湖南省斂鋒體育用品公司簽訂采購合同流程設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u121871公司簡介 湖南省斂鋒體育用品公司簽訂采購合同流程設(shè)計1公司簡介總經(jīng)理助理售后部倉管部銷售部采購部財務(wù)部圖1湖南省斂鋒體育用品公司單位部門結(jié)構(gòu)圖湖南省斂鋒體育用品公司成立于2018年，公司坐落于有“雁城”之稱的湖南省衡陽市，臨近衡陽高鐵站，是一家專業(yè)體育用品公司。全體員工以總經(jīng)理助理售后部倉管部銷售部采購部財務(wù)部圖1湖南省斂鋒體育用品公司單位部門結(jié)構(gòu)圖2湖南省斂鋒體育用品公司簽訂采購合同流程設(shè)計銷售部根據(jù)需求提出采購申請采購部聯(lián)合倉管部制定采購計劃財務(wù)部審核采購計劃采購部擬訂采購合同采購部簽訂合同總經(jīng)理審批合同并簽字蓋章財務(wù)部將合同進行歸檔通過通過不通過不通過銷售部根據(jù)需求提出采購申請采購部聯(lián)合倉管部制定采購計劃財務(wù)部審核采購計劃采購部擬訂采購合同采購部簽訂合同總經(jīng)理審批合同并簽字蓋章財務(wù)部將合同進行歸檔通過通過不通過不通過圖2湖南省斂鋒體育用品公司簽訂采購合同流程設(shè)計圖2.1銷售部根據(jù)需求提出采購申請采購部聯(lián)合倉管部制定采購計劃銷售部根據(jù)需求提出采購申請采購部聯(lián)合倉管部制定采購計劃銷售部根據(jù)需求提出采購申請采購申請單年月日申請部門：銷售部申請人：采購人：品名規(guī)格用途數(shù)量時間要求備注預(yù)估所需金額合計大寫：領(lǐng)導(dǎo)意見：圖3湖南省斂鋒體育用品公司采購申請單2.2采購部聯(lián)合倉管部制定采購計劃銷售部根據(jù)需求提出采購申請銷售部根據(jù)需求提出采購申請財務(wù)部審核采購計劃采購部聯(lián)合倉管部制定采購計劃湖南省斂鋒體育用品公司一直以來都懂得體育愛好者需要什么，所以深受體育愛好者的喜愛，可想而知采購計劃是很重要的。銷售部根據(jù)公司日常需要提出采購申請，每個部門每天都有自己的日常工作，銷售部根據(jù)日常銷售情況提出需求，卻不清楚公司庫存里是否還有，而這屬于倉管部的工作范圍。古話說的好:兵馬未動，糧草先行。公司所有的貨都集中在倉庫，倉管部對物資的保管和發(fā)放關(guān)系著公司的各種損耗和浪費是否能減少到最低限度降低運營成本，進而增加營業(yè)利潤。所以銷售部提出采購申請之后，還必須由采購部聯(lián)合倉管部一起編制采購計劃。采購部和倉管部的工作人員根據(jù)公司庫存對照采購申請單上的物品進行調(diào)整，既能減少因重復(fù)購買某一種貨品而造成的公司倉庫同種貨品堆積，還能避免浪費公司資金。按經(jīng)過調(diào)整之后的采購申請制定采購計劃。一個公司的運營是從采購貨品開始，再利用營銷手段把貨物銷售出去獲取利潤。那么怎樣獲取能滿足公司日常運營所需要的貨物就是采購部工作的重點。所以說，采購計劃是在一個時間段，對應(yīng)該購買什么種類貨物需要購買多少數(shù)量的一種確認(rèn)。由于采購計劃是采購部聯(lián)合倉管部制定的，但是倉管部管的只是公司內(nèi)部庫存并不是專業(yè)采購，所以倉管部只是輔助采購部制定采購計劃。采購的貨物需要注意很多問題，這些都由采購部來考慮，比如:要避免庫存過多，占用空間；要配合公司的售貨情況和資金情況；要注意貨品的價格，做到合理耗用，以便能控制成本；采購的貨品質(zhì)量和工藝能否達(dá)到公司的要求。把這些在實際采購中需要注意的問題考慮到位，編制一份最合適公司的采購計劃，就是這一個步驟的主要目的。2.3財務(wù)部審核采購計劃采購部擬訂合同財務(wù)部審核采購計劃采購部擬訂合同財務(wù)部審核采購計劃采購部聯(lián)合倉管部制定采購計劃2.4采購部擬訂合同總經(jīng)理審批合同并簽字蓋章采購部擬訂合同財務(wù)部審核采購計劃湖南省斂鋒體育用品公司擬訂合同由采購部擬訂，采購部主管采購，對于供應(yīng)商、價格、貨物的質(zhì)量等等之類會有自己的專業(yè)判斷，而這些也正是合同里會出現(xiàn)的內(nèi)容。一般擬訂采購合同的要素包含有主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限地點和方式、合同的解除中止和終止、違約責(zé)任、爭議解決方法。也正是因為這些，所以在擬訂合同的時候要非常認(rèn)真，保證合同的絕對準(zhǔn)確。擬訂合同容易出現(xiàn)幾個很常見的問題：合同主體是個很關(guān)鍵的部分，一定要能代表雙方，但是如果簽字的時候是代理人來簽字，那就要看代理人能否代理；與供應(yīng)商約定的價格不明確，因為在商場都是利益至上，對貨物價格約定的不明確，很容易引起糾紛，所以對于貨物的價格甚至是貨物對應(yīng)的計量單位、合同里的金額是否含稅和運費都要明確；貨物的交貨日期與驗收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、方式，合同里面對于交貨的時候這幾點一定要明確，如果標(biāo)準(zhǔn)更新較快還應(yīng)注明“質(zhì)量驗收不限于以上標(biāo)準(zhǔn)，未包括的內(nèi)容，執(zhí)行現(xiàn)行適用該種物品的國家和行業(yè)最高標(biāo)準(zhǔn)?！睜幾h解決，合同里應(yīng)盡量約定糾紛解決地為我方所在地的人民法院或者仲裁委員會，這樣會便于我方處理法律事務(wù)，降低損耗。采購在擬訂合同的時候會把這些問題都考慮到位，擬定出一份合理、合法的合同?？偨?jīng)理審批合同并簽字蓋章采購部擬訂合同財務(wù)部審核采購計劃2.5總經(jīng)理審批合同并簽字蓋章采購部擬訂合同采購部擬訂合同采購部簽訂合同總經(jīng)理審批合同并簽字蓋章湖南省斂鋒體育用品公司合同審批是由總經(jīng)理親自審批并且簽字蓋章。在采購部擬訂好合同之后，提交給總經(jīng)理審批。采購合同關(guān)系到公司的切身利益，在審批合同的時候，總經(jīng)理會提前對要審核的合同所涉及的業(yè)務(wù)情況進行了解，包括合同內(nèi)即將采購的物品、將要付出的代價、違約應(yīng)該怎么處理，盡量避免造成一些不必要的損失。不僅這樣，總經(jīng)理還得看該供應(yīng)商有沒有比較強的供貨能力，能不能獨立承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任，否則容易影響公司的日常運營。總經(jīng)理根據(jù)合同的各項條款一一進行核查，審核通過后在采購合同上簽字蓋章；如果覺得有什么不合理的地方需要修改，合同又會返回到采購部進行修改。2.6采購部簽訂合同總經(jīng)理審批合同并簽字蓋章財務(wù)部將合同進行歸檔采購部簽訂合同湖南省斂鋒體育用品公司采購部在拿到總經(jīng)理審批通過并簽字蓋章的合同之后，就會由采購部代表公司與供應(yīng)商簽訂采購合同，這是最為關(guān)鍵的一個步驟，因為一旦在合同上簽字，合同便具有了法律效力，那么這一步自然是馬虎不得。在簽訂合同的時候，有些商家可能會為了利益而不擇手段，在之前談判的時候談好的條件到紙面上可能就變成了另外一個意思，合同里面的一些條款給故意漏掉進而騙取利益。所以在簽訂合同的時候必須謹(jǐn)慎，一定要仔細(xì)閱讀相關(guān)條款，對于有歧義、不合理、與談判時有疏漏的地方，會和商家落實清楚，與供應(yīng)商談清楚違約責(zé)任。落實好這些，可以在出現(xiàn)問題時，用法律合理保障自身合法利益。對于采購的貨物也會要求供應(yīng)商在合同上注明型號、單價、數(shù)量，甚至連貨品的單位都要標(biāo)注的清清楚楚，方便驗貨的時候核對數(shù)量，但是可以跟供應(yīng)商商量在訂購時多訂一些，富余的可以退貨。采購部在確認(rèn)這些都準(zhǔn)確無誤沒有不合理的地方之后就可以跟供應(yīng)商簽訂采購合同了?？偨?jīng)理審批合同并簽字蓋章財務(wù)部將合同進行歸檔采購部簽訂合同2.7財務(wù)部將合同進行歸檔財務(wù)部將合同進行歸檔采購部簽訂合同湖南省斂鋒體育用品公司當(dāng)采購部正式與供應(yīng)商簽訂合同之后，由財務(wù)部將合同進行歸檔。合同的歸檔對于企業(yè)的管理還有自身的利益維護有重大意義，可以減少失誤，提高公司的經(jīng)濟效益，如果合同沒有管理好出現(xiàn)遺漏或者丟失，屆時領(lǐng)導(dǎo)想查看那就得花費很長時間才能找到，所以每簽訂完合同之后財務(wù)部會保留電子版、紙質(zhì)版至少兩份原件，并且會放在兩個不同的地方獨立保存，再根據(jù)簽訂的合同建立供應(yīng)商檔案信息以便于日后查詢。不僅如此，財務(wù)部負(fù)責(zé)檔案管理的員工還會定期對合同進行分類、整理。財務(wù)部將合同進行歸檔采購部簽訂合同3總結(jié)湖南省斂鋒體育用品公司簽訂采購合同流程做到了每個部門都各盡其職，一個企業(yè)就像一個人，而各個部門就像人體的各個器官，都發(fā)揮著不可替代的作用。做到每個部門都不出現(xiàn)差錯，就可以在最大的程度上減少采購活動的失誤，一步接一步環(huán)環(huán)相扣，加強了整個流程的嚴(yán)謹(jǐn)性。在采購計劃上采購部聯(lián)合倉管部，在一定程度避免花費一些不必要的資金，防止倉庫的貨物重復(fù)堆積并且采購計劃必須經(jīng)過財務(wù)部的審核，這樣財務(wù)部就可以根據(jù)公司資金運作情況，合理調(diào)配資金，確保公司資金正常運轉(zhuǎn)；合同經(jīng)過總經(jīng)理親自過目審核，能有效的減少合同的決策失誤。簽訂合同之后還會對合同進行專業(yè)的管理和分類，避免合同的遺漏或者丟失。湖南省斂鋒體育用品有限公司簽訂采購合同的流程也會有相應(yīng)的不足之處：整個流程中有分工不明確的地方，有的部門多次參與不同的步驟，容易造成事情繁亂且雜多，而有的部門在整個流程的工作卻不明確。供應(yīng)商的管理也存在不足之處，缺少與供應(yīng)商的溝通，可能導(dǎo)致雙方不易形成合作伙伴關(guān)系。在簽訂采購合同后缺少對采購合同后續(xù)跟進，在供應(yīng)商因為不確定因素不能及時履行義務(wù)時要及時