廣西好味食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1廣西好味食品有限公司簡介..........................................1

2廣西好味食品有限公司的銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度........................1

2.1公司銷售業(yè)務(wù)現(xiàn)狀............................................1

2.2公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制基本情況................................2

3廣西好味食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中存在的問題..................2

3.1銷售業(yè)務(wù)定價流程不規(guī)范......................................2

3.2銷售業(yè)務(wù)審批流程不完善......................................3

3.3發(fā)貨業(yè)務(wù)管控流程有效性低....................................3

3.4合同管理制度不合規(guī)..........................................3

3.4.1銷售合同的編制過程不合規(guī)...............................3

3.4.2員工缺乏合同風(fēng)險意識...................................4

3.4.3員工缺乏合同管理意識...................................4

4廣西好味食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化方案......................4

4.1合理定制銷售業(yè)務(wù)定價流程....................................4

4.2完善銷售業(yè)務(wù)審批流程........................................5

4.3加強發(fā)貨管理機制的有效性....................................6

4.3.1規(guī)范銷售審批程序.......................................6

4.3.2備齊發(fā)貨手續(xù)...........................................6

4.3.3設(shè)置獎罰機制...........................................7

4.4嚴格規(guī)范銷售合同的管理......................................7

4.4.1規(guī)范銷售合同的編制過程.................................7

4.4.2提高員工的合同風(fēng)險意識.................................8

4.4.3加強員工的合同管理意識.................................8

5方案實施效果......................................................8

參考資料............................................................9

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廣西好味食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計

1廣西好味食品有限公司簡介

廣西好味食品有限公司于2010年成立，旗下“好味”品牌始創(chuàng)于2003年，

經(jīng)過多年的發(fā)展，得到廣大消費者的認可和喜愛。公司是一家集研發(fā)、生產(chǎn)和銷

售為一體的公司，主要生產(chǎn)、銷售蛋白飲料，乳酸菌飲品，乳味飲料豆奶。產(chǎn)品

主要銷往國內(nèi)廣西、廣東、湖南、江西、云南、貴州等地。公司注冊資本1000

萬，現(xiàn)有在職員工100余人，申請注冊了二十余項實用新型和發(fā)明專利。公司本

著以誠為本、做一流品質(zhì)的宗旨，創(chuàng)好味品牌為公司的公司目標，全力打造成一

個具有競爭力的，可持續(xù)發(fā)展的健康產(chǎn)品品牌運營公司。為規(guī)范管理流程，提高

運營效率，公司建立了職能制組織機構(gòu)，廣西好味食品有限公司的組織架構(gòu)如圖

1所示。

圖1廣西好味食品有限公司組織架構(gòu)圖

2廣西好味食品有限公司的銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度

2.1公司銷售業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

廣西好味食品有限公司主要以銷售各種乳制飲品來盈利，主要采取廠家直銷

和網(wǎng)絡(luò)銷售兩種方式進行銷售。廠家直銷主要是采取聯(lián)合促銷的方式，與各商家、

超市聯(lián)合銷售，銷售渠道較為單一，且因局限于交通的問題，只能將商品出售于

本省及鄰?。坏跃W(wǎng)絡(luò)購物出現(xiàn)后，公司就增加了網(wǎng)絡(luò)銷售這一渠道，與各大快

遞平臺合作，這有效的解決了交通運輸?shù)膯栴}，公司的商品得以銷往全國各地。

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自2018年以來，為響應(yīng)國家振興奶業(yè)行動的號召，公司在原有的產(chǎn)品基礎(chǔ)上，

又新增了核桃豆奶、含乳飲料、風(fēng)味飲料和果味飲料等新產(chǎn)品。公司2019-2021

年營業(yè)收入及增減情況如表1所示。

表12019-2021年營業(yè)收入及增減情況表

單位：萬元

2019年營業(yè)收入2020年營業(yè)收入比上年增減2021年營業(yè)收入比上年增減

225.3248249.016810.5146%256.86903.1533%

據(jù)表1可知，公司的營業(yè)收入逐年增長，與此同時2021年的營業(yè)收入雖然

有所增加，但與上年相比，營業(yè)收入增長率降低了7.3616%，公司的資產(chǎn)周轉(zhuǎn)速

度變慢，盈利能力及營運能力也隨之降低，公司的銷售收入受到了影響，銷售利

潤也隨之降低。

2.2公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制基本情況

廣西好味食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制在執(zhí)行過程中主要涉及銷售部門，

財務(wù)部門、倉儲部門和總經(jīng)理辦公室。銷售部門主要負責(zé)處理訂單、起草和簽定

合同、編制銷售計劃、執(zhí)行銷售和信用政策以及催收貨款。財務(wù)部門主要負責(zé)銷

售金額的結(jié)算、記錄以及催收貨款的監(jiān)督，應(yīng)及時記錄收回的應(yīng)收賬款，防止賬

上出現(xiàn)差錯、遺漏的情況，并經(jīng)常查看應(yīng)收賬款，防止逾期賬款變壞賬。倉儲部

門主要負責(zé)貨品入庫及時驗收、記賬，掌握產(chǎn)貨物的庫存情況，定期盤點倉庫貨

品等。總經(jīng)理主要負責(zé)公司的經(jīng)營管理工作，組織制定分工明確的營銷工作計劃，

協(xié)助員工實現(xiàn)目標，監(jiān)督分公司日常工作，確保正常運作，負責(zé)分公司業(yè)績管理，

包括員工的工作安排、行為評價與監(jiān)督、訂單的審批等。

3廣西好味食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中存在的問題

3.1銷售業(yè)務(wù)定價流程不規(guī)范

合理的定價可以為公司的產(chǎn)品帶來期望價值并確保公司的利潤。但是由于公

司在擬定布標價格之前沒有進行市場調(diào)研，僅根據(jù)相關(guān)部門提供的信息就直接擬

定目標價格，導(dǎo)致公司制定的價格在同行業(yè)中沒有太大的競爭力，進而導(dǎo)致公司

銷售量減少，銷售利潤降低。再者，公司銷售人員在初步定價后，只交由銷售部

經(jīng)理和總經(jīng)理進行審核、審批，沒有讓財務(wù)部進行審核，銷售定價過程不規(guī)范，

導(dǎo)致大量產(chǎn)品滯銷，造成了公司資產(chǎn)損失。

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3.2銷售業(yè)務(wù)審批流程不完善

審批流程可以規(guī)范公司的銷售行為，明確銷售業(yè)務(wù)中涉及的審批權(quán)限，加強

對銷售業(yè)務(wù)的監(jiān)督與控制以及防范銷售過程中的差錯和舞弊。但就目前公司銷售

業(yè)務(wù)審批流程來說，還遠遠達不到這樣的效果，其主要原因如下：第一，在銷售

人員與客戶進行談判和協(xié)商并草擬銷售合同后，直接交由總經(jīng)理進行審批，未將

銷售合同交由財務(wù)部門審核，不管是權(quán)限內(nèi)還是權(quán)限外的合同，都交由總經(jīng)理審

批，加大了總經(jīng)理的工作量，在一定程度上影響了總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)工作，且銷售合

同的簽訂未經(jīng)過財務(wù)部門審核授權(quán)，導(dǎo)致了公司損失了一定資產(chǎn)，發(fā)生了舞弊行

為。第二，公司不管是編制開具銷售發(fā)票通知單還是開具銷售發(fā)票，都由銷售人

員負責(zé)，沒有進行明確的崗位職責(zé)分離，違反了國家法律法規(guī)的規(guī)定，給公司造

成了經(jīng)濟損失和信譽損失，使公司遭受到了外部處罰。

3.3發(fā)貨業(yè)務(wù)管控流程有效性低

發(fā)貨管控流程可以合理規(guī)范公司銷售活動，明晰銷售業(yè)務(wù)中涉及的審批職責(zé)，

強化對銷售業(yè)務(wù)的監(jiān)管與管理，防止產(chǎn)品銷售過程中的錯誤和作弊，避免資產(chǎn)流

失。公司雖然建立了發(fā)貨業(yè)務(wù)的相關(guān)制度，但并沒有起到相應(yīng)的效果。首先是公

司的客戶銷售訂單未經(jīng)適當(dāng)審批，公司在發(fā)貨業(yè)務(wù)管控流程中，銷售人員未將客

戶訂單交由銷售部經(jīng)理審批而直接簽發(fā)產(chǎn)品發(fā)貨單，由于客戶訂單審批的不適當(dāng)，

導(dǎo)致公司產(chǎn)生重大差錯，使得公司遭受損失；其次是發(fā)貨手續(xù)辦理不齊全，倉儲

部門收到銷售人員簽發(fā)的產(chǎn)品發(fā)貨單，對發(fā)貨單進行核實并備貨，沒有進行復(fù)核

就直接裝箱，發(fā)貨程序手續(xù)辦理不齊全，極易導(dǎo)致多發(fā)貨物發(fā)出的貨物與訂單中

的品種規(guī)格不一致，從而延誤發(fā)貨時間，給公司造成了資產(chǎn)損失和信譽損失；最

后是運輸人員在運輸過程中貨物保管不善以及貨物發(fā)出后未及時與客戶溝通部

門將貨物出庫后，由運輸部門運送貨物，但由于運輸過程中保管不善，導(dǎo)致銷售

貨物受損；銷售人員在貨物發(fā)出后未及時與客戶進行溝通，沒能及時處理發(fā)生的

意外情況。因為保管不善以及售后服務(wù)不及時，給公司造成了資產(chǎn)損失和信譽損

失。

3.4合同管理制度不合規(guī)

完善的合同管理制度可以規(guī)避公司風(fēng)險，促進公司健康發(fā)展。但是由于公司

合同管理的不合規(guī)，使得公司在規(guī)避風(fēng)險方面遇到了困難。主要原因如下：

3.4.1銷售合同的編制過程不合規(guī)

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根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，銷售人員在與客戶

進行談判時，可以根據(jù)實際情況對合同的部分條款在權(quán)限內(nèi)進行修改，并在修改

后上報銷售部經(jīng)理進行審批。但公司的銷售人員在修改合同后，未上報銷售部經(jīng)

理審批，而是自己直接修改，不能客觀的評判條款的合理性，對公司產(chǎn)生了一定

的合同風(fēng)險，此行為不合規(guī)，需要進行優(yōu)化。

3.4.2員工缺乏合同風(fēng)險意識

公司在接收到一些金額比較小的訂單時為了節(jié)省時間與人力資源，一般不與

客戶簽訂合同，而是以郵件、傳真、電話等方式代替合同。這種情況下，一旦客

戶拖欠貨款，雙方產(chǎn)生糾紛，因為沒有書面合同約定，公司不易提供證據(jù)，在法

律維權(quán)方面會存在許多障礙，打官司容易敗訴，公司會因沒有合同而失去法律保

護，導(dǎo)致公司利益受到損害。

3.4.3員工缺乏合同管理意識

在銷售的合同管理中，銷售人員直接把空白和作廢的銷售合同當(dāng)作普通垃圾

進行處理，未按照規(guī)定的合同制度將合同原件交還檔案管理人員，這種做法極易

讓有心之人有機可乘，用空白的合同與其他人員簽訂，從中獲取私利。因為銷售

人員缺乏合同管理的意識，使得合同管理不當(dāng)，這極易導(dǎo)致公司產(chǎn)生涉稅風(fēng)險，

產(chǎn)生不必要的損失。

4廣西好味食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化方案

根據(jù)《公司內(nèi)部控制應(yīng)用指引第9號——銷售業(yè)務(wù)》，公司為了加強銷售業(yè)

務(wù)內(nèi)部控制,規(guī)范銷售業(yè)務(wù)行為,防范銷售活動中的差錯和舞弊行為，基于廣西好

味食品有限公司銷售業(yè)務(wù)定價流程不規(guī)范、銷售業(yè)務(wù)審批流程不完善、發(fā)貨業(yè)務(wù)

管控流程有效性低以及合同管理制度不合規(guī)等風(fēng)險，設(shè)計以下四個方面的優(yōu)化方

案。

4.1合理定制銷售業(yè)務(wù)定價流程

公司銷售人員在進行定價管理工作時，應(yīng)先進行充分的市場調(diào)研，同時還要

確保信息的真實性與可信性，結(jié)合生產(chǎn)部、研發(fā)部等相關(guān)部門提供的信息，再根

據(jù)公司的生產(chǎn)成本和預(yù)期盈利情況以及市場價格浮動的上限與下限擬定目標價

格，銷售經(jīng)理審核、確定目標價格后，由財務(wù)部進行產(chǎn)品成本測算，若未通過，

銷售部門需重新確定目標價格，通過后則由銷售人員進行研究競爭對手的定價、

綜合考慮定價因素、確定顧客心理價位、初步定價這些流程，最后在通過銷售經(jīng)

理和財務(wù)部門審核、總經(jīng)理審批后，確定銷售價格。如若銷售定價流程制定不合

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理，則可能會讓為謀私利的員工鉆空子，與對手公司勾結(jié)，壓低公司成交價格或

者出賣公司報價，使得公司遭受損失而相關(guān)人員卻能坐收漁利。優(yōu)化后的銷售定

價流程如圖2所示。

圖2銷售定價流程優(yōu)化設(shè)計圖

4.2完善銷售業(yè)務(wù)審批流程

公司應(yīng)制定完善的銷售業(yè)務(wù)審批流程，需要結(jié)合銷售人員的具體崗位來設(shè)置

授權(quán)范圍，比如，在審批流程中應(yīng)設(shè)置一個營銷總監(jiān)的職位，用以進行權(quán)限內(nèi)銷

售合同的審批，權(quán)限外的銷售合同則由總經(jīng)理進行審批，這樣總經(jīng)理可以有更多

的時間用于公司的領(lǐng)導(dǎo)與管理層面，更有利于公司的經(jīng)營發(fā)展?，F(xiàn)在公司銷售業(yè)

務(wù)審批流程中存在的最大問題就是沒有遵循不相容崗位相分離，導(dǎo)致一人身兼數(shù)

職，雖然在一定程度上節(jié)約了人力資源的成本，但也使業(yè)務(wù)辦理中錯誤幾率的增

加，難以有效的防范風(fēng)險。所以，公司在編制開具銷售通知單和開具銷售發(fā)票時，

要實行不兼容崗位分離制度，編制開具銷售發(fā)票通知單可以由銷售人員負責(zé)，而

開具銷售發(fā)票則由財務(wù)部門負責(zé)，不可交給同一部門處理，應(yīng)進行明確的崗位職

責(zé)分離。公司優(yōu)化后的銷售業(yè)務(wù)審批流程如圖3所示。

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圖3銷售業(yè)務(wù)審批流程優(yōu)化設(shè)計圖

4.3加強發(fā)貨管理機制的有效性

加強發(fā)貨管理機制可以有效保護資產(chǎn)安全、加強業(yè)務(wù)部門之間的配合、明確

相關(guān)職責(zé)、提升工作效率。加強公司發(fā)貨管理機制有效性的方法如下：

4.3.1規(guī)范銷售審批程序

首先，客戶應(yīng)該根據(jù)自己的需求下訂單，銷售人員首先要審查訂單的品種、

規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨方式以及客戶和收貨人信息。接下來，訂單提交給

銷售經(jīng)理審批，審批通過后，由銷售人員出具產(chǎn)品放行單，并送倉儲部審核發(fā)貨。

4.3.2備齊發(fā)貨手續(xù)

為齊全辦理發(fā)貨手續(xù)，強化發(fā)貨程序的規(guī)范性，挽回公司信譽損失，倉儲部

門在接收到銷售人員出具的產(chǎn)品發(fā)貨單后，應(yīng)對發(fā)貨單進行核實，并按照產(chǎn)品發(fā)

貨單規(guī)定的貨品、數(shù)量、包裝方式以及發(fā)貨時間等要求備貨，除此之外，倉庫管

理人員還要調(diào)節(jié)帳卡，核銷庫存并進行復(fù)核，復(fù)核時應(yīng)再次檢查貨品、數(shù)量、包

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裝方式、發(fā)貨時間等是否有誤，無誤后方可包裝或裝箱。

4.3.3設(shè)置獎罰機制

為規(guī)范銷售發(fā)貨業(yè)務(wù)操作，加強對銷售發(fā)貨管理的控制，合理解決客戶的退

貨問題，以便于接受與處理售后問題，更好地節(jié)約成本。貨物發(fā)出后，運輸人員

應(yīng)妥善保管貨物，如若因運輸人員保管不善導(dǎo)致銷售貨物受損，應(yīng)給予相應(yīng)的處

罰，若保管得當(dāng)則給予相應(yīng)的獎勵；而銷售人員需及時與客戶就貨物的品種、數(shù)

量和質(zhì)量進行合理的溝通，提醒客戶收貨，確認到貨情況，并協(xié)助處理出現(xiàn)的意

外情況，如若是因未能做到上述要求而遭到客戶的投訴，也要給予相應(yīng)的處罰。

優(yōu)化后的銷售發(fā)貨流程如圖4所示。

圖4銷售發(fā)貨流程優(yōu)化設(shè)計圖

4.4嚴格規(guī)范銷售合同的管理

銷售合同管理制度具有法律效力，受到國家的保護，可以保護公司的正當(dāng)權(quán)

利。公司銷售合同管理制度規(guī)范管理要求如下：

4.4.1規(guī)范銷售合同的編制過程

在銷售合同的編制過程中，銷售人員與客戶談判時，如合同條款有修改，則

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需報銷售部經(jīng)理進行審批，若因未報銷售部經(jīng)理審批而導(dǎo)致公司發(fā)生損失，則由

負責(zé)此合同的銷售人員進行賠償。

4.4.2提高員工的合同風(fēng)險意識

為提高員工對合同風(fēng)險的意識，可以組織員工集體學(xué)習(xí)風(fēng)險提示、風(fēng)險預(yù)警、

開展案例分析或者是制定各相關(guān)崗位的風(fēng)險程序圖等等，讓相關(guān)員工了解各崗位

各環(huán)節(jié)中潛在的風(fēng)險并加以防范，并讓全體員工意識到風(fēng)險無處不在，銷售業(yè)務(wù)

任何流程都會遇到各種不同的風(fēng)險，強化員工的合同風(fēng)險意識，讓員工知道不管

是大額訂單還是小額訂單，都要按規(guī)定簽訂合同，避免造成公司的損失，才能加

強合同風(fēng)險控制的管理，達到規(guī)避合同風(fēng)險的目的。

4.4.3加強員工的合同管理意識

在合同管理方面，可以加強公司員工的經(jīng)濟合同法律意識，定期舉辦講座，

對公司員工采取分層次、分類別、分崗位進行合同管理的培訓(xùn)，了解相關(guān)國家最

新合同管理制度；還可以在員工入職培訓(xùn)時，讓其學(xué)習(xí)合同管理的相關(guān)內(nèi)容，了

解合同糾紛產(chǎn)生的各種原因和糾紛產(chǎn)生后的解決方案，讓員工充分意識到合同管

理的重要性和合同管理不