湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-2"\h\u1 湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司簡(jiǎn)介 湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司簡(jiǎn)介湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司成立于2014年6月，其注冊(cè)資金為200萬(wàn)元，它坐落于長(zhǎng)沙市岳麓區(qū)五礦·麓谷科技產(chǎn)業(yè)園。公司目前主要經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品有：和田特級(jí)大紅棗、杏仁味切糕、紅香妃、黑加侖、綜合味切糕、阿克蘇薄皮核桃等，目前公司在職的人員有100多名，而管理人員就擁有25名，在這里面大部分管理者都是大專(zhuān)以上學(xué)歷，碩士以上學(xué)歷的管理者2名。公司自成立以來(lái)主要負(fù)責(zé)研發(fā)、生產(chǎn)和銷(xiāo)售新疆特產(chǎn)，同時(shí)向消費(fèi)者傳播新疆的特色文化。湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀2.1公司管理費(fèi)用明細(xì)現(xiàn)狀隨著湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司的不斷發(fā)展壯大，公司在管理費(fèi)用方面的花銷(xiāo)比較大，而這些費(fèi)用主要用在了項(xiàng)目以及技術(shù)的升級(jí)等方面上，管理費(fèi)用逐年增長(zhǎng)，相對(duì)的也會(huì)給公司帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。表1湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司2020年管理費(fèi)用明細(xì)表項(xiàng)目（單位：元）計(jì)劃額實(shí)際額差額工資及福利費(fèi)450000.00469193.60-19193.60折舊費(fèi)及攤銷(xiāo)68000.0073131.09-5131.09差旅費(fèi)6000.007574.26-1574.26綠化維護(hù)費(fèi)1000.001000.000辦公費(fèi)15000.0020441.84-5441.84招待費(fèi)7000.008557.45-1557.45會(huì)議費(fèi)1000.001683.00-683.00車(chē)輛費(fèi)4500.005615.76-1115.76保險(xiǎn)費(fèi)110000.00156441.95-46441.95其他費(fèi)用8000.006065.981934.02合計(jì)670500.00749704.9379204.93根據(jù)上表1可以發(fā)現(xiàn)，湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司管理費(fèi)用的計(jì)劃額與實(shí)際額存在較大的差異，這說(shuō)明公司在管理費(fèi)用的控制上并不注重，公司在未來(lái)還需要加大對(duì)其的控制力度。由于公司的工資及福利費(fèi)、折舊費(fèi)及攤銷(xiāo)、招待費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、其他費(fèi)用會(huì)隨著市場(chǎng)環(huán)境的改變而不斷改變，所以我們將其作為公司的管理費(fèi)用中的不可控費(fèi)用，占比相對(duì)較大，而公司的差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、綠化維護(hù)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、車(chē)輛費(fèi)不會(huì)隨著市場(chǎng)環(huán)境的改變而改變，所以我們將其作為公司的可控費(fèi)用，其占比相對(duì)較小。這說(shuō)明公司在管理費(fèi)用的管理上做的并不到位，這可能是因?yàn)楣緦?duì)于管理費(fèi)用的控制深度不夠?qū)е碌摹?.2公司管理費(fèi)用控制制度的現(xiàn)狀湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司內(nèi)部設(shè)有財(cái)務(wù)部、電商部、行政部、技術(shù)部、采購(gòu)部五個(gè)部門(mén)，公司為了降低管理成本，建立了相關(guān)的管理費(fèi)用控制制度，以此來(lái)幫助公司達(dá)到利益最大化。公司管理費(fèi)用控制制度要求員工在進(jìn)行費(fèi)用支出前，首先要到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單并填寫(xiě)好，之后再交給公司管理層進(jìn)行審批，高層審批通過(guò)后才能獲得相關(guān)的支出費(fèi)用，在每個(gè)月月底時(shí)進(jìn)行統(tǒng)一的報(bào)銷(xiāo)。公司各個(gè)部門(mén)及員工在月底進(jìn)行統(tǒng)一報(bào)銷(xiāo)時(shí)，需要提前將報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目的申請(qǐng)單、發(fā)票和報(bào)銷(xiāo)單整理好，然后統(tǒng)一交由財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)審核過(guò)后再由公司管理層進(jìn)行核實(shí)無(wú)誤簽字，便可報(bào)銷(xiāo)。但是由于公司每月需要支出的管理費(fèi)用過(guò)多，公司高層也無(wú)法做到一一核實(shí)，這便加大了公司的管控風(fēng)險(xiǎn)。公司為了有效的控制管理費(fèi)用的支出，對(duì)管理費(fèi)用進(jìn)行了每月審核，對(duì)于管理費(fèi)用超出的部門(mén)，公司會(huì)對(duì)相關(guān)給予相應(yīng)的懲罰。作為一家新電商公司，公司招納的員工主要都是90后或者00后，而這些人中大部分員工基本上都是初入職場(chǎng)，對(duì)于公司的制度并沒(méi)有太深的意識(shí)，執(zhí)行時(shí)受主觀意愿的影響，無(wú)形中加大了管理風(fēng)險(xiǎn)。管理費(fèi)用是成本費(fèi)用的重要組成部分，直接影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，有效地控制管理費(fèi)用能夠降低公司的成本費(fèi)用，提高企業(yè)的盈利能力，促進(jìn)公司利益最大化，因此公司高層應(yīng)該重視起來(lái)，嚴(yán)格控制管理費(fèi)用的支出。管理費(fèi)用預(yù)算編制不合理根據(jù)上表1我們可以看到，現(xiàn)階段湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司工資及福利費(fèi)預(yù)算金額跟實(shí)際金額相差19193.60元，折舊費(fèi)及攤銷(xiāo)預(yù)算金額跟實(shí)際金額相差5131.09元，辦公費(fèi)預(yù)算金額跟實(shí)際金額相差5441.84元等，整體的管理費(fèi)用預(yù)算金額跟實(shí)際金額相差79204.93元，通過(guò)這些數(shù)據(jù)我們可以發(fā)現(xiàn)公司目前在經(jīng)營(yíng)規(guī)劃上并沒(méi)有明確的方向，同時(shí)公司的管理費(fèi)用預(yù)算控制制度并不嚴(yán)格。整個(gè)預(yù)算編制的過(guò)程都只由財(cái)務(wù)部參與，雖然財(cái)務(wù)人員在預(yù)算編制方面是專(zhuān)業(yè)的，但是他們并不了解每個(gè)部門(mén)的情況，全憑主觀意識(shí)來(lái)確定各個(gè)部門(mén)下一年度的管理費(fèi)用預(yù)算范圍，這也是導(dǎo)致管理費(fèi)用實(shí)際支出額比計(jì)劃支出額高的重要原因。管理費(fèi)用控制的深度不夠由于湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司屬于一家中小型企業(yè)，其員工大部分都是90后或者00后，而這些員工對(duì)于管理費(fèi)用并沒(méi)有太深的意識(shí)，想做什么就做什么。公司雖然有相關(guān)的管理費(fèi)用控制制度，但是由于公司員工沒(méi)有正確的意識(shí)，按照制度來(lái)嚴(yán)格的執(zhí)行，這便導(dǎo)致了公司管理費(fèi)用增加。根據(jù)我們對(duì)湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司的管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀的分析發(fā)現(xiàn)，這主要的原因還是因?yàn)楣镜墓芾碣M(fèi)用控制深度不夠?qū)е碌?。由于我?guó)在管理費(fèi)用及控制理論方面的研究開(kāi)始較晚，目前改體系在實(shí)際實(shí)施的過(guò)程中仍有很多的問(wèn)題，這便導(dǎo)致了該公司在管理費(fèi)用控制方面一直無(wú)法創(chuàng)新，同時(shí)這也是公司目前存在的一個(gè)相對(duì)不穩(wěn)定因素。湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司對(duì)管理費(fèi)用的控制主要體現(xiàn)在對(duì)公司的工會(huì)經(jīng)費(fèi)、辦公費(fèi)等費(fèi)用上進(jìn)行控制，隨著公司業(yè)務(wù)拓展，公司的組織架構(gòu)不加大，但是公司對(duì)于管理費(fèi)用的控制并不注重，造成了公司工會(huì)經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。所以公司想要有效的減少管理費(fèi)用的支出，就必須深入的控制住公司的管理費(fèi)用以及完善公司的管理費(fèi)用控制體系。部分管理費(fèi)用支出不合理根據(jù)上表1可以發(fā)現(xiàn)，湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司2020年的辦公費(fèi)計(jì)劃支出15000元，實(shí)際支出20441.84元，實(shí)際支出比計(jì)劃多出5441.84元；會(huì)議費(fèi)計(jì)劃支出1000元，實(shí)際支出1683元，實(shí)際支出比計(jì)劃多出683元；保險(xiǎn)費(fèi)計(jì)劃支出110000元，實(shí)際支出156441.95元，實(shí)際支出比計(jì)劃多出46441.95元等。造成這一現(xiàn)象主要是因?yàn)楹蠅?mèng)想起航電子商務(wù)有限公司2020年業(yè)務(wù)擴(kuò)展需要招納員工同時(shí)公司管理層需要經(jīng)常開(kāi)會(huì)。由于公司是一家電商公司，員工需要在線上進(jìn)行辦公，所以公司便需要租借電腦進(jìn)行辦公還需要給員工辦理五險(xiǎn)一金，而這筆費(fèi)用也是一筆不小的開(kāi)支；同時(shí)由于管理層經(jīng)常開(kāi)會(huì)，這邊會(huì)導(dǎo)致公司的工費(fèi)浪費(fèi)?？偟膩?lái)說(shuō)，造成這一現(xiàn)象的主要原因是因?yàn)楣竟芾韺硬⒉蛔⒅毓芾碣M(fèi)用的支出。公司員工的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)不強(qiáng)湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司內(nèi)部并沒(méi)有成立專(zhuān)門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)，公司只是在內(nèi)部設(shè)置了風(fēng)險(xiǎn)管理小組，該小組的組長(zhǎng)主要由公司財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)，其小組成員主要由各部門(mén)主管擔(dān)任，主要負(fù)責(zé)公司的風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)計(jì)執(zhí)行工作。通過(guò)上述對(duì)湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司的管理費(fèi)用控制制度的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)公司目前對(duì)于管理費(fèi)用控制制度并沒(méi)有起到足夠的重視，公司對(duì)日常管理費(fèi)用的支出并沒(méi)有執(zhí)行嚴(yán)格的管理以及控制。而這也恰恰說(shuō)明湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司整體的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不足，公司在對(duì)管理費(fèi)用控制制度編制時(shí)，并沒(méi)有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)方面進(jìn)行制度規(guī)范，這便讓公司對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估以及管理缺少正確認(rèn)識(shí)。由于公司的高層對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)并不強(qiáng)，這就導(dǎo)致公司員工在執(zhí)行管理費(fèi)用控制制度時(shí)，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管理并沒(méi)有實(shí)質(zhì)的制度規(guī)范可以作為依據(jù)，這也是公司員工缺乏風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)的原因。4.1優(yōu)化管理費(fèi)用預(yù)算編制與考核公司管理費(fèi)用能否得到有效的控制，預(yù)算的編制起著舉足輕重的作用。擬定管理費(fèi)用預(yù)算編制需要各職能部門(mén)一同參與，由財(cái)務(wù)部下發(fā)預(yù)算編制的要求，并對(duì)每個(gè)部門(mén)參與預(yù)算編制的人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，各部門(mén)預(yù)算人員根據(jù)要求并結(jié)合本部門(mén)的實(shí)際情況編制，編制好以后由財(cái)務(wù)部進(jìn)行匯總，將匯總好的草案交由公司高層，經(jīng)公司高層開(kāi)會(huì)審核通過(guò)之后，再由財(cái)務(wù)部下發(fā)給各職能部門(mén)，在下一年度的管理費(fèi)用支出中，各職能部門(mén)需嚴(yán)格按照管理費(fèi)用預(yù)算來(lái)執(zhí)行。同時(shí)為了保障員工能夠嚴(yán)格控制管理費(fèi)用的支出，公司可以建立起一套有效的獎(jiǎng)懲制度來(lái)激勵(lì)員工。如果公司的相關(guān)部門(mén)每個(gè)月在管理費(fèi)用的支出上沒(méi)有超出預(yù)算的金額，那么公司可以給予一定的獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)；如果相關(guān)部門(mén)每個(gè)月在管理費(fèi)用的支出上超出了預(yù)算的金額，首先公司需要將超出的這部分金額在下個(gè)月的預(yù)算金額里扣除，然后對(duì)相關(guān)的部門(mén)及員工給予一定的處罰。我們相信這套方案的實(shí)施，可以在原則上調(diào)動(dòng)員工在管理費(fèi)用控制上的積極性，同時(shí)也能加強(qiáng)全體員工對(duì)該方案的重視程度。具體流程如下圖1所示，預(yù)算考核具體明細(xì)如下表2所示。圖1公司預(yù)算編制流程圖表2湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)考核明細(xì)表考核內(nèi)容基礎(chǔ)分值實(shí)際得分備注預(yù)算執(zhí)行內(nèi)容完整如何5上報(bào)準(zhǔn)時(shí)如何5數(shù)據(jù)真實(shí)如何5收支平衡如何5預(yù)算目標(biāo)目標(biāo)分解如何10預(yù)算分解分解細(xì)致如何10預(yù)算執(zhí)行目標(biāo)控制如何5預(yù)算控制控制過(guò)程如何5控制效果如何5控制偏差如何5預(yù)算落實(shí)預(yù)算收入目標(biāo)完成情況20預(yù)算支出目標(biāo)支出控制情況20合計(jì)1004.2加強(qiáng)管理費(fèi)用內(nèi)部控制為了加強(qiáng)湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司管理費(fèi)用的內(nèi)部控制，作出如下設(shè)計(jì)：首先我們可以對(duì)公司不同的費(fèi)用項(xiàng)目采取對(duì)應(yīng)的控制手段。比如：對(duì)于直接勞動(dòng)員工可以采取工作時(shí)間計(jì)時(shí)的方式來(lái)控制；對(duì)于固定費(fèi)用如工資等，公司可以采取預(yù)算控制的方法進(jìn)行控制。其次公司可以對(duì)過(guò)程費(fèi)用進(jìn)行控制和監(jiān)督，公司可以通過(guò)制度和發(fā)布對(duì)應(yīng)的管理費(fèi)用考核標(biāo)準(zhǔn)來(lái)讓調(diào)動(dòng)員工的積極性。如果員工的考核評(píng)分達(dá)到90分以上則以及獎(jiǎng)勵(lì)，如果在60分以下則進(jìn)行懲罰，以此實(shí)現(xiàn)公司對(duì)管理費(fèi)用的控制。最后公司可以通過(guò)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的審計(jì)費(fèi)用進(jìn)行控制，以此來(lái)幫助公司減少實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算存在的差異，我們可以先計(jì)算其與標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用之間存在的差異，然后分析這中間存在的原因到底是誰(shuí)造成的，確定了原因后在，在過(guò)程控制費(fèi)用的基礎(chǔ)上，對(duì)費(fèi)用控制制度進(jìn)行完善，進(jìn)而減低公司的管理費(fèi)用。具體流程如下圖2所示：圖2加強(qiáng)管理費(fèi)用控制流程圖4.3控制管理費(fèi)用的支出為了對(duì)管理費(fèi)用支出進(jìn)行有效控制，財(cái)務(wù)部可以對(duì)各個(gè)部門(mén)的管理費(fèi)用進(jìn)行控制，限制各個(gè)部門(mén)每月單項(xiàng)管理費(fèi)用的支出金額，對(duì)于超出的管理費(fèi)用，將不給予報(bào)銷(xiāo)，同時(shí)在每月5號(hào)需要將上一個(gè)月的所有費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)完，對(duì)于超出的管理費(fèi)用，如果是剛需的費(fèi)用，則該部門(mén)需要提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部將申請(qǐng)?zhí)峤唤o管理層進(jìn)行審核，審核通過(guò)后才能繼續(xù)報(bào)銷(xiāo)，并且多出的費(fèi)用將在下一個(gè)月的管理費(fèi)用中扣除。湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司每月計(jì)劃支出管理費(fèi)用明細(xì)如下表3所示：表3湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司每月管理費(fèi)用支出明細(xì)表項(xiàng)目（單位：元）年計(jì)劃額月計(jì)劃額工資及福利費(fèi)450000.0037500.00折舊費(fèi)及攤銷(xiāo)68000.005666.67差旅費(fèi)6000.00500.00綠化維護(hù)費(fèi)1000.0083.33辦公費(fèi)15000.001250.00招待費(fèi)7000.00583.33會(huì)議費(fèi)1000.0083.33車(chē)輛費(fèi)4500.00375.00保險(xiǎn)費(fèi)110000.009166.67其他費(fèi)用8000.00666.67合計(jì)670500.0055875.004.4加強(qiáng)員工風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)要想有效提高湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，首先對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管理小組的財(cái)務(wù)主管而言，不僅需要擁有過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、較強(qiáng)的組織管理能力外，還需要具備一定的職業(yè)道德、自律等良好的品質(zhì)；其次公司還需要向員工傳達(dá)正確的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，以及進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)，讓員工在心中能夠擁有正確的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，同時(shí)公司需要外請(qǐng)一個(gè)專(zhuān)門(mén)的法律顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)來(lái)幫助制定出有效的規(guī)范制度作為員工參考依據(jù)，以此來(lái)幫助公司減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能；最后公司在日常的經(jīng)營(yíng)管理中，要加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)測(cè)能力，通過(guò)科學(xué)的方法來(lái)預(yù)測(cè)公司即將出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，在公司遇到風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，能夠及時(shí)采取有效的措施幫助公司在最大程度上減少風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失。具體流程如下圖3所示：圖3加強(qiáng)公司風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)流程圖總結(jié)本次畢業(yè)設(shè)計(jì)主要是對(duì)湖南夢(mèng)想起航電子商務(wù)有限公司管理費(fèi)用控制制度方面的問(wèn)題進(jìn)行探討，我們發(fā)現(xiàn)目前存在著管理費(fèi)用預(yù)算編制不合理、管理費(fèi)用控制深度不夠、部分管理費(fèi)用支出不合理和公司員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)。針對(duì)這些問(wèn)題，我給出了具體的優(yōu)化設(shè)計(jì)：1、公司在預(yù)算編制的時(shí)候應(yīng)該實(shí)行各職能部門(mén)都參與的方法，再由財(cái)務(wù)部進(jìn)行匯總，最后由公司高層進(jìn)行審核，審核通過(guò)后下發(fā)至各職能部門(mén)并設(shè)置獎(jiǎng)懲制度；2、公司可以通過(guò)對(duì)不同的管理費(fèi)用采用不同的控制手段，公司還可以對(duì)管理費(fèi)用支出過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，最后公司還可以對(duì)審計(jì)費(fèi)用進(jìn)行控制；3、通過(guò)對(duì)各部門(mén)的管理費(fèi)用進(jìn)行控制來(lái)減少管理費(fèi)用的支出；4、公司應(yīng)提升員工以及高層管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，傳達(dá)正確的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)，同時(shí)公司還可以聘請(qǐng)外來(lái)法律顧問(wèn)制定風(fēng)險(xiǎn)管理的規(guī)范制度，最后公司通過(guò)科學(xué)的方法對(duì)公司的風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行預(yù)測(cè)。相信通過(guò)上述的優(yōu)化方案可以讓公司在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中始終保持自身的優(yōu)勢(shì)。

參考資料樂(lè)莉華.基于內(nèi)部控制視角的企業(yè)費(fèi)用管理