辦公室管理規(guī)章制度 (一)

辦公室管理規(guī)章制度

辦公室管理規(guī)章制度

第一章總則

一、為了加強(qiáng)辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，

使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實后情

況，特制訂本制度。

二、本制度適用于公司所有成員并嚴(yán)格遵守各項規(guī)定。

三、切合公司實際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的

規(guī)范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依,

保證公司的辦公事務(wù)有效開展。

四、辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責(zé)，簡化辦理流程，

做到每周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。

第二章職責(zé)范圍

一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直

屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項工作。

二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文

書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

三、負(fù)責(zé)公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、

會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務(wù)有序開展。

四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展

提供相應(yīng)的服務(wù)。

五、負(fù)責(zé)公司對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做

好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種

指令，及時做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

七、協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，

如：名片印制、收發(fā)傳真等。

第三章工作規(guī)范

一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、

言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。

二、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開

展工作。

第四章辦公室事務(wù)管理

一、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的

職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。

本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部

一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的

延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管

理制度做以下規(guī)定。

（一）文件管理制度

第一條管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高

辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作

用。

2、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制

度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一

頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、

時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。

4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進(jìn)行編號，根據(jù)

編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。

第二條制度規(guī)范

1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等

由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

2、公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事

部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,

總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)

責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印,

打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)

理蓋章，簽發(fā)。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好

相應(yīng)記錄。

5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一

般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部

門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行

借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總

經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借

閱記錄并限期清退。

8、按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整

理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一

小清，年終一大清。

9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷毀，需

上報行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。

第三條文件管理流程設(shè)計

1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件&rarr；審查編號&rarr；

審批、簽發(fā)&rarr；打印文件&rarr；下發(fā)文件&rarr；文件存檔

2、外部文件管理流程：外部收文&rarr；文件整理&rarr；

文件存檔&rarr；清退&rarr；文件存檔&rarr；文件銷毀

3、借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)&rarr；批準(zhǔn)&rarr；

借閱&rarr；清退&rarr；文件存檔&rarr；文件銷毀

（二）文書管理制度

第一條管理要點

1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證

公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作

的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。

2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提

案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)

資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有

關(guān)公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)

有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。

4、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書進(jìn)行歸檔

整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

第二條制度規(guī)范

1、根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開

文書，張貼公示學(xué)習(xí)。

2、按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填

寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;

閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。

4、按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸

檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。

5、根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進(jìn)行整

理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。

6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦

公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原

因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。

7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。

第三條流程設(shè)計

起草文書&rarr；填寫《發(fā)文簿》（需要時）&rarr；張貼

&rarr；存檔&rarr；更新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）&rarr；借閱

&rarr；清退&rarr；審批&rarr；銷毀

（三）檔案管理制度

第一條管理要點

1、為了維護(hù)檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更

科學(xué)、更專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提

高檔案管理質(zhì)量與效率。

2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資

料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

3、根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進(jìn)行相

應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

第二條制度規(guī)范

1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)

齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順

序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔

結(jié)合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字,

審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。

5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，

特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔

案安全與完整。

6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好

記錄。

第三條流程設(shè)計

根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案&rarr；排序整

理，編制編目&rarr；存檔&rarr；借閱&rarr；清退

二、辦公用品管理制度

第一條管理要點

1、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程

序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作,

權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。

3、辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終

查存統(tǒng)計”；原則。

4、辦公用品的采購，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價比和

質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。

第二條制度規(guī)范

1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入

庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。

2、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：每月27號之前各

部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的

需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量,

做出采購計劃，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，財務(wù)部簽字后方可采購。

對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)

部門主管批準(zhǔn)。

3、根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進(jìn)行及時出入庫登

記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬

物相符。

4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記

錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時補(bǔ)填。

5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私

自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用

口

口口O

7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總

普查。

8、管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤查，核實庫存，保證

出入庫等量。

第三條管理流程設(shè)計

編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發(fā)放

編制需求計劃統(tǒng)計申購情況月末清算匯總出庫登記

三、圖書管理制度

第一條管理要點

1、為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手

續(xù)，規(guī)范圖書管埋工作。

2、圖書管理人員嚴(yán)格按照制度中規(guī)定準(zhǔn)時到崗，服務(wù)

到位，保證借還流程有序進(jìn)行。

3、根據(jù)圖書類別，對圖書進(jìn)行編號，并制作目錄卡以

備員工查閱。

第二條制度規(guī)范

1、各部門可根據(jù)實際工作需要，申請申購圖書。

2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負(fù)

責(zé)采購圖書1--2次。

3、對所有圖書進(jìn)行分類整理，貼上類別標(biāo)簽并編號登

記，注明購進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項目。

4、按照規(guī)定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未

按時辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書老，按照規(guī)定進(jìn)行懲處。

5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、

涂寫，如嚴(yán)重?fù)p害或丟失圖書，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖

書者全額賠償。

6、圖書管理員定期對圖書進(jìn)行清點，如遇圖書丟失,

查明原因，報部門主管，按指示行事。

第三條管理流程設(shè)計

1、申購流程：填寫申購單&rarr；審批&rarr；采購&rarr；

圖書入庫登記

2、借還流程：查閱圖書目錄卡&rarr；填寫借閱單&rarr；

圖書卡簽字&rarr；圖書借閱&rarr；續(xù)借圖書，再次填寫圖書

借閱單

四、會議管理制度

第一條管理要點

1、為了提高會議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動能力，

進(jìn)而規(guī)范會議管理。

2、根據(jù)公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要

性。

3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，

講究高效原則。

4、會議負(fù)責(zé)人有效的控制會議，明確會議召開與否的

界限；提高會議主持人控制會議進(jìn)程的能力與水平，保證會

議實效。

5、按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會議管理，參會人員準(zhǔn)時參加

會議，并遵守會議紀(jì)律。

6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準(zhǔn)

備工作。

第二條制度規(guī)范

1、收集會議議題，根據(jù)選定的議題收集會上所需資料，

擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

2、會議主持人負(fù)責(zé)會議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序的維護(hù),

行政專員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會議記錄。

3、行政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項，及

時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。

4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資

料同步整理并歸咎。

5、會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外

泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。

第三條管理流程設(shè)計

會前：確定議題、會上所需資料準(zhǔn)備、通知&rar；會中：

積極參與，做好會議記錄&rarr；會后：整理會議記錄&rarr；

張貼&rarr；歸檔整理

五、清潔衛(wèi)生管理制度

第一條管理要點

1、為了營造一個良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保

證清潔衛(wèi)生管理工作順利進(jìn)行。

2、按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并達(dá)到相

應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。

3、辦公室管理人員為第一責(zé)任人，管理所有清潔項目

并不定時對衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù)。

第二條制度規(guī)范

1、清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板

及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。

2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負(fù)

責(zé)衛(wèi)生檢查工作。

3、清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責(zé)任制，辦公室管理人員負(fù)責(zé)管

理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當(dāng)日值日生按時做好所有的

清潔，監(jiān)督者及時做好相應(yīng)的督察。

4、由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù)，保證

地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。

5、值日生在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目，填寫《清

潔衛(wèi)生值日表》，監(jiān)督員認(rèn)真核實，并填寫《清潔衛(wèi)生監(jiān)督

表》。

6、未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。

第三條流程設(shè)計

安排清潔排班&rarr；完成清潔項目&rarr；填值日表

&rarr；監(jiān)督檢查&rarr；填寫監(jiān)督表&rarr；辦公室人員執(zhí)行

維護(hù)&rarr；發(fā)現(xiàn)問題；執(zhí)行處理

六、日常事務(wù)管理

（一）接待管理

第一條來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接

待工作規(guī)范有序，維護(hù)公司的良好形象，對接待工作做具體

的要求。

第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落

大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格自己要求，做到言行、

禮儀規(guī)范。

第三條接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人

員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。

第四條流程設(shè)計：接待來訪人員&rarr；詢問來意，需

要找的人&rarr；通知被訪者&rarr；引領(lǐng)會見&rarr；奉上茶

水&rarr；送客&rarr；整理客人走后清潔

(-)報刊收發(fā)整理

第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊,

做出計劃預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。

第二條辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報紙并整理放置

在公共閱覽資料架上，報紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得

帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。

第三條任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。

第四條報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。

第五條流程設(shè)計：收發(fā)報刊&rarr；整理&rarr；放置資

料架&rarr；定期清理

(三)后勤管理

第一條為了認(rèn)真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)

動員工的積極性和主動性，根據(jù)實際嚴(yán)格制度。

第二條后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯

總管理工作。

第三條辦公室人員負(fù)責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護(hù)，

及時提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。

第四條根據(jù)外出工作人員情況，及時督促其按時填寫

外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。

第五條辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時間統(tǒng)計，

每兩周進(jìn)行一次考勤匯總統(tǒng)計，月末根據(jù)外出工作時間登記

進(jìn)行總的考勤匯總。

第六條流程設(shè)計：監(jiān)督&rarr；如實審核&rarr；匯總登

記&rarr；報表

（四）文化宣傳管理

第一條負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文化活動的宣傳和落實工作，同

時負(fù)責(zé)公司外部的宣傳維護(hù)工作。

第二條根據(jù)需要，及時收集信息、加工信息，做好信

息傳遞工作。

第三條關(guān)注國家政策法規(guī)，及時記錄政策動向，制作

簡報以供學(xué)習(xí)。

第四條收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料，豐富大家的知識

面，附上簽閱單進(jìn)行進(jìn)度跟蹤。

第五條流程設(shè)計：獲取信息來源&rarr；編輯整理&rarr；

張貼&rarr；學(xué)習(xí)fcrarr；存檔

（五）其他事務(wù)

第一條名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。

第二條負(fù)責(zé)公司文書的打印復(fù)印工作。

第三條負(fù)責(zé)樹木花卉的養(yǎng)護(hù)工作。

第四條協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他任務(wù)。

第五章附則

第一條本制度由行政辦公室制定，解釋權(quán)歸辦公室。

第二條本辦法由總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施，修改時亦同。

辦公室管理制度

1總則

1.為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)

定，明確要求，規(guī)范行為。創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。

2.本規(guī)定所指行政事務(wù)包括服務(wù)規(guī)范、辦公秩序、辦

公室衛(wèi)生規(guī)章制度、檔案管理、印鑒管理、辦公用品管理等。

第一條辦公秩序

（一）基本準(zhǔn)則

1.不可大聲喧嘩、打鬧，不利用計算機(jī)、手機(jī)等播放

音樂或歌曲影響他人工作，也不許談?wù)撆c工作無關(guān)的事及公

開對公司內(nèi)部和外部人員發(fā)表直接或間接的評論和牢騷；

2.個人通訊方式要留存公司，如變動及時通知行政部

進(jìn)行更新，如有急事須及時回復(fù)，以免耽誤工作；

3.保持辦公區(qū)域環(huán)境清潔：不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙；不

得在辦公區(qū)內(nèi)堆放紙箱、書籍或其他雜物；不亂仍雜物、隨

地吐痰；不得在辦公區(qū)內(nèi)用餐；保持電話、電腦等辦公設(shè)備清

潔；不得在室內(nèi)擺放與工作無關(guān)的物品，下班前保持桌面整

潔、座椅歸位。

4.不得在公司電腦上玩游戲、下載電影、游戲（包括下

班后）。

5.不得在工作時間進(jìn)行網(wǎng)上聊天或瀏覽、下載與工作

無關(guān)的內(nèi)容…

6.未經(jīng)許可，不準(zhǔn)隨意翻動、閱覽他人辦公桌上的文

件、資料、報告等材料，廢棄的文件應(yīng)及時銷毀，機(jī)要傳真、

文件內(nèi)容不得隨便傳閱泄密。重要文件存放應(yīng)注意保密，不

得隨意擺放。

7.工作期間不得在辦公區(qū)接打私人電話，確有需要時

間在非辦公區(qū)接汀私人電話不得超過15分鐘，禁止利用公

司電話接打私人電話。

8.飲食，就餐時間為：12:00-—13:00,不允許在辦

公區(qū)域就餐。自備食物的員工在下班休息時間按先后順序使

用微波爐進(jìn)行加熱，最后一位使用微波爐者關(guān)閉電源。工作

時間內(nèi)禁止在辦公區(qū)域內(nèi)食用有氣味的食品及零食。

10.不得利用工作時間和公司設(shè)備干私事。

1L不得賭博、不得聚眾鬧事、不得使用侮辱語言。

12.下班后，最后離開工作區(qū)的同事負(fù)責(zé)檢查并關(guān)閉電

源（電燈、電腦、空調(diào)等設(shè)備），關(guān)好門、窗。

13.辦公區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁焚燒雜物或使用明火，不能自行安裝

或亂拉電線，防上失火。

14.未辦理相關(guān)手續(xù)，不得將公司財產(chǎn)、記錄或其他物

品帶出。

15.來客、來訪的接待必須在辦公時間內(nèi)進(jìn)行，未經(jīng)特

許，非辦公時間不得帶外人進(jìn)入辦公室。

16.辦公室（桌）面每日下班前各自進(jìn)行整理保持臺（桌）

面整潔、衛(wèi)生，辦公用品擺放整齊。

17.未經(jīng)行政部同意，禁止私自調(diào)換工作位置或挪動工

作臺、文件柜等辦公家具、辦公設(shè)備。

二）禮儀規(guī)范

1.儀表：員工衣著應(yīng)合乎企業(yè)形象，原則上員工穿著

及修飾應(yīng)穩(wěn)重大方、整齊清爽、干凈利落、服飾整潔、完好

協(xié)調(diào)、悅目（不能穿拖鞋、女士不能穿短褲、吊帶裝、睡衣、

超短裙等；男士不能頭發(fā)太長、長指甲、面容不清潔等等）

2,微笑服務(wù);在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何

場合，應(yīng)注視對方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對方。

3.用語：在任何場合應(yīng)用語規(guī)范，語氣溫和，音量適

中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。

4.現(xiàn)場接待：

遇到客人進(jìn)入工作場地應(yīng)禮貌勸阻，上班時間，辦公室

內(nèi)應(yīng)保證有人接待。

原則上公司不允許在辦公室接待親友，如特殊情況，經(jīng)

部門主管同意，可在不影響公司正常業(yè)務(wù)的情況下，在接待

室或會議室進(jìn)行。

5.接通電話

接電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能

接聽，離之最近的職員應(yīng)主動接聽，重要電話做好接聽記錄

（包括何時，何地，何事，回復(fù)時間等），嚴(yán)禁占用公司電話

時間太長。

第二條考勤制度

為規(guī)范員工的作息、提高工作效率。達(dá)成工作目標(biāo)。公

司全體員工都要遵守公司的考勤和休假制度。詳見《考勤規(guī)

章制度》。

第三條辦公室衛(wèi)生規(guī)章制度

（一）內(nèi)容與適用范圍

1,本制度規(guī)定了辦公室衛(wèi)生管理的工作內(nèi)容和要求及

檢查與考核。

2.此管理制度適用于本公司所有辦公室衛(wèi)生的管理。

（二）定義

1.公共區(qū)域：包括辦公室走道、會議室、衛(wèi)生間，每

天由保潔員進(jìn)行清掃；

2.個人區(qū)域：包括個人辦公桌及辦公區(qū)域由各部門工

作人員每天自行清掃。

（三）辦公室衛(wèi)生要求

L要做到公共區(qū)域及個人區(qū)域地面干凈清潔、無污物、

污水、浮土，無死角；門窗干凈、無塵土、玻璃清潔、透明；

墻壁清潔，表面尢灰塵、污跡；沙發(fā)、茶幾、掛件、畫框及

其他裝飾品表面干凈整潔；衛(wèi)生間、洗手池內(nèi)無污垢，保持

清潔；衛(wèi)生工具用后及時清潔整理，保持清潔、擺放整齊;垃

圾簍及時清理，無溢滿現(xiàn)象；保持魚缸清潔，定期換水和給

魚喂食。

2,員工工位衛(wèi)生由員工自己負(fù)責(zé)清理干凈，自己的辦公

用品和各種用具存放整齊有序，辦公桌面要保持表面無污垢,

無灰塵，蜘蛛網(wǎng)等，辦公室內(nèi)電器線走向要美觀，規(guī)范，并

用護(hù)釘固定不可亂搭接臨時線。

新進(jìn)設(shè)備的包裝和報廢設(shè)備以及不用的雜物應(yīng)按規(guī)定

的程序及時予以清除。

3.員工不隨地吐痰，不隨地亂扔垃圾；不準(zhǔn)在室內(nèi)和走

廊堆放物品、燃燒廢紙、亂貼亂畫；辦公室門口及窗外不得

去棄廢紙、傾倒剩茶；下班后要整理辦公桌上的用品，放罷

整齊；下班后先檢查各自辦公區(qū)域的門窗是否鎖好，將一切

電源切斷后即可離開。

4.室內(nèi)不許存放垃圾，定時清理干凈。

5.辦公室工作人員要講究衛(wèi)生，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，

保持辦公室內(nèi)外清潔美觀，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

6.辦公室人員有義務(wù)提醒外來人員，不準(zhǔn)隨地吐痰，亂

扔紙屑、瓜果、皮核、禁止從窗戶往外吐痰倒水，亂扔雜物。

第四條辦公室IT類產(chǎn)品使用規(guī)范

電話機(jī)、計算機(jī)由公司統(tǒng)一為員工配發(fā)，日常操作和保

潔由使用者自行負(fù)責(zé)；復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等放置在公

共區(qū);U盤和移動硬盤按需求申請使用，使用完立即歸還。監(jiān)

控設(shè)備為公司安防需求，任何人不得擅自拆裝。

第五條辦公室用電安全

1.公司本部辦公安全用電管理由企管中心負(fù)責(zé)。

2.公司辦公室電源輸電線路由企管中心指定專人負(fù)責(zé),

任何部門均不得自行接線接電。無電工執(zhí)照的人員不準(zhǔn)安裝

電源線路。

3?對陳舊老化、超負(fù)荷的電源線路，必須有計劃地逐步

更換。一時難于更換的，必須在確保安全的條件下，采取特

別防護(hù)措施，否則，必須暫停使用。

4.電源線路必須安裝可靠的保險裝置，并正確使用保險

絲，確保用電安全。禁止使用銅線和其它非專用金屬線當(dāng)保

險絲使用。

5,各辦公室禁止員工使用大容量電器設(shè)備。需安裝大容

量的電器設(shè)備時，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。凡電源線路容量不允

許安裝大容量用電器的地方，一律禁止安裝。

6.所有用電場所必須執(zhí)行“人走電關(guān)”；的規(guī)定，人員

離開用電場所或電器設(shè)備不使用時，要關(guān)閉電源。24小時用

電的設(shè)備，必須有專人值班，隨時掌握用電的安全情況。

7,電器在使用過程中，發(fā)生打火、異味、高熱、怪聲等

異常情況時，必須立即停止操作，關(guān)閉電源，并及時找電工

檢查、修理，確認(rèn)能安全運行時，才能繼續(xù)使用。

8.安全用電必須堅持定期檢查制度，企管中心會同有關(guān)

部門，每年組織1?2次檢查，各部門每月要進(jìn)行一次檢查，

對不安全隱患及時整改。

9.任何部門和個人都必須嚴(yán)格遵守安全用電規(guī)則，嚴(yán)禁

私拉亂接電源，嚴(yán)禁違章違規(guī)使用電器，嚴(yán)禁電源線路超負(fù)

荷使用，確保電源插座附近的清潔、遠(yuǎn)離水源。對于違規(guī)違

章用電的部門和個人，每位員工都有檢舉和監(jiān)督的義務(wù)。

10.違反上述規(guī)定，根據(jù)情節(jié)按有關(guān)規(guī)定給予處罰；違反

規(guī)定造成人身傷亡和設(shè)備、財產(chǎn)損失的，將根據(jù)情節(jié)和損失

程度給予罰款、賠償、行政處罰的處分，直至移送司法機(jī)關(guān)

追究其刑事責(zé)任。

第六條檔案管理

1.歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審

計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議紀(jì)要、決議、決

定、委任狀、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參

考價值的文件材料。

2.檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料

及單據(jù)齊全完整，重要檔案必須保證安全。

3.檔案的借閱與索取

(1)總經(jīng)埋、副總經(jīng)理借閱檔案可通過檔案管理人員辦

理直接提檔。

(2)公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),

并辦理借閱手續(xù)。

借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和

保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

4.檔案的銷毀

(1)任何組合或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案

材料。

(2)如按規(guī)定需要銷毀時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、企管中心批

準(zhǔn)后方可銷毀；

(3)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編

制銷毀清單，有專人監(jiān)督銷毀。

第七條印鑒管理

1.公司印鑒(公章)由企管中心負(fù)責(zé)保管。

2.公司印鑒的使用一律由部門經(jīng)理或總經(jīng)理簽字許可

后管理印鑒的人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直

接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。

3.公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的

任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記、存檔，以備查詢。

4.公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作

需要或其他特殊情況需要開具時，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方

可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報介紹信

的用途，未使用的必須交回。

5.公司財務(wù)章由財務(wù)部保管，只限于財務(wù)部處理財務(wù)

事務(wù)使用。

6.公司合同章由總經(jīng)理指定專人管理，只限于業(yè)務(wù)合

同往來事務(wù)處理使用。

7.人事章由人力資源部保管，只限于處理人事行政事

務(wù)使用。

8.蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。

第八條辦公用品管理制度

1.目的

為規(guī)范辦公用品的管理，特制定本制度。

2.辦公種類：消耗辦公品，IT辦公資產(chǎn)用品，管理性辦

公用品。

3.辦公用品的管理辦法

(1)辦公用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€人領(lǐng)

用“；系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門使用”；

系本部門共同使用用品，如打孔機(jī)、大型訂書機(jī)及生產(chǎn)部、

技術(shù)部專用辦公工具。

(2)消耗品可依據(jù)歷史記錄(如已過去半年耗用平均

數(shù))、經(jīng)驗法則(估計消耗時間)設(shè)定。

(3)領(lǐng)用管理基準(zhǔn)(如圓珠筆每月發(fā)放一次)，并可隨部

門或人員的工作調(diào)整發(fā)放。

(4)管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起,

必須以舊品替換新品，但消耗品不在此限。

(5)管理性辦公用品列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)以

舊換新，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償。

(6)辦公用品的申請應(yīng)于每月二十五日由各部門提出

“辦公用品申請單”；，交企管中心匯總，次月一日發(fā)放。

但管理性辦公用品的請領(lǐng)不受上述時間限制。

(7)企管中心發(fā)