檔案管理員工作內(nèi)容

檔案管理員工作內(nèi)容演講人：日期：CATALOGUE目錄檔案接收與整理檔案保管與維護(hù)檔案利用與服務(wù)檔案信息化與數(shù)字化檔案移交與銷毀檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)檔案接收與整理01接收來自各部門的檔案材料，包括文件、資料、照片、錄音錄像等。對接收的檔案材料進(jìn)行初步檢查，確保其完整、齊全、符合歸檔要求。對不符合要求的檔案材料進(jìn)行退回或要求補(bǔ)充完善。接收檔案材料根據(jù)檔案內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進(jìn)行價值鑒定。區(qū)分檔案的不同保管期限，如永久、長期、短期等。對無保存價值的檔案進(jìn)行銷毀或移交相關(guān)部門處理。鑒定檔案價值

分類整理檔案按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、形成時間等因素進(jìn)行分類整理。對分類后的檔案進(jìn)行編號、裝訂、裝盒等處理。確保檔案排列有序、易于查找和利用。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、責(zé)任者、形成時間、保管期限等內(nèi)容。將編制好的檔案目錄輸入計算機(jī)管理系統(tǒng)，方便檢索和利用。根據(jù)分類整理后的檔案，編制相應(yīng)的檔案目錄。編制檔案目錄檔案保管與維護(hù)02選擇遠(yuǎn)離易燃、易爆、易污染源的地點(diǎn)，確保檔案安全。選擇適宜地點(diǎn)設(shè)計合理布局配備必要設(shè)施根據(jù)檔案類型和數(shù)量，設(shè)計合理的庫房布局，方便管理和查找。為庫房配備必要的防火、防盜、防潮、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全無虞。030201設(shè)立專門檔案庫房根據(jù)檔案類型、年度、機(jī)構(gòu)等因素，對檔案進(jìn)行合理排架，方便查找和管理。檔案排架為每個檔案盒或卷宗分配唯一編號，建立檔案目錄和索引，實(shí)現(xiàn)快速定位。編號管理在檔案盒、卷宗和庫房門口等位置張貼標(biāo)簽和標(biāo)識，明確檔案內(nèi)容和存放位置。標(biāo)簽與標(biāo)識檔案排架與編號管理根據(jù)檔案類型和保存要求，控制庫房的溫濕度，避免檔案受潮、發(fā)霉或變質(zhì)。溫濕度控制采取定期投放防蟲劑、使用防霉紙等措施，防止檔案被蟲蛀或發(fā)霉。防蟲防霉措施定期對庫房溫濕度、蟲霉情況進(jìn)行監(jiān)測和記錄，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施。監(jiān)測與記錄溫濕度控制與防蟲防霉修復(fù)受損檔案對受損檔案進(jìn)行修復(fù)和加固，恢復(fù)其完整性和可讀性。定期檢查定期對檔案進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)受損、易損檔案及時進(jìn)行處理。記錄與統(tǒng)計對檢查、修復(fù)情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計，為檔案保護(hù)和管理提供數(shù)據(jù)支持。定期檢查與修復(fù)受損檔案檔案利用與服務(wù)03123檔案管理員需要熱情接待前來查檔的人員，并詳細(xì)詢問其查檔需求，以便提供精準(zhǔn)的查閱服務(wù)。接待查檔人員，了解查檔需求根據(jù)查檔需求，檔案管理員需要利用檔案管理系統(tǒng)或手工檢索工具，快速準(zhǔn)確地找到所需檔案，并進(jìn)行調(diào)閱。檢索和調(diào)閱檔案檔案管理員需要為查檔人員提供舒適的閱覽場所和必要的設(shè)備，如閱覽桌椅、放大鏡、復(fù)印機(jī)等，以便其更好地利用檔案。提供閱覽場所和設(shè)備提供檔案查閱服務(wù)在符合相關(guān)規(guī)定的前提下，檔案管理員需要根據(jù)查檔人員的需求，為其提供檔案復(fù)制服務(wù)，如復(fù)印、掃描等。提供檔案復(fù)制服務(wù)針對一些重要或特殊的檔案，檔案管理員需要進(jìn)行摘錄和整理，以便更好地為查檔人員提供利用。檔案摘錄與整理檔案復(fù)制與摘錄服務(wù)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和程序，檔案管理員需要為查檔人員出具檔案證明，以證明其所需檔案的真實(shí)性和有效性。在出具檔案證明前，檔案管理員需要對證明內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)審核，確保其準(zhǔn)確無誤。檔案證明出具服務(wù)審核證明內(nèi)容出具檔案證明檔案管理員需要定期對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計，包括檔案查閱次數(shù)、復(fù)制次數(shù)、摘錄次數(shù)等。統(tǒng)計檔案利用情況通過對檔案利用情況的統(tǒng)計分析，檔案管理員可以評估檔案的利用效果，了解哪些檔案被頻繁利用、哪些檔案較少被利用，從而為優(yōu)化檔案管理提供參考依據(jù)。同時，還可以分析查檔人員的需求和偏好，以便更好地為其提供個性化的服務(wù)。分析檔案利用效果檔案利用效果統(tǒng)計分析檔案信息化與數(shù)字化04建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)調(diào)研、分析并確定檔案管理業(yè)務(wù)需求，明確系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)和功能需求。設(shè)計檔案信息化管理系統(tǒng)的架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫、功能模塊和界面等。依據(jù)設(shè)計方案，進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)工作，包括編程、數(shù)據(jù)庫建立等。對開發(fā)完成的系統(tǒng)進(jìn)行測試，確保系統(tǒng)符合設(shè)計要求并能夠滿足實(shí)際需求。需求分析系統(tǒng)設(shè)計系統(tǒng)開發(fā)系統(tǒng)測試數(shù)字化設(shè)備選擇數(shù)字化流程制定數(shù)字化操作數(shù)字化質(zhì)量檢查檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作01020304根據(jù)檔案類型、數(shù)量和數(shù)字化質(zhì)量要求，選擇合適的數(shù)字化設(shè)備。制定檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的工作流程，包括檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)。按照數(shù)字化流程，對紙質(zhì)檔案、錄音錄像檔案等進(jìn)行數(shù)字化操作。對數(shù)字化后的數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化質(zhì)量符合要求。數(shù)字化檔案資源整理數(shù)字化檔案資源檢索數(shù)字化檔案資源開發(fā)數(shù)字化檔案資源服務(wù)數(shù)字化檔案資源開發(fā)利用對數(shù)字化后的檔案資源進(jìn)行整理、分類和標(biāo)引。根據(jù)用戶需求，對數(shù)字化檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，如編制專題數(shù)據(jù)庫、進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘等。提供高效的數(shù)字化檔案資源檢索功能，方便用戶查詢和利用。為用戶提供數(shù)字化檔案資源的在線瀏覽、下載、打印等服務(wù)。制定檔案信息化系統(tǒng)的安全策略，包括訪問控制、數(shù)據(jù)加密、病毒防護(hù)等。系統(tǒng)安全策略制定系統(tǒng)安全設(shè)施建設(shè)系統(tǒng)安全管理與維護(hù)檔案保密管理建設(shè)和完善檔案信息化系統(tǒng)的安全設(shè)施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等。對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。建立檔案保密管理制度，加強(qiáng)檔案保密宣傳教育，確保檔案信息安全。信息化系統(tǒng)安全與保密檔案移交與銷毀05編制檔案移交清冊列明應(yīng)當(dāng)移交的檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。移交檔案的密級變更或解除工作并提出劃控與開放意見。向檔案館移交前密級變更應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。移交檔案時雙方應(yīng)當(dāng)按照檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方在檔案移交清冊上簽署意見并蓋章。檔案移交工作流程03雙方共同責(zé)任移交單位和檔案館應(yīng)共同做好移交檔案的保密、利用和編研工作，并共同對移交檔案的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。01檔案移交后管理責(zé)任移交后，移交單位應(yīng)繼續(xù)留存移交檔案的檢索工具，以便于本單位日常利用和編史修志。02檔案館責(zé)任檔案館應(yīng)做好移交檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、劃控、開放、利用與編研工作。檔案移交后管理責(zé)任劃分檔案鑒定銷毀小組由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定銷毀小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定銷毀工作。檔案鑒定銷毀清冊檔案鑒定銷毀小組應(yīng)對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷逐件的審查，編制檔案鑒定銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。檔案鑒定銷毀審批檔案鑒定銷毀清冊應(yīng)按照規(guī)定程序報請單位負(fù)責(zé)人審批，并報上級主管部門備案。檔案鑒定銷毀工作流程檔案銷毀實(shí)施檔案銷毀應(yīng)在指定場所進(jìn)行，銷毀前應(yīng)由檔案部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門對擬銷毀的檔案進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)無誤后方可銷毀。銷毀檔案時應(yīng)由兩人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀前進(jìn)行登記和辦理審批手續(xù)，銷毀后由監(jiān)銷人在檔案銷毀清冊上簽署意見并蓋章。檔案鑒定銷毀工作流程檔案銷毀監(jiān)督檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定銷毀小組的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀工作的規(guī)范、安全和保密。檔案銷毀記錄檔案銷毀過程中應(yīng)做好檔案銷毀記錄，包括銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、銷毀原因、銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人等內(nèi)容。檔案銷毀記錄應(yīng)永久保存。檔案銷毀監(jiān)督與記錄檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)06010204對內(nèi)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)定期組織內(nèi)部檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理員的業(yè)務(wù)水平和操作技能。針對不同部門、不同崗位的檔案管理需求，提供個性化的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)。解答檔案管理員在日常工作中遇到的問題，提供實(shí)用的解決方案和建議。推廣先進(jìn)的檔案管理理念和方法，引導(dǎo)檔案管理員不斷創(chuàng)新和提高。03與其他機(jī)構(gòu)、單位的檔案管理部門建立聯(lián)系，開展業(yè)務(wù)交流與合作。參加檔案管理相關(guān)的學(xué)術(shù)會議、研討會等活動，了解行業(yè)最新動態(tài)和趨勢。學(xué)習(xí)借鑒其他機(jī)構(gòu)、單位的先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和做法，促進(jìn)本單位檔案管理水平的提升。推廣本單位在檔案管理方面的優(yōu)秀實(shí)踐和成果，提升單位在行業(yè)內(nèi)的知名度和影響力。01020304對外檔案業(yè)務(wù)交流合作積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，探索檔案管理的新理論、新方法、新技術(shù)。將學(xué)術(shù)研究成果應(yīng)用于實(shí)際工作中，提高檔案管理的科學(xué)性和有效性。撰寫檔案管理相關(guān)的學(xué)術(shù)論文、研究報告等，推動檔案學(xué)術(shù)研究的深入發(fā)展。推廣檔案學(xué)術(shù)研究成果，促進(jìn)檔案管