湖南凱潤(rùn)家具制造有限公司材料采購(gòu)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)湖南凱潤(rùn)家具制造有限公司材料采購(gòu)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1.公司簡(jiǎn)介湖南凱潤(rùn)家具制造有限公司（以下簡(jiǎn)稱“凱潤(rùn)家具公司”）成立于2006年07月04日，注冊(cè)地位于岳陽(yáng)市屈原管理區(qū)營(yíng)田鎮(zhèn)推山咀船埠。注冊(cè)資本為960萬(wàn)元，占地面積近百畝，現(xiàn)有員工200余人。經(jīng)營(yíng)范圍包括各種木制工藝品的制造、銷售；家具的制造、銷售。主要原材料有各種松木、杉木、樟木、樺木、水曲柳、白蠟?zāi)?、楠木、檀木、桃木、椴木、水曲柳、免漆板、膠合板、纖維板、夾板、細(xì)木工板、中纖板、防火板、金屬鋁塑板、塑膠板、PVC封邊帶、牛皮、環(huán)保皮、仿真皮、海綿、布料、PU漆、玻璃、鋁材屏風(fēng)、門框、鋁封邊、矩管、鋼板等,主要產(chǎn)品包括木制沙發(fā)、皮革沙發(fā)、木制桌椅等家具、木制工藝品等一系列家具產(chǎn)品。2.凱潤(rùn)家具公司材料采購(gòu)制度現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題2.1公司材料采購(gòu)的現(xiàn)狀及現(xiàn)有采購(gòu)流程圖凱潤(rùn)家具公司主要通過(guò)洽購(gòu)和客戶指定介紹的兩種方式來(lái)尋找供應(yīng)商，已有63家合作過(guò)的供應(yīng)商，但真正開展了長(zhǎng)期深入合作的并不多。公司的采購(gòu)現(xiàn)狀歸納起來(lái)有以下幾點(diǎn)：1、所需原材料大部分是就近采購(gòu)，能在本地市場(chǎng)內(nèi)找尋到價(jià)格差異不大且合適的供應(yīng)商，都在本地市場(chǎng)進(jìn)行采購(gòu)。2、采取“直接供應(yīng)”的方法，減少采購(gòu)環(huán)節(jié)，直接與供應(yīng)商和一級(jí)代理創(chuàng)建供求關(guān)系。3、小工具和一些輔料、五金小配件為臨用的，數(shù)額在1000元以下的由生產(chǎn)部自行采購(gòu)。如釘子、螺絲、鐵絲、鎖、合葉、彈簧、柜腿、萬(wàn)向輪、門鼻、風(fēng)管、門鏡、卷尺、護(hù)角、玻璃膠等。4、及時(shí)掌握物資的到達(dá)情況，保證信息轉(zhuǎn)達(dá)的及時(shí)性，好安排后續(xù)的生產(chǎn)。5、采購(gòu)員拿到訂單后，必須仔細(xì)閱讀訂單的內(nèi)容，及時(shí)將相關(guān)資料、材料卡提供給相關(guān)部門。6、嚴(yán)格控制所采購(gòu)的物料的質(zhì)量，由采購(gòu)員和倉(cāng)管員驗(yàn)收。7、對(duì)于一些主要材料，公司采用供應(yīng)商直接供應(yīng)或者建材市場(chǎng)進(jìn)行集中采購(gòu)，不允許自行采購(gòu)，有特殊情況必須向上級(jí)提出申請(qǐng)，批準(zhǔn)后才能采購(gòu)。8、所有資料要分類歸檔整理。目前公司材料采購(gòu)主要分為兩大類，分別是生產(chǎn)材料和輔助材料。生產(chǎn)材料有生產(chǎn)家具、木制品的木材、板材等。詳細(xì)資料見表1：表1凱潤(rùn)家具公司原材料種類分布原材料類型用途所占采購(gòu)比重生產(chǎn)材料用于家具、木制品生產(chǎn)的木材、板材等65%輔助材料用于裝飾和固定家具、木制品的五金材料等20%家具設(shè)備和零部件生產(chǎn)設(shè)備和零部件10%包裝材料和其他用于家具和木制品的包裝,例如紙箱、泡沫盒、封箱帶等5%從表1可知:凱潤(rùn)家具公司對(duì)原材料的采購(gòu)所占比重最大,所以作為采購(gòu)比重最大的原材料采購(gòu),原材料的采購(gòu)成本就直接影響著公司的成本和利潤(rùn)。采購(gòu)比重占第二位的是家具設(shè)備和零部件,大件家具設(shè)備的采購(gòu)需求和訂單數(shù)量都是由生產(chǎn)部和采購(gòu)部先核對(duì)、確定數(shù)量，再制定出采購(gòu)清單,經(jīng)由負(fù)責(zé)人審批后再由專人負(fù)責(zé)購(gòu)買。而小部件和數(shù)額在1000元以下的可由采購(gòu)員自行控制,決定購(gòu)買數(shù)量。包裝材料和其他所占的比重最小,僅為5%。公司所用的包裝材料一般就是密封箱、泡沫盒和硬紙箱等,主要是方便運(yùn)輸途中對(duì)于產(chǎn)品的保護(hù)。通過(guò)對(duì)凱潤(rùn)家具公司原材料種類的分布分析，針對(duì)于這些原材料的主要制品以及供應(yīng)商數(shù)量也做出了考量分析。詳細(xì)資料見表2：表2凱潤(rùn)家具公司主要產(chǎn)品及供應(yīng)商數(shù)量分布表原材料制品原料地區(qū)數(shù)量木制家具杉木、樟木、樺木等深圳28金屬家具鋼板、三腳架廣州12真皮家具仿真皮、牛皮浙江10木工藝品檀木、桃木、杉木、椴木、紅木等江西13由表2可知：凱潤(rùn)家具公司一直以制作并銷售各種木制品、家具為主，公司供應(yīng)商地區(qū)分布廣，且大多是一線城市，有效地提高了采購(gòu)的效率。湖南凱潤(rùn)家具主要是以各種木材加工為主，目前材料采購(gòu)計(jì)劃一般由采購(gòu)部制定，由采購(gòu)部與供應(yīng)商商洽談判，采購(gòu)部簽訂采購(gòu)合同，然后供應(yīng)商送貨，原材料到貨時(shí)由倉(cāng)管員一人進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收后通知財(cái)務(wù)部付款。公司現(xiàn)有詳細(xì)材料采購(gòu)流程圖如圖1所示：生產(chǎn)部門請(qǐng)購(gòu)選擇供應(yīng)商采購(gòu)訂單采購(gòu)部門生產(chǎn)計(jì)劃生產(chǎn)部門請(qǐng)購(gòu)選擇供應(yīng)商采購(gòu)訂單采購(gòu)部門生產(chǎn)計(jì)劃倉(cāng)管員倉(cāng)管員財(cái)務(wù)收付款驗(yàn)收入庫(kù)財(cái)務(wù)收付款驗(yàn)收入庫(kù)圖1:凱潤(rùn)家具現(xiàn)有采購(gòu)流程圖2.2目前凱潤(rùn)家具公司材料采購(gòu)存在的問(wèn)題2.2.1供應(yīng)商管理制度不科學(xué)1.供應(yīng)商多而且分布很廣，加上公司本身資源限制且沒(méi)有建立詳細(xì)的供應(yīng)商檔案，所以不可能對(duì)每家供應(yīng)商都進(jìn)行管理。采購(gòu)員只是按照需采購(gòu)的原料的類型對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理。雖對(duì)每一家供應(yīng)商都會(huì)定期進(jìn)行考評(píng)，但只在有問(wèn)題發(fā)生時(shí)才對(duì)有問(wèn)題的供應(yīng)商進(jìn)行簡(jiǎn)單的電話和短信盤問(wèn)，這導(dǎo)致問(wèn)題發(fā)生的隱患大大增加，而且讓公司處于一個(gè)被動(dòng)狀態(tài)。2.供應(yīng)商的選擇有局限性。對(duì)于供應(yīng)商直接供應(yīng)的，占了公司總采購(gòu)額的最大比例，而且所用的木料來(lái)源都是由幾家固定的供應(yīng)商供應(yīng)，這使得公司處于被動(dòng)狀態(tài)，也讓公司在價(jià)格的商議上受到了市場(chǎng)的影響。因?yàn)椴牧系墓?yīng)需要他們的支撐，這就會(huì)導(dǎo)致在一些緊急情況下供應(yīng)商會(huì)坐地起價(jià)，對(duì)公司產(chǎn)生的采購(gòu)成本造成一定的影響。3.與供應(yīng)商缺乏長(zhǎng)期深入的合作。凱潤(rùn)家具公司雖已和60多家供應(yīng)商合作過(guò)，但在與供應(yīng)商的合作與合作中，對(duì)供應(yīng)商管理缺少科學(xué)性和針對(duì)性。對(duì)于供應(yīng)商的評(píng)定大都是根據(jù)采購(gòu)人員的主觀評(píng)價(jià)為主，所以評(píng)價(jià)的結(jié)果容易受到主觀因素的影響，不能全面的反映所合作供應(yīng)商的綜合實(shí)力，也不利于公司選擇最合適的長(zhǎng)期合作伙伴。4.在日常采購(gòu)中，采購(gòu)人員的關(guān)注點(diǎn)放在了與多家供應(yīng)商的價(jià)格比較上，而忽略了對(duì)木料的質(zhì)量比較。比如采購(gòu)員往往都是在本地市場(chǎng)內(nèi)尋找合適的供應(yīng)商，事后再對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等進(jìn)行控制管理。這樣雖然降低了采購(gòu)成本，但不能讓供應(yīng)商有想長(zhǎng)期合作的考慮，不能讓他們提供增值服務(wù)，也容易造成木料運(yùn)送延遲、缺貨或質(zhì)量不合格等問(wèn)題，會(huì)對(duì)公司的生產(chǎn)運(yùn)作帶來(lái)影響。2.2.2采購(gòu)計(jì)劃與流程管理不合理1.采購(gòu)人員在材料采購(gòu)的過(guò)程中，雖保證了訂單的完成，卻忽略了對(duì)供應(yīng)商必要的控制和監(jiān)督，而過(guò)后再進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)不但影響到生產(chǎn)的時(shí)間，更是增加了大量的檢測(cè)成本。2．采購(gòu)部?jī)?nèi)沒(méi)有派專業(yè)人員負(fù)責(zé)進(jìn)行跟蹤以及協(xié)議的管理，采購(gòu)員工作繁忙，不利于他集中精力去了解市場(chǎng)的行情以降低采購(gòu)的成本。公司和供應(yīng)商的往來(lái)基本是采購(gòu)部在進(jìn)行，而其他部門缺少與供應(yīng)商的直接交流，這使得供應(yīng)商對(duì)公司提出的采購(gòu)要求很難在整個(gè)公司進(jìn)行積極響應(yīng)。3.凱潤(rùn)家具公司最主要的材料采購(gòu)都源于木材，而木材因天氣、保管等原因都極易出現(xiàn)品質(zhì)問(wèn)題，如脆性、夾皮、油眼、節(jié)子、開裂、翹曲、變色、腐壞、蟲害等。所以公司應(yīng)注重庫(kù)存情況，如果出現(xiàn)采購(gòu)過(guò)剩，這些木材極易堆積，使得成本費(fèi)用增加，這種情況會(huì)給公司的經(jīng)濟(jì)效益帶來(lái)?yè)p失，這些質(zhì)量上的把關(guān)沒(méi)做好也極易影響到后續(xù)產(chǎn)品的生產(chǎn)。2.2.3材料入庫(kù)驗(yàn)收制度不完善由于凱潤(rùn)家具公司的原材料大多以木材為主，而天氣、堆積、保管等原因都極易造成木材品質(zhì)出現(xiàn)問(wèn)題，大多時(shí)候材料到達(dá)都由倉(cāng)管員核對(duì)驗(yàn)收，缺少專業(yè)質(zhì)檢員質(zhì)檢，以致于在后續(xù)產(chǎn)品制造過(guò)程中出現(xiàn)節(jié)子、外觀不佳、木材損壞等問(wèn)題，這時(shí)又需要重新訂購(gòu)材料并返工，并造成材料的浪費(fèi)，降低了工作效率也增高了公司成本。數(shù)額在1000元以下和通過(guò)審核可自行采購(gòu)的原材料每次都是由采購(gòu)員填寫采購(gòu)申請(qǐng)書，隨后再經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字同意訂購(gòu)。申請(qǐng)書上表明公司所需原材料，但并未確定好供應(yīng)商。3.公司材料采購(gòu)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案及優(yōu)化后的流程圖3.1材料采購(gòu)管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案3.1.1提高供應(yīng)商管理的科學(xué)性多開發(fā)新的供應(yīng)商。對(duì)于大批大量材料的采購(gòu)，應(yīng)該采購(gòu)前就制定好計(jì)劃，把握好市場(chǎng)行情。盡可能的做到價(jià)低多購(gòu)，不能單純的為了便利，應(yīng)該把材料質(zhì)量放在第一位，盡量地去節(jié)約資金，降低成本。應(yīng)加強(qiáng)自身的采購(gòu)管理。每次提出采購(gòu)申請(qǐng)之后，如果申請(qǐng)采購(gòu)的材料價(jià)格公司已有記錄，則不需要再去市場(chǎng)進(jìn)行價(jià)格盤查工作；反之就需要。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的培訓(xùn)和技術(shù)支持，幫助他們快速提高已達(dá)到公司要求，保持與供應(yīng)商的穩(wěn)定性。加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)的考察。以便于公司進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)的開發(fā)，尋找更有實(shí)力和主動(dòng)的供應(yīng)商，和他們建立良好的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，有了強(qiáng)有力的供應(yīng)商更便于公司應(yīng)對(duì)客戶多樣化的需求和市場(chǎng)的各種風(fēng)險(xiǎn)，為公司的穩(wěn)步發(fā)展提供了強(qiáng)有力的保障。3.1.2合理規(guī)劃采購(gòu)計(jì)劃以及流程1.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的管理和提升，助于流程的進(jìn)展。因?yàn)橛行枰孕胁少?gòu)的原材料，所以公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的管理，提高員工的整體素質(zhì)。對(duì)于不同的原材料采購(gòu)，采購(gòu)人員所需的素質(zhì)和能力培養(yǎng)也不同，在與客戶進(jìn)行采購(gòu)洽談時(shí)，不僅要儀態(tài)端正彬彬有禮，還要具備優(yōu)秀的談辯能力，爭(zhēng)取能做到讓公司采購(gòu)成本最小化。2.公司各部門之間應(yīng)緊密聯(lián)系。采購(gòu)部和業(yè)務(wù)部應(yīng)該你幫我助，互相照應(yīng)。公司采購(gòu)部的計(jì)劃雖然都來(lái)源于產(chǎn)品制作的需求，但最終還是要落實(shí)到每位客戶的訂單上，而且，采購(gòu)部在市場(chǎng)上獲取的信息可以為業(yè)務(wù)部掌握市場(chǎng)行情、了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)起到很大的幫助。采購(gòu)部與生產(chǎn)技術(shù)部應(yīng)該做到信息傳送及時(shí)、清晰。由于采購(gòu)部可以直接接觸到市場(chǎng)，所以對(duì)市場(chǎng)信息十分敏銳，這對(duì)生產(chǎn)技術(shù)部對(duì)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、創(chuàng)新方面起到了很好的橋梁作用，生產(chǎn)技術(shù)部對(duì)采購(gòu)部也有很大的啟迪作用，它具備了家具設(shè)計(jì)的所有專業(yè)知識(shí)，這為采購(gòu)部的采購(gòu)指名了方向。3.制定合理的采購(gòu)規(guī)劃。對(duì)產(chǎn)品的需求以及合適的采購(gòu)周期和詳細(xì)的原料品種、采購(gòu)數(shù)量要做好提前規(guī)劃，避免材料的過(guò)?；蛘叨倘?。生產(chǎn)計(jì)劃都由生產(chǎn)部門提出，再由主管審核。接著再由采購(gòu)部門執(zhí)行，采購(gòu)部門要貨比三家進(jìn)行詢價(jià)比價(jià)議價(jià)，在價(jià)格方面要結(jié)合預(yù)算進(jìn)行控制選取。3.1.3完善驗(yàn)收制度針對(duì)凱潤(rùn)家具公司材料驗(yàn)收制度不完善的問(wèn)題，我建議公司在完善驗(yàn)收制度時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1.由質(zhì)檢人或指定的人員一起參與材料的質(zhì)檢，根據(jù)采購(gòu)清單逐個(gè)核對(duì)材料的數(shù)量和規(guī)格，檢查核實(shí)無(wú)誤后，再由雙方填寫入庫(kù)單并共同簽字后才可作為有效的結(jié)算憑證，并把供應(yīng)商提供的合格證、檢測(cè)報(bào)告等資料統(tǒng)一進(jìn)行整理存檔。對(duì)于不合格的材料，嚴(yán)禁辦理入庫(kù)手續(xù)。2.采購(gòu)金額達(dá)1000元以上的需簽立采購(gòu)合同，并經(jīng)采購(gòu)部蓋章后方可視為有效，并要派人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，督促供應(yīng)商按期到貨。1000元以下的訂單也應(yīng)確定好供應(yīng)商，并要求采購(gòu)部會(huì)同財(cái)務(wù)部、倉(cāng)管部保證倉(cāng)庫(kù)賬實(shí)相符，帳帳相等，做到一月一盤點(diǎn)。3.對(duì)于后續(xù)出現(xiàn)材料浪費(fèi)和品質(zhì)問(wèn)題的報(bào)廢，應(yīng)及時(shí)向生產(chǎn)部說(shuō)明廢舊材料的情況，再由生產(chǎn)部向上級(jí)請(qǐng)示意見。如要出售應(yīng)由生產(chǎn)負(fù)責(zé)人、倉(cāng)管員、財(cái)會(huì)共同參與，出售的金額應(yīng)由財(cái)務(wù)人員接收，轉(zhuǎn)交給公司財(cái)務(wù)部。3.2優(yōu)化后的材料采購(gòu)流程圖針對(duì)湖南凱潤(rùn)家具公司的材料采購(gòu)現(xiàn)狀，經(jīng)過(guò)反復(fù)了解、比較同行業(yè)家具制造企業(yè)情況，我對(duì)凱潤(rùn)家具公司采購(gòu)制度進(jìn)行優(yōu)化之后，制定了一個(gè)優(yōu)化后的材料采購(gòu)制度流程圖，如圖2所示：制定采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部提交用料計(jì)劃生產(chǎn)部客戶訂單制定采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部提交用料計(jì)劃生產(chǎn)部客戶訂單采購(gòu)部采購(gòu)部財(cái)務(wù)部采購(gòu)部入庫(kù)財(cái)務(wù)部采購(gòu)部入庫(kù)付款付款合合格驗(yàn)貨到貨簽訂采購(gòu)合同選擇合適的供應(yīng)商驗(yàn)貨到貨簽訂采購(gòu)合同選擇合適的供應(yīng)商不合格不合格圖2：凱潤(rùn)家具公司優(yōu)化后的材料采購(gòu)流程圖4.對(duì)凱潤(rùn)家具公司材料采購(gòu)制度優(yōu)化方案的評(píng)價(jià)針對(duì)于凱潤(rùn)家具公司的材料采購(gòu)制度優(yōu)化方案，本著從實(shí)際出發(fā)、具體問(wèn)題具體分析的原則，優(yōu)化后的方案提高了公司的工作效率，降低了采購(gòu)成本，也避免了采購(gòu)過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)的疏漏和檢驗(yàn)規(guī)程的缺失。優(yōu)化后的方案精簡(jiǎn)高效，專業(yè)分工明確，責(zé)權(quán)對(duì)等，適應(yīng)凱潤(rùn)家具公司未來(lái)的健康高速發(fā)展。

參考資料[1]王麗.B公司非關(guān)鍵材料采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理分析［J］.