北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u214891北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司簡介 北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司簡介“BOSS?直?聘”是全球人民首創(chuàng)的互聯(lián)網(wǎng)“直聘”模式的網(wǎng)絡(luò)進行招聘企業(yè)產(chǎn)品，隸屬于北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司（共投資5家公司，設(shè)立21家分公司）。由趙鵬先生團隊創(chuàng)建，于2014年7月13日上線，為1.2億用戶效力，致力于用技術(shù)處理專業(yè)問題?！癇oss?直?聘”已發(fā)展成為一個中國經(jīng)濟發(fā)展最快的綜合招聘平臺，擁有準(zhǔn)確的人力資源匹配技術(shù)和高效的招聘經(jīng)驗，具備不同行業(yè)領(lǐng)先的機器學(xué)習(xí)生活能力。北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司成立時間以來，各領(lǐng)域發(fā)展所需的辦公生活用品均由北京總部運至分公司，所需辦公用品包括電腦、座機、辦公桌椅、筆記本、紙筆、宣傳冊、名片等。北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購存在問題及產(chǎn)生原因分析2.1存在問題分析2.1.1采購與財務(wù)監(jiān)督管理不協(xié)調(diào)在北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司中采購業(yè)務(wù)部門在整個大型企業(yè)中發(fā)揮作用重要地位很高,是整個大型企業(yè)中采購綜合管理實力很強的一個部門。雖然與公司生產(chǎn)、財務(wù)、倉儲以及企業(yè)采購管理等職能部門工作關(guān)系密切,但由于公司各職能部門主體職能相對獨立,采購部在采購管理環(huán)節(jié)仍然擁有較大職責(zé)權(quán)限。在采購服務(wù)過程因其中的產(chǎn)品違背國家法律規(guī)章政策以及環(huán)境保護問題較嚴重,對公司的事業(yè)發(fā)展及其經(jīng)濟效益造成一定大的影響。2.1.2采購費用成本高耗時長（1）辦公用品需要得到總部的批準(zhǔn)和發(fā)送。有長期虧損的風(fēng)險。如果急需物資，不能第一時間供應(yīng)。造成業(yè)務(wù)員個人出資補貨，由于沒有相應(yīng)的財務(wù)報銷制度，一些費用無法統(tǒng)一，且價格高低不一。如果解決財務(wù)報銷難，業(yè)務(wù)員有意見，工作就會不積極。辦公用品的購置應(yīng)先上報總部。大多數(shù)分公司從北京總部采購。提前上報前期采購人員管理工作計劃,每周都一定要對采購物資發(fā)送信息情況進行前期分析跟蹤檢查,造成工作影響較大，人力資源管理浪費;物流有限公司將采購物資從北京處發(fā)送到當(dāng)?shù)夭少忁k事處,成本費用太高,浪費大量財力;各采購分公司向采購總部要求下達前期采購人員工作管理計劃?？偣究蛻魬?yīng)逐個計劃制訂產(chǎn)品相關(guān)配送計劃,并與相關(guān)物流公司取得聯(lián)絡(luò),發(fā)送到各地。與辦事處自己進行的采購相比，時間過長。2.2問題產(chǎn)生原因分析2.2.1采購計劃不合理生產(chǎn)部門在制定采購計劃時，僅對材料清單的數(shù)量和質(zhì)量負責(zé)，對材料的價格和渠道沒有要求。這給了采購管理部門很大的活動空間，不僅可以在價格和渠道上做文章，實現(xiàn)效益價值最大化。而且一些企業(yè)人員的不良行為也很可能會嚴重損害整個企業(yè)的經(jīng)濟利益。2.2.2采購管理不規(guī)范在辦公采購管理方面，雖然有些公司的采購管理工作成效顯著，但由于參與人員較多，公司采購部門與招標(biāo)主管部門一樣，也存在一些問題。招標(biāo)過程盡管公開透明，但需要經(jīng)過有效管理監(jiān)督。特別是，如果財務(wù)部門不參與材料采購的招標(biāo)活動，供應(yīng)部門是唯一的一個，就很難發(fā)現(xiàn)管理公共采購財務(wù)風(fēng)險。2.2.3物流環(huán)節(jié)問題多（1）訂單管理中存在的問題。目前,許多供應(yīng)商并未有一套相應(yīng)的體系和企業(yè)采購體系進行對應(yīng),訂單信息的準(zhǔn)確度也得不到保障,就可能造成供應(yīng)商在生產(chǎn)過程中不能及時提供,以至于出現(xiàn)供貨模式錯誤,數(shù)量不準(zhǔn)確等諸多問題。（2）配送方面的問題。在配送的過程中,由于實際辦公使用方式不同,所以配送時會存在著協(xié)調(diào)性的偏差。一些尺寸不同,材料多樣的辦公用品共同運輸,會導(dǎo)致一些較小的辦公用品被毀。企業(yè)的辦公要求便是被影響了。（3）交通運輸?shù)膯栴}。在運輸辦公用品的過程中，因為員工做不到及時實施安全監(jiān)控和運輸，一些急需的貨物往往會因物流和配送問題而停滯不前，導(dǎo)致時間過長，員工的生活和工作效率直接降低。（4）辦公用品存儲的問題。如果辦公用品不能存放在合適的環(huán)境中，則繼續(xù)儲存，往往導(dǎo)致?lián)p壞、質(zhì)量嚴重下降等問題出現(xiàn)，造成一些資源的浪費。儲存辦公用品的倉庫也不要太近，這樣會耽誤物品轉(zhuǎn)移的時間，也可能影響工作效率。北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計3.1問題解決方案3.1.1在統(tǒng)一采購方面統(tǒng)一采購制度是對企業(yè)采購工作進行組織執(zhí)行的一種方法。即企業(yè)把批量采購工程納入統(tǒng)一的采購項目,并且在采購管理上統(tǒng)一發(fā)揮企業(yè)的采購規(guī)模和經(jīng)濟效益?？偟膩碚f,統(tǒng)一采購便可以認為包含兩層意思:一是減少了采購過程中的選擇風(fēng)險及在采購過程中耗費的時間。二是,將特定時期、特定地區(qū)內(nèi)的一個或幾個相同產(chǎn)品要求進行整合,再對其他產(chǎn)品進行大面積的統(tǒng)一采購。具體的運作流程包括以下四步:（1）統(tǒng)一定價公司所屬的公司應(yīng)該按照自己部門的生產(chǎn)能力和企業(yè)生產(chǎn)方案,科學(xué)地計算某個時期的物資供應(yīng),并將情況匯報給公司;公司采購部門將對各個分支機構(gòu)的采購情況進行了統(tǒng)籌規(guī)劃,參照以往采購訂單和對于物資市場調(diào)研的相關(guān)數(shù)據(jù),制訂本公司的采購訂單。（2）統(tǒng)一采購采購部門通過采購招投標(biāo)來選擇供應(yīng)商,或者與現(xiàn)有的合作供應(yīng)商一起下單,簽訂采購合同,這就要求所有的供應(yīng)商都必須根據(jù)采購合同向客戶提供相應(yīng)的采購服務(wù),按照規(guī)定的交貨時間來安排供應(yīng)。（3）集中或分散物流管理物資的驗收主要有兩種途徑:第一種就是集中化的物流管理,也就是供應(yīng)商的履行。采購部門在根據(jù)采購合同要求提供對應(yīng)的產(chǎn)品,組織了專項檢測單位對其進行了驗收并對其進行了集中化管理;二是對分散性物流的管理,即公司的采購部已經(jīng)通知各個分公司對其進行了驗收。自行管理公司的物資采購。一般來說，當(dāng)各分公司的業(yè)務(wù)范圍相近，采購物資差異較小時，前者更合適；后一種方法適用于各分公司業(yè)務(wù)范圍不同、采購材料差異較大的情況。（4）統(tǒng)一支付統(tǒng)一的支付手段,這是采購過程中的最后一步,也是管理采購物流的重點。公司的采購部門負責(zé)對各個分公司的采購材料實施情況進行匯總,并將物資檢查合格證上交到財務(wù)部。在驗收合格后,財務(wù)部和各個供應(yīng)商共同進行了相應(yīng)的內(nèi)部核對,按照各個分公司產(chǎn)品的入庫單和財務(wù)部共同做出了相應(yīng)的財務(wù)核對。3.1.2在電子商務(wù)采購方面電子商務(wù)物資采購主要是通過適用的物資采購政策,在一定的時期內(nèi)通過選取合適的物資品種(或是規(guī)格式型號)、單件(或買賣雙方都認為合適的定價準(zhǔn)則)、配送和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),并且要求在零星化的物資采購監(jiān)督管理平臺上進行申請,這樣才能夠做到一個操作界面簡單、易于實現(xiàn)、采購工藝流程規(guī)范、配送與服務(wù)安全、高效優(yōu)質(zhì)的目標(biāo)。實施則需要以下步驟:（1）網(wǎng)上操作培訓(xùn)因為電子商務(wù)在采購時，企業(yè)的大量數(shù)據(jù)都是通過外網(wǎng)國家電網(wǎng)商城或者是內(nèi)網(wǎng)erp系統(tǒng)來多次地傳輸，一些環(huán)節(jié)的移動操作也沒有規(guī)定的限制，兩個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)將不一致，這就決定了在線上所做的業(yè)務(wù)一定要很熟練。第一，我們要求各單位指定專人負責(zé)電子商務(wù)采購（即申購人），未經(jīng)培訓(xùn)的人員不得上網(wǎng)操作。第二，進行了幾次簡單的集中式培訓(xùn),編寫了一份培訓(xùn)手冊,列舉了很多容易導(dǎo)致錯誤的問題和實際案例,說清楚了怎樣才能避免與明確地禁止這些錯誤的操作,并把培訓(xùn)手冊及相關(guān)的培訓(xùn)材料分發(fā)給了各個操作者,在源頭上預(yù)防了錯誤的重復(fù)發(fā)生。第三，根據(jù)各單位人員變動情況，采用“面對面、點對點”的培訓(xùn)模式，并舉例說明，使操作人員直觀、快速地掌握網(wǎng)上訂購的操作方法。通過培訓(xùn)，確保了電子商務(wù)采購的準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)化，為今后的工作打下了良好的基礎(chǔ)。

（2）確保采購信息準(zhǔn)確為了提升采購申請的精度,線下提出了紙質(zhì)電子商務(wù)的采購申請,創(chuàng)立并保管線上采購訂單,采購申請在經(jīng)過財務(wù)部及采購部等各個部門的審批后即可提交。該方式可以極大地減少請購單中的錯誤發(fā)生,為未能成功地提交請購單積累了巨大的錯誤經(jīng)歷,增加了電子商務(wù)中的采購訂單創(chuàng)建的成功率。（3）加強內(nèi)外協(xié)同電子商務(wù)采購訂單多用于辦公用品和維護費用。為了適應(yīng)財務(wù)部門針對基礎(chǔ)單位的成本指標(biāo)進行長期考核的要求,我們在訂貨期限內(nèi)將交付日期確定為每個月的前十天,倉儲部門則負責(zé)提前交付?；鶎訂挝患皶r出具請購單,需要在當(dāng)月內(nèi)辦理各個省分公司的供應(yīng)商接受付款手續(xù),并有效核對進貨收發(fā)貨，而且財政機關(guān)和單位需要對本月的支出進行及時把控。（4）固化后的單據(jù)格式根據(jù)各個財務(wù)機構(gòu)的工作需求,當(dāng)倉庫處于erp系統(tǒng)中,當(dāng)負責(zé)接收到貨物的情況下,將財務(wù)表面文本用固定的形式標(biāo)記為交付給**單位**項目。這樣可以在erp系統(tǒng)中的財務(wù)明細帳中,清晰地把握了運輸費用和訂單支出的方向,便于對財務(wù)費用進行集約化管理。（5）物資寄賣為了做到工作量和差誤率"雙降",對于常用的辦公產(chǎn)品及其他物資均采用了供應(yīng)商寄賣的模式,物資部在此基礎(chǔ)上公開甄別出寄賣的供應(yīng)商,并且同時與其他供應(yīng)商達成《寄賣協(xié)議》。寄賣的各種辦公用品等物資均已上架,需求個人即可入庫后再進行倉儲點選擇,隨用隨領(lǐng),操作簡便,實現(xiàn)了工藝簡約、資源最優(yōu)配置。電商物資郵遞寄賣的新模式,避免了提報單位和供給方之間的溝通連接,能有效地防止內(nèi)部的貨物轉(zhuǎn)移。3.2業(yè)財融合設(shè)計3.2.1統(tǒng)一采購流程設(shè)計圖1辦公用品統(tǒng)一采購流程圖3.2.2電商化采購流程設(shè)計圖2辦公用品電商化采購流程圖3.3業(yè)財融合流程實際運用3.3.1在統(tǒng)一采購方面統(tǒng)一采購匯總了旗下的各個分公司統(tǒng)一所需要的物資,在采購的數(shù)量和規(guī)模上都具備了明顯的采購優(yōu)勢,能夠引起更多具備實力的供應(yīng)商投入到采購工作當(dāng)中,從而有效地提升了供給市場及其他供給者的議價能力,為物資的質(zhì)量提供了有效的保障。統(tǒng)一的采購給了供應(yīng)商,也就是說買方的優(yōu)勢,進行大規(guī)模生產(chǎn),這樣可以盡量減少生產(chǎn)費用,讓買賣兩者都受益。（2）同時,由于集中統(tǒng)一的采購計劃,下屬部門分散式采購計劃一次性實施,避免了重復(fù)采購,提高了采購的效率,減少了采購工具,有效地降低了人工費用。3.3.2在電商化采購方面從目前發(fā)展情況來看,電子商務(wù)采購平臺具備的優(yōu)點總結(jié)為:首先,實施該商業(yè)模型,可以有效地降低采購費用,節(jié)約采購工作流程中的日常周轉(zhuǎn)和時間,提升企業(yè)的內(nèi)部控制和管理水平。對于供應(yīng)商而言,還是可以減少供應(yīng)商與客戶之間的采購協(xié)議過程中產(chǎn)生的庫存費用。而且，電子商務(wù)在商業(yè)上與傳統(tǒng)采購方式不一樣,可以在24小時內(nèi)進行采購,有效地利用了時間,從而降低了在采購過程中帶來的損耗。另外,電子商務(wù)也是先進技術(shù)和科學(xué)發(fā)展的結(jié)果。除了招聘優(yōu)秀、高價值的職業(yè)技術(shù)人才外,還需要系統(tǒng)地完善公司的內(nèi)部工作及對員工的管理,改變過去的管理方法,引進先進的經(jīng)營管理思想。對于采購電子商務(wù)平臺,實施專門化的管理,增加了采購過程中的透明性,加強對采購各個環(huán)節(jié)的監(jiān)控與管理,將會有助于真正做到運營費用的節(jié)省。電子商務(wù)的發(fā)展模型在統(tǒng)一采購中得到廣泛應(yīng)用,能夠有效地提升企業(yè)在全球市場的綜合競爭能力,增加企業(yè)收益。結(jié)束語本畢業(yè)設(shè)計不僅可以有效提高整個企業(yè)的整體采購管理效率，縮短采購管理周期，節(jié)省大量企業(yè)采購管理成本，優(yōu)化企業(yè)采購管理流程，減少過多的安全采購庫存，實現(xiàn)信息的實時共享,還可以使整個企業(yè)和供應(yīng)商清楚地了解采購詳細信息；既能夠使作為采購方的整個企業(yè)組織大大的獲得收益,而且還能讓供應(yīng)商也同樣能從中獲益。參考