辦公自動化高級應(yīng)用案例教程-員工檔案資料表的制作

5.1員工檔案資料表的制作?精品課件預(yù)備知識?精品課件數(shù)字文本的輸入自定義數(shù)字格式快速輸入相同數(shù)據(jù)數(shù)字文本的輸入?精品課件方法一:先輸入一個英文標(biāo)點符號狀態(tài)下的單引號，然后輸入數(shù)字，數(shù)字即轉(zhuǎn)換成文本格式。方法二:選定單元格或單元格區(qū)域，執(zhí)行“格式|單元格”菜單命令，在“數(shù)字”選項卡中選中“文本”格式，單擊“確定”按鈕即可。小技巧:按組合鍵Ctrl+1可以快捷地打開“單元格格式”對話框。自定義數(shù)字格式。 當(dāng)需要給輸入的數(shù)值加上單位（如“元”等）時,少量的可以直接輸入,而需要大量輸入時,可以通過“自定義”單元格格式的方法來達到自動給數(shù)值添加單位的目的設(shè)置后,在上述單元格中輸入數(shù)值,單位“元”會自動加在數(shù)值的后面。?精品課件快速輸入相同數(shù)據(jù)?精品課件1.單元格區(qū)域連續(xù)利用鼠標(biāo)拖動“填充柄”來實現(xiàn)快速輸入。2.單元格區(qū)域不連續(xù)用組合鍵Ctrl+Enter在多個單元格中輸入相同內(nèi)容。 按Ctrl鍵選定要輸入相同數(shù)據(jù)的多個單元格區(qū)域后，輸入需要輸入的信息（可以是文本，也可是數(shù)值或公式），然后按組合鍵Ctrl+Enter，那么所選區(qū)域的所有單元格中就都輸入相同信息。學(xué)習(xí)案例制作如下圖所示的員工檔案資料表。?精品課件操作步驟步驟1．新建工作簿文件。步驟2．輸入標(biāo)題并設(shè)置格式。 （1）在B1單元格輸入表格標(biāo)題文字“員工檔案資料表”。 （2）選中該單元格，利用格式工具欄設(shè)置字體字號等（隸書、20號、加粗）。 （3）選中單元格區(qū)域B1:I1，按組合鍵Ctrl+1，打開“單元格格式”對話框，在“對齊”選項卡中，設(shè)置水平對齊方式為“跨列居中”，如右圖所示，其他默認(rèn)，單擊“確定”按鈕。 （4）在B2:I2單元格依次輸入編號、姓名、部門等表格列標(biāo)題，并設(shè)置加粗格式。注意事項:在設(shè)置表格標(biāo)題格式時，往往需要將標(biāo)題置于表格上方中央，在Excel中可以使用單元格合并居中或跨列居中實現(xiàn)，兩者在打印效果上一致，但在表格管理中使用跨列居中更為實用。因為跨列居中僅僅使標(biāo)題在所選的幾列居中對齊，不合并單元格，而合并居中則同時實現(xiàn)合并單元格和數(shù)據(jù)居中對齊功能，在之后的表格管理操作中變得復(fù)雜。?精品課件操作步驟?精品課件步驟3．錄入編號。 將其轉(zhuǎn)換為文本格式，先選中所有需要輸入前面帶0數(shù)字的單元格區(qū)域，再按組合鍵Ctrl+1，在“數(shù)字”選項卡中選中“文本”格式，單擊“確定”按鈕后依次輸入即可；或者在輸入數(shù)據(jù)時先輸入單引號“’”（注意是英文標(biāo)點符號狀態(tài)下的單引號），再輸入前面帶0的數(shù)字串，也可以完整地將其顯示出來，如要輸入“001”則在單元格內(nèi)鍵入“’001”即可。（1）按上述任一方法填充B3和B4單元格內(nèi)容分別為001.002。 （2）選中單元格區(qū)域B3：B4，將鼠標(biāo)移至選定區(qū)域的右下角填充柄處，指針變成實心細(xì)十字形狀，然后拖動鼠標(biāo)左鍵至B14單元格即可依次填充以下編號。注意事項：細(xì)心的讀者會發(fā)現(xiàn)，已輸入編號內(nèi)容的單元格左上角都有一個綠色的三角形標(biāo)志，因為系統(tǒng)會認(rèn)為你可能要輸入的是數(shù)字而不是文本。如果鼠標(biāo)單擊該單元格，其左側(cè)會出現(xiàn)嘆號，單擊它出現(xiàn)一些選項，但不影響表格內(nèi)容和打印。探索實踐：思考是否還有其他方法，并嘗試。操作步驟?精品課件步驟4．輸入姓名、部門、性別等信息。 在輸入部門、性別等內(nèi)容時，可以使用快速輸入相同數(shù)據(jù)的方法，即先選中需要輸入相同內(nèi)容的單元格（可以是連續(xù)的或不連續(xù)的），如選中D3:D4，輸入內(nèi)容“行政部”，然后按組合鍵Ctrl+Enter確定，則所選區(qū)域的所有單元格中都輸入了相同內(nèi)容，類似地依次輸入其他信息。步驟5．錄入身份證號碼。 對于超過11位的數(shù)字如輸入18位身份證號碼時，Excel會自動以科學(xué)記數(shù)法顯示，而無法正確顯示身份證號碼，解決的辦法同樣是把它轉(zhuǎn)化為文本格式輸入，具體方法同上所述。操作步驟?精品課件步驟6．錄入“參加工作時間”信息。 這一列數(shù)據(jù)是日期類型，格式為“*年*月*日”形式，錄入時可以先以“*-*-*”或“*/*/*”格式輸入，如輸入“1995-10-5”、“1999/7/6”等，在數(shù)字小鍵盤中較快地完成，然后再選定日期型數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，設(shè)置單元格數(shù)字格式為“日期”分類中的“*年*月*日”格式即可。操作技巧:也可以事先設(shè)定單元格區(qū)域數(shù)字格式為相應(yīng)的“*年*月*日”日期格式，然后輸入“1995-10-5”、“1999/7/6”等形式的日期，輸入完成后系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)換成所設(shè)置的日期格式。使用組合鍵Ctrl+;和Ctrl+Shift+;可以分別快速鍵入系統(tǒng)當(dāng)天日期和當(dāng)前時間。操作步驟?精品課件步驟7．錄入家庭住址信息。 先將需要添加統(tǒng)一前綴的地址數(shù)據(jù)單元格全部選中，然后按組合鍵Ctrl+1，選擇“數(shù)字”選項卡的最后一個“自定義”分類，接下來在右側(cè)“類型”中會顯示默認(rèn)的“G/通用格式”，將其刪除，并用鍵盤輸入“"余姚市"@”內(nèi)容，單擊“確定”按鈕返回Excel數(shù)據(jù)表后，在H3單元格輸入“世南路500號”，輸入確認(rèn)后系統(tǒng)自動添加前綴“余姚市”，顯示完整的地址信息，依次輸入單元格區(qū)域H4:H14的具體地址，完成住址信息的錄入。注意事項:自定義單元格數(shù)字格式可以事先設(shè)定，也可以在輸入內(nèi)容后設(shè)定。設(shè)定時，其中的文本如“余姚市”兩側(cè)的引號要用英文標(biāo)點符號狀態(tài)下輸入，或者也可以省略，“@”表示文本，所以“"余姚市"@”就表示在文本前添加固定前綴。操作步驟?精品課件步驟8.錄入聯(lián)系電話。 與步驟7類似，先觀察聯(lián)系電話列數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)也都有固定前綴“0574-”，只是這里是數(shù)字前綴，但也可以用類似的方法設(shè)置，在單元格格式對話框自定義類型文本框中輸入“"05