湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南翻天食品有限公司簡介......................................1

2湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀......................1

2.1公司銷售業(yè)務(wù)基本情況....................................1

2.2公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制崗位職責(zé)............................2

2.3公司銷售業(yè)務(wù)流程........................................2

3湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題................4

3.1銷售環(huán)節(jié)的部門設(shè)立不完善................................4

3.2銷售費(fèi)用審批流程不規(guī)范..................................4

3.3銷售費(fèi)用管理失效........................................4

3.4銷售退回制度執(zhí)行不力....................................5

4湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)..................5

4.1優(yōu)化公司內(nèi)部控制職能部門................................5

4.1.1建立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)..................................5

4.1.2建立信用管理部門..................................5

4.2優(yōu)化銷售費(fèi)用的審批流程..................................6

4.2.1遵循銷售費(fèi)用審批原則..............................6

4.2.2加強(qiáng)銷售費(fèi)用審批檢查..............................7

4.3優(yōu)化銷售費(fèi)用合理支出....................................7

4.4規(guī)范銷售退回制度........................................8

5設(shè)計(jì)方案實(shí)施效果..............................................8

參考資料........................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

1湖南翻天食品有限公司簡介

湖南翻天食品有限公司成立于2004年，19年專注休閑麻辣食品?！胺臁?/p>

始終將“讓更多的人過上自己想過的幸福生活”作為企業(yè)使命，致力于將最正宗、

最地道、最具特色的“翻天”休閑麻辣食品帶給廣大消費(fèi)者。

公司坐落于革命偉人黃興故里黃興鎮(zhèn)，占地面積20000多平方米，總投資

8000多萬元。公司是一家集生產(chǎn)、研發(fā)、銷售方便食品于一體的民營公司，現(xiàn)

有員工400多人，年生產(chǎn)近200萬件。產(chǎn)品遍布全國30多個(gè)城市，并出口到馬

來西亞，新加坡，加拿大，印度，澳大利亞等多個(gè)國家。目前公司內(nèi)設(shè)銷售部、

生產(chǎn)部、采購部、品管部、財(cái)務(wù)部、倉儲(chǔ)部和行政部，公司組織結(jié)構(gòu)情況如圖1

所示。

董事長

總經(jīng)理

銷生采品財(cái)倉行

售產(chǎn)購管務(wù)儲(chǔ)政

部部部部部部部

圖1湖南翻天食品有限公司組織結(jié)構(gòu)圖

2湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

2.1公司銷售業(yè)務(wù)基本情況

湖南翻天食品有限公司產(chǎn)品涵蓋辣條，豆皮，大辣片等麻辣零食，品種多樣，

并結(jié)合時(shí)下熱點(diǎn)推出新品，如螺螄粉味辣絲，火鍋味大刀肉，不想掛科辣條等。

2019年專注休閑麻辣食品，讓翻天成為中國食品行業(yè)的驕傲。2020年12月第十

八屆食品安全大會(huì)再獲殊榮，2022年8月榮獲最受消費(fèi)者喜愛獎(jiǎng)。湖南翻天食

品有限公司致力于滿足客戶與市場需求，積極研發(fā)新產(chǎn)品，順應(yīng)新需求，努力拓

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寬線下銷售渠道，并開展線上天貓旗艦店以及抖音直播間等渠道進(jìn)行售賣，單個(gè)

產(chǎn)品能達(dá)三十萬包每天。公司采用優(yōu)質(zhì)原材料，高自動(dòng)化生產(chǎn)，日產(chǎn)一百萬包，

銷往全國各地。公司產(chǎn)品多樣，并針對(duì)性強(qiáng)的研制產(chǎn)品，如小朋友喜歡的香甜味

口感的元?dú)獍粢约澳贻p人喜歡的臭豆腐味和螺螄粉味的辣絲。

2.2公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制崗位職責(zé)

為保障公司生產(chǎn)和運(yùn)營順利進(jìn)行，湖南翻天食品有限公司的銷售部、財(cái)務(wù)部、

生產(chǎn)部、倉儲(chǔ)部，品管部、采購部、行政部均明確了工作職責(zé)。其中銷售部包括

市場部門，售前服務(wù)部門，銷售部門，售后服務(wù)部門。其中財(cái)務(wù)部門兼內(nèi)部審計(jì)

和風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)職責(zé)，不僅要實(shí)時(shí)評(píng)估公司經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，還要檢查、監(jiān)督、評(píng)價(jià)公

司內(nèi)部控制制度的健全性和有效性，確保公司財(cái)務(wù)工作開展。公司還設(shè)置了不相

容崗位分離、授權(quán)審批、銷售退回、人員績效定期考核等銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控制度。各

部門需要建立規(guī)范的操作流程、控制點(diǎn)、責(zé)任落實(shí)等制度，相關(guān)崗位設(shè)置與主要

職責(zé)如表1所示。

表1湖南翻天食品有限公司崗位職責(zé)

部門崗位主要職責(zé)

負(fù)責(zé)銷售業(yè)務(wù)結(jié)算、會(huì)計(jì)處理、

財(cái)務(wù)部出納、會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)部經(jīng)理

催收貨款、信用評(píng)估、建立內(nèi)控管理

生產(chǎn)員、車間主管、車間負(fù)責(zé)生產(chǎn)計(jì)劃的制定、組織與管

生產(chǎn)部

經(jīng)理理生產(chǎn)

倉儲(chǔ)部倉儲(chǔ)員、倉儲(chǔ)經(jīng)理負(fù)責(zé)發(fā)貨、退貨、庫存控制

品管部品管員、品管經(jīng)理對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、檢驗(yàn)和評(píng)估

采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商篩選、采

采購部采購員、采購經(jīng)理

購合同管理、采購訂單管理等

制定銷售計(jì)劃、招攬客戶、簽訂

銷售部業(yè)務(wù)人員、銷售經(jīng)理

合同、發(fā)貨、回款等

行政部行政專員、行政經(jīng)理人員安排、日常行政管理服務(wù)等

2.3公司銷售業(yè)務(wù)流程

如表2所示，湖南翻天食品有限公司的銷售業(yè)務(wù)流程主要包括制定銷售計(jì)劃、

客戶的維護(hù)與開發(fā)、簽訂銷售合同、發(fā)貨、收款、售后服務(wù)等環(huán)節(jié)。首先公司積

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極開發(fā)市場，加強(qiáng)對(duì)老客戶的維護(hù)，同時(shí)努力發(fā)現(xiàn)潛在客戶。其次合同談判與簽

訂前公司派遣了專門負(fù)責(zé)人員對(duì)對(duì)方公司進(jìn)行資信調(diào)查，同時(shí)還應(yīng)該要明確產(chǎn)品

的定價(jià)，結(jié)算方式和雙方的權(quán)力與義務(wù)。收款是在發(fā)貨的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)，公司要根

據(jù)合同定期完成產(chǎn)品并嚴(yán)格按規(guī)定時(shí)間組織發(fā)貨，并且在發(fā)貨時(shí)要根據(jù)合同條款

填制相應(yīng)憑證，將各發(fā)貨環(huán)節(jié)清晰地記錄下來，以實(shí)現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)全過程登記制度。

最后產(chǎn)品送達(dá)至客戶手中，經(jīng)客戶確認(rèn)后再進(jìn)行相關(guān)結(jié)算工作，這一系列流程下

來公司的營銷部要對(duì)客戶的售后滿意程度及問題進(jìn)行服務(wù)，不斷改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量與

自身服務(wù)水平，努力提升公司的整體形象。

表2公司銷售與收款業(yè)務(wù)流程

銷售與收款業(yè)務(wù)流程表

流程圖說明部門

公司依據(jù)客戶資信情況報(bào)告和銷售合同訂

制定銷售計(jì)劃單、生產(chǎn)加工計(jì)劃、存貨管理等情況編制產(chǎn)品

銷售部

的品種、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、貨款與支付管理方

式說明等內(nèi)容。

銷售定價(jià)公司產(chǎn)品的定價(jià)基于市場化定價(jià)和市場供

求情況，也會(huì)綜合考慮產(chǎn)品的生產(chǎn)成本和其他銷售部

簽訂合同

相關(guān)成本。

公司與購貨方在達(dá)成一致的情況下簽訂銷財(cái)務(wù)部

售合同，財(cái)務(wù)經(jīng)理對(duì)銷售合同進(jìn)行審核，并交銷售專

于管理層審批。員

接受客戶組織發(fā)貨當(dāng)客戶提出訂貨要求時(shí)，公司銷售部門應(yīng)

訂單及時(shí)接受，生成銷售單，銷售單上應(yīng)記錄商品銷售部

的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)等信息并及時(shí)生產(chǎn)部

通知生產(chǎn)部編制生產(chǎn)訂單，安排生產(chǎn)。

公司倉儲(chǔ)部人員根據(jù)審批過后的銷售單備

向客戶開票貨，清點(diǎn)庫存貨物，編制公司產(chǎn)品出庫單，發(fā)倉儲(chǔ)部

及收款貨人員根據(jù)出庫單裝運(yùn)庫存貨物，編制發(fā)貨單。

財(cái)務(wù)部人員根據(jù)審批后的銷售單、發(fā)運(yùn)單

開銷售發(fā)票，并要及時(shí)提醒客戶打款，關(guān)注款財(cái)務(wù)部

項(xiàng)的到達(dá)信息，做好賬務(wù)處理。

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3湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

3.1銷售環(huán)節(jié)的部門設(shè)立不完善

可以發(fā)現(xiàn)，公司目前缺少銷售業(yè)務(wù)的審計(jì)部門，將影響公司的風(fēng)險(xiǎn)管控與銷

售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制。銷售審計(jì)部門可以幫助公司識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)，如員工存在的欺

詐行為或違規(guī)行為，幫助公司避免相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。銷售審計(jì)可以為公司提供銷售收入

和毛利率等方面的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，幫助管理層及時(shí)調(diào)整公司的銷售策略和產(chǎn)品定位。

銷售審計(jì)可以通過客戶滿意度調(diào)查，協(xié)助公司更好地了解客戶需求，提供即

時(shí)服務(wù)和解決方案，維護(hù)長期的牢固客戶關(guān)系。銷售審計(jì)可以提供銷售數(shù)據(jù)、趨

勢分析和預(yù)測等信息，為管理層做出更好的決策提供參考。對(duì)于公司而言，成立

銷售審計(jì)部門是非常必要的。

3.2銷售費(fèi)用審批流程不規(guī)范

伴隨著公司的發(fā)展和壯大，人員的組織結(jié)構(gòu)也變得更加復(fù)雜，而費(fèi)用的審批

也變得更加冗長。面對(duì)快速變化的市場，以及提高經(jīng)銷商滿意度方面的要求，這

些都變成了一種阻力。許多銷售人員總是抱怨流程不透明，審批不及時(shí)，這對(duì)他

們的營銷策略造成了很大的影響。公司銷售費(fèi)用審批流程不規(guī)范將導(dǎo)致管理效率

低下，會(huì)使員工花費(fèi)更長的時(shí)間來完成審批流程或?qū)徍斯句N售費(fèi)用的支出，進(jìn)

而拖慢公司的業(yè)務(wù)發(fā)展。同時(shí)，銷售費(fèi)用審批流程不規(guī)范，可能會(huì)導(dǎo)致資金管理

不規(guī)范。員工未獲得審批前花費(fèi)太多的銷售費(fèi)用將意味著公司的資金流失加劇，

會(huì)對(duì)公司的現(xiàn)金流產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.3銷售費(fèi)用管理失效

銷售人員在對(duì)外進(jìn)行銷售活動(dòng)的過程中，會(huì)產(chǎn)生各種的銷售費(fèi)用，總結(jié)起來

有：產(chǎn)品的廣告費(fèi)、銷售人員的差旅費(fèi)、銷售人員的交通費(fèi)、銷售人員的業(yè)務(wù)招

待費(fèi)以及其他費(fèi)用等。在日益激烈的市場競爭情況下，經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)加大，目前公司

在廣告費(fèi)用、差旅費(fèi)等的投入在逐漸增多，銷售費(fèi)用過高，可能導(dǎo)致公司的整個(gè)

資金流動(dòng)混亂，使公司面臨財(cái)務(wù)困境。如，銷售費(fèi)用過高也會(huì)導(dǎo)致公司利潤率下

降，甚至造成負(fù)收益。在網(wǎng)絡(luò)銷售的沖擊下，銷售費(fèi)用的管控尤為重要，公司銷

售費(fèi)用管理失效，會(huì)導(dǎo)致銷售人員過多地依靠費(fèi)用來獲得業(yè)績，而不是發(fā)掘潛在

客戶的潛力。銷售人員的管理關(guān)系到銷售量與公司業(yè)務(wù)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，公司營銷人員

費(fèi)用報(bào)銷不透明不完善，財(cái)務(wù)審批程序不嚴(yán)格，將導(dǎo)致工作效率低，給公司帶來

財(cái)務(wù)損失。為了解決這些問題，湖南翻天食品有限公司應(yīng)重新審視銷售費(fèi)用管理，

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并制定有效的管理方案。

3.4銷售退回制度執(zhí)行不力

公司缺乏對(duì)銷售退回制度的明確規(guī)定和流程，或者監(jiān)督執(zhí)行的機(jī)制不夠嚴(yán)格。

員工對(duì)銷售退回制度了解不足或是對(duì)該制度的重要性認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致制度執(zhí)行不

到位。一些員工在追求銷售業(yè)績和完成任務(wù)的壓力下，忽略了銷售退回制度的執(zhí)

行。公司可能由于利潤的考慮，對(duì)于損耗品或過期產(chǎn)品的退回處理不夠嚴(yán)格，沽

貨不顧食品安全問題。沒有完善退貨檢驗(yàn)與審核的工作程序，退貨產(chǎn)品的處理成

本較高，未能充分執(zhí)行銷售退回制度。公司的銷售退回制度執(zhí)行不力，會(huì)導(dǎo)致食

品質(zhì)量問題難以及時(shí)得到解決或者無法有效控制產(chǎn)品流通，從而可能對(duì)消費(fèi)者的

健康造成潛在威脅。

4湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1優(yōu)化公司內(nèi)部控制職能部門

4.1.1建立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)

一方面，公司可以設(shè)立相應(yīng)的銷售審計(jì)，對(duì)公司的營銷業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動(dòng)展開

監(jiān)督，使審計(jì)部門的功能真正發(fā)揮出來。二是加強(qiáng)對(duì)營銷和財(cái)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)防范

意識(shí)。最后，還要注意對(duì)銷售、財(cái)務(wù)方面的制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善，做到防微杜

漸，避免各種風(fēng)險(xiǎn)。在審計(jì)部門的監(jiān)督下，在各項(xiàng)制度的制約下，湖南翻天食品

有限公司在經(jīng)營和財(cái)務(wù)上的風(fēng)險(xiǎn)得到了進(jìn)一步的控制。公司內(nèi)部控制職能部門關(guān)

系如圖2所示。

審計(jì)部

監(jiān)監(jiān)

管管

市場部

財(cái)務(wù)部

圖2公司內(nèi)部控制職能部門關(guān)系圖

4.1.2建立信用管理部門

如圖3所示，除了上述的審計(jì)部門的建立以外，湖南翻天食品有限公司還需

要建立信用管理部門。對(duì)于以銷售為主的湖南翻天食品有限公司來說，要想不斷

擴(kuò)大自己的銷售的同時(shí)，穩(wěn)定增加公司的收入,就需要公司在客戶的信用管理上

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下功夫。對(duì)客戶的信用管理主要有以下幾個(gè)方面:一個(gè)是客戶的信用情況，需要

公司對(duì)客戶的信用資料進(jìn)行收集整理;二是要對(duì)收集到的客戶的信用資料進(jìn)行評(píng)

估，進(jìn)而確定是否具備合作的能力以及在合作中能否采用信用支付的方式；最后

對(duì)評(píng)估的結(jié)果上報(bào)給公司的管理層，由他們進(jìn)行最后的決定。對(duì)于湖南翻天食品

有限公司來說，要在這三方面進(jìn)行完善，進(jìn)而建立公司的信用管理部門。

圖3信息管理部組織架構(gòu)圖

客戶檔案管理員：根據(jù)公司業(yè)務(wù)員反饋的客戶資料經(jīng)市場監(jiān)察人員核實(shí)后，

以《客戶檔案管理制度》建立客戶檔案；不定時(shí)地進(jìn)行客戶資料的更新，了解重

點(diǎn)客戶的信用變化，實(shí)現(xiàn)信息的集中與實(shí)時(shí)。

客戶信用分析員：在充分了解了顧客信息之后，還要對(duì)顧客信息進(jìn)行匯總、

整理、分析、分類、評(píng)估顧客的資信水平，以決定是否給予賒銷。以對(duì)客戶檔案

管理為基礎(chǔ)，對(duì)客戶的資產(chǎn)狀況、財(cái)務(wù)狀況、償債能力、擔(dān)保、業(yè)務(wù)狀況、交易

情況等進(jìn)行了解，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析對(duì)比，從主、客觀角度分別對(duì)客戶的拒付

風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)價(jià)。

應(yīng)收賬款管理員：每月對(duì)發(fā)出產(chǎn)品三個(gè)月未回的款額進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，比上報(bào)

信用管理部部長，每月做一次從次月起到年底的逐月應(yīng)收款明細(xì)，上報(bào)直系領(lǐng)導(dǎo)。

應(yīng)收賬款催收員：執(zhí)行公司政策和催收流程根據(jù)訂單客戶與我公司簽訂的合

同條款中的交付期限及時(shí)跟進(jìn)，逾期未交電聯(lián)對(duì)方正常及時(shí)還款。

外勤聯(lián)絡(luò)員：負(fù)責(zé)實(shí)地考察客戶的資產(chǎn)狀況，調(diào)查清楚拖欠的原因，是工作

上的疏忽，交付的產(chǎn)品不滿意，資金緊張還是故意拖欠等再制定相應(yīng)的收款政策。

4.2優(yōu)化銷售費(fèi)用的審批流程

4.2.1遵循銷售費(fèi)用審批原則

首先，費(fèi)用的報(bào)銷一定要嚴(yán)格遵守財(cái)政規(guī)定，報(bào)銷的手續(xù)一定要完備，要合

乎程序。其次，報(bào)銷單據(jù)要由經(jīng)手人簽名、寫明日期、寫明用途，并附上有關(guān)的

原始單據(jù)。跨年的費(fèi)用不能在本年度內(nèi)支付，應(yīng)在本年度內(nèi)支付。報(bào)銷單的簽署

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流程是：部門經(jīng)理——財(cái)務(wù)審計(jì)——總經(jīng)理——財(cái)務(wù)部經(jīng)理。

4.2.2加強(qiáng)銷售費(fèi)用審批檢查

檢查實(shí)際中產(chǎn)生的費(fèi)用是否與公司支出的費(fèi)用相一致，所產(chǎn)生的銷售費(fèi)用是

否滿足公司的相關(guān)規(guī)定。

圖4銷售費(fèi)用審批規(guī)范

4.3優(yōu)化銷售費(fèi)用合理支出

（1）廣告和差旅費(fèi)用:占銷售費(fèi)用的比重很大，公司應(yīng)嚴(yán)加控制，理想的做

法就是銷售部門編制廣告和差旅費(fèi)規(guī)劃，向管理層證明廣告和促銷預(yù)算的合理性，

并在此基礎(chǔ)上編制廣告和差旅費(fèi)用預(yù)算。因工作需要出差，無論是否借款，出差

前均應(yīng)填寫《出差申請(qǐng)單》，明確出差任務(wù)、出行路線、出差時(shí)間等相關(guān)事宜，

《出差申請(qǐng)單》應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人代理審核簽字。若同次出差任務(wù)涉及多

部門員工的，應(yīng)按部門分別填制《出差申請(qǐng)單》。未經(jīng)過審批的，不予借支和報(bào)

銷差旅費(fèi)。出差人如需要借款、應(yīng)填寫《員工借款單》、根據(jù)《出差申請(qǐng)單》確

定借款金額。根據(jù)《員工借款審批流程》規(guī)定審批批準(zhǔn)方可執(zhí)行。公司制定銷售

人員差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)如表3所示。

表3銷售人員差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

出差地區(qū)

銷售人員級(jí)一級(jí)二級(jí)三級(jí)

別交通費(fèi)住宿費(fèi)交通費(fèi)住宿費(fèi)交通費(fèi)住宿費(fèi)

（元）（元）（元）（元）（元）（元）

營銷副總1000120090011008001000

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

銷售經(jīng)理95011008801060700950

銷售主管90010508501000600850

銷售代表8501000800900500700

（2）其他銷售費(fèi)用:主要包括銷售部門人員辦公費(fèi)用、促銷費(fèi)、通訊費(fèi)、業(yè)

務(wù)招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)和銷售傭金等，這些費(fèi)用涉及面廣，存在很大變數(shù)，可以考慮

采用定額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測算確定，或者根據(jù)變動(dòng)和固定銷售費(fèi)用成本分析,按照銷收

入一定比例提取確定。

4.4規(guī)范銷售退回制度

湖南翻天食品有限公司應(yīng)當(dāng)建立完善的銷售退回制度，并且動(dòng)員各部門一起

監(jiān)管。公司的銷售退回必須經(jīng)過銷售主管審批后方可執(zhí)行，還要明確各部門崗位

的審批權(quán)限。其中返回的商