杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡(jiǎn)介............................................................1

2公司業(yè)務(wù)基本情況....................................................1

3公司付款審批流程現(xiàn)狀................................................2

3.1供應(yīng)商代碼新建................................................2

3.2供應(yīng)商代碼信息維護(hù)............................................3

3.3發(fā)票接收及入賬流程............................................3

3.4發(fā)票入賬獲取審批流程..........................................4

4公司付款審批流程存在的問題..........................................5

4.1供應(yīng)商信息管理流程效能低......................................5

4.2發(fā)票信息入賬流程精確性不高....................................6

4.3審批權(quán)責(zé)不清晰不規(guī)范..........................................7

5杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司付款流程優(yōu)化設(shè)計(jì)..........................8

5.1重建供應(yīng)商信息提交及維護(hù)流程..................................8

5.2完善發(fā)票入賬審查流程..........................................9

5.3規(guī)范供應(yīng)商付款審批權(quán)責(zé)........................................9

6設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)...........................................................10

參考資料............................................................11

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司

財(cái)務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡(jiǎn)介

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司成立于2015年，企業(yè)地址位于浙江省杭州

市余杭區(qū)倉(cāng)前街道，所屬行業(yè)為軟件和信息技術(shù)服務(wù)業(yè)。從其擁有的數(shù)據(jù)中獲

取商業(yè)洞察，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，降低成本，并獲得行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司相關(guān)業(yè)務(wù)產(chǎn)品線以云技術(shù)及認(rèn)知中心、全球

企業(yè)咨詢服務(wù)、全球信息科技服務(wù)、系統(tǒng)開發(fā)及維護(hù)、全球融資等為主。業(yè)務(wù)

單元范圍廣闊，涉及采購(gòu)、供應(yīng)鏈、人力資源、供應(yīng)鏈及戰(zhàn)略等各個(gè)方面。業(yè)

務(wù)覆蓋全球各個(gè)地區(qū)，如亞太地區(qū)，澳洲，歐洲，北美地區(qū)等。如圖1所示：

圖1公司組織架構(gòu)圖

2公司業(yè)務(wù)基本情況

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司全球企業(yè)咨詢服務(wù)，包括財(cái)務(wù)外包服務(wù)、金

融轉(zhuǎn)型服務(wù)和人力資源服務(wù)，其財(cái)務(wù)外包服務(wù)主要對(duì)財(cái)務(wù)相關(guān)流程進(jìn)行運(yùn)營(yíng)外

包交付。杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包部門是其外包業(yè)務(wù)的主要部分。

其業(yè)務(wù)包括應(yīng)付賬款，應(yīng)收賬款，總賬，報(bào)告等。不僅為國(guó)內(nèi)客戶提供服務(wù)，

也為日本，韓國(guó)，東南亞地區(qū)國(guó)家，歐美國(guó)家地區(qū)客戶提供多語(yǔ)言支持財(cái)務(wù)外

包服務(wù)。杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心將繼續(xù)運(yùn)用全球領(lǐng)先的創(chuàng)

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新和服務(wù)力量，更好地支持大連的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)互利共贏。其組織架構(gòu)如圖2所

示：

圖2公司組織架構(gòu)圖

3公司付款審批流程現(xiàn)狀

3.1供應(yīng)商代碼新建

供應(yīng)商代碼是SAP系統(tǒng)用來管理客戶檔案的數(shù)據(jù)，它是唯一的[28]，也就

是一個(gè)公司只能在系統(tǒng)中建立一個(gè)供應(yīng)商代碼。

無論是客戶方采購(gòu)訂單，還是杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心

應(yīng)付賬款作業(yè)，亦或?qū)?yīng)商庫(kù)存數(shù)據(jù)的查詢時(shí)，都可能需要用到供應(yīng)商代碼。

如通過供應(yīng)商代碼查詢某個(gè)供應(yīng)商的采購(gòu)訂單未結(jié)案還有多少；或通過供應(yīng)商

代碼查詢?cè)摴?yīng)商的應(yīng)付賬款，當(dāng)月還需付款的金額等。所以，在SAP系統(tǒng)中

正確建立供應(yīng)商代碼和維護(hù)供應(yīng)商信息是非常重要的。供應(yīng)商信息新建及維護(hù)

現(xiàn)狀流程如圖3所示：

圖3公司財(cái)務(wù)外包中心應(yīng)付賬款流程供應(yīng)商信息新建及維護(hù)現(xiàn)狀流程圖

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3.2供應(yīng)商代碼信息維護(hù)

供應(yīng)商若欲修改其在杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心應(yīng)付賬款

流程中供應(yīng)商代碼的收款銀行賬戶信息。供應(yīng)商需嚴(yán)格按照要求填寫“電子資

金轉(zhuǎn)賬信息登記表”，提供其公司相關(guān)負(fù)責(zé)人需簽字及印章，并加蓋公司印章

后，以郵件的形式提供給杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心應(yīng)付賬款

專員。電子資金轉(zhuǎn)帳信息登記表如下圖4所示。

圖4電子資金轉(zhuǎn)帳信息登記表圖

3.3發(fā)票接收及入賬流程

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包部門需接收到供應(yīng)商寄送過來的發(fā)

票后，會(huì)將發(fā)票信息入賬至系統(tǒng)中，其發(fā)票接收及入賬現(xiàn)狀流程如圖5所示。

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圖5公司財(cái)務(wù)外包中心應(yīng)付賬款流程發(fā)票接收及入賬現(xiàn)狀流程圖

3.4發(fā)票入賬獲取審批流程

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心應(yīng)付賬款流程的客戶方采購(gòu)部

門首先與供應(yīng)商確認(rèn)需要的貨物或服務(wù)，并在系統(tǒng)中建立訂單，生成訂單號(hào)碼。

待供應(yīng)商提供貨物或服務(wù)后，采購(gòu)部門應(yīng)與庫(kù)房或使用單位確認(rèn)驗(yàn)收情況，并

在系統(tǒng)中做收貨記錄。同時(shí)，供應(yīng)商可開立發(fā)票并寄送給杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技

有限公司財(cái)務(wù)外包中心應(yīng)付賬款專員。

應(yīng)付賬款專員在發(fā)票的入賬過程中，需要拿到請(qǐng)款部門主管的郵件審批，

否則發(fā)票將不會(huì)入賬或?qū)l(fā)票退還給廠商。拿到審批后，杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技

有限公司應(yīng)付賬款專員即可在SAP中進(jìn)行入賬并上傳其審批郵件。

在固定付款日內(nèi)，杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心應(yīng)付賬款專

員需準(zhǔn)備付款清單并寄送給客戶方經(jīng)理進(jìn)行審批，若未拿到審批，不能安排進(jìn)

一步的付款。只有在客戶方經(jīng)理查閱并審批之后，才可對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款。

下圖6為杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心發(fā)票入賬及付款流程

獲取審批現(xiàn)狀流程圖：

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圖6公司財(cái)務(wù)外包中心發(fā)票入賬及付款流程獲取審批現(xiàn)狀流程圖

4公司付款審批流程存在的問題

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心應(yīng)付賬款基本業(yè)務(wù)主要包括發(fā)

票管理和供應(yīng)商管理。發(fā)票管理通常包括：訂單收貨記錄審核，發(fā)票信息入賬

及付款，發(fā)票檔案整理。供應(yīng)商管理流程包括：供應(yīng)商信息核對(duì)與建立，供應(yīng)

商信息更改。在實(shí)際工作中，杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心應(yīng)付

賬流程現(xiàn)存的主要問題有如下幾個(gè)方面：

4.1供應(yīng)商信息管理流程效能低

供應(yīng)商通過郵件申請(qǐng)新建或維護(hù)代碼基本信息的方式效率低。由于沒有固

定的格式及相關(guān)內(nèi)容要求，供應(yīng)商往往沒有辦法一次性提供完整的信息給杭州

瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心，通常需要與供應(yīng)商通過郵件或電話的

形式反復(fù)溝通確認(rèn)，導(dǎo)致新建供應(yīng)商代碼流程效率低，從而影響后續(xù)采購(gòu)下訂

單等一系列流程。

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4.2發(fā)票信息入賬流程精確性不高

發(fā)票號(hào)碼對(duì)于供應(yīng)商來說是代表該筆費(fèi)用的唯一的標(biāo)識(shí)。杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)

科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心的客戶遍布全球各地，且每個(gè)客戶的供應(yīng)商也遍布

全球各地。每個(gè)地區(qū)的發(fā)票樣式也不盡相同，發(fā)票號(hào)碼也各不一樣。如中國(guó)大

陸地區(qū)的發(fā)票號(hào)碼是比較規(guī)矩且有固定格式，如增值稅發(fā)票的發(fā)票號(hào)碼為固定

8位數(shù)字。臺(tái)灣地區(qū)的發(fā)票號(hào)碼也比較規(guī)范，其發(fā)票號(hào)碼格式為兩位英文字母

加八位數(shù)字。其他國(guó)家的發(fā)票相對(duì)來說沒有固定的格式，也沒有關(guān)于發(fā)票號(hào)碼

固定的要求，有的發(fā)票號(hào)碼是數(shù)字，有的發(fā)票號(hào)碼是英文字母，有的是英文字

母與數(shù)字的組合，有的甚至在發(fā)票號(hào)碼中夾帶符號(hào)，如“-”、“_”、“/”等。

紅色框標(biāo)注處為發(fā)票號(hào)碼。雖然中國(guó)大陸地區(qū)發(fā)票的發(fā)票號(hào)碼統(tǒng)一為八位

阿拉伯?dāng)?shù)字，相對(duì)來說比較標(biāo)準(zhǔn)。但是會(huì)有發(fā)票號(hào)碼入賬為“NO.03430491”“

NO03430491”“NO03430491”“03430491”四種可能。從而造成同一張發(fā)票

根據(jù)不同發(fā)票號(hào)碼入賬格式而被重復(fù)入賬多次，進(jìn)一步導(dǎo)致重復(fù)付款。同時(shí)，

中國(guó)大陸地區(qū)發(fā)票的重復(fù)入賬不僅會(huì)導(dǎo)致付款的重復(fù)，也會(huì)影響客戶的增值稅

申報(bào)。如下圖7所示，為標(biāo)準(zhǔn)中國(guó)大陸地區(qū)發(fā)票樣本。

圖7中國(guó)發(fā)票樣本

除了中國(guó)國(guó)內(nèi)發(fā)票有可能出現(xiàn)上述問題，對(duì)于其他國(guó)家或地區(qū)的發(fā)票在日

常作業(yè)中也有可能會(huì)出現(xiàn)上述問題。如下圖8所示，為中國(guó)臺(tái)灣發(fā)票樣本。

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圖8中國(guó)臺(tái)灣發(fā)票樣本圖

不僅中文發(fā)票會(huì)出現(xiàn)上述問題，外文發(fā)票也會(huì)同樣出現(xiàn)上述問題。如下圖

9所示，為國(guó)外發(fā)票樣本。

圖9新加坡發(fā)票樣本

4.3審批權(quán)責(zé)不清晰不規(guī)范

無論是供應(yīng)商信息管理中，還是在發(fā)票入賬環(huán)節(jié)中，杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技

有限公司財(cái)務(wù)外包中心需要客戶方協(xié)助審批，有時(shí)由于審批人是新任該職責(zé)，

不熟悉業(yè)務(wù)，可能會(huì)出現(xiàn)審批人不清楚自己的權(quán)責(zé)的問題。例如，審批人不清

楚需要審批的目的，審批的內(nèi)容甚至審批的范圍等。從而可能會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)誤審

批其他審批人的范疇，或?qū)徟男畔⒂屑劼?，遺漏審批項(xiàng)目等問題。

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現(xiàn)有流程隨著發(fā)票數(shù)量增多會(huì)愈發(fā)費(fèi)時(shí)。雖然這種流程可以一定程度的保

障各種作業(yè)規(guī)范執(zhí)行，但是可能隨著客戶公司的不斷壯大，其供應(yīng)商增多，需

要新增的供應(yīng)商也增多，需要新建和維護(hù)在SAP系統(tǒng)中的信息也逐漸增多，發(fā)

票數(shù)量也會(huì)逐漸增多。單純依靠郵件取得審批的形式，無論是對(duì)于客戶方審批

人，還是對(duì)杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心應(yīng)付賬款的人員來說，

都將會(huì)增加其不少的工作量，導(dǎo)致作業(yè)效率低下。

5杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司付款流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

5.1重建供應(yīng)商信息提交及維護(hù)流程

基于前文提到的杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心應(yīng)付賬款流程

中出現(xiàn)的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理權(quán)限分散、信息維護(hù)失誤出現(xiàn)重復(fù)編碼現(xiàn)象，和現(xiàn)

有審批流程繁瑣，流程效率低等情況，建議杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)

外包中心應(yīng)付賬款流程對(duì)于供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、修改、刪除以及審批人權(quán)限

等工作，制定以下相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)并重建相關(guān)流程。

（1）制定供應(yīng)商信息提交及維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心應(yīng)付賬款流程可以利用Ariba

平臺(tái)來幫助客戶方制定供應(yīng)商信息維護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)。Ariba平臺(tái)是ERP系統(tǒng)SAP旗

下的一個(gè)產(chǎn)品。該平臺(tái)可以用來解決采購(gòu)方和供應(yīng)方兩端的事務(wù)。該平臺(tái)不僅

幫助采購(gòu)方管理從尋源和采購(gòu)到發(fā)票和付款的所有流程；并且可以幫助供應(yīng)商

通過該平臺(tái)建立賬戶并隨時(shí)追蹤每筆交易的狀態(tài)；所有數(shù)據(jù)可以在SAP系統(tǒng)、

采購(gòu)流程和供應(yīng)商之間實(shí)現(xiàn)安全地流通。

（2）重建供應(yīng)商信息提交及維護(hù)流程

在杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心與客戶達(dá)成供應(yīng)商數(shù)據(jù)的維

護(hù)標(biāo)準(zhǔn)后，需重建供應(yīng)商信息提交及維護(hù)的流程。圖10為改善后的流程圖，

改善的部分以紅色標(biāo)注。

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圖10供應(yīng)商信息提交及維護(hù)改善后流程圖

5.2完善發(fā)票入賬審查流程

（1）鼓勵(lì)供應(yīng)商提供電子發(fā)票

由于杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心面對(duì)的客戶來自世界各地，

由于信息化的不斷發(fā)展，無紙化辦公越來越受到推崇，為了發(fā)票的快速傳輸，

電子發(fā)票不僅越來越受到世界各地政府及供應(yīng)商的歡迎，而且杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)

科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心應(yīng)付賬款流程應(yīng)鼓勵(lì)供應(yīng)商盡量提供電子發(fā)票。

（2）開發(fā)電腦程序識(shí)別并入賬電子發(fā)票

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司財(cái)務(wù)外包中心可以基于電子發(fā)票種種優(yōu)勢(shì)，

與IT部門聯(lián)合開發(fā)電腦程序，自動(dòng)讀取電子發(fā)票上的重要信息，如發(fā)票號(hào)碼，

發(fā)票日期，金額等。對(duì)于國(guó)外英文的發(fā)票，可以利用OCR在線識(shí)別技術(shù)。

5.3規(guī)范供應(yīng)商付款審批權(quán)責(zé)

對(duì)于新上任的員工，要做入職前培訓(xùn)，待培訓(xùn)結(jié)果合格后才可正式上任。

并重新對(duì)付款審批流程進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整結(jié)果如下：董事長(zhǎng)和總經(jīng)理對(duì)業(yè)務(wù)付款

進(jìn)行最終審批；分管領(lǐng)導(dǎo)和總會(huì)計(jì)師負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性進(jìn)行審核；

財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)監(jiān)督與業(yè)務(wù)的真實(shí)性，審核合同及協(xié)議的完成質(zhì)量及進(jìn)度；財(cái)務(wù)

管理部門審核原始單據(jù)的完整性、合規(guī)性和有效性、付款金額和工作進(jìn)度與相

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關(guān)預(yù)算的匹配情況。

6設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司運(yùn)用Ariba系統(tǒng)的開放性、靈活性的特點(diǎn)，

使無論采購(gòu)，審批主管還是供應(yīng)商，都可以根據(jù)該平臺(tái)隨時(shí)追蹤發(fā)票的動(dòng)態(tài)。

在Ariba中實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信息采集，發(fā)票的信息錄入及獲取線上審批快速且一目

了然。另外，也充分利用電子發(fā)票特點(diǎn)，利用在線識(shí)別技術(shù)自動(dòng)識(shí)別提取發(fā)票

中的信息，取代人工入賬的部分工作，降低人工作業(yè)的差錯(cuò)。在公司付款審批

流程中存在供應(yīng)