不得隨意訪問(wèn)。第七章檔案的查閱與借用組織內(nèi)部人員如需查閱檔案，須填寫查閱申請(qǐng)表并經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)。查閱期間，應(yīng)遵循以下規(guī)定：1.查閱人員需遵循保密原則，嚴(yán)禁對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行傳播2.查閱檔案時(shí)，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、圈劃或其他損壞3.借用檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，原則上不得外借，特殊情況需填寫借用登記表并記錄借用人信息借用期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，確保檔案的完整性和安全性。第八章檔案的轉(zhuǎn)遞檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的管理流程。轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵循以下步驟：1.編制轉(zhuǎn)遞清單，詳細(xì)列明轉(zhuǎn)遞檔案的名稱、數(shù)量等信息2.檔案管理人員需對(duì)轉(zhuǎn)遞的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保無(wú)誤后進(jìn)行密封3.選擇安全的轉(zhuǎn)遞方式進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，原則上不得由個(gè)人攜帶轉(zhuǎn)遞檔案的接收方需在轉(zhuǎn)遞清單上簽字確認(rèn)，確保檔案的安全交接。第九章檔案的銷毀檔案的保留期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及組織內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行管理。超過(guò)保留期限的檔案，需經(jīng)過(guò)審核后方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案需遵循以下原則：1.銷毀前應(yīng)先進(jìn)行登記，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量及銷毀日期2.銷毀過(guò)程應(yīng)由兩名以上人員共同監(jiān)督，確保檔案完全不可復(fù)原3.銷毀后應(yīng)及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，確保檔案記錄的準(zhǔn)確性第十章監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制為確保檔案管理制度的有效實(shí)施，組織需建立監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。同時(shí)，組織應(yīng)定期組織檔案管理培訓(xùn)，提升員工的檔案管理意識(shí)和技能。監(jiān)督機(jī)制包括：1.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，評(píng)估制度執(zhí)行情況2.建立反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)檔案管理提出意見(jiàn)和建議3.對(duì)于檔案管理不當(dāng)?shù)男袨椋皶r(shí)采取糾正措施并追責(zé)附則本制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，自頒布