2023年九芝堂股份有限公司接待方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1背景介紹.......................................................................................................................1

2接待目的.......................................................................................................................1

3接待時(shí)間.......................................................................................................................2

4接待地點(diǎn).......................................................................................................................2

5接待對(duì)象.......................................................................................................................2

6接待準(zhǔn)備.......................................................................................................................2

6.1接待前期............................................................................................................2

6.2接待中期............................................................................................................3

6.3接待后期............................................................................................................3

7接待流程.......................................................................................................................3

7.1第一天接待流程................................................................................................3

7.1.1接車(chē).........................................................................................................3

7.1.2入住酒店.................................................................................................4

7.1.3晚宴.........................................................................................................4

7.2第二天流程........................................................................................................4

7.2.1早餐.........................................................................................................4

7.2.2實(shí)地考察.................................................................................................4

7.2.3午餐.........................................................................................................5

7.2.4會(huì)談.........................................................................................................5

7.2.5晚餐.........................................................................................................6

7.3第三天流程........................................................................................................6

7.3.1早餐.........................................................................................................6

7.3.2游玩.........................................................................................................6

7.3.3午餐.........................................................................................................6

7.3.4送站.........................................................................................................6

8經(jīng)費(fèi)預(yù)算.......................................................................................................................7

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

9意外防范.......................................................................................................................7

9.1事前防范............................................................................................................7

9.2事中及時(shí)應(yīng)對(duì)....................................................................................................8

參考資料...........................................................................................................................9

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2023年九芝堂股份有限公司接待方案設(shè)計(jì)

1背景介紹

（1）九芝堂股份有限公司

九芝堂股份有限公司創(chuàng)建于1650年,是湖南省唯一同時(shí)擁有“中國(guó)馳名商

標(biāo)”、“中華老字號(hào)”、“非物質(zhì)文化遺產(chǎn)”名稱(chēng)的國(guó)家重點(diǎn)中藥企業(yè)。公司旗下

有20多家子公司,近400家連鎖門(mén)店,主要從事中成藥,生物藥品,大健康產(chǎn)品

的產(chǎn),銷(xiāo),研發(fā)及藥晶批發(fā),零售業(yè)務(wù)。公司擁有占地16.8萬(wàn)平方米的中藥固體

制劑智能工廠,先后被評(píng)為長(zhǎng)沙市智能制造試點(diǎn)示范企業(yè),是湖南省中藥固體制

劑智能制造示范車(chē)間。

（2）中國(guó)北京同仁堂(集團(tuán))有限責(zé)任公司

同仁堂品牌創(chuàng)建于1669年(清康熙八年)，公司總部在北京，自1723年

(清雍正元年)為清宮供御藥，歷經(jīng)八代天子長(zhǎng)達(dá)188年。

北京同仁堂以同仁堂國(guó)藥集團(tuán)在香港建立生產(chǎn)基地為標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)了從“北

京的同仁堂”、“中國(guó)的同仁堂”向“世界的同仁堂”跨越，目前已經(jīng)在五大

洲28個(gè)國(guó)家和地區(qū)設(shè)立經(jīng)營(yíng)服務(wù)終端，加快了中醫(yī)藥國(guó)際化的步伐。

北京同仁堂旗下有七個(gè)子集團(tuán)、兩個(gè)院和眾多直屬子公司，2400多家零售

終端和醫(yī)療機(jī)構(gòu)，可以終年為眾多消費(fèi)者提供健康服務(wù)；擁有36個(gè)生產(chǎn)基

地、110多條現(xiàn)代化生產(chǎn)線，可生產(chǎn)六大類(lèi)、20多個(gè)劑型、2600多種方劑和保

健食品，安宮牛黃丸、同仁牛黃清心丸、同仁烏雞白鳳丸等一大批王牌名藥人

盡皆知。

雙方無(wú)前期的合作，但在經(jīng)營(yíng)范圍、企業(yè)宗旨等方面有著眾多相似之處，

懷抱著雙方互利共贏的想法，九芝堂股份有限公司想邀請(qǐng)中國(guó)北京同仁堂(集

團(tuán))有限責(zé)任公司的相關(guān)高層參觀本公司，雙方進(jìn)行互相了解以及進(jìn)行談判，

希望能達(dá)成良好的合作關(guān)系。

2接待目的

本次接待主要是想與北京同仁堂達(dá)成合作關(guān)系，讓對(duì)方能感受我方的誠(chéng)

意、友善的態(tài)度和正面的企業(yè)文化和價(jià)值觀，塑造良好的形象。依托北京同仁

堂的全國(guó)性連鎖,進(jìn)一步去提升九芝堂股份有限公司品牌在零售領(lǐng)域的經(jīng)營(yíng)能

力、普及范圍以及影響力,提高九芝堂的品牌文化價(jià)值傳播能力,助力“九芝堂

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

”品牌的提升，優(yōu)化九芝堂公司業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu),提高現(xiàn)有的資源配置效率,實(shí)現(xiàn)品牌

高質(zhì)量發(fā)展與維持良好的口碑，實(shí)現(xiàn)雙方的合作共贏。

3接待時(shí)間

2023年6月6日—2023年6月8日

4接待地點(diǎn)

參觀地點(diǎn)：九芝堂股份有限公司，

詳細(xì)地址：湖南省長(zhǎng)沙市岳麓區(qū)桐梓坡西路339號(hào)，

住宿地址：長(zhǎng)沙麓谷亞朵酒店，

詳細(xì)地址：長(zhǎng)沙市岳麓區(qū)東方紅中路368號(hào)。

5接待對(duì)象

本次接待對(duì)象為北京同仁堂一行6人，具體如下：

總負(fù)責(zé)人：裴予；

市場(chǎng)總監(jiān)：郁清；

市場(chǎng)副總監(jiān)：陸邀；

董事會(huì)秘書(shū)：虞了；

專(zhuān)家顧問(wèn)：祁言；

法律顧問(wèn)：蔣丞。

6接待準(zhǔn)備

6.1接待前期

（1）提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，了解對(duì)方公司每個(gè)來(lái)訪者的相關(guān)喜好以及禁

忌，了解對(duì)方有沒(méi)有忌口、過(guò)敏源等。

（2）制定完備的商務(wù)接待計(jì)劃，做好接待行程安排，商務(wù)接待計(jì)劃應(yīng)該

盡可能的詳細(xì)，方便本次企業(yè)接待能夠順利進(jìn)行。

（3）加強(qiáng)商務(wù)禮儀的學(xué)習(xí)，良好的商務(wù)禮儀是一種重要的手段來(lái)建立相

互尊重,從事業(yè)務(wù)接待的工作人員在活動(dòng)中應(yīng)遵守業(yè)務(wù)接待的禮儀行為。它可

以表達(dá)主人“友好和禮貌”。

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

6.2接待中期

（1）公司內(nèi)部組織一次商務(wù)接待通知會(huì)議，及時(shí)傳達(dá)給員工。員工得到

通知后積極準(zhǔn)備，成立相關(guān)商務(wù)接待小組，以便本次商務(wù)接待能夠成功進(jìn)行。

（2）公共事務(wù)部負(fù)責(zé)確認(rèn)客戶(hù)的抵達(dá)信息、抵達(dá)時(shí)間，落實(shí)前往機(jī)場(chǎng)

（車(chē)站）的來(lái)賓及接待工作人員的相關(guān)情況，提前到達(dá)接待地點(diǎn)。

（3）行政管理部負(fù)責(zé)安排接返的車(chē)輛，準(zhǔn)備好備用車(chē)輛，通知酒店做好

接待準(zhǔn)備。提前確認(rèn)好食宿，制定好參觀路線，布置好會(huì)場(chǎng)。

（4）后勤部門(mén)負(fù)責(zé)檢查公司衛(wèi)生，保持接待環(huán)境的干凈整潔。

（5）在客戶(hù)參觀時(shí)，講解人員和參會(huì)人員需全程陪同。

6.3接待后期

（1）客戶(hù)返程時(shí)要?dú)g送客戶(hù)，給客戶(hù)留下積極向上的印象，讓客戶(hù)能夠

感受到本公司的友好與真誠(chéng)的氛圍。

（2）做好資料的保存，比如影像資料、會(huì)議記錄等。

（3）對(duì)來(lái)訪接待環(huán)節(jié)按時(shí)進(jìn)行復(fù)盤(pán)，進(jìn)行改進(jìn)與完善。

（4）禮品饋贈(zèng)，商務(wù)交往中的交換禮物可以讓人覺(jué)得有意義，能夠表達(dá)

我們的真心和親切的問(wèn)候。

7接待流程

7.1第一天接待流程

7.1.1接車(chē)

（1）提前到達(dá)接待的地點(diǎn)，我司應(yīng)該提前了解清楚來(lái)賓的基本情況，基

本習(xí)慣，提前到達(dá)接待點(diǎn)，不要遲到。

（2）為來(lái)賓安排好接待的商務(wù)車(chē)，保證車(chē)內(nèi)無(wú)異味。為防止來(lái)賓出現(xiàn)暈

車(chē)的情況，車(chē)內(nèi)應(yīng)該備好暈車(chē)藥、暈車(chē)貼以及礦泉水。

（3）安排的行車(chē)人員開(kāi)車(chē)應(yīng)行駛平穩(wěn)，不應(yīng)車(chē)速過(guò)快。

（4）車(chē)內(nèi)可以放置一些面包和小零食讓來(lái)賓可以充饑。

（5）微笑示意，幫對(duì)方把行李提置后備箱，讓對(duì)方來(lái)訪人員有一個(gè)良好

的第一印象。

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

7.1.2入住酒店

（1）開(kāi)車(chē)到達(dá)長(zhǎng)沙麓谷亞朵酒店，帶領(lǐng)對(duì)方公司來(lái)訪人員去到居住的房

間，幫對(duì)方成功辦理入住。

（2）在入住之前清楚酒店的安全出口、滅火器的位置、酒店的內(nèi)部基本

結(jié)構(gòu)，并在對(duì)方入住后告知，預(yù)防意外發(fā)生。

（3）提前了解酒店的服務(wù)項(xiàng)目，告知對(duì)方，了解對(duì)方對(duì)酒店的看法以及

還有什么需求，盡量滿(mǎn)足，讓對(duì)方居住得愉快。

7.1.3晚宴

（1）會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備:提前和酒店溝通好，布置好晚宴的會(huì)場(chǎng)。

（2）宴前準(zhǔn)備:提前確定本次晚宴規(guī)格，根據(jù)對(duì)方喜好，確定具體的菜肴

及出菜的順序。

（3）提前告知:告訴對(duì)方在晚上有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的歡迎晚宴，時(shí)間是18:00開(kāi)

始，邀請(qǐng)對(duì)方來(lái)訪人員參加。

（4）領(lǐng)到宴會(huì):17:50敲響對(duì)方的房門(mén)并將對(duì)方帶到晚宴的地點(diǎn)（酒店一

樓）。

（5）雙方會(huì)面:到達(dá)晚宴后將對(duì)方帶到本公司領(lǐng)導(dǎo)面前進(jìn)行介紹，讓雙方

有一個(gè)初步的認(rèn)識(shí)。

（6）晚宴結(jié)束后問(wèn)詢(xún)對(duì)方對(duì)今天的晚宴是否滿(mǎn)意，如有不如意之處，請(qǐng)

指出爭(zhēng)取改進(jìn)。

7.2第二天流程

7.2.1早餐

前一天晚上提前與對(duì)方確認(rèn)好早餐時(shí)間以及參觀公司的具體時(shí)間，第二天

7:30am到酒店有禮貌的輕扣房門(mén)，邀請(qǐng)對(duì)方人員共進(jìn)早餐。

7.2.2實(shí)地考察

（1）后勤部門(mén)提前打掃公司各處的衛(wèi)生，保證現(xiàn)場(chǎng)干凈整潔。

（2）根據(jù)對(duì)方提出的要求提前安排好考察地點(diǎn)，通知我司負(fù)責(zé)人員準(zhǔn)備

好材料，組織進(jìn)行公司的基本情況介紹。

（3）提前5分鐘通知接待人員準(zhǔn)備迎接，等來(lái)賓進(jìn)入大堂后，前臺(tái)微笑

示意問(wèn)好，公司經(jīng)理親自出來(lái)迎接，10:00am帶領(lǐng)對(duì)方參觀公司各部門(mén)，進(jìn)行

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

公司實(shí)地考察，各部門(mén)應(yīng)保持良好的精神面貌，給來(lái)賓留下好印象。

（4）參觀完公司各部門(mén)之后，10:40am一同參觀九芝堂健康大樓，由解說(shuō)

對(duì)九芝堂的企業(yè)文化進(jìn)行評(píng)釋?zhuān)寔?lái)賓了解九芝堂傳統(tǒng)中藥文化建設(shè)。帶領(lǐng)對(duì)

方一行人仔細(xì)參觀九芝堂產(chǎn)品陳列館、九芝堂企業(yè)文化館、中醫(yī)藥博物館及中

醫(yī)治未病中心、中醫(yī)針灸推拿外治中心等中醫(yī)診療與健康養(yǎng)生項(xiàng)目。

7.2.3午餐

（1）12:00am參觀結(jié)束后問(wèn)詢(xún)對(duì)方是否有饑餓感，提議對(duì)方可以一起去食

堂吃午餐，感受一下公司的食堂。

（2）到食堂后打好飯菜后將對(duì)方人員帶至空位坐下吃飯，期間可以進(jìn)行交

談。

（3）13:00-14:00是休息時(shí)間，吃完午飯后，可以詢(xún)問(wèn)對(duì)方對(duì)食堂建議，

將來(lái)賓帶至休息室進(jìn)行小憩，準(zhǔn)備好茶點(diǎn)接待。

7.2.4會(huì)談

（1）會(huì)議室布置

①會(huì)場(chǎng)布置：全圍式，不設(shè)置專(zhuān)門(mén)的主席臺(tái)，將所有參與集會(huì)的人員圍坐

在一起。

②會(huì)場(chǎng)環(huán)境為暖色調(diào)，在入口擺放兩盆綠植，會(huì)議桌中間放上一束香檳，

每個(gè)座位前擺放一瓶礦泉水，每?jī)蓚€(gè)座位之間放置一包抽紙。布置好主席臺(tái)，

放置好麥克風(fēng)，提前調(diào)試好相關(guān)設(shè)備。

（2）14:05將對(duì)方帶到會(huì)議室進(jìn)行會(huì)談,14:10-16:00是會(huì)談時(shí)間。

（3）第一階段（價(jià)值傳遞）

闡述九芝堂的文化核心以及產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)方對(duì)九芝堂的了解，帶動(dòng)對(duì)

方的積極性。

（4）第二階段（尋找合作點(diǎn)）

①提前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備好座談資料。這樣才能在談判中隨機(jī)行事，處

理各種突發(fā)性問(wèn)題。在談判之前，我們需要提前準(zhǔn)備對(duì)方公司背景資料調(diào)查，

比如對(duì)方公司經(jīng)營(yíng)范圍信息、注冊(cè)時(shí)間、經(jīng)營(yíng)時(shí)間、法人、股東、對(duì)外投資、

企業(yè)相關(guān)消息等，通過(guò)前期準(zhǔn)備的相關(guān)資料得到對(duì)方認(rèn)可和初步信任。

②進(jìn)行商談，尋找雙方的合作點(diǎn)，提升對(duì)方合作意愿。

（5）第三階段（達(dá)成合作意向）

通過(guò)前面的溝通洽談，初步達(dá)成合作意向，并明確后續(xù)進(jìn)一步對(duì)接的流

程。

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

7.2.5晚餐

（1）會(huì)談結(jié)束后，邀請(qǐng)對(duì)方來(lái)訪人員一起去火宮殿(坡子街總店)共進(jìn)晚

餐，品嘗口味蝦、糖油粑粑等特色美食，感受特色文化，見(jiàn)識(shí)長(zhǎng)沙熱鬧繁榮的

“人氣”，聯(lián)絡(luò)感情。

（2）晚餐時(shí)避免灌酒，建議喝茶可以細(xì)細(xì)品味，開(kāi)車(chē)送對(duì)方回酒店駕駛

人員禁止喝酒，遵守交通法規(guī)。

（3）晚餐過(guò)后將對(duì)方送回酒店，回到酒店后，為解乏可以帶領(lǐng)對(duì)方一行

人泡腳、聊天。

7.3第三天流程

7.3.1早餐

提前一天與對(duì)方確認(rèn)游玩計(jì)劃，第二天8:00am到酒店有禮貌的輕扣房門(mén)

邀請(qǐng)對(duì)方共進(jìn)早餐。

7.3.2游玩

吃完早飯后帶領(lǐng)對(duì)方一行人到橘子洲頭，在偉大領(lǐng)袖毛澤東主席的雕塑前

領(lǐng)略其風(fēng)采，一覽江景與美景，去到沙灘公園感受親水運(yùn)動(dòng)休閑文化園。茶顏

悅色也是一個(gè)必打卡點(diǎn)，游玩結(jié)束后一定得來(lái)一杯聲聲烏龍，消退燥熱。

7.3.3午餐

（1）中午帶領(lǐng)對(duì)方到橘洲匯1910（地址：岳麓區(qū)橘子洲頭神職人員公寓

1號(hào)棟近毛澤東雕像公園入口）共進(jìn)午餐。

（2）點(diǎn)菜時(shí)，要尊重對(duì)方的喜好，投其所好，遵守用餐禮儀，安靜的享

受美食。

7.3.4送站

（1）送行人員與接待人員相同，關(guān)注航班/車(chē)次信息，有延誤等情況及時(shí)

進(jìn)行調(diào)整。

（2）用餐結(jié)束后將對(duì)方送回酒店整理行李，由接待人員及總負(fù)責(zé)人安排

商務(wù)車(chē)送對(duì)方一行人到機(jī)場(chǎng)（車(chē)站），保證車(chē)內(nèi)無(wú)異味。為防止出現(xiàn)暈車(chē)的情

況，車(chē)內(nèi)應(yīng)該備好暈車(chē)藥、暈車(chē)貼以及礦泉水。

（3）為對(duì)方送上當(dāng)?shù)靥禺a(chǎn)作為紀(jì)念。

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

8經(jīng)費(fèi)預(yù)算

接待費(fèi)用預(yù)算匯總表

項(xiàng)目名稱(chēng)數(shù)量費(fèi)用（元）

車(chē)輛加油費(fèi)用3輛（含備用車(chē)輛）1500

會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用1000

游覽費(fèi)用500

住宿費(fèi)行政大床房（含早餐）62964

間

晚宴費(fèi)用（含酒6000

水）

餐費(fèi)5000

其他費(fèi)用3000

合計(jì)19964

9意外防范

9.1事前防范

接待活動(dòng)策劃者在制定本次商務(wù)接待方案時(shí)，一定要考慮到各種突發(fā)情況

的發(fā)生，并做好相應(yīng)的預(yù)案，精心設(shè)接待流程