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文檔簡介

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1好又多超市采購業(yè)務賬務管理的現(xiàn)狀....................................................................1

1.1好又多超市簡介..................................................................................................1

1.2好又多超市采購業(yè)務流程..................................................................................1

1.3好又多超市十二月份采購狀況..........................................................................2

2好又多超市采購業(yè)務所存在的相關問題................................................................3

2.1采購成本過高......................................................................................................3

2.2采購單據填寫不規(guī)范..........................................................................................4

2.3市場預測系統(tǒng)不夠完善......................................................................................4

3好又多超市日常采購業(yè)務賬務工作存在相關問題的原因....................................5

3.1缺乏控制成本的意識..........................................................................................5

3.2加強采購單據的管理..........................................................................................5

3.3沒有建立完善的采購管理體系..........................................................................5

4好又多超市采購業(yè)務賬務一體化流程優(yōu)化設計....................................................5

4.1采購成本控制制度優(yōu)化設計..............................................................................5

4.1.1采購詢價報價系統(tǒng).........................................................................................5

4.1.2采購驗貨制度.................................................................................................6

4.1.3采購物資庫存量控制制度.............................................................................6

4.2采購單據填制制度優(yōu)化設計..............................................................................6

4.2.1采購單的填寫.................................................................................................6

4.2.2采購單據的審核.............................................................................................7

4.2.3采購單的填寫.................................................................................................8

4.3市場預測系統(tǒng)優(yōu)化設計......................................................................................8

4.3.1制定采購計劃.................................................................................................8

4.3.2采購詢價.........................................................................................................8

4.3.3收貨.................................................................................................................9

5好又多超市采購業(yè)務賬務一體化流程設計效果....................................................9

I

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

6總結..........................................................................................................................10

參考資料.........................................................................................................................11

II

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

好又多超市采購業(yè)務賬務一體化流程設計

1好又多超市采購業(yè)務賬務管理的現(xiàn)狀

1.1好又多超市簡介

好又多超市成立于2022年下半年,是一家位于廣西壯族自治區(qū)崇左市天等

縣龍巖小區(qū)占地面積為兩百六十個平方的生活便利型新超市。龍巖小區(qū)屬于政

府扶貧項目,該小區(qū)共有壹仟捌佰多戶人家,但居民普遍收入低,地理位置比

較偏僻,位于天等鎮(zhèn)最外邊靠近鄉(xiāng)下的一個小郊區(qū),離市中心有些距離,采購

生活用品等很不方便,所以該小區(qū)里居民們的日常生活用品基本都在好又多超

市采購。并且政府有規(guī)定,該小區(qū)有且只能擁有一家超市,所以好又多超市不

存在同類型的競爭對手。

好又多超市的主要經營項目有酒水飲料類、休閑零食類、日用品類、文具

類、糧食類、玩具類等其他不同類型的商品,可以滿足周邊居民的日常所需。

從開業(yè)到現(xiàn)在,超市一直都秉持著價實物好薄利多銷的原則:賣老百姓們

購買得起的產品。但是由于開業(yè)不久,在采購管理方面還存在著許多的不足之

處,希望通過此流程優(yōu)化設計出一份較于現(xiàn)在更完美更規(guī)范的采購管理辦法。

圖1好又多超市

1.2好又多超市采購業(yè)務流程

超市當前使用的采購軟件為愛寶云收銀。該采購系統(tǒng)里面包括了好幾個采

購模塊,分別是:采購申請、采購收銀、采購退貨、商品采購明細、采購匯總

報表、采購設置、供應商結算。但該系統(tǒng)不夠完善,有些模塊未能整體使用。

1

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好又多超市當前擁有兩種采購方式:

1、直接在當?shù)厥烊私榻B的零售批發(fā)商那自挑直接當場自己帶回商品。該種

方式可節(jié)省部分物流費用。

2、通過添加供應商們的微信或者電話號碼等聯(lián)系方式,需要購進貨物時線

上遠程挑選所需的貨物,等到雙方確定好后,交由第三方物流公司將商品運送

至超市。

圖2好又多超市采購流程

1.3好又多超市十二月份采購狀況

自2022年12月1日至2022年12月31日,超市采購系統(tǒng)共入庫了6756

種產品,采購次數(shù)為476次,涉及96個供應商,采購金額共計102442.11元。

表1超市2022年12月入庫資料表

項目

品種采購次數(shù)供應商數(shù)量采購金額

數(shù)量

數(shù)量675647696102442.110

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超市目前所需要采購的商品主要有這幾類:一、酒水飲料類:包括白酒、

啤酒、蘇打酒、雪碧、可樂、礦泉水等產品。這些產品有些是玻璃瓶或易拉罐

裝,所以在運輸過程中需要確保包裝到位,避免擠壓或重物撞擊造成破損;二、

休閑零食類:包括散裝零食、袋裝零食等;三、主食類:包括油、米、面、粉等

物資,這些產品這些產品部分需要存放至干燥的地方防止受潮;四、調味品類:

包括食用鹽、雞精、醋、辣椒粉、香料等多種調味品;五、玩具類:包括遙控

玩具、拼裝積木,這些玩具類雖然沒有時間期限,但是小朋友們的新鮮感都是

持續(xù)時間不長,所以同一產品也不能多進,隔斷時間就得換款式;六、日常用

品類:包括床上用品、洗漱用品、廚房用具等,而對于廚房用具等這類沒有規(guī)

定保質期的商品,超市可以少次多量采購,部分商品擺放貨架,擺放不下的則

可保管在倉庫里。

表2超市各類產品采購金額匯總表

項目

供應商數(shù)量種類金額(元)

種類

酒水飲料類5727522864.33

休閑零食類2465235867.59

主食類413613458.46

調味品類5618910247.60

玩具類421749375.00

日用品類1238810629.13

總計1951814102442.110

2好又多超市采購業(yè)務所存在的相關問題

2.1采購成本過高

在查看了超市的采購成本之后發(fā)現(xiàn)超市對于采購成本這一方面沒有實行非

常嚴格的把控,而是放任自由,最終導致超市的采購成本過高(如表3所示)。

影響了超市的利潤,使得超市的利潤降低從而也導致降低了超市的市場競爭力。

表3超市12月成本與收入對比表

2022年12月1日—2022年12月31日

采購成本超市產品收入

3

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102442.110193124.58

2.2采購單據填寫不規(guī)范

通過對超市采購相關單據的檢查,發(fā)現(xiàn)其中一些單據有出現(xiàn)偷懶亂填的問

題。比如:有的單據只寫了購買康師傅泡面的數(shù)量單價和金額,但是卻未填寫

訂單編號、供應商名稱、商品規(guī)格以及條碼,這樣很容易出現(xiàn)商品采購系統(tǒng)信

息錄入錯誤或者弄混供應商的問題,進而造成超市采購賬目混亂,影響超市采

購業(yè)務賬務管理的質量和效益。

表4采購訂單表

訂單編號:

采購訂單:銷售合同號:

供應商:訂購日期:2022.11.18審核:

聯(lián)系電話:

序號條碼商品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額備注

1鮑汁面件588440

2淮山面件388264

3生粉包30130

4烏江榨菜件1200200

5伊面件23672

合計大寫:壹仟零陸元整

2.3市場預測系統(tǒng)不夠完善

由于對市場需求的不了解,不明白消費者們真正需要的是什么,所以超市

在采購時對各種類型的商品都會涉及采購,導致在該市場中并不受歡迎的那部

分商品招受滯銷,如果不采取降價等促銷措施的話容易導致商品過期,直接為

超市照成損失。而對于另一部分在該市場受歡迎由于超市沒有預測到并未采購,

顧客來采購時沒有可提供的商品,直接錯失顧客,連給顧客考慮的機會都沒有。

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3好又多超市日常采購業(yè)務賬務工作存在相關問題的原因

3.1缺乏控制成本的意識

盡管超市已經意識到采購成本管理的重要性,但是也存在著諸如采購控制

成本意識不到位的問題。沒有形成一個完善的采購成本控制系統(tǒng),對采購成本

控制的理解不夠,在實施采購的時候,采購計劃經常沒有得到合理的設計,經

常會出現(xiàn)超出預算的情況,從而導致了不必要的成本和費用增長,對超市的收

益也造成了不利的影響。

3.2加強采購單據的管理

對于購買單據的填寫,超市并沒有太多的要求,也沒有形成一套統(tǒng)一的填

寫標準,導致業(yè)務員們在填寫采購訂單時容易存有疏忽心理,認為只要將采購

訂單的商品名稱、數(shù)量、單價以及金額填寫出來就好了,訂單編號和供應商名

稱這類就容易疏忽不填寫。認為反正是廠家過來送貨況且也是當天送過來的,

只要在備注上寫明貨款有沒有交付就行了。但是超市對于采購訂單的管理都很

雜亂,所有的單據都集中放在一起,沒有區(qū)分供應商,如果后續(xù)訂單出現(xiàn)疑問,

根本無法區(qū)分到底是哪張出現(xiàn)問題也無法知道是誰家的訂單。這就極易導致超

市采購業(yè)務賬務管理紊亂,從而影響到超市采購業(yè)務賬務處理的有序開展。

3.3沒有建立完善的采購管理體系

超市現(xiàn)只有1名采購人員,因此超市的各項采購均由該名采購員和供應商

洽談,采購工作結束后,只要將采購訂單交由老板審查就行。采購監(jiān)督機制不

夠健全,相關監(jiān)督機制缺失。采購人員很容易便能在采購過程中做文章且老板

不易察覺。這樣的采購形式對于采購成本的控制并不到位。

4好又多超市采購業(yè)務賬務一體化流程優(yōu)化設計

4.1采購成本控制制度優(yōu)化設計

4.1.1采購詢價報價系統(tǒng)

老板要定時就久已購進的商品廣泛的征求市場價格,并有專管此事的物價

員分析反饋材料購進報價,在遵循貨比三家原則的前提下,及時發(fā)現(xiàn)分歧督促

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整改。對酒水飲料類的物品,采購人員要根據市場行情定期進行公開報價,同

時要舉行定價例會,確保在供應商提供商品的品質與價格這兩個層面上都做到

公正與公開。

4.1.2采購驗貨制度

庫存管理人員應就具體執(zhí)行過程中商品采購的多少、品質的管理、標準和

計劃及報價,通過嚴把驗收制度。對那些沒必要的超量進貨,質量低劣者、規(guī)

格不一致以及超市沒有訂購但供應商擅自給貨的商品有權拒絕購買。對價格、

數(shù)量等和采購單上寫明的但不一樣的地方要及時說明更正,驗貨完畢之后后,

驗貨員要在單上簽字,確保對個人負責也便于后續(xù)的管理。

4.1.3采購物資庫存量控制制度

根據超市的實際情況,利用計算機對其庫存的上下限進行合理的設定,在

庫存數(shù)量達到了設定的上下限時,電腦會自動將信息反饋出來。同樣對于滯銷

的商品,貨物清點員也可將清點出的滯銷商品統(tǒng)計在電腦中,方便及時降低購

買庫存數(shù)量,也可避免在制定采購計劃時將滯銷商品計劃在內,出現(xiàn)貨物因變

質造成損失的情況出現(xiàn)。

4.2采購單據填制制度優(yōu)化設計

4.2.1采購單的填寫

采購訂單上的內容必須與供應商自留單上的內容相符,該填寫的地方都填

寫清楚沒有空缺,訂單編號沒有重復。超市應該自行給所有的供應商們增加一

個編號以便于日后單據的查找工作。采購人員在請款時交給老板的單子要及時

更新,如果手動在單子上做了改動或添加了其它事項,要在告知老板并得到老

板的同意。另外,采購單和供應商的送貨單一定要是正本,上面要清楚寫明數(shù)

量、金額、編號,還要收貨人的簽名和日期,如果有涂改的地方,還需要得在

上面簽字。

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圖3好又多超市采購訂單

4.2.2采購單據的審核

老板要仔細核對購貨文件。“供應商”一欄應該寫公司全稱,不得偷懶縮寫。

地址電話的填寫也應該準確無誤。供應商所提供的票據要與訂貨單上的商品保

持一致,上面還要有供應商蓋印的印章。字跡清晰,不得出現(xiàn)涂改,每一項都

要填寫完整、準確,尤其對于數(shù)字。

圖4采購單據審核流程圖

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4.2.3采購單的填寫

所有的采購申請單都必須要填寫一式兩份四聯(lián)即第一聯(lián):供應商存檔,第二

聯(lián):申購人員存檔,第三聯(lián):點貨人員存檔,第四聯(lián):老板歸檔。每份單子經手

人都要在上面簽字,填寫采購單時要寫明貨品的名稱、規(guī)格型號、商品條碼、

數(shù)量及單價,有特殊情況的商品,需在采購單備注欄說明,不能提供商品型號、

規(guī)格或者條碼不清楚的貨物,供應商應將商品樣品交給采購員,或供應商與采

購人員前往現(xiàn)場辨認樣品,解釋特定的采購要求。

圖5采購申請單流程圖

4.3市場預測系統(tǒng)優(yōu)化設計

4.3.1制定采購計劃

對于超市購進的某些商品出現(xiàn)滯銷、過期問題和商品需求量大庫存供應不

上的問題,超市可選擇通過對市場需求商品進行問卷調查,定期向周邊居民開

展定市場調研,擬定采購計劃。如果有可能需要大批量訂購商品時,則需要老

板同意才可實施。對于緊急采購物品,關于緊急采購物品,在特殊情況下,來

不及按照采購程序履行相關手續(xù),必須先經口報老板同意。

4.3.2采購詢價

采購員對所要購買的材料,按照“貨比三家”的原則,對所要購買的材料

進行報盤。老板根據采購報價,選擇是否接受或修改采購價格。在選用時,要

遵循最佳性能比價格比原則。在現(xiàn)場,如果對金額較大的物品或具有保健功能

亦或是化妝品類的物品進行采購,采購員應該召集老板或者專業(yè)技術人員前往

現(xiàn)場進行考察,檢查產品的品質是否符合要求,證件是否齊全,從而保證采購

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的質量。

4.3.3收貨

采購人員在貨物到達之前,應當將貨物到達的通知書發(fā)給倉庫和使用的部

門,倉庫按照通知書的要求,準備好場地、驗收資料和設備等。采購員在進行

實地采購時,應事先對貨物進行必要的檢驗,以保證公司購買到的貨物是完好

準確的。如果貨物到達時出現(xiàn)了數(shù)量不符、質量參差、過期未到等問題,采購

員應當及時通知供貨商。

圖6市場預測系統(tǒng)優(yōu)化流程圖

5好又多超市采購業(yè)務賬務一體化流程設計效果

經過對采購成本控制制度的優(yōu)化設計使得好又多超市的采購成本相較于之

前有了顯著得降低。對于收到的食品類商品存在破損情況能及時發(fā)現(xiàn)并做出相

應的處理措施,避免了后續(xù)霉爛變質完全退換不了的情況出現(xiàn),而其他商品的

破損也能及時發(fā)現(xiàn)集中管理,不會出現(xiàn)顧客買到質量不關的產品影響超市信譽

且也能更方便下次進購商品時能一次性將破損商品全部退換。

表5超市12月份與1月份采購成本對比表

12月成本1月成本

102442.110100893.996

而通過采購單據管理制度的優(yōu)化設計,超市日常采購單據的填寫和保管也

是日漸規(guī)范起來。每一份單據需要填寫的地方不再出現(xiàn)偷懶空著沒有填寫清楚

的情況且對于月末的對賬查賬也起了很大的作用,每筆貨款都能對應到各自的

供應商,不會再像以前一樣出現(xiàn)因為填寫不規(guī)范而分不清楚各家供應商而給錯

9

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貨款的情況。不同性質的單據也會分類保管,將單據分為按月份、付款情況、

商品入庫情況以及其他這四種不同類型。超市在營業(yè)過程中如果對于商品價格

或者數(shù)量等存在疑問的時候管理者們查找起單據來更為的簡易快速,大大提升

了工作效率。

表6規(guī)范填寫后的采購訂單

訂單編號:XSD-2023-02-00049

采購訂單銷售合同號:93123759492

供應商:南寧鼎恒貿易有限公司訂購日期:2022.12.24審核:張*軍

聯(lián)系電話:137****1658

序號條碼商品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額備注

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