報(bào)告、通知與文件管理制度

報(bào)告、通知與文件管理制度第一章總則第一條目的為了規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部的報(bào)告、通知與文件管理工作，提高工作效率，保障信息的安全、準(zhǔn)確和及時(shí)傳遞，特訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)各部門、科室和崗位的報(bào)告、通知與文件管理工作。第三條任務(wù)責(zé)任各部門負(fù)責(zé)人及員工需嚴(yán)格遵守本制度，履行相應(yīng)的報(bào)告、通知與文件管理職責(zé)。第二章報(bào)告管理第四條報(bào)告形式報(bào)告應(yīng)以書面形式進(jìn)行，可采用電子文檔或紙質(zhì)文檔。緊要報(bào)告必需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人簽批，并定時(shí)提交上級(jí)部門。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并附上相關(guān)資料和數(shù)據(jù)支持。報(bào)告應(yīng)具有明確的主題、目的和建議。第五條報(bào)告流程撰寫報(bào)告：報(bào)告人應(yīng)依照規(guī)定格式和要求撰寫報(bào)告內(nèi)容，并在報(bào)告上注明報(bào)告時(shí)間、地方、報(bào)告人等信息。報(bào)告審批：報(bào)告人將撰寫好的報(bào)告提交給上級(jí)部門負(fù)責(zé)人審批，并將報(bào)告副本上報(bào)給上級(jí)部門。報(bào)告轉(zhuǎn)達(dá)：經(jīng)過上級(jí)部門批準(zhǔn)的報(bào)告，由報(bào)告人進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)，確保相關(guān)人員及時(shí)收到報(bào)告內(nèi)容。報(bào)告歸檔：報(bào)告人應(yīng)將報(bào)告歸檔，存放在指定位置，并依照規(guī)定的保密等級(jí)進(jìn)行管理。第六條報(bào)告保密緊要報(bào)告應(yīng)標(biāo)明保密等級(jí)，限制查閱范圍。保密報(bào)告應(yīng)在轉(zhuǎn)達(dá)和存檔環(huán)節(jié)加強(qiáng)安全措施，防止未授權(quán)人員取得相關(guān)內(nèi)容。第七條報(bào)告追蹤與反饋緊要報(bào)告應(yīng)設(shè)置追蹤機(jī)制，確保報(bào)告執(zhí)行情況。報(bào)告執(zhí)行情況應(yīng)及時(shí)反饋給報(bào)告人和上級(jí)部門，以便進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。第三章通知管理第八條通知發(fā)布通知可以通過內(nèi)部郵件、公告欄、部門會(huì)議等形式發(fā)布，具體發(fā)布方式由通知發(fā)布人決議。通知內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，重點(diǎn)突出，并注明發(fā)布時(shí)間和有效期限。緊要通知應(yīng)依照規(guī)定的流程進(jìn)行簽發(fā)，并確認(rèn)相關(guān)人員已收到。第九條通知轉(zhuǎn)達(dá)通知發(fā)布人應(yīng)確保通知及時(shí)轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員手中，可以使用電子郵件、短信、電話等方式進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)。緊要通知應(yīng)得到相關(guān)人員確實(shí)認(rèn)回復(fù)，以保證相關(guān)事宜得到及時(shí)處理。第十條通知?dú)w檔已經(jīng)執(zhí)行完畢的通知應(yīng)進(jìn)行歸檔，存放在指定位置，并依照規(guī)定的時(shí)限進(jìn)行保存。緊要通知應(yīng)標(biāo)明保密等級(jí)，限制查閱范圍。第十一條通知撤銷假如通知內(nèi)容發(fā)生更改或錯(cuò)誤，發(fā)布人應(yīng)及時(shí)撤銷原通知，并發(fā)布修正后的通知。撤銷通知應(yīng)采用與發(fā)布通知相同的轉(zhuǎn)達(dá)方式，并確保相關(guān)人員收到撤銷通知。第四章文件管理第十二條文件分類文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類，如工作文件、會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議合同等。每類文件應(yīng)有特地的編號(hào)、命名規(guī)定和存放位置。第十三條文件起草文件起草人應(yīng)依照規(guī)定的格式和要求撰寫文件內(nèi)容，并在文件上注明文件編號(hào)、起草時(shí)間、起草人等信息。文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并附上相關(guān)資料和附件。第十四條文件審批文件起草人將起草好的文件提交給上級(jí)部門負(fù)責(zé)人審批，并將文件副本上報(bào)給上級(jí)部門。緊要文件需經(jīng)過上級(jí)部門批準(zhǔn)后方可生效。第十五條文件傳閱與簽署經(jīng)過批準(zhǔn)的文件，應(yīng)通過內(nèi)部郵件、文件傳閱等方式轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人員，并進(jìn)行簽署確認(rèn)。文件簽署人應(yīng)依照規(guī)定的程序進(jìn)行簽署，并將簽署后的文件妥當(dāng)保管。第十六條文件歸檔與保管已經(jīng)執(zhí)行完畢的文件應(yīng)進(jìn)行歸檔，存放在指定位置，并依照規(guī)定的時(shí)限進(jìn)行保存。文件歸檔時(shí)應(yīng)注明歸檔人、歸檔時(shí)間和歸檔位置，并備案備查。第五章附則第十七條監(jiān)督與懲罰對違反本制度的行為，將視具體情況予以相應(yīng)的紀(jì)律處分，并追究相應(yīng)的法律責(zé)任。第十八條修訂與解釋對本制度的修訂必需經(jīng)過相關(guān)部門的評議