湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1 公司簡介 湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計公司簡介2008年底，湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司宣布正式成立，注冊資本為500萬元，作為一家大型中藥制藥企業(yè)，湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司不僅發(fā)展公司自身商貿(mào)，同時還自主研發(fā)生產(chǎn)藥品，目前公司已經(jīng)有了三個生產(chǎn)車間和一條粉針生產(chǎn)線，在湖南省范圍內(nèi)，是唯一具有中藥凍干生產(chǎn)線的公司，在這條生產(chǎn)線中，共有100多名員工，其他三個生產(chǎn)車間共有200多名員工，除此之外，還有公司其他部門員工，以及公司的科研團隊，共有400多人。湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司目前主要從事中藥研發(fā)、生產(chǎn)及銷售，并且在當?shù)氐闹兴幯邪l(fā)領域有一定的成就，獲得了生產(chǎn)中藥的多項許可證。公司現(xiàn)由董事長、總經(jīng)理帶領副總經(jīng)理、總經(jīng)辦、財務總監(jiān)麾下的10個部門共同發(fā)展，公司的組織架構如圖1所示：董事長董事長總經(jīng)理總經(jīng)理副總經(jīng)理財務總監(jiān)總經(jīng)辦副總經(jīng)理副總經(jīng)理財務總監(jiān)總經(jīng)辦副總經(jīng)理市場部采購部銷售部物流部技術研發(fā)部質(zhì)量監(jiān)督管理部生產(chǎn)部財務部倉儲部市場部采購部銷售部物流部技術研發(fā)部質(zhì)量監(jiān)督管理部生產(chǎn)部財務部倉儲部生產(chǎn)車間生產(chǎn)車間圖1公司組織架構圖公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀從湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司存貨的種類來看，主要是中藥飲片和中藥制劑，產(chǎn)品眾多，主要包含丹劑、散劑以及口服液類藥品。在存儲時有些藥品對于存儲條件的相對較高，因此湖公司的存貨管理也較為復雜，存貨成本也居高不下。再加上國家對于公司的藥品存貨有著很高的標準，必須對藥品有著很高的品質(zhì)保證，如果存貨管理存在失誤，那么對于公司來說，則是一項很大的損失。因此公司必須按照國家的規(guī)定來管理公司的存貨，對于倉庫的溫度、濕度等標準都進行了嚴格的規(guī)定，并且成立了專門的部門來進行管理，表1湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司存貨組成比例單位：萬元科目名稱2018年2019年2020年產(chǎn)成品庫存91.7784.8979.73在制品庫存53.9649.6142.86原材料庫存37.8135.2831.88在產(chǎn)品占存貨比例29.3%4.85%1.27%產(chǎn)成品占存貨比例58.8%42.98%61.73%原材料占存貨比例41.2%47.82%28.97%由表1可以直觀的看出，公司目前的存貨主要由產(chǎn)成品、在制品以及原材料組成，其中占比最大的產(chǎn)成品庫存，從2018年到2020年一直有所增長，到2020年，該比例已經(jīng)達到了61.73%；但公司原材料的存貨比例在這三年卻有所下降，而這三年內(nèi)公司的市場需求量并沒有減少，因此公司原材料的存貨占比和公司的發(fā)展并不協(xié)同，存在不合理之處，可以推測湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司在存貨管理中存在一些問題。公司存貨內(nèi)部控制制度存在的主要問題存貨采購與銷售的退回流程不規(guī)范湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司與供應商進行月度退貨業(yè)務。如果藥品出現(xiàn)質(zhì)量問題或庫存要求沒有達到公司的標準，則立即將其退還給上游供應商，并將結(jié)算的金額進行相應的扣除。根據(jù)公司2020年下半年的采購退回數(shù)據(jù)統(tǒng)計，月總退貨/總采購量，公司平均月采購退回率在4%上下浮動，8月份最高為7.3%，但直到目前為止，公司還沒有一個完整的采購退回程序。關于退貨的手續(xù)、發(fā)貨時如何登記、截止日期前如何付款等問題都沒有明確的規(guī)定。這就導致了貨物的長期庫存，增加了與供應商的結(jié)算金額，導致了公司在經(jīng)濟上存在一定的損失。此外，由于各種原因，如質(zhì)量問題、包裝損壞等，顧客也可能選擇退貨。根據(jù)湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司2020年下半年的銷售退回統(tǒng)計，月度總退回/總銷售額，公司每月平均銷售退回率在3%上下浮動。湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司現(xiàn)行銷售退回流程如圖2所示：銷售部門物流部門業(yè)務員部門負責人保管員開始開始核查銷售記錄核查銷售記錄驗收入庫簽署處理意見填寫退貨單驗收入庫簽署處理意見填寫退貨單開具退貨憑證開具退貨憑證結(jié)束結(jié)束圖2湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司銷售退回流程圖由2可知，湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司現(xiàn)行的銷售退回流程存在一些問題，例如對于這些客戶退回的藥品，工作人員只需要登記名稱、數(shù)量、客戶名稱、退貨原因，然后填寫退貨單，由倉管員存儲到倉庫即可。但是其返還原因、責任認定都沒有具體的記錄，并且沒有進行臺賬記錄。導致公司銷售部門、配送中心、客戶之間的責任沒有具體的認定標準，這就容易造成糾紛，影響公司管理效率。供應商選擇不合理湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司現(xiàn)行的供應商選擇機制較為簡單，就是選擇價格較低，規(guī)模較小的供應商合作，雖然這樣能夠省去一些繁瑣的采購流程，物料的價格也相對較為便宜，但是，其弊端顯而易見，供應商選擇相對集中，公司沒有建立供應商選擇制度，也沒有對供應商進行全面的多因素檢測。表2湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司2020年下半年及時到貨率表月份及時到貨訂單數(shù)總訂單數(shù)及時到貨率7822142057.88%8832145057.37%9816137059.56%10796134259.31%11843143058.95%12847145658.71%由表2可知，湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司2020年下半年的及時到貨在57%-59%左右，及時到貨率從10月份就開始下降，那么公司的存貨缺貨率就在上升，缺貨率是指缺貨金額與實際銷售金額的比例，基于這種情況，公司如不能及時建立科學全面的供應商選擇評價機制，必然會給公司存貨管理帶來壓力。ABC存貨分類管理法實施中存在缺陷湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司的存貨主要是公司的待售的產(chǎn)成品類，在實行ABC分類法對存貨進行管理時，公司僅僅只是通過銷售比來對存貨進行類。例如，公司銷量較高的產(chǎn)品，以及價值不菲的產(chǎn)品就被劃分到A類物料中，這些主要存貨占到了公司銷售總額的67.78%。一些銷量中等偏上，價值也不低的產(chǎn)品就被劃分到B類物料中，這類物料占到銷售額的13.75%。還有一些存貨作為公司數(shù)量較小且價值不大的存在，被劃分到C類存貨中，共有40多個產(chǎn)品，共占到了公司銷售總額的18.47%。從公司目前實施的這種分類管理法來看，不僅分類不科學，而且管理效率也低，經(jīng)過分析，發(fā)現(xiàn)主要有以下幾個原因：首先，公司在采購物資時，沒有考慮到采購的難易程度，因為目前的存貨采購來源都不相同，因此，它們采購的難易程度也是不同的，例如，公司對某些原材料的需求量很大，在庫存方面占用的資金很多，但是這些原材料的產(chǎn)地離公司很近，或者這類原材料的市場很大，因此在采購時非常方便；而一些原材料雖然需求量小、價格較低，但是它們的產(chǎn)地很遠，市場也很小，那么它們的采購就很困難。在這種情況下，如果簡單的利用ABC分類法，就會很容易將這些原材料進行無效的分類管理，在分類過程中，將比較容易采購的物料分到一類，較難采購的物料分到一類，這樣的分類就會容易導致公司的存貨不平衡問題。其次，材料之間失去了它們的相關性。ABC分類法只根據(jù)已記錄的銷售比率將物料庫存分為A、B、C三種。然而，在實際工作中，湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司因為明確了生產(chǎn)目標，在生產(chǎn)過程中很多材料都被聯(lián)系到了一起。例如，不同的原材料從同一地點采購，或者供應商一樣等等，雖然使用ABC分類法可以將相應的庫存劃分為不同類型，但是也就沒有關聯(lián)性。但一些原材料由于其特殊性，只能從特定供應商處采購，其采購時間、運輸時間甚至價格都會比較高，如果這些材料缺貨的話，就會對公司造成很大的損失，那么就導致這些物資失去了它們之間的關聯(lián)性。最后，很難找到關聯(lián)物料。由于公司實施的這種ABC分類方法沒有考慮到材料之間的關聯(lián)性，就會很難找到與產(chǎn)品相關的材料，只能通過其他附加信息找到。就會導致這些材料的存貨管理策略有了差別，同時其進貨策略也變得不同，導致公司在無形中增加了采購成本。公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計規(guī)范存貨采購與銷售的退回制度和流程湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司應該建立一個完整的采購退貨制度和程序，防止退貨產(chǎn)品不能及時清退，改善與供應商的結(jié)算情況。當出現(xiàn)包裝損壞、污染、臨過期、標簽不一致、材料短缺等情況時，應當先由采購部門與供應商達成確認退貨后，與供應商填寫退貨申請單。采購部經(jīng)理審核通過后，由物流部門引入WMS系統(tǒng)。倉庫保管員在收到指令后負責辦理退貨，貨物從原來的倉儲區(qū)轉(zhuǎn)移到退貨區(qū)，確認后回傳到系統(tǒng)中。在退貨過程中，倉庫工作人員應當按照紅字采購入庫單來辦理退貨，如果退貨時顯示是供應商自提，那么就應當對其身份進行查驗，保證是本人或者真實委托人進行簽收，然后將單據(jù)進行裝訂并留存，退貨手續(xù)完成后按照公司正常的發(fā)貨程序?qū)⒇浳锿嘶?，并保存運輸憑證。采購退回管理流程如下：采購部物流部采購員部門經(jīng)理保管員開始開始審核導入WMS系統(tǒng)填寫采購退貨單審核導入WMS系統(tǒng)填寫采購退貨單移出至退貨區(qū)移出至退貨區(qū)回傳到系統(tǒng)回傳到系統(tǒng)是否供方自提是否供方自提核實委托人 是核實委托人物流退回供貨單 否物流退回供貨單結(jié)束結(jié)束圖3公司采購退回管理流程圖由銷售退回的藥品，公司應加強檢查，查明退貨原因，明確退貨責任。如果顧客必須退貨，工作人員需要前往客戶單位，了解藥品是否是與本公司藥品，或者藥品有效期是否已過。如果經(jīng)過查驗發(fā)現(xiàn)并不是公司的貨物，那么就不能退回公司，除此之外，過期的貨物同樣也不能退回。如果調(diào)查得知系本公司藥品，也在有效期內(nèi)，那么應由工作人員先填寫銷售退回單，并上交部門領導審批統(tǒng)一，再交由公司質(zhì)量管理部、采購部進行簽字確認，然后再辦理銷售退回手續(xù)，退運藥品存放在退運區(qū)，檢查人員必須按規(guī)定退運。銷售退回管理流程如下：銷售部物流部業(yè)務員部門負責人驗收員保管員開始開始核查退貨物資的銷售記錄核查退貨物資的銷售記錄驗收簽署處理意見調(diào)查退貨原因并填寫退貨單驗收簽署處理意見調(diào)查退貨原因并填寫退貨單是否合格是否合格入庫 合格入庫不合格品處理 不合格不合格品處理開具退貨憑證開具退貨憑證結(jié)束結(jié)束圖4公司銷售退回管理流程圖建立供應商選擇制度目前湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司在選擇供應商時，主要選擇商品價格較低，公司規(guī)模較小的供應商來進行合作，因為這樣能夠省去一部分采購流程，并且購買到的物料價格較低，公司認為這樣節(jié)省了采購成本，但是其弊端顯而易見，所以公司應當對供應商的選擇重視起來，建立針對性的供應商選擇機制，通過招投標的方式吸引供應商，然后對其進行篩選。信息整合之后再對其進行綜合分析，最終確定供應商。其選擇程序如圖5所示：質(zhì)檢部采購部供應商質(zhì)檢部采購部供應商開始尋找供應商開始尋找供應商各類標準尋找供應商各類標準尋找供應商藥品樣品初審藥品樣品初審初審初審 否鑒定報告是否通過原材料鑒定 是鑒定報告是否通過原材料鑒定 否是否通過現(xiàn)場考察藥物原材料產(chǎn)地考察是否通過現(xiàn)場考察藥物原材料產(chǎn)地考察 是是否合格 否是否合格認定為合格供應商認定為合格供應商納入名錄 是納入名錄結(jié)束是否合格結(jié)束是否合格圖5公司供應商選擇程序圖如圖5所示，公司建立起供應商選擇機制后，可以選擇既能夠及時供貨又節(jié)省成本的供應商，對已經(jīng)選擇的供應商信息進行綜合整理，按照國家食藥監(jiān)對藥品原材料的購買規(guī)定即GMP的規(guī)定：藥品類企業(yè)在采購原材料時，必須要嚴格檢驗原材料的質(zhì)量，并且其供應商也必須具備提供藥品原材料的資格證。采購時按照相關法律規(guī)定，初次合作的供應商應提供其營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可、質(zhì)量保證協(xié)議、業(yè)務人員的從業(yè)資格證等資料。由湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司采購部門進行審核上報高層后再將信息進行匯總，并將供應商的資格證到期時間進行登記，以防止在合作期間供應商的資格證到期，導致無法采購。完善存貨管理方法和制度按照ABC分類管理法，被劃分A類的存貨雖然其價值高，但是在實際生產(chǎn)中，該存貨市場比較廣泛，獲取比較容易。在管理這類物料時，不必要再作為重點存貨進行管理。同理，有些物料屬于市場稀缺資源，在市場上很難采購，被劃為B類或C類采取了簡化或一般管理方法，一旦出現(xiàn)缺貨，會給公司造成損失，因此，該種物料即使價值較低也要時常對其進行關注?？梢詫⒑线_嘉維康醫(yī)藥有限公司的貨物分為一般貨物、重要貨物、戰(zhàn)略貨物以及瓶頸貨物。表3公司貨物分類管理表貨物類別分類依據(jù)管理方法一般物料般物料屬于在存貨類別中價值較小的商品這些商品在采購時往往都比較容易，但是因為它們的數(shù)量眾多，公司在采購這類物料時，應當對其采購的數(shù)量和時間進行詳細的計算和估計，防止發(fā)生庫存積壓的現(xiàn)象發(fā)生。重要物料該物料價值大該類物料是公司生產(chǎn)的核心物料，但是采購相對比較容易，因此按照采購一般物料的方式進行采購，公司在對此類物料進行管理時，需要盡量降低存貨成本。戰(zhàn)略物料這類物料價值都較高，不容易采購，但對公司來說卻必不可少公司在選擇供應商時，應當對其進行詳細的評估，并建立長期合作管理，在物料管理方面要嚴格控制其數(shù)量，數(shù)量過度占用資金，數(shù)量較少影響生產(chǎn)且不易補貨。瓶頸物資這類物料市場采購難度高該類物料供應商選擇度不大，所以可以進行長期合作，該物料也有可能由于距離較遠，運輸難度較大等原因，該物料缺貨無法及時得到補貨，對于該類物料應大批采購，不僅防止缺貨，同時也能降低成本。雖然目前湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司實行的是ABC分類管理法，但是運用的較為簡單，且存在著很多問題。因此，湖南達嘉維康醫(yī)藥有限公司可以在現(xiàn)行的分類法基礎上將上述的管理辦法加入其中，在滿足公司的生產(chǎn)需求的基礎上，能夠在很大程度上增強存貨之間的相關性。對于存貨管理人員來說，也較為方便和快