衡陽希朵曼食品有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u1衡陽希朵曼食品有限公司簡介 衡陽希朵曼食品有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計1衡陽希朵曼食品有限公司簡介在1988年，希朵曼成立了，曾用名廣州大餅屋。由于公司的快速發(fā)展在2000年成立了衡陽泰名食品有限公司，并擁有了品牌“泰名”。在2008年公司進(jìn)行了品牌升級，成立了由中外合資的衡陽希朵曼食品有限公司。希朵曼是一家自產(chǎn)自銷的民營企業(yè)，在衡陽市食品行業(yè)中屬于龍頭企業(yè)，公司致力于蛋糕，端午粽子，西餅，飲料，中秋月餅，面包的加工及經(jīng)營，如今擁有65家連鎖店，生產(chǎn)基地的面積有著上萬平方米，公司擁有一大批國外先進(jìn)的烘焙設(shè)備，例如KN400萬能包餡機(jī)、100MA枕式包裝機(jī)等等。公司的經(jīng)營理念是質(zhì)量取勝，信譽(yù)取勝，不斷創(chuàng)新產(chǎn)品。2衡陽希朵曼食品有限公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀、所存在問題及產(chǎn)生原因分析2.1采購管理現(xiàn)狀衡陽希朵曼食品有限公司在逐漸發(fā)展壯大的同時，辦公用品采購業(yè)務(wù)流程也出現(xiàn)了一些問題。例如公司內(nèi)部采購制度不完善，內(nèi)部控制存在問題，流程太過復(fù)雜，管理者監(jiān)管力度不夠，容易出現(xiàn)個別人中飽私囊的情況，報銷環(huán)節(jié)可能存在錯報的情況。2.2存在問題分析采購流程復(fù)雜繁瑣，容易耗費(fèi)時間，提高成本。物流公司送貨到達(dá)時間存在不確定性，并可能存在丟失辦公用品和途中辦公用品被損壞的風(fēng)險，辦公用品不能及時送到公司，會降低員工的工作效率。急需的辦公用品運(yùn)用現(xiàn)有采購程序，不如個人暫時出資采購解決燃眉之急，而緊急采購所出資的個人費(fèi)用會高于平常，費(fèi)用不統(tǒng)一，會造成費(fèi)用難以報銷的問題。2.2.1采購制度不完善線上和線下采購信息由于沒有及時共享，導(dǎo)致溝通不順暢。制定采購制度的時候，考慮問題不夠全面，制度存在一些漏洞，就不能更好的管理公司辦公用品采購流程。采購的辦公用品沒有及時送達(dá)，會影響到員工工作的進(jìn)度，一定程度上，降低了工作效率；辦公用品的采購價格不一致，會造成成本的提高，增加了公司的采購費(fèi)用。2.2.2流程太過復(fù)雜申請購買辦公用品時須先向采購部門上報采購計劃表，采購部門將采購計劃表送至管理層，經(jīng)管理層批準(zhǔn)后，根據(jù)采購計劃表，選擇價低質(zhì)優(yōu)的供應(yīng)商進(jìn)行付款購買。先由行政助理填寫完借款審批單，然后行政部經(jīng)理和財務(wù)部經(jīng)理審核借款審批單，審核之后同意再由出納填寫借款單。2.2.3內(nèi)部環(huán)境存在問題對采購計劃審核把關(guān)不嚴(yán)，違規(guī)審核通過不必要的采購計劃，辦公用品日常購置混亂，浪費(fèi)行政資源。選擇供應(yīng)商的時候，因為供應(yīng)商對采購人員進(jìn)行賄賂或供應(yīng)商與采購人員是親戚關(guān)系，導(dǎo)致采購人員徇私枉法，注重親情，憑借個人利益，選擇對自己最有利的而不是對公司最有利的供應(yīng)商。與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判的時候，出現(xiàn)貪污的情況。公司的采購信息不能及時的分享與溝通，會導(dǎo)致辦公用品可能產(chǎn)生多購或少購的情況，造成了不必要的浪費(fèi)。2.2.4報銷環(huán)節(jié)存在問題由于緊急采購辦公用品，需供應(yīng)商加急發(fā)貨，因此成本會高于平常，同種辦公用品采購價格不統(tǒng)一，導(dǎo)致難以報銷。采購人員與供應(yīng)商有著利益關(guān)系，供應(yīng)商給其開具不符實際價格的增值稅普通發(fā)票，采購人員拿著去找出納進(jìn)行報銷。2.3問題產(chǎn)生原因分析2.3.1采購計劃不合理對于一些細(xì)小的問題，不能及時發(fā)現(xiàn)，管理層對之漠不關(guān)心，毫不在乎，衡陽希朵曼食品有限公司的采購計劃制定的不符合實際情況，不準(zhǔn)確，存在隨意采購現(xiàn)象。在實施物資采購活動中辦公用品采購計劃是主要根據(jù)。影響了物資采購全過程，因此一經(jīng)確定，不得隨意更改。但在實際工作中，衡陽希朵曼食品有限公司的辦公用品采購計劃會因為一些臨時情況產(chǎn)生隨意變更的可能。2.3.2采購流程比較繁瑣采購人員編制采購計劃表，需采購部門主管，行政主管，總經(jīng)理的批準(zhǔn)，行政助理填寫借款審批單，需經(jīng)行政主管，財務(wù)主管的審核。購買一些小物品的時候，申請需經(jīng)過層層的批準(zhǔn)審核，員工會覺得過程復(fù)雜，從而自行購買，而自行購買的錢又難以向出納進(jìn)行報銷。2.3.3采購成本控制不嚴(yán)格采購人員填制的采購計劃表沒有完全的考慮到自身需要的，有時會因員工使用辦公用品的速度過快，緊急采購辦公用品，而緊急采購的辦公用品，則會讓供應(yīng)商加急發(fā)貨，加急發(fā)貨增加了辦公用品的運(yùn)輸費(fèi)用，運(yùn)輸時間長可能會導(dǎo)致采購的辦公用品丟失或損壞，運(yùn)輸途中損壞的辦公用品，可采取退貨或調(diào)換。2.3.4采購制度缺乏執(zhí)行力公司制定的制度，沒有人遵守，相關(guān)采購人員沒有達(dá)到相應(yīng)的水平，知識面不夠，經(jīng)驗不豐富，并缺乏判斷力，對辦公用品缺乏了解，執(zhí)行起來很困難。在采購和報銷時，缺乏透明度，產(chǎn)生賄賂，弄虛作假，以權(quán)謀私。3衡陽希朵曼食品有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計3.1問題解決方案3.1.1加強(qiáng)監(jiān)督管理充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實施線上采購，保證采購過程的透明化，并對采購的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，防止出現(xiàn)個別采購員暗箱操作的情況；實施辦公用品采購計劃，控制辦公用品的采購成本預(yù)算，按審頻率實施審計。3.1.2設(shè)立獎懲機(jī)制對采購行為進(jìn)行日常監(jiān)督，每個月不少于一次的審查，同時，實施必要的部門審計，及時發(fā)現(xiàn)違規(guī)的采購行為并進(jìn)行糾正，出現(xiàn)違規(guī)采購行為時，應(yīng)對采購負(fù)責(zé)人采取處罰措施。3.1.3完善采購流程制定完善的采購制度，明確各個部門的崗位職責(zé)，對各個部門領(lǐng)用辦公用品的實際數(shù)量進(jìn)行登記，定期清點(diǎn)公司辦公用品的庫存，及時采購辦公用品，避免出現(xiàn)實際數(shù)量和賬目數(shù)量不符的情況；對采購流程進(jìn)行優(yōu)化處理，采購前，根據(jù)各個部門實際需求量制定辦公用品采購計劃，避免造成庫存積壓或因存放時間過長而導(dǎo)致質(zhì)量問題，安排符合實際情況的采購流程，合理利用資源，明確采購程序，采購后，合理儲存辦公用品；提高采購人員的專業(yè)水平，采購人員對辦公用品要有一定的了解，會控制成本，與供應(yīng)商往來公平公正，不存在私心；嚴(yán)格遵守制度，對于超出采購計劃成本的報銷，需經(jīng)過總經(jīng)理的同意，由總經(jīng)理簽名同意，出納才給予報銷；對屬于采購計劃內(nèi)的成本，采購人員憑借發(fā)票向出納要求報銷，出納根據(jù)公司規(guī)章制度允許報銷。3.2業(yè)財融合流程設(shè)計3.2.1流程表設(shè)計表1辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計表序號流程步驟負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容1編制采購計劃表采購部門編制采購計劃表并提交給采購部2審核采購計劃表采購部門主管批準(zhǔn)采購計劃表并提交給財務(wù)部3審核采購計劃表財務(wù)部主管批準(zhǔn)采購計劃表并提交給總經(jīng)理4審核采購計劃表總經(jīng)理批準(zhǔn)采購計劃表5填寫借款審批單行政助理填寫借款審批單并提交給行政部經(jīng)理6審核借款審批單行政部經(jīng)理審核借款審批單并提交財務(wù)部7審核借款審批單財務(wù)部經(jīng)理審核借款審批單8填寫借款單出納填寫借款單9選擇供應(yīng)商采購員根據(jù)審批情況，到市場詢價，比價，議價，按照價低質(zhì)優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商，進(jìn)行采購并付款10開具增值稅普通發(fā)票供應(yīng)商按采購計劃表發(fā)貨，根據(jù)實際采購辦公用品數(shù)量開具增值稅普通發(fā)票11登記入庫行政人員對于符合標(biāo)準(zhǔn)辦公用品登記入庫，對于不符的，辦理調(diào)換或退貨12報銷費(fèi)用出納根據(jù)增值稅普通發(fā)票，給采購人員報銷費(fèi)用3.2.2流程圖設(shè)計采購部門主管批準(zhǔn)采購計劃表并提交給財務(wù)部采購部門主管批準(zhǔn)采購計劃表并提交給財務(wù)部財務(wù)部主管批準(zhǔn)采購計劃表并提交給總經(jīng)理財務(wù)部主管批準(zhǔn)采購計劃表并提交給總經(jīng)理總經(jīng)理批準(zhǔn)采購計劃表總經(jīng)理批準(zhǔn)采購計劃表行政助理填寫借款審批單并提交給行政部經(jīng)理行政助理填寫借款審批單并提交給行政部經(jīng)理財政部經(jīng)理審核借款審批單行政部經(jīng)理審核借款審批單財政部經(jīng)理審核借款審批單行政部經(jīng)理審核借款審批單 出納填寫借款單出納填寫借款單采購人員根據(jù)審批情況，到市場詢價，比價，議價，按照價低質(zhì)優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商，進(jìn)行采購并付款采購人員根據(jù)審批情況，到市場詢價，比價，議價，按照價低質(zhì)優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商，進(jìn)行采購并付款供應(yīng)商按采購計劃表發(fā)貨，根據(jù)實際采購辦公用品數(shù)量開具增值稅普通發(fā)票供應(yīng)商按采購計劃表發(fā)貨，根據(jù)實際采購辦公用品數(shù)量開具增值稅普通發(fā)票行政人員對于符合標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品登記入庫，對于不符的，辦理調(diào)換或退貨行政人員對于符合標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品登記入庫，對于不符的，辦理調(diào)換或退貨出納根據(jù)增值稅普通發(fā)票，給采購人員報銷費(fèi)用出納根據(jù)增值稅普通發(fā)票，給采購人員報銷費(fèi)用圖1辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計圖3.3業(yè)財融合流程實際應(yīng)用在簽訂合同之前，公司必須對選定供應(yīng)商的資產(chǎn)進(jìn)行評價。在辦公用品采購開始時，公司對辦公用品供應(yīng)商進(jìn)行評估，確定其資產(chǎn)。了解供應(yīng)商的財務(wù)狀況是否穩(wěn)定，價格是否經(jīng)常變動;依據(jù)供應(yīng)商的付款條件進(jìn)行財務(wù)分析，了解其付款周期和是否有現(xiàn)金折扣。在眾多的供應(yīng)商選擇最適合的，選擇價格優(yōu)惠，辦公用品質(zhì)量高，供應(yīng)商是長期發(fā)展的。另外，我們將積極尋找長期合作的供應(yīng)商，并簽訂有關(guān)市場價格重大變化的辦公用品合同。在原材料價格比較低的時候與其簽訂長期采購合同，可以防止市場價格變動給企業(yè)帶來的沖擊。審核采購合同中的涉財條款。財務(wù)負(fù)責(zé)人可以確認(rèn)合同金額的計算，確保與公司的購買預(yù)算一致。審核結(jié)算條款是否符合企業(yè)信用管理要求。財務(wù)人員在審核采購合同時，將合同分開簽訂，分別開具相應(yīng)的發(fā)票，由于兩種項目適應(yīng)的稅率不同，所以我們就可多抵扣設(shè)備購買的進(jìn)項稅，從而減少了采購成本。加強(qiáng)應(yīng)付賬款管理，分析最佳支付時機(jī)。如果供應(yīng)商想加速恢復(fù)，通常以信用條款提供現(xiàn)金折扣。采購部門應(yīng)認(rèn)真考慮是否接受現(xiàn)金折扣。放棄現(xiàn)金折扣的情況一般有兩種可能，一種可能是公司缺乏運(yùn)作資金;另一種可能是企業(yè)將應(yīng)付賬款用于短期投資，所獲得的報酬高于放棄現(xiàn)金折扣的金額。假如供應(yīng)商沒有規(guī)定現(xiàn)金折扣，一般公司會推遲付款時間，用應(yīng)付款項來緩解自身資金短缺的壓力，節(jié)約了資金成本，但是延遲付款時間會損壞公司信用，造成不能長期合作。所以，公司財務(wù)應(yīng)根據(jù)自身實際情況，選擇最佳付款時間。4結(jié)束語本畢業(yè)設(shè)計分析了衡陽希朵曼食品有限公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀、存在的問題、問題產(chǎn)生的原因，提出了問題解決方案以及業(yè)財融合流程設(shè)計。在公司業(yè)務(wù)流程中，采購流程是其一個重要環(huán)節(jié)。采購流程是從采購計劃的制定、供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂和執(zhí)行、驗收的過程。辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程可以提高財務(wù)管理的價值和采購管理效果，可以節(jié)約采購成本，提高工作效率。業(yè)務(wù)財務(wù)一體化