道縣閱菜餐飲服務(wù)有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

目錄

1公司簡(jiǎn)介.................................................................................................................1

2閱菜公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度的主要問(wèn)題.................................................................1

2.1結(jié)算時(shí)間過(guò)長(zhǎng)..............................................................................................2

2.2報(bào)銷程序制定過(guò)于簡(jiǎn)單..............................................................................2

2.3差旅費(fèi)開支制定的標(biāo)準(zhǔn)過(guò)低......................................................................3

3出差旅費(fèi)報(bào)銷的改善措施.....................................................................................4

3.1清算時(shí)間規(guī)定..............................................................................................4

3.2費(fèi)用結(jié)算原則..............................................................................................4

3.3控制相關(guān)成本..............................................................................................5

4結(jié)束語(yǔ).....................................................................................................................6

參考資料.......................................................................................................................8

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道縣閱菜餐飲服務(wù)有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡(jiǎn)介

道縣閱菜餐飲服務(wù)管理有限公司成立于2016-06-08，法定代表人為文軍，注

冊(cè)資本為40萬(wàn)元人民幣，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼為91431124MA4L4W1RX7，企業(yè)

地址位于湖南省永州市道縣道州中路91-95號(hào)，所屬行業(yè)為餐飲業(yè)，經(jīng)營(yíng)范圍包

含：餐飲服務(wù)，農(nóng)副產(chǎn)品、食品、水果網(wǎng)上銷售。（依法須經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目，經(jīng)相

關(guān)部門批準(zhǔn)后方可開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)）。道縣閱菜餐飲服務(wù)管理有限公司目前的經(jīng)營(yíng)

狀態(tài)為存續(xù)（在營(yíng)、開業(yè)、在冊(cè)）。

2閱菜公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度的主要問(wèn)題

差旅費(fèi)是公司的經(jīng)常性支出項(xiàng)目，公司人員發(fā)生的交通、住宿等費(fèi)用是由

于公務(wù)出差造成的。由于差旅費(fèi)與出國(guó)公務(wù)和驗(yàn)收費(fèi)用相比是公司公共支出的

重要組成部分，科學(xué)合理的差旅支出標(biāo)準(zhǔn)不僅可以保證出差人員的工作和生活

需要，而且對(duì)勤儉節(jié)約精神的貫徹起到一定的作用，有利于發(fā)揚(yáng)艱苦奮斗精神

的同時(shí)，還能節(jié)省開支。其次，原有結(jié)合公司業(yè)務(wù)拓展和實(shí)際業(yè)務(wù)需要的報(bào)銷

制度沒有得到發(fā)展和完善，在實(shí)施中出現(xiàn)了許多亟待解決的實(shí)際問(wèn)題，因此目

前的差旅費(fèi)報(bào)銷制度應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。然而現(xiàn)在閱菜公司執(zhí)行的差旅費(fèi)開

支標(biāo)準(zhǔn)，是2016年制定的，目前的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和實(shí)際旅費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)狀況較當(dāng)時(shí)已

經(jīng)發(fā)生了很大的變化；其次，最初制定的報(bào)銷制度并未隨著公司業(yè)務(wù)的拓展、

現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)的需要而不斷發(fā)展、完善，在執(zhí)行中出現(xiàn)很多的實(shí)際問(wèn)題亟待解決，

因此應(yīng)該對(duì)現(xiàn)行差旅費(fèi)報(bào)銷制度做出必要的調(diào)整。

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2.1結(jié)算時(shí)間過(guò)長(zhǎng)

閱菜公司差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)間

半個(gè)月內(nèi)三個(gè)月內(nèi)六個(gè)月內(nèi)一年內(nèi)

圖1差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)間餅狀圖

從是圖中可以看出閱菜公司的出差者中出差費(fèi)用報(bào)銷的周期很大一部分太

長(zhǎng)。一是有的出差者出差頻繁，不及時(shí)清算，多次出差后一次去財(cái)務(wù)清算，二

是出差者出差之前，先向公司借錢，回來(lái)后因?yàn)槟承┰騺?lái)不及結(jié)算。最后，

出現(xiàn)了出差人員長(zhǎng)期使用儲(chǔ)備金，未經(jīng)清算，拖欠單位資金的問(wèn)題。而公司報(bào)

銷制度尚未對(duì)此類問(wèn)題作出針對(duì)性的制度規(guī)定。

2.2報(bào)銷程序制定過(guò)于簡(jiǎn)單

出差回來(lái)

上交負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)審批進(jìn)行報(bào)銷

填寫報(bào)銷

人簽字通過(guò)

單

圖2閱菜公司差旅費(fèi)報(bào)銷流程圖

圖2是閱菜公司目前簡(jiǎn)單的差旅報(bào)銷程序流程，該公司專注于銷售和采購(gòu)，

因此對(duì)報(bào)銷差旅費(fèi)沒有特殊要求。財(cái)務(wù)人員也為了節(jié)省了成本，對(duì)于報(bào)銷差旅

費(fèi)不作任何要求。對(duì)于差旅費(fèi)報(bào)銷，通常需要提前填寫退款申請(qǐng)表，并將其附

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在退款流程中進(jìn)行審批。商務(wù)旅行者現(xiàn)在應(yīng)該直接聯(lián)系財(cái)政部。如果沒有證明

文件或文件，財(cái)務(wù)人員將繼續(xù)正常處理。這對(duì)資金的管理是非常不利的。公司

領(lǐng)導(dǎo)人員的貸款記錄同樣讓人困惑，還有許多不合理的事情。例如，通過(guò)這一

退款流程，一些與財(cái)務(wù)人員關(guān)系良好的商務(wù)旅行者可以利用利用系統(tǒng)漏洞為自

己謀取私利，為了獲得差額利潤(rùn)去鉆空子，隨意更改會(huì)議公告或培訓(xùn)的日期或

天數(shù)，而財(cái)務(wù)人員還要處理對(duì)其對(duì)錯(cuò)誤的個(gè)人差旅天數(shù)和相關(guān)費(fèi)用的補(bǔ)償。此

外，商務(wù)旅行者無(wú)法完成旅行退款請(qǐng)求的內(nèi)容。如果住宿費(fèi)用超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)，員工

可以自由增加，住宿費(fèi)用可以在合理限額內(nèi)報(bào)銷。差旅費(fèi)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)因擔(dān)任不

同職位的員工而異。與經(jīng)理一同出差的員工，住宿費(fèi)按照經(jīng)理制定的標(biāo)準(zhǔn)支付

[2]。

2.3差旅費(fèi)開支制定的標(biāo)準(zhǔn)過(guò)低

表1閱菜公司調(diào)整前的差旅費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)

住宿標(biāo)準(zhǔn)（單位：元）

地區(qū)部門經(jīng)理普通員工備注

直轄市200元/晚150元/晚超過(guò)的費(fèi)用自行付款，

省會(huì)城市150元/晚120元/晚特殊情況上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，

三線城市120元/晚100元/晚得到批準(zhǔn)之后才可以

四線城市120元/晚100元/晚報(bào)銷

如表1所示，差旅費(fèi)開支制定的標(biāo)準(zhǔn)太低，無(wú)法滿足公共服務(wù)人員的正常

工作和生活需要。如果規(guī)定的住宿費(fèi)限額太低，按照現(xiàn)行規(guī)定，即使是中小城

市，也只能住在檔次很低的地方，更別說(shuō)省會(huì)等大城市了，特殊地區(qū)的標(biāo)準(zhǔn)與

實(shí)際高額酒店收費(fèi)的差距更大;另一個(gè)例子是城市交通費(fèi)用的一次性支付標(biāo)準(zhǔn)，

因此你每天只能乘坐兩到三次公共汽車;一般地區(qū)每天15元，特殊地區(qū)每天20

元的食品補(bǔ)貼，出國(guó)旅游只吃一頓早餐可能就夠了，不夠滿足一日三餐的需求

Error!Referencesourcenotfound.。如下所述，由于存在這樣的問(wèn)題，很多人選擇不出差、

少出差，或者用其他方法解決不足部分，實(shí)際上這是在暗中違反出差費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的

情況有很多。那些問(wèn)題可以用以下形式表現(xiàn)出來(lái)：一種是以其他名義進(jìn)行清算，

彌補(bǔ)出差旅費(fèi)的不足。這是一般出差旅費(fèi)不能報(bào)銷的一部分費(fèi)用。支出以購(gòu)置

其他辦公用品、招待費(fèi)、修理費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等名義報(bào)銷，對(duì)此，一般單

位領(lǐng)導(dǎo)要求不嚴(yán)，往往導(dǎo)致差旅費(fèi)支出大大超過(guò)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，極易形成、助長(zhǎng)鋪

張浪費(fèi)的風(fēng)氣。二是轉(zhuǎn)嫁負(fù)擔(dān)。有的人員利用手中職權(quán)，將本單位不能報(bào)銷的

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費(fèi)用轉(zhuǎn)嫁給下級(jí)或企業(yè)進(jìn)行報(bào)銷，甚至有的領(lǐng)導(dǎo)出差帶企業(yè)老板，報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)外

的一切開支承擔(dān)全部費(fèi)用，既加重了基層企業(yè)的負(fù)擔(dān)，又造成不良影響0。

總之，要解決規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)過(guò)低和實(shí)際需求過(guò)高的矛盾。由各單位自行決定，與其

變相違反規(guī)定，不如從源頭管理，通過(guò)提高出差人員補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)、補(bǔ)助降低出差

費(fèi)等其他措施，同時(shí)實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，滿足出差人員的基本需求。這樣就可

以減少違反紀(jì)律的行為。其最終目的是為了達(dá)到節(jié)省出差旅費(fèi)的支出的效果。

3出差旅費(fèi)報(bào)銷的改善措施

差旅費(fèi)用管理不僅要降低差旅成本，還要設(shè)法填補(bǔ)漏洞，公平合理地提高

成本效率，以最低的差旅成本實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)最大化。為了全面管理差旅成本，

各職能部門必須在差旅成本可控的范圍內(nèi)制定費(fèi)用預(yù)算，并制定差旅計(jì)劃以降

低出公差的自由性，在前提條件是公司有一個(gè)相對(duì)完整的清算制度和程序下。

對(duì)于商務(wù)旅行者來(lái)說(shuō)，他們的旅行費(fèi)用報(bào)銷仍然存在許多問(wèn)題。為了解決這些

清算問(wèn)題，公司差旅費(fèi)的清算需要采取以下措施。

3.1清算時(shí)間規(guī)定

差旅費(fèi)報(bào)銷的的清算時(shí)間需要采取以下措施。提單期：出差、邀請(qǐng)和培訓(xùn)

將在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后30天內(nèi)退還運(yùn)單。延期者將處理推遲一個(gè)月。發(fā)票日期:每

月的5日至25日是交貨時(shí)記錄的發(fā)票日期。預(yù)付費(fèi)用時(shí)間:24日發(fā)送預(yù)付費(fèi)用

清單(經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核)。結(jié)算的付款期限:財(cái)務(wù)部門]必須在收到發(fā)票后15天內(nèi)

完成結(jié)算(5天內(nèi)完成財(cái)務(wù)審計(jì)，審計(jì)后確認(rèn)審計(jì)和付款完成)。如果驗(yàn)證有問(wèn)題，

則更換提單，并從提單日期起重新計(jì)算工作日期。原則是加班的責(zé)任由你承擔(dān)。

如果一個(gè)部門違反規(guī)定，造成賬務(wù)混亂，在特殊情況下經(jīng)總干事特別同意，將

追究財(cái)務(wù)經(jīng)理和責(zé)任人的責(zé)任。商務(wù)旅行者報(bào)銷的費(fèi)用必須按照以下規(guī)則進(jìn)行。

附件必須真實(shí)可靠。然后，它們必須與一個(gè)接一個(gè)發(fā)生的費(fèi)用相對(duì)應(yīng)。原則上，

除補(bǔ)貼費(fèi)用外，沒有任何替代發(fā)票的協(xié)議。

3.2費(fèi)用結(jié)算原則

會(huì)計(jì)原則支出預(yù)審計(jì):所有支出項(xiàng)目都可以提前申請(qǐng)。支出應(yīng)在批準(zhǔn)后發(fā)生，

不得發(fā)生未經(jīng)請(qǐng)求或未予批準(zhǔn)的支出(如商務(wù)旅行、招待、培訓(xùn)等);審計(jì)員和批

準(zhǔn)人的責(zé)任應(yīng)經(jīng)過(guò)個(gè)人審查，并對(duì)批準(zhǔn)的支出負(fù)責(zé)[1]。(部門負(fù)責(zé)人對(duì)簽署的支

出的真實(shí)性負(fù)責(zé))。程序已完成，根據(jù)發(fā)票情況確定國(guó)家和地方稅務(wù)機(jī)關(guān)官方網(wǎng)

站上發(fā)票簽署程序的完整性、發(fā)票粘貼的規(guī)范性，對(duì)銀行對(duì)發(fā)票的真實(shí)性和合

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法性進(jìn)行核實(shí)。那些按時(shí)支付賬單并要求從公共資金中貸款的人不會(huì)要求未來(lái)

的貸款，因?yàn)轭A(yù)付款不清楚。結(jié)算:通常情況下，結(jié)算是在清算人合法分配的基

礎(chǔ)上進(jìn)行的。如果需要計(jì)算受益企業(yè)之間的負(fù)擔(dān)，可以通過(guò)清算或調(diào)整受益企

業(yè)的利率來(lái)進(jìn)行清算。圖3閱菜公司費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表控制相關(guān)費(fèi)用單一-咨詢:差

旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的提高和報(bào)銷方式的改變。另一方面，合理的改講標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)實(shí)際

情況重新計(jì)算和重新制定差旅成本規(guī)則，擴(kuò)大特定地區(qū)的范圍，根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展

定期或不定期調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)定浮動(dòng)的上下限，以便每個(gè)站點(diǎn)或單元可以根據(jù)其

在給定區(qū)域內(nèi)的實(shí)際情況來(lái)考慮實(shí)施。另一方面，更改退款類型。根據(jù)差旅費(fèi)

用的內(nèi)容，可以采用不同的計(jì)費(fèi)方式。相對(duì)固定的費(fèi)用，如交通費(fèi)，仍將通過(guò)

門票報(bào)銷。根據(jù)既定標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放的貸款可用于難以控制的費(fèi)用，如商務(wù)旅行者的

住宿、餐飲和城市交通費(fèi)用。超額支出不包括在內(nèi)，這部分屬于超支個(gè)人的費(fèi)

用。差旅費(fèi)與表1中列出的標(biāo)準(zhǔn)和最終規(guī)范有關(guān)。

圖3閱菜公司費(fèi)用報(bào)銷登記表

3.3控制相關(guān)成本

一站式預(yù)約：提高差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，改變報(bào)銷方式。另一方面，適當(dāng)提高

標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)實(shí)際情況，重新計(jì)算制定差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，擴(kuò)大特殊地區(qū)范圍，根據(jù)經(jīng)

濟(jì)發(fā)展情況定期或不定期調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)定浮動(dòng)的上下限，允許每個(gè)地方或單

位在一定范圍內(nèi)考慮根據(jù)自身實(shí)際情況選擇實(shí)施。另一方面，改變報(bào)銷方式。

根據(jù)差旅費(fèi)的內(nèi)容，可以采取不同的結(jié)算方式。相對(duì)固定的費(fèi)用，如交通費(fèi)，

仍然使用車票報(bào)銷。對(duì)于出差人員的住宿費(fèi)、餐費(fèi)補(bǔ)貼、城市交通費(fèi)等難以控

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制的費(fèi)用，可以采取按既定標(biāo)準(zhǔn)使用貸款的方式。超支是不包括在內(nèi)的，超支

部分由個(gè)人自己負(fù)責(zé)。差旅費(fèi)用可能與表1中列出的某些酒店的標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)，或

者集中購(gòu)買酒店、汽車、船舶和機(jī)票需要分析和確定最終細(xì)節(jié)。不同地區(qū)的一

些酒店和餐館是根據(jù)確定的住宿價(jià)格通過(guò)公共采購(gòu)和公開招標(biāo)確定的。被授予

的酒店或酒店將與金融服務(wù)部門簽署協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保以合

理的價(jià)格為商務(wù)旅行者提供適當(dāng)?shù)姆?wù)。金融部門也必須扎根，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格

變化動(dòng)態(tài)管理指定公司，對(duì)無(wú)法及時(shí)執(zhí)行合同的指定公司取消資格，盡可能多

地吸納指定公司，為商務(wù)旅行者提供更多便利和選擇。此外，許多交通部門目

前正在使用更靈活的市場(chǎng)運(yùn)作機(jī)制，重點(diǎn)購(gòu)買政府商務(wù)旅行和公共機(jī)構(gòu)所需的

汽車、船舶和機(jī)票，以最大限度地提高利用效率并降低成本。我們將以寬容與

嚴(yán)格相結(jié)合的管理理念，加強(qiáng)對(duì)旅行退款索賠的審查和控制。部門和財(cái)務(wù)主管

應(yīng)加強(qiáng)差旅費(fèi)管理，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)知識(shí)教育。為了充分理解個(gè)人利益和集體

利益之間的關(guān)系，我們必須堅(jiān)決消除公私分離、私有化、隱瞞虛假信息和過(guò)度

施壓等負(fù)面現(xiàn)象。認(rèn)真審查稅收和經(jīng)濟(jì)法規(guī)，強(qiáng)化紀(jì)律意識(shí)，加強(qiáng)傳統(tǒng)的艱苦

奮斗、經(jīng)濟(jì)學(xué)和經(jīng)濟(jì)學(xué)培訓(xùn)，樹立節(jié)能理念，杜絕奢侈浪費(fèi)。財(cái)務(wù)部門在審查

差旅費(fèi)時(shí)，必須進(jìn)行嚴(yán)格的審查，排除并嚴(yán)格支付不符合規(guī)定或與商務(wù)旅行無(wú)

關(guān)的費(fèi)用。一旦相關(guān)服務(wù)提高了標(biāo)準(zhǔn)，就需要充分增加部門預(yù)算，加強(qiáng)控制和

限制一般預(yù)算的機(jī)制，并加強(qiáng)對(duì)差旅費(fèi)的控制。及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，嚴(yán)格控

制差旅費(fèi)。此外，有必要堅(jiān)決識(shí)別違規(guī)行為，如挪用公款和設(shè)立私人金庫(kù)等行

為。

表2閱菜公司調(diào)整后的差旅費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)

補(bǔ)貼伙食標(biāo)準(zhǔn)住宿最高標(biāo)準(zhǔn)

級(jí)別市內(nèi)市外-國(guó)內(nèi)一級(jí)城市二級(jí)城市三級(jí)城市

總經(jīng)理15元/餐50元/餐400元/日350/日300/日

副總經(jīng)理15元/餐35元/餐350日/日300/日25