山東虎彩泰山印刷有限公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)山東虎彩泰山印刷有限公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì) 公司簡(jiǎn)介山東虎彩泰山印刷有限公司在泰安市市場(chǎng)監(jiān)督管理局登記注冊(cè)，注冊(cè)資本8180.37萬，公司成立于1994年09月01日，公司注冊(cè)地址為泰安市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)龍?zhí)堵?009號(hào)。公司的經(jīng)營(yíng)范圍包括：外包裝的美工設(shè)計(jì)、印刷品裝飾、印刷；紙盒、紙箱、紙板等產(chǎn)品的生產(chǎn)銷售；進(jìn)出口業(yè)務(wù)；環(huán)保印刷技術(shù)的咨詢與信息服務(wù)；預(yù)備包裝食品銷售，散裝食品銷售等。公司目前的組織結(jié)構(gòu)分工有：財(cái)務(wù)部、行政部、法務(wù)部、技術(shù)部、研發(fā)部、調(diào)研部、采購(gòu)部、業(yè)務(wù)部等部門，其組織結(jié)構(gòu)如下圖。圖1公司部門組織結(jié)構(gòu)圖公司往來賬款管理存在的主要問題2.1應(yīng)收賬款收款困難由于目前國(guó)家經(jīng)濟(jì)受疫情影響，經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度放緩，導(dǎo)致很多公司經(jīng)營(yíng)困難，資金鏈斷裂，產(chǎn)生很多賒銷交易。山東虎彩泰山印刷有限公司在與其他公司發(fā)生交易的過程中對(duì)合作企業(yè)放松警惕，沒有查明對(duì)方的信譽(yù)。再加上公司對(duì)發(fā)生的應(yīng)收賬款太疏忽，缺乏對(duì)公司交易往來的應(yīng)收賬款的記錄以及催收賬款制度的培訓(xùn)及激勵(lì)制度，導(dǎo)致大量的應(yīng)收賬款難以收回?，F(xiàn)在公司與其他公司的交易賬款大部分屬于賒銷賬款，存貨發(fā)出，而大量應(yīng)收賬款難以收回，大量周轉(zhuǎn)資金的不合理分配。從而導(dǎo)致公司內(nèi)部的貨幣資金短缺，周轉(zhuǎn)不靈，難以維持往后的產(chǎn)品再生產(chǎn)，公司經(jīng)營(yíng)會(huì)有大問題。如果應(yīng)收賬款長(zhǎng)此以往，不僅會(huì)影響公司資金周轉(zhuǎn)，收支問題，還會(huì)增加公司的利息支出以及催收賬款過程中發(fā)生的問題。如果應(yīng)收賬款回收問題愈加困難極有可能成為壞賬，到那時(shí)公司的負(fù)擔(dān)會(huì)更加沉重，給公司帶來巨大的損失。2.2往來款項(xiàng)賬務(wù)處理不合規(guī)山東虎彩泰山印刷有限公司目前只是中小型企業(yè)，財(cái)務(wù)部人員人數(shù)少，素質(zhì)差，對(duì)于財(cái)務(wù)方面的培訓(xùn)也相對(duì)較少，忽視了對(duì)賬務(wù)處理的管理與培訓(xùn)。缺少財(cái)務(wù)制度的制約，對(duì)于往來賬款的嚴(yán)謹(jǐn)程度下降，導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)部門人員對(duì)自身的職責(zé)以及工作范圍不清晰，部門處理賬務(wù)時(shí)沒有固定的程序，混淆業(yè)務(wù)性質(zhì)沒有對(duì)往來賬款進(jìn)行分類給之后的工作增加難度。對(duì)于往來賬款的審核、登記、整理都是不合規(guī)定的。由于前期工作的不到位，導(dǎo)致最后公司在清理應(yīng)收賬款以及應(yīng)付賬款時(shí)無法正常進(jìn)行，產(chǎn)生很多查不出源頭的壞賬，不僅給公司帶來資金損失，增加賬務(wù)處理難度，甚至極大程度上影響了公司信譽(yù)。例如：公司在采購(gòu)印刷原材料十桶環(huán)保水性油墨時(shí)，現(xiàn)金支付1159元，由于公司記賬時(shí)忽略現(xiàn)金支付金額，導(dǎo)致賬務(wù)多出1159元應(yīng)付款。表1購(gòu)買環(huán)保水性油墨交易情況產(chǎn)品名稱單價(jià)規(guī)格總金額計(jì)劃入賬環(huán)保水性油墨（綠）115.90元/桶21kg1159元實(shí)際入賬環(huán)保水性油墨（綠）115.90元/桶21kg-1159元2.3財(cái)務(wù)部門與其他部門信息交流不暢公司雖然是中小型企業(yè)，但是部門劃分多。部門組織分工比較復(fù)雜，集體之間的交流不多。忽略了團(tuán)隊(duì)建設(shè)的重要性，導(dǎo)致公司內(nèi)部比較分裂，沒有公司團(tuán)隊(duì)該有的向心力，凝聚力。公司內(nèi)部信息交流不通暢，部門只顧著自己內(nèi)部的工作，以為往來賬款只跟錢有關(guān)系，就是財(cái)務(wù)部門自己的事情，殊不知完成一單交易前后的工作與整個(gè)公司的部門合作是息息相關(guān)的。采購(gòu)部與業(yè)務(wù)部的工作圍繞著調(diào)研部根據(jù)市場(chǎng)的現(xiàn)狀最終得出的調(diào)研信息發(fā)生。采購(gòu)部與業(yè)務(wù)部與其他公司產(chǎn)生的交易，忽視了客戶信息登記、核實(shí)、交易賬務(wù)的跟進(jìn)以及處理，直接影響財(cái)務(wù)部無法準(zhǔn)確進(jìn)行核實(shí)記錄，加大了往來賬款處理工作的難度。由于各部門之間不懂得互幫互助，以及自身工作交流的重要性，處理交易的程序較為混亂。公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì)3.1實(shí)施嚴(yán)格的應(yīng)收賬款全程管理措施就現(xiàn)在的形式看來，公司目前的銷售業(yè)務(wù)比較多,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)希望通過加大銷售量來提高資金的流動(dòng)性，緩解目前而言公司現(xiàn)金流壓力。但也因?yàn)橐晃兜卦黾愉N售量造成了很多應(yīng)收賬款長(zhǎng)期無法到賬，并且由于公司缺乏對(duì)于應(yīng)收賬款的管理，產(chǎn)生的問題也很多。所以公司針對(duì)應(yīng)收賬款的問題，量身制定出相關(guān)的優(yōu)化制度。3.1.1對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)函證進(jìn)行嚴(yán)格管理，控制應(yīng)收賬款的產(chǎn)生財(cái)務(wù)部門在與其他公司簽訂合同時(shí)，應(yīng)付票據(jù)信息的審核與管理極為重要。在簽訂合同前后確認(rèn)票據(jù)的信息是否屬實(shí)，與當(dāng)初約定時(shí)是否一致。對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)實(shí)施函證的過程必須是誠(chéng)信并且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹?duì)老客戶建立起一套完整的賬簿信用檔案，方便核查往后的賬務(wù)工作。對(duì)于新客戶要進(jìn)行的信息管理要更加謹(jǐn)慎，包括信息核查、信用評(píng)估以及制定合理的信用制度。如果公司在業(yè)務(wù)完成前后不注意業(yè)務(wù)函證，忽略信用風(fēng)險(xiǎn)的管理控制。因此，公司在銷售產(chǎn)品之前，必須進(jìn)行嚴(yán)格的調(diào)查控制，并且經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)批準(zhǔn)后才可完成銷售工作，以控制公司的應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)。以下是公司在相關(guān)業(yè)務(wù)上應(yīng)查核的內(nèi)容詳情：圖2函證內(nèi)容詳情3.1.2建立應(yīng)收賬款清收核查制度為解決應(yīng)收賬款管理混亂的問題，公司建立起了應(yīng)收賬款清收核查制度。公司與客戶的交易中發(fā)生的賬款進(jìn)行登記，并由業(yè)務(wù)部與財(cái)務(wù)部為成員進(jìn)行清收核查。由于賬務(wù)的金額以及日期管理不得當(dāng)直接影響應(yīng)收賬款的清收程序，所以公司建立起完備的賬齡分析表，認(rèn)真登記并每日核查每單業(yè)務(wù)每個(gè)客戶的賬務(wù)金額以及欠款期限。根據(jù)賬齡分析表，得出對(duì)客戶的賬務(wù)催收措施，各部門認(rèn)真落實(shí)自身的工作任務(wù)。公司對(duì)即將到期的客戶進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶嵝?，不同的賬期，將采取以下措施，賬期為1-30的客戶：深度拜訪，了解原因，進(jìn)行每周一次的催收。賬期為31-60的客戶：發(fā)起警告，實(shí)行假起訴，發(fā)起三天一次的催收。賬期61-91的客戶：發(fā)起律師函，將任務(wù)上升至更高管理層，每天進(jìn)行催收。表2賬齡分析表當(dāng)前日期：2021.2.21客戶開始日期應(yīng)收賬款截止日期期限已還金額未還金額賬期A2020.01.221000002021.01．2280000020000061B2020.01.22250002021.01.2220000500031C2020.04.25300002021.04.25250005000未到期D2020.06.012000002021.06.0115000050000未到期E2020.08.01150002021.08.01500010000未到期賬期劃分：11-303131-606161-909191以上賬期ABCDE合計(jì)未到期500050000100006500010315000500061200002000091以上0總計(jì)50002000050005000010000900003.1.3建立應(yīng)收賬款預(yù)警機(jī)制。時(shí)間就像是欠款方的保護(hù)傘，拖欠賬務(wù)的時(shí)間越長(zhǎng)，公司追討賬款成功的可能性越低。公司需要保證對(duì)所有欠款的管理保持清醒與警惕，如有檢測(cè)到收款異常的賬戶應(yīng)及時(shí)發(fā)出欠款信息并由財(cái)務(wù)部發(fā)出催收任務(wù)。結(jié)算中心要在財(cái)務(wù)部的領(lǐng)導(dǎo)指揮下，開展應(yīng)收賬款預(yù)警信息的監(jiān)控和預(yù)警信號(hào)的發(fā)出，并且相關(guān)工作人員應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部發(fā)出預(yù)警信息，催收部業(yè)務(wù)員發(fā)出催收任務(wù)并及時(shí)跟進(jìn)。應(yīng)收賬款的預(yù)警信號(hào)按照等級(jí)從高到低分為：一級(jí)預(yù)警，二級(jí)預(yù)警，三級(jí)預(yù)警，高級(jí)預(yù)警。一級(jí)預(yù)警由業(yè)務(wù)一部接收、處理。二級(jí)預(yù)警由業(yè)務(wù)一、二部同時(shí)接收，共同處理。三級(jí)預(yù)警由業(yè)務(wù)一、二部、法務(wù)部接收處理。高級(jí)預(yù)警整個(gè)公司都要提高警惕。圖3預(yù)警機(jī)制各時(shí)段采取措施詳情3.2優(yōu)化往來賬款賬務(wù)處理3.2.1嚴(yán)格執(zhí)行賬務(wù)處理準(zhǔn)則，規(guī)范往來賬款賬務(wù)處理由于公司的銷售項(xiàng)目非常多，賬務(wù)繁雜，如果忽略相關(guān)賬務(wù)處理準(zhǔn)則，處理不正確就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)部處理困難，賬目混亂。不同的業(yè)務(wù)有不同的賬務(wù)處理方式，公司以真實(shí)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以及合法有效的相關(guān)憑證作為依據(jù)，嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待對(duì)每一筆業(yè)務(wù)的分析、核算。對(duì)公司的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，不定期開展技術(shù)競(jìng)賽，促使財(cái)務(wù)人員使用正確的會(huì)計(jì)制度形成習(xí)慣。同時(shí)公司依據(jù)相關(guān)制度和準(zhǔn)則制定了正確賬務(wù)處理制度（如表3所示），財(cái)務(wù)人員需要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行執(zhí)行。表3正確賬務(wù)處理制度賬務(wù)會(huì)計(jì)處理程序庫(kù)存現(xiàn)金1.“備用金”的會(huì)計(jì)科目要單獨(dú)設(shè)置。借記：“庫(kù)存現(xiàn)金”貸記：“銀行存款”等科目2.本公司設(shè)置了“現(xiàn)金日記賬”，要根據(jù)付款憑證上的日期，按順序逐次登記上簿。3.每天下班前，相關(guān)會(huì)計(jì)工作者應(yīng)當(dāng)計(jì)算當(dāng)日的發(fā)生額、余額、結(jié)余額與實(shí)際的庫(kù)存額核對(duì)，做到賬款相符。銀行賬款1.借記：“銀行存款”貸記：“庫(kù)存現(xiàn)金”/“應(yīng)收賬款”等科目2.本公司會(huì)按照：開戶銀行和其他金融機(jī)構(gòu)，存款種類等設(shè)置“銀行存款日記賬”3.按照收付款憑證依次登記，每日下班前結(jié)出余額。4.銀行存款日記賬應(yīng)定期與銀行對(duì)賬單核對(duì)，至少每月一次。應(yīng)收票據(jù)銷售商品，提供勞務(wù)時(shí)，借記：“營(yíng)業(yè)收入”貸記：“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”未到期的商業(yè)匯票向銀行貼現(xiàn)，借記：“銀行存款”等科目貸記：“財(cái)務(wù)費(fèi)用”等科目將商業(yè)匯票背書轉(zhuǎn)讓取得的物資，借記：“材料采購(gòu)/原材料”如有差額借記或貸記“銀行存款”應(yīng)付票據(jù)公司開出、承兌商業(yè)匯票，借記：“材料采購(gòu)”等支付銀行承兌匯票的手續(xù)費(fèi)，借記：“財(cái)務(wù)費(fèi)用”貸記：“銀行貸款”銀行承兌匯票到期，借記：“應(yīng)付票據(jù)”貸記：“短期借款”同時(shí)，規(guī)范往來賬款賬務(wù)處理流程，對(duì)于往來賬務(wù)進(jìn)行賬款處理的事前、事中、事后的控制與監(jiān)管，定期、不定期對(duì)資產(chǎn)和負(fù)債進(jìn)行核對(duì)清理，將核對(duì)納入財(cái)務(wù)核算的日常管理中。普通客戶須進(jìn)行每季一次的核對(duì)，重點(diǎn)客戶須每月一次進(jìn)行核對(duì)，當(dāng)工作人員對(duì)于賬務(wù)控制遇到困難和疑問，應(yīng)督促業(yè)務(wù)部門盡快查找原因。對(duì)確屬壞賬的報(bào)經(jīng)主管部門，稅務(wù)部門批準(zhǔn)后核銷，將核銷情況在財(cái)務(wù)報(bào)告中披露。以購(gòu)入材料為例（圖4所示），建立了規(guī)范的賬務(wù)處理流程，嚴(yán)格按照流程進(jìn)行處理。購(gòu)入材料購(gòu)入材料根據(jù)采購(gòu)單、發(fā)票、以及隨同購(gòu)入產(chǎn)品一并計(jì)入的實(shí)際價(jià)款進(jìn)行登記根據(jù)采購(gòu)單、發(fā)票、以及隨同購(gòu)入產(chǎn)品一并計(jì)入的實(shí)際價(jià)款進(jìn)行登記會(huì)計(jì)人員應(yīng)核對(duì)賬務(wù)是否屬實(shí)，確認(rèn)價(jià)格的真實(shí)性驗(yàn)收不合格提出質(zhì)疑，相關(guān)工作人員做出解釋，并改正已付款填寫相關(guān)會(huì)計(jì)憑證，核對(duì)是否填寫相關(guān)賬務(wù)未付款會(huì)計(jì)人員應(yīng)核對(duì)賬務(wù)是否屬實(shí)，確認(rèn)價(jià)格的真實(shí)性驗(yàn)收不合格提出質(zhì)疑，相關(guān)工作人員做出解釋，并改正已付款填寫相關(guān)會(huì)計(jì)憑證，核對(duì)是否填寫相關(guān)賬務(wù)未付款走流程，審批付款驗(yàn)收合格驗(yàn)收合格核對(duì)是否付款付款成功付款成功根據(jù)相關(guān)憑證填寫銀行日記賬/現(xiàn)金日記賬圖4賬務(wù)處理流程圖3.2.2建立規(guī)章制度，對(duì)往來賬款實(shí)施權(quán)責(zé)管理無論是哪個(gè)公司，有相似的工作業(yè)務(wù)，都不可能照搬其他公司的管理制度，山東虎彩泰山印刷有限公司雖然是個(gè)小企業(yè)，但是也有自己的特殊情況，必須要根據(jù)公司本身所處的內(nèi)外經(jīng)濟(jì)環(huán)境以及發(fā)生的賬務(wù)關(guān)系做出決策，就需要公司特定的規(guī)章制度來實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部往來賬款的權(quán)責(zé)管理，公司領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)管理，做好培訓(xùn)與獎(jiǎng)懲制度。為了促進(jìn)公司內(nèi)部各部門各司其職，明確自身的工作內(nèi)容與工作范圍，有針對(duì)性地處理問題才能保持工作高速、正確的進(jìn)行，為營(yíng)造良好的經(jīng)營(yíng)環(huán)境奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，明確了各部門在往來賬款上的工作范圍（如圖5所示），由銷售部和財(cái)務(wù)加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的管理，銷售部門負(fù)責(zé)追蹤應(yīng)賬款款并定期進(jìn)行查賬，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行應(yīng)收財(cái)款的統(tǒng)計(jì)核對(duì)、匯總?cè)胭~、定期賬齡分析等；由采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款的管理，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)按流程進(jìn)行報(bào)賬和付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)核對(duì)、入賬、按期付款和分析。圖5各部門在往來賬款上的工作范圍3.3加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門與其他部門的溝通公司雖然是中小型企業(yè)，但是公司內(nèi)部的部門劃分較為復(fù)雜。因此團(tuán)隊(duì)建設(shè)，互相磨合的部分比較多。只有加強(qiáng)公司內(nèi)部的團(tuán)隊(duì)情感的培養(yǎng)以及信息快速溝通交流，實(shí)質(zhì)性的發(fā)現(xiàn)問題解決問題，才能避免由于信息不暢造成的工作失誤。例如：建立公司定期會(huì)議制度（如圖6所示），公司財(cái)務(wù)部與其他部門定期開會(huì)，提出問題并分享從工作中學(xué)習(xí)得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)，在工作中進(jìn)步，在交流中提升。公司也可以通過抽查、公示等方法對(duì)往來賬款進(jìn)行信息管理核查工作。讓公司所有組織部門的每一份子都有一個(gè)共識(shí)：認(rèn)識(shí)到團(tuán)隊(duì)的力量與工作的樂趣。財(cái)務(wù)部門還應(yīng)確保所涉及部門在每一時(shí)間段的工作能夠嚴(yán)格執(zhí)行，保證財(cái)務(wù)部貫穿往來賬款管理的全過程，盡可能避免以往工作中發(fā)生的事后監(jiān)督問題。內(nèi)外部信息的及時(shí)反饋與交流能夠幫助公司創(chuàng)造一個(gè)良好運(yùn)行管理環(huán)境。圖6公司定期會(huì)議制度

評(píng)價(jià)針對(duì)山東虎彩泰山印刷有限公司在往來賬款管理方面存在的不足，如公司應(yīng)收賬款回收困難、往來款項(xiàng)賬務(wù)處理不正確、財(cái)務(wù)部門與其他部門信息溝通不暢的等問題，進(jìn)行了一系列的優(yōu)化設(shè)計(jì)：規(guī)范應(yīng)收賬款操作，加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)函證；規(guī)范往來賬款日常管理；加大清欠力度，建立應(yīng)收賬款預(yù)警機(jī)制；完善賬務(wù)處理準(zhǔn)則，以事實(shí)作依據(jù)、打基礎(chǔ)；加強(qiáng)對(duì)與往來賬的相關(guān)權(quán)責(zé)管理；各部門分清職責(zé)，做好本職工作；重視團(tuán)隊(duì)交流與協(xié)作，充分發(fā)揮集體力量。隨著這些措施的落實(shí)，公司在往來賬款方面的問題得到了解決，提高了公司資金使用效率，緩解了企業(yè)經(jīng)營(yíng)壓力，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)員工的工作效率也大大提高，公司的經(jīng)營(yíng)管理水平也在穩(wěn)步上升。參考資料[1]武世清.鋼鐵企業(yè)如何加強(qiáng)往