江蘇康眾汽配有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄TOC\o"1-3"\h\u1江蘇康眾汽配有限公司簡介 江蘇康眾汽配有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計1江蘇康眾汽配有限公司簡介江蘇康眾汽配有限公司是一家致力于網(wǎng)絡覆蓋全國的汽車后市場一體化專業(yè)服務商，在康眾汽配連鎖的基礎上，融入了原汽車超人的部分供應鏈、阿里巴巴集團汽車后市場業(yè)務及相關資源，2013年09月18日成立，經營范圍包括汽車零部件、汽車用品、汽車美容用品、五金工具批發(fā)、零售、加工、網(wǎng)上采購及相關技術咨詢服務；倉儲服務（不含危險品）；企業(yè)管理咨詢；自營和代理各類商品及技術的進出口業(yè)務（國家限定企業(yè)經營或禁止進出口的商品和技術除外）。（依法須經批準的項目，經相關部門批準后方可開展經營活動）2江蘇康眾汽配有限公司部門備用金管理現(xiàn)狀、所存在問題及產生原因分析2.1管理現(xiàn)狀江蘇康眾汽配有限公司屬于一般納稅人，目前公司已在全國設立配件供應網(wǎng)點600多個，計劃在2020年末發(fā)展網(wǎng)點至2000家，是汽車后市場一體化服務商中最大的批發(fā)零售企業(yè)。由于公司規(guī)模較大，門店分布區(qū)域較廣，企業(yè)在財務管理這方面仍存在些不足，需要不斷去改進和完善。因為門店分布區(qū)域廣，公司區(qū)域部分部門的人員經常需要前往不同門店進行考察，考察時需要使用備用金，例如差旅費、住宿費、餐費等。在出售有關汽配商品時，我們還需要使用備用金，來支付貨物從門店運輸?shù)娇蛻舻倪\輸費。在各方面使用備用金的次數(shù)較為頻繁，部門在備用金管理這一方面審核工作大，導致審核不過關，門店使用備用金過于隨意，實際備用金與賬面?zhèn)溆媒鸾痤~不符。2.2存在問題分析2.2.1備用金管理制度不全面在借支備用金管理制度方面，公司沒有具體表明備用金借支金額大小以及相關要求，公司個別業(yè)務人員利用規(guī)章漏洞濫用借支備用金的權限，無論大小事或者私事與否都借支備用金，時常出現(xiàn)“小事借大款”“私事用公款”“多次多借”的行為，致使備用金嚴重超支，不符合會計制度準則的規(guī)定，嚴重影響公司資金管理的規(guī)范性。例如2019年7月22日公司采購員張花花和劉都，在長沙市雨花區(qū)附近地區(qū)的小型印刷機器商店購買一臺新款打印機，實際消費金額為3258元，報銷造假，報銷消費金額為3800元，嚴重影響了會計制度準則的規(guī)定，同時也增加了公司部門備用金的負擔。2.2.2備用金審核程序不嚴格在報銷備用金這一方面，由于上級部門管理層人員的審核不夠嚴謹。以致于下級部門人員產生僥幸心理，在報銷備用金造假、虛開收據(jù)；在填制收據(jù)時簡寫內容，僅說明某人借款XX元；渾水摸魚，想要將多余的報銷金額放入自己的口袋。而管理層人員對所產生的備用金審核敷衍了事，導致為公司某些投機取巧分子提供極大方便，讓備用金流出現(xiàn)象越發(fā)嚴重。若如金額過大，為日后管理監(jiān)督公司帶來極大不方便，還會進一步加大前期造成的損失，以致公司破產。2.2.3部門人員職業(yè)素質不端正一個員工在某公司上班，那么這個公司的風氣、定位和文化都影響著員工的個人行為。公司上級管理層人員在公司中起的是一種領導帶頭作用，作為公司的領頭羊，不做好榜樣，不嚴格監(jiān)督管理備用金的借支和報銷，忽略對管理制度的改進與完善。上級部門人員的一言一行都影響著下級部門人員的思想，有些職業(yè)素養(yǎng)不端正的員工會趁著這次機會大撈一筆、鉆小空子、渾水摸魚、報銷造假，得到好處后，便會變本加厲，加大造假的金額，從而在公司里造成了不好的風氣，連帶起其他從眾、貪小便宜的公司員工一起弄虛作假，加大損害公司的利益。2.3問題產生原因分析2.3.1備用金管理制度的制定不完善出現(xiàn)“小事借大款”“私事用公款”“多次多借”等事情的主要原因在于備用金管理制度的制定不夠全面，并且需要不斷完善。財務部門對備用金管理制度不夠重視，需要提高重視，去改進和完善備用金管理制度，制定好借支備用金的金額限制，并且報銷單據(jù)應該擁有開單方的公章，其他相關的備用金管理要求都要制定落實到位。無規(guī)矩不成方圓，只要健全了備用金管理制度，用制度去約束公司人員借支和報銷備用金，就不會有人越過那個不能越過的警示線。2.3.2備用金處理流程的審核不嚴格備用金審核處理流程要有條理、嚴格執(zhí)行，規(guī)范備用金的借支、使用和報銷的流程。申請備用金人員首先先填寫借款單，說明借款原因，等借款事務完成后，在對其報銷，多退少補。審核備用金人員無論是大金額借支報銷還是小規(guī)模借支報銷，都應該認真、及時和系統(tǒng)的完成備用金審核，不偷懶、端正態(tài)度，對于金額特別大的備用金借支，應向上級部門人員匯報，落實是否存在此金額的報銷后，在處理備用金。不僅要做好監(jiān)督人員的本職工作，還要展現(xiàn)優(yōu)秀人才的職業(yè)操守。2.3.3公司部門人員的職業(yè)素質不高因為公司大部分的員工都是年輕人，大部分都是90后、00后，都剛出社會幾年，工作經驗不充足，性格也沒有長時間磨練，還不能沉淀、平和下來，較為急躁。由于剛畢業(yè)不久，工作經驗少，對法律的認識也不充足，對部門備用金的規(guī)章制度，似懂非懂，鉆小空子，走“快速賺錢”的歪門邪道，容易被不法人員的影響，走上違反公司制度和損害公司利益的道路，甚至違反法律。應該多加強人員的職業(yè)素質，培養(yǎng)熱愛工作、認真負責、誠實守信的好品質。3江蘇康眾汽配有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計3.1問題解決方案3.1.1制定完善的備用金管理制度首先針對備用金借支報銷的限額問題，我們可以制定一個嚴格完善的備用金管理制度，并且通知公司所有員工嚴格遵守制度的規(guī)定。關于日常開支報銷，在管理制度里，分類提出限額金額大小，領取備用金時應根據(jù)門店3-5天的填寫備用金使用量情況表，交由上級部門管理人員考查金額與門店使用量的可行性，修改備用金的限額后再下發(fā)備用金。備用金管理制度中，可以如此制定：屬于出差報銷的，規(guī)定好出差時，酒店住宿費報銷不得超過350元/晚，餐費報銷不得超過200元/天，交通工具出行費論交通工具來規(guī)定報銷金額。屬于日常開支的，比如購買辦公用品、日常生活用品開支，根據(jù)不超過市場價金額的標準來報銷，超出的員工自行墊付20%，然后再交由上級管理部門人員考查，是否全額報銷。3.1.2嚴格按照備用金審核流程執(zhí)行備用金審核流程：備用金借款人先根據(jù)實際情況，并注明用途，填寫借款單，然后在找上級部門財務主管進行審批，審批通過后，財務登記入賬，出納再復核報銷。借支備用金后，應在十日內向財務人員報銷，而財務人員應在三日內處理好備用金報銷的審核。例如，公司采購員張花花去武漢出差兩天，乘坐高鐵花費169元，酒店住宿花費150元，兩天餐費花費395元，總共報銷金額為714元。出差完后，張花花填寫借款單，注明借款原因為前去武漢開會，財務主管同意審批，財務登記入賬，出納復核，大概過了兩三天，報銷金額到達張花花個人工資賬戶。3.1.3積極開展部門員工職業(yè)素質和備用金使用的培訓針對員工素質不端正這一問題，公司可以通過開展員工培訓，提高員工職業(yè)素質。學習是每天人必須經歷的事情，什么不懂就會去學習。這跟公司開展員工職業(yè)素質的培訓道理一致，如果員工對于備用金的使用不了解不明白，公司通過開展培訓，來給他講解備用金的借支、報銷和使用方面的知識。在閑余時間，公司還可以少量開展普法活動，告訴員工什么應該做、什么不應該做。在日常生活中，公司可以通過釘釘發(fā)布考核試卷，來加深員工對備用金的了解，或者通過員工每天在釘釘APP上填寫日志的方式，來了解和統(tǒng)計員工對公司規(guī)章制度了解的情況，進而來避免員工做出違反公司規(guī)章制度的行為。3.2業(yè)務財務融合流程設計3.2.1借支備用金流程表設計表1借支備用金業(yè)務財務融合流程設計表序號操作步驟負責人操作內容1填寫借款審批單相關部門借款人填寫借款審批單的借款人、借款部門、借款用途、借款金額等相關內容提交給部門經理審核2審核借款審批單相關部門經理審核借款審批單，審核無誤簽字提交給財務部經理審核3審核借款審批單財務部經理1.審核借款審批單，審核無誤簽字2.轉交出納支付現(xiàn)金4收到借款審批單出納接收已審核的借款審批單填寫兩聯(lián)式借款單5支付現(xiàn)金出納按照借款審批單上的金額用現(xiàn)金支付給相關人員6編制記賬憑證項目會計根據(jù)借款審批單編制記賬憑證提交給財務部經理審核7審核記賬憑證財務部經理審核編制的記賬憑證，簽字或蓋章8登記現(xiàn)金日記賬出納根據(jù)已審核的記賬憑證登記日記賬，簽字或蓋章將記賬憑證轉交項目會計9登記明細賬項目會計登記其他應收款明細賬3.2.2借支備用金流程圖設計圖1借支備用金業(yè)務財務融合流程設計圖3.2.3報銷備用金流程表設計表2報銷備用金業(yè)務財務融合流程設計表序號操作步驟負責人操作內容1整理原始單據(jù)相關部門借款人整理原始單據(jù)以及服務公司提供的原始單據(jù)，統(tǒng)計報銷總金額2提供原始單據(jù)服務公司接受相關部門人員的要求，根據(jù)發(fā)生費用詳情，填寫原始單據(jù)，再轉交相關部門人員3填寫差旅費報銷單相關部門借款人領取差旅費報銷單填寫報銷單上的部門信息、業(yè)務發(fā)生日期、付款原因、付款金額等有關信息填寫完成，直接上交部門經理審核4審核差旅費報銷單相關部門經理審核差旅費報銷單的真實性、準確性、合理性5審核差旅費報銷單項目會計審核經濟業(yè)務的真實性審核發(fā)票的規(guī)范性、一致性、合理性、正確性6付款并簽字出納支付現(xiàn)金給相關部門借款人，并讓其簽字轉交差旅費報銷單給項目會計7編制記賬憑證項目會計根據(jù)差旅費報銷單編制的記賬憑證轉交記賬憑證給財務部經理審核8審核記賬憑證財務部經理審核記賬憑證，簽字或蓋章轉交單據(jù)給項目會計記賬9登記現(xiàn)金日記賬出納1.根據(jù)已審核的記賬憑證登記日記賬，簽字或蓋章2.轉交記賬憑證給項目會計登賬9登記明細賬項目會計登記明細賬保存好記賬憑證3.2.4報銷備用金流程圖設計圖2報銷備用金業(yè)務財務融合流程設計圖3.3業(yè)務財務融合流程實際應用3.3.1在借支備用金方面單位內部各部門或出差人員因零星開支、零星采購等需要借支備用金時，一般應由相關部門借款人填寫借款審批單。以采購部門為例：借款審批單一式三聯(lián)，第一聯(lián)是財務部門作為記賬依據(jù)的付款憑證；第二聯(lián)是借款期間由出納留存，報銷時作為核對依據(jù)，報銷后隨同報銷單據(jù)作為記賬憑證的附件的結算憑證；第三聯(lián)交保存采購部門借款人，報銷時由出納簽字后作為借款結算及交回借款的收據(jù)。采購部門借款人在填寫借款審批單時，應當如實認真地填寫借款事由、借款金額和借款日期并簽名，轉交采購部門經理和財務部經理審核，部門經理要認真審核借款審批單的真實性、準確性、合理性。由出納根據(jù)已審核的借款審批單填寫兩聯(lián)式借款單并支付現(xiàn)金后，項目會計根據(jù)已審核的借款審批單編制記賬憑證，轉交財務部經理審核記賬憑證和合理性。出納再根據(jù)已審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬，轉交給項目會計登記其他應收款明細賬。3.3.2在使用備用金方面依據(jù)公司現(xiàn)有的備用金管理制度，并且結合公司實際情況，明確規(guī)定好備用金的適用范圍，如零星開支、零星采購、售貨找零或差旅費等用于備用金的須在公司具體規(guī)定的金額內，不得超過規(guī)定的額度。如果業(yè)務所發(fā)生的支出，超過所規(guī)定的額度，則本部門的權限不足，需要寫份超支申請以及備用金用途文件，再轉交給財務部經理來進行審批，財務部經理審批完，需簽字或蓋章，這才可以提高額度。公司無論個人都不可以隨意使用備用金，且用于不合法行為，若有違反規(guī)章制度者，一經發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理。3.3.3在報銷備用金方面以采購部門為例：（1）采購部門借款人將需要報銷的單據(jù)以及將費用的種類、數(shù)量、金額等提供給服務公司，統(tǒng)計好報銷金額。服務公司接受要求，將費用詳細填寫成單據(jù)，再免費提供給報銷人。（2）采購部門借款人去財務部領取差旅費報銷單，將差旅費報銷單上面的部門信息、發(fā)生業(yè)務時間、付款項、報銷金額等信息按實際情況填寫完整，服務公司所提供原始單據(jù)附在差旅費報銷單后面，填寫完整后，上交給采購部門經理和項目會計審核。（3）采購部門經理對差旅費報銷單的真實性、一致性進行審核，項目會計對差旅費報銷單的真實性、規(guī)范性、一致性、合理性、正確性進行審核。（4）出納按照報銷審批單的金額付款并簽字，項目會計則編制記賬憑證，財務部經理審核記賬憑證，在上面簽字或蓋章，再返還給出納根據(jù)已審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬，項目會計則根據(jù)已審核的記賬憑證登記明細賬，并保管好記賬憑證。3.3.4在備用金賬務處理方面?zhèn)溆媒鹗侵父督o單位內部各部門或工作人員用作零星開支、零星采購、售貨找零或差旅費等用的款項。備用金的核算通過在“其他應收款”賬戶下設置明細賬戶“備用金”或單獨設置“備用金”賬戶進行，備用金還可劃分為定額備用金和非定額備用金。（1）定額備用金：一次性領取一定額度的備用金，會定期補足原定的額度。例如：公司采用定額備用金制度，金額為1200元。7月18日采購員張花花用現(xiàn)金購買打印機墨盒800元，其備用金只剩下400元，次日到財務科報銷，項目會計編制付款憑證，出納補給現(xiàn)金800元。故7月18日，報銷備用金的會計分錄為：借：管理費用800貸：庫存現(xiàn)金800(2)非定額備用金：出納預支備用金，使用后多退少補，一次結清。例如：公司采用非定額備用金制度。8月11日采購部張花花為購買辦公用品向財務部預借備用金1000元。8月12日購買辦公用品后