紅旗食品有限公司材料采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 紅旗食品有限公司簡(jiǎn)介 紅旗食品有限公司材料采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)紅旗食品有限公司簡(jiǎn)介紅旗食品有限公司成立于2013年，注冊(cè)于湖南省長(zhǎng)沙市，注冊(cè)資本100萬元，是一家致力于堅(jiān)果、干果零食研發(fā)、生產(chǎn)、銷售于一體的綜合性食品企業(yè)。公司現(xiàn)有2個(gè)生產(chǎn)基地，銷售網(wǎng)絡(luò)達(dá)全國(guó)12個(gè)省市，公司營(yíng)銷隊(duì)伍團(tuán)結(jié)高效，正在快速發(fā)展、穩(wěn)步推進(jìn)，開發(fā)全國(guó)各地區(qū)域市場(chǎng)。企業(yè)堅(jiān)持“以德為營(yíng)，以人為本，精誠團(tuán)結(jié)”的經(jīng)營(yíng)理念，擁有“紅彤彤”、“齊飄飄”等注冊(cè)商標(biāo)，逐漸形成擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的新產(chǎn)品，將陸續(xù)投放市場(chǎng)，以保障市場(chǎng)的永續(xù)經(jīng)營(yíng)和創(chuàng)新領(lǐng)先優(yōu)勢(shì)。紅旗食品有限公司現(xiàn)有員工108人，公司共有6個(gè)部門，包括綜合部、生產(chǎn)部、采購部、營(yíng)銷部、財(cái)務(wù)部、質(zhì)檢部。圖1紅旗食品有限公司組織結(jié)構(gòu)紅旗食品有限公司采購業(yè)務(wù)賬務(wù)管理現(xiàn)狀紅旗食品有限公司采購業(yè)務(wù)管理主要包括對(duì)采購業(yè)務(wù)過程進(jìn)行組織、實(shí)施和控制等一系列過程。紅旗食品有限公司制度規(guī)定，20萬元以上的采購須由采購部負(fù)責(zé)，主要包括蔬菜、水果、堅(jiān)果等原材料、生產(chǎn)配料、生產(chǎn)輔料等生產(chǎn)材料的采購。根據(jù)2020年度的采購統(tǒng)計(jì)，原材料、生產(chǎn)配料、生產(chǎn)輔料等采購種類超過65種，年度采購費(fèi)用超過200萬元?？梢娂t旗食品有限公司采購類型多而復(fù)雜，采購部在材料采購方面的工作非常重要。具體采購情況見表1。表12020年度紅旗食品有限公司材料采購一覽表類別材料種類種類比例年度費(fèi)用（萬元）費(fèi)用比例原材料2741.54%168.577.36%生產(chǎn)配料3046.15%38.717.77%生產(chǎn)輔料812.31%10.64.87%合計(jì)65100.00%217.8100.00%紅旗食品有限公司采購業(yè)務(wù)由副總經(jīng)理分管，采購部每年會(huì)根據(jù)下一年的生產(chǎn)計(jì)劃，制定年度采購計(jì)劃，經(jīng)副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批通過后執(zhí)行。生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部在材料需求方面有額外需求，將由生產(chǎn)部提交采購任務(wù)書和需求清單，經(jīng)總經(jīng)理助理審批通過后，提交采購部。采購部根據(jù)采購任務(wù)書和需求清單，編制采購計(jì)劃書，由副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批通過后實(shí)施，最后由財(cái)務(wù)根據(jù)采購合同進(jìn)行付款。圖2紅旗食品有限公司采購審批流程紅旗食品有限公司在實(shí)施采購以后，在驗(yàn)收階段也由采購部負(fù)責(zé)。一般由供應(yīng)商將貨品送至生產(chǎn)倉庫，由采購部根據(jù)合同清點(diǎn)貨品種類和數(shù)量，并填寫2份驗(yàn)收單，一份提交給生產(chǎn)部入庫，另一份提交給財(cái)務(wù)部進(jìn)行結(jié)算。最后，由財(cái)務(wù)部根據(jù)采購部提交的驗(yàn)收單和合同發(fā)票進(jìn)行付款。圖3紅旗食品有限公司材料采購驗(yàn)收流程紅旗食品有限公司材料采購業(yè)務(wù)存在的問題采購計(jì)劃管理不完善紅旗食品有限公司采購部每年會(huì)根據(jù)下一年的生產(chǎn)計(jì)劃，制定采購計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行實(shí)施，保障下年度的生產(chǎn)所需的原材料。然而，在實(shí)際生產(chǎn)過程中，由于客戶的需求調(diào)整，會(huì)出現(xiàn)新的小額原材料需求。在此情況下，需要生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)需求制定材料需求清單和任務(wù)書，主要包括材料、設(shè)備和人員需求，當(dāng)材料需求成本超過20萬則由采購部負(fù)責(zé)采購，若需求成本低于20萬元?jiǎng)t由生產(chǎn)部自行采購。2020年度紅旗食品有限公司采購合同200萬元，然而全年投入生產(chǎn)的材料價(jià)值超過300萬元，也就是說超過100萬元的材料采購沒有經(jīng)過采購部進(jìn)行采購。據(jù)了解，生產(chǎn)部全年因生產(chǎn)需要，自行采購8次，單次采購金額在10-18萬元之間。生產(chǎn)部自行采購的流程需要經(jīng)過總經(jīng)理助理、總經(jīng)理審批，最后由財(cái)務(wù)根據(jù)生產(chǎn)部的發(fā)票進(jìn)行付款。生產(chǎn)部自行進(jìn)行臨時(shí)生產(chǎn)需求的采購，為確保不出現(xiàn)額外多余的庫存，因此只采購生產(chǎn)需求量的材料。正因如此，生產(chǎn)部的臨時(shí)采購沒有長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃性，沒有進(jìn)行大宗采購的價(jià)格談判，造成了公司的材料成本居高不下。缺乏材料采購驗(yàn)收監(jiān)管紅旗食品有限公司在采購驗(yàn)收方面，由采購負(fù)責(zé)部門自行組織驗(yàn)收，沒有其他部門進(jìn)行監(jiān)管。采購負(fù)責(zé)部門驗(yàn)收，只是清點(diǎn)貨品的種類和數(shù)量，對(duì)于貨品的質(zhì)量并沒有進(jìn)行檢驗(yàn)，以至于采購驗(yàn)收管理不嚴(yán)格，出現(xiàn)不合格貨品入庫的情況。當(dāng)出現(xiàn)采購部驗(yàn)收合格，生產(chǎn)部入庫后，生產(chǎn)使用過程中發(fā)現(xiàn)材料損毀的情況，采購部與生產(chǎn)部互相推卸責(zé)任，一方認(rèn)為是驗(yàn)收了不合格的貨品，另一方認(rèn)為是生產(chǎn)部管理不善導(dǎo)致貨品損壞，無法確認(rèn)責(zé)任歸屬。材料采購方式單一紅旗食品有限公司在材料采購方式方面，主要采用供應(yīng)商庫、市場(chǎng)比價(jià)的方式進(jìn)行采購。目前，已與4家供應(yīng)商進(jìn)行了長(zhǎng)期合作，其中2家負(fù)責(zé)供應(yīng)蔬菜、水果等原材料，1家負(fù)責(zé)供應(yīng)生產(chǎn)配料、1家負(fù)責(zé)供應(yīng)生產(chǎn)輔料。紅旗食品有限公司大部分的蔬菜、水果以及生產(chǎn)配料、輔料都由供應(yīng)商進(jìn)行采購，其他材料則由采購部根據(jù)采購任務(wù)書在市場(chǎng)中進(jìn)行比選。紅旗食品有限公司建立供應(yīng)商庫是為了大額、長(zhǎng)期采購能夠降低采購單價(jià)，確保貨品的品質(zhì)。然而，由于紅旗食品有限公司生產(chǎn)規(guī)模有限，近年來的發(fā)展放緩，沒有更多合適的供應(yīng)商入庫，原來的供應(yīng)商逐漸形成了壟斷，在價(jià)格和質(zhì)量方面已經(jīng)沒有了優(yōu)勢(shì)。此外，由于生產(chǎn)部需求的很多生產(chǎn)輔料為特殊材質(zhì)，存在獨(dú)家供應(yīng)的情況，因此采購部難以在市場(chǎng)進(jìn)行詢價(jià)比選，也造成了采購成本居高不下的情況。業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行紅旗食品有限公司正處于發(fā)展階段，目前采購部、銷售部、財(cái)務(wù)部已經(jīng)陸續(xù)使用電腦系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)統(tǒng)計(jì)，然而由于各系統(tǒng)并沒有統(tǒng)一設(shè)計(jì)，因此存在銜接性問題，導(dǎo)致了現(xiàn)階段采購部、銷售部、財(cái)務(wù)部各自使用自己的系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。正因?yàn)槿粘?，各部門在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方面出現(xiàn)了賬實(shí)不一致，各部門賬單不銜接的情況。例如，采購部在完成采購后在采購系統(tǒng)中錄入了商品數(shù)據(jù)，然后根據(jù)驗(yàn)收單和發(fā)票等票據(jù)向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)支付貨款。財(cái)務(wù)部對(duì)票據(jù)核實(shí)后即可完成付款，并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中錄入數(shù)據(jù)。然而，有時(shí)候采購部在驗(yàn)收未完全通過的情況下，經(jīng)請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同意提前支付貨款，因此采購部在采購系統(tǒng)中備注了部分貨品須重新配貨且已提前結(jié)清貨款的具體情況，然而在提交給財(cái)務(wù)部的票據(jù)中沒有注明具體情況，導(dǎo)致了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與采購數(shù)據(jù)不一致。此外，有時(shí)候采購部根據(jù)公司生產(chǎn)需要，臨時(shí)安排供應(yīng)商進(jìn)行送貨，采購部系統(tǒng)中記錄了送貨次數(shù)以及數(shù)量，而未通知財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)錄入，因此導(dǎo)致了財(cái)務(wù)出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，對(duì)于公司經(jīng)營(yíng)管理存在資金管理風(fēng)險(xiǎn)隱患。紅旗食品有限公司材料采購業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)采用定量與定期結(jié)合的采購方式制定計(jì)劃為改善紅旗食品有限公司在材料采購計(jì)劃方面的不足，我認(rèn)為應(yīng)該采取ABC分類方法制定采購計(jì)劃，對(duì)于物料材料中的種類較少但占用金額較大的材料采取定量采購，當(dāng)庫存量降低至安全值時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充采購；對(duì)于物料種類大，占用資金量較少的材料采取定期采購，根據(jù)倉庫盤點(diǎn)情況進(jìn)行采購控制存貨量。通過采用定量與定期結(jié)合的采購方式，能夠提高單次采購數(shù)量和金額，提高單次采購20萬元以上的比例，提高了采購部與供應(yīng)商談價(jià)的空間，降低生產(chǎn)部自行采購頻次，進(jìn)而降低了采購成本。根據(jù)2020年度的材料使用種類與金額的情況，對(duì)于生產(chǎn)材料中種類較多，金額較大的蔬菜、水果等原材料劃分為A類，進(jìn)行定量采購；種類較多金額較少的生產(chǎn)配料劃分為B類，進(jìn)行定期采購；種類、金額都較少的生產(chǎn)輔料劃分為C類，采用定期采購。為了確保采購計(jì)劃滿足生產(chǎn)需求，又不會(huì)造成太多的庫存，占用過多的流動(dòng)資金，應(yīng)對(duì)采購周期進(jìn)行控制。對(duì)于定量采購應(yīng)采取較長(zhǎng)周期的管控，采購周期設(shè)置為6個(gè)月，而定期采購則設(shè)置為3個(gè)月。表2紅旗食品有限公司材料采購方式及周期類別材料分類材料種類采購方式采購周期A原材料定量采購6個(gè)月油墨6個(gè)月B生產(chǎn)配料食品添加劑定期采購3個(gè)月C生產(chǎn)輔料包裝3個(gè)月完善采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)為改善紅旗食品有限公司在采購驗(yàn)收方面的不足，我認(rèn)為應(yīng)該對(duì)采購驗(yàn)收審批環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化。首先，確認(rèn)采購負(fù)責(zé)部門經(jīng)理為驗(yàn)收質(zhì)量的第一責(zé)任人，在原有的驗(yàn)收環(huán)境中增加“質(zhì)檢部”作為聯(lián)合驗(yàn)收部門，質(zhì)檢部驗(yàn)收人員作為驗(yàn)收第二責(zé)任人。當(dāng)供應(yīng)商運(yùn)送貨品至廠區(qū)，由采購負(fù)責(zé)部門和質(zhì)檢部根據(jù)采購合同及需求清單，清點(diǎn)貨品是否滿足合同約定，清點(diǎn)內(nèi)容包括種類、數(shù)量，再進(jìn)行質(zhì)量抽檢。聯(lián)合檢驗(yàn)合格后，填寫驗(yàn)收單簽名后交給生產(chǎn)部的倉管人員，由倉管人員對(duì)照驗(yàn)收單核點(diǎn)數(shù)量后進(jìn)行入庫，并出具入庫單給采購人員。然后由采購人員提供入庫單、驗(yàn)收單、合同和發(fā)票，并填寫付款申請(qǐng)單，經(jīng)總經(jīng)理助理、總經(jīng)理審批通過后，提交給財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。最后由財(cái)務(wù)部人員核實(shí)票據(jù)及審批流程，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后進(jìn)行付款。圖4紅旗食品有限公司材料采購驗(yàn)收流程材料采購方式和途徑多元化為降低紅旗食品有限公司采購成本，改善供應(yīng)商庫價(jià)格壟斷的現(xiàn)狀，我認(rèn)為應(yīng)該進(jìn)一步擴(kuò)充戰(zhàn)略合作供應(yīng)商的數(shù)量，確保供應(yīng)商庫中供應(yīng)A類別材料的供應(yīng)商不少于3家。對(duì)于供應(yīng)商庫中的單位進(jìn)行定期評(píng)價(jià)，服務(wù)質(zhì)量高、效率高、具有價(jià)格優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商優(yōu)先合作，形成良好的采購比價(jià)模式。對(duì)于B、C類別材料，在多方比價(jià)的情況下，優(yōu)先選擇供應(yīng)商庫內(nèi)單位，讓更多的單位進(jìn)入供應(yīng)商庫，進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)，末位淘汰制篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。為降低紅旗食品有限公司采購成本，通過定期的長(zhǎng)沙地區(qū)農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)的實(shí)地考察，以及網(wǎng)絡(luò)查詢等方式，梳理出適合紅旗食品有限公司的季度材料價(jià)格信息表，以此作為詢價(jià)比選的依據(jù)，也可以增加供應(yīng)商的數(shù)量，從而為降低采購成本提供有力支持。同時(shí)，在財(cái)務(wù)處理方面，可以采用商業(yè)匯票對(duì)長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商進(jìn)行付款，并計(jì)入“應(yīng)付票據(jù)”科目，在供應(yīng)商選擇方面也應(yīng)優(yōu)先選擇接受“商業(yè)匯票”的，以此降低公司的現(xiàn)金支出。表32020年長(zhǎng)沙地區(qū)材料價(jià)格行情咨詢表設(shè)計(jì)材料類別規(guī)格品牌市場(chǎng)詢價(jià)供應(yīng)商一季度二季度三季度四季度食品添加劑250g密語2.5元/包2.8元/包2.2元/包3元/包長(zhǎng)沙糧源有限公司業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)銜接運(yùn)作為改善財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與采購、銷售數(shù)據(jù)存在不一致的情況，我認(rèn)為應(yīng)該連通財(cái)務(wù)、采購、銷售系統(tǒng)，做好銜接工作。紅旗食品有限公司采購部、銷售部錄入數(shù)據(jù)以后，應(yīng)推送給財(cái)務(wù)部進(jìn)行數(shù)據(jù)復(fù)核，經(jīng)復(fù)核無誤后匯總進(jìn)公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)公司的賬實(shí)一致、各部門之間的賬務(wù)數(shù)據(jù)一致。圖5紅旗食品有限公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接流程總結(jié)紅旗食品有限公司在材料采購方面存在材料繁雜、成本難以有效控制的情況，通過對(duì)采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程進(jìn)行優(yōu)化，采取定量和定期相結(jié)合的采購形式，保障了庫存量維持在合理水平，在采購審批、驗(yàn)收以及供應(yīng)商的選擇方面進(jìn)行完善，有效降控制了公司的材料費(fèi)用，降低了公司的成本費(fèi)用，在業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)方面進(jìn)行了銜接，確保了各部門數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性，實(shí)現(xiàn)了賬實(shí)一致，也提高了公司的運(yùn)營(yíng)能力。

參考資料[1]李軍,霞小薇.企業(yè)庫存管理的具體流程與改善措施[J].國(guó)民經(jīng)濟(jì),2017,4:126-137.