DB36T 1752.1-2023 家具企業(yè) 供應(yīng)鏈管理 第1部分：采購規(guī)范

ICS25.010CCSK40DB36Furnitureenterprises—Supply江西省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布IDB36/T1752.1—2023 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語和定義 4采購職責(zé) 5采購流程 6采購管理 附錄A（資料性）采購部人員配置人數(shù)參考表 7附錄B（資料性）物料申購單樣表 8附錄C（資料性）供應(yīng)商資料樣表 9附錄D（資料性）供應(yīng)商申請(qǐng)表 10附錄E（資料性）供應(yīng)商管理系統(tǒng)和采購訂單跟進(jìn)表 11附錄F（資料性）物料采購單樣表 13DB36/T1752.1—2023本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別這些專利的責(zé)任。本文件由江西省家具標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出并歸口。本文件起草單位：贛州數(shù)智咨詢有限公司、江西省質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化研究院、江西環(huán)境工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院、贛州市南康區(qū)家具智能制造創(chuàng)新研究中心研究院、杭州費(fèi)德福默木工工具有限公司、贛州市南康區(qū)家居產(chǎn)業(yè)服務(wù)中心、黃山市培真職業(yè)技能培訓(xùn)學(xué)校有限公司、江西自由王國(guó)家具有限公司、廣東先達(dá)數(shù)控機(jī)械有限公司、贛州市南康區(qū)福林木業(yè)有限公司、江西福瑞家具有限公司、贛州市南康區(qū)家具協(xié)會(huì)、贛州市南康區(qū)世紀(jì)家緣家具有限公司、贛州市南康區(qū)金海家具有限公司、江西省檢驗(yàn)檢測(cè)認(rèn)證總院。本文件主要起草人：劉曉紅、黃思楊、周學(xué)禮、王奇鋒、高翰生、李慶偉、方巧娟、顧建廈、劉樂球、伍復(fù)勇、嚴(yán)丹桂、楊劍、廖忠喧、郭春平、衷娟。1DB36/T1752.1-2023家具企業(yè)供應(yīng)鏈管理第1部分：采購規(guī)范本文件規(guī)定了家具企業(yè)供應(yīng)鏈管理采購規(guī)范的術(shù)語和定義、采購職責(zé)、采購流程和采購管理要求。本文件適用于家具企業(yè)的采購管理。2規(guī)范性引用文件本文件沒有規(guī)范性引用文件。3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1供應(yīng)鏈supplychain生產(chǎn)及流通過程中，圍繞核心企業(yè)的核心產(chǎn)品或服務(wù)，由所涉及的原材料供應(yīng)商、制造商、分銷商、零售商等成員通過上游或下游成員鏈接所形成的網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)。3.2供應(yīng)鏈管理supplychainmanagement;SCM計(jì)劃、組織和控制從最初原材料到最終產(chǎn)品及其消費(fèi)的整個(gè)業(yè)務(wù)流程，對(duì)供應(yīng)鏈過程中涉及的跨部門、跨企業(yè)、跨產(chǎn)業(yè)、跨地域運(yùn)作的物流、信息流、資金流進(jìn)行整體規(guī)劃設(shè)計(jì)與運(yùn)作管理的活動(dòng)。3.3供應(yīng)商supplier提供產(chǎn)品或服務(wù)的外部組織或個(gè)人。3.3采購purchasing企業(yè)在一定條件下從供應(yīng)商獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源的一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。2DB36/T1752.1-20234采購職責(zé)家具企業(yè)應(yīng)設(shè)立采購部(見附錄A)，應(yīng)履行但不限于以下職責(zé)：a)負(fù)責(zé)采購管理制度、采購作業(yè)流程的設(shè)計(jì)與優(yōu)化，開展績(jī)效考核等；b)負(fù)責(zé)考察供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、企業(yè)質(zhì)量保證能力、企業(yè)信譽(yù)等方面，在現(xiàn)有供應(yīng)商基礎(chǔ)上不斷尋求新的供應(yīng)商，以確保供應(yīng)資源更豐富的選擇范圍，負(fù)責(zé)新增供應(yīng)商的探訪、調(diào)查，并組織相關(guān)部門對(duì)他們進(jìn)行評(píng)估、審查；c)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)，并上報(bào)相關(guān)信息（交貨周期、日產(chǎn)能、最低訂購量、包裝要求、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條件等）；d)負(fù)責(zé)市場(chǎng)行情的調(diào)查、動(dòng)態(tài)資訊收集與整理，并及時(shí)上報(bào)，以便及時(shí)調(diào)整采購策略；e)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商對(duì)采購異常、退貨、換貨和補(bǔ)償事宜的處理，確保本公司利益；f)應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與聯(lián)絡(luò)，確保貨源充足，供貨質(zhì)量穩(wěn)定，交貨時(shí)間準(zhǔn)確；g)依據(jù)業(yè)務(wù)訂單適時(shí)、適品和適量的采購，并跟催采購進(jìn)度，確保采購物料按時(shí)、按量、保質(zhì)送達(dá)公司倉庫，協(xié)調(diào)銷售與倉庫的配合、訂單變更與撤銷、品質(zhì)要求變更、及時(shí)與供應(yīng)商保持信息傳遞等工作，確保供應(yīng)商滿足公司的需求；h)負(fù)責(zé)開發(fā)新的供應(yīng)商渠道和供應(yīng)商，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估、控制和分級(jí)工作的管理；i)在采購、招標(biāo)與洽談的過程中，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋，并提出解決、預(yù)防問題的措施和建議。5采購流程采購流程見圖1。3DB36/T1752.1-2023圖1采購流程6采購管理6.1物料申購6.1.1物料申購時(shí)間根據(jù)各公司實(shí)際情況自行規(guī)定，采購部應(yīng)按規(guī)定的時(shí)間段接受申購單信息，對(duì)于逾期物料申購單信息則安排次日進(jìn)行采購下單，加急情況需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可加急下單。6.1.2如遇急需申購的物資，若本部門負(fù)責(zé)人不在，則可以通過電話、微信等其他形式請(qǐng)示，征得同意后報(bào)送采購部，后補(bǔ)簽字確認(rèn)手續(xù)。6.1.3生產(chǎn)主物料由計(jì)劃物控員以物料需求計(jì)劃，即表格方式提出申購，其余的工具、量具及輔料等非生產(chǎn)物料由需求部門填寫《物料申購單》（見附錄B）提出申購。4DB36/T1752.1-20236.1.4物料申購單按照要素填寫完整、清晰，由申請(qǐng)部門領(lǐng)導(dǎo)（針對(duì)耗資較大的物料）審核簽字批準(zhǔn)后提交至采購部，采購部簽字接收。6.1.5采購部對(duì)已接收的《物料申購單》，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)與確認(rèn)，并需核查庫存、在途采購等情況，進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。6.1.6對(duì)已核對(duì)的采購訂單，按采購崗位的職責(zé)分工進(jìn)行采購，對(duì)于緊急采購項(xiàng)目?jī)?yōu)先處理，無法按照申請(qǐng)部門需求日期完成采購的，應(yīng)通知申請(qǐng)部門。6.2供應(yīng)商選擇與考核6.2.1供應(yīng)商選擇6.2.1.1采購部負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息收集與調(diào)查，供應(yīng)商調(diào)查的內(nèi)容包括：材料供應(yīng)、材料品質(zhì)、專業(yè)技術(shù)能力、主要設(shè)備、管理水平、財(cái)務(wù)及信用狀況等；供應(yīng)商信息收集的方式可以采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察與委托驗(yàn)證等方法。6.2.1.2凡有意愿與公司建立供應(yīng)關(guān)系，且符合條件的供應(yīng)商，均應(yīng)填寫《供應(yīng)商資料表》（見附錄C），作為公司選擇和評(píng)估供應(yīng)商的參考依據(jù)。6.2.1.3需求部門視實(shí)際需求協(xié)助采購部尋找合適的供應(yīng)商，同時(shí)收集多方面的資料，如以質(zhì)量、價(jià)格、交貨期與服務(wù)作為篩選的依據(jù)，并由采購部主導(dǎo)，要求有合作意向的供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商資料表》；6.2.1.4采購部對(duì)《供應(yīng)商資料表》進(jìn)行初步評(píng)審，挑選出值得進(jìn)一步評(píng)審的供應(yīng)商。6.2.1.5供應(yīng)商的評(píng)審主要從供應(yīng)商的一般經(jīng)營(yíng)狀況、供應(yīng)能力、技術(shù)能力、品質(zhì)能力等方面進(jìn)行；臨時(shí)供應(yīng)商申請(qǐng)，采購部應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)資格進(jìn)行審核，包括企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等，填寫《供應(yīng)商申請(qǐng)表》（見附錄D）并報(bào)采購總監(jiān)審批通過。6.2.1.6采購部將其評(píng)審?fù)ㄟ^的供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名錄。6.2.1.7對(duì)于唯一供應(yīng)商或獨(dú)占市場(chǎng)的供應(yīng)商或貿(mào)易商，經(jīng)負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈的最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可直接列入合格供應(yīng)商名錄。6.2.1.8對(duì)于不同金額的采購方式，宜參照表1。表1采購方式參照表6.2.2供應(yīng)商考核實(shí)行供應(yīng)商考核機(jī)制，可參照《供應(yīng)商管理系統(tǒng)》執(zhí)行（見附錄E），并根據(jù)考核結(jié)果修訂合格供應(yīng)商名錄，提交負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈的最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效，采購部每半年發(fā)布一次更新的數(shù)據(jù)。6.3詢價(jià)、比價(jià)與議價(jià)6.3.1詢價(jià)6.3.1.1所有采購項(xiàng)目應(yīng)向生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商直接詢價(jià)，原則上不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)，對(duì)于緊急申購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。5DB36/T1752.1-20236.3.1.2對(duì)于申購部門需求的物資或設(shè)備，如有品質(zhì)相同、成本較低的替代品，可以推薦采購替代品。6.3.1.3遇到重要物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額較大的采購情況，詢價(jià)前應(yīng)向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可詢價(jià)或發(fā)放招標(biāo)書。6.3.1.4詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求一致或相近的采購商品，應(yīng)對(duì)至少3家不同品牌進(jìn)行詢價(jià)。6.3.1.5除固定資產(chǎn)外，根據(jù)單次采購金額的不同，選擇供應(yīng)商詢價(jià)、供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購的供應(yīng)商數(shù)量也要不同，金額較大的公司主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與監(jiān)督。6.3.1.6比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照規(guī)定的表單格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式繼續(xù)詢價(jià)，在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)批示。6.3.2比價(jià)與議價(jià)6.3.2.1對(duì)廠商的供應(yīng)能力、交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。6.3.2.2對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，需要考慮其所報(bào)價(jià)格的綜合條件。6.3.2.3重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力、資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過實(shí)地考察了解供應(yīng)商各方面的實(shí)力等。6.3.2.4比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)向公司主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，征得同意后方可匯總。6.3.2.5比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照規(guī)定的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件，列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。6.3.2.6比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審核的，應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。6.4采購合同簽訂6.4.1采購部負(fù)責(zé)具體的采購合同的談判、起草、執(zhí)行與變更等工作。6.4.2采購合同的制定應(yīng)采取書面形式并經(jīng)法務(wù)部或法律顧問審核確認(rèn)，經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關(guān)修改采購合同的文書、傳真、電子郵件、微信截圖、短信、報(bào)價(jià)書和簽約表等，均屬于合同的范圍和制定合同的證據(jù)。6.4.3品質(zhì)部負(fù)責(zé)與關(guān)鍵材料的供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議》（企業(yè)自行與供應(yīng)商確定《供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議》一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應(yīng)商提供合格材料的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)和品質(zhì)保證協(xié)議。6.5采購下單6.5.1所有物料采購應(yīng)填寫《物料采購單》（見附錄F），包括一些物料需送外加工后才送到本公司6.5.2通用、專用物料均應(yīng)寫明物料名稱、規(guī)格和數(shù)量等必要項(xiàng)目；專用物料，還應(yīng)寫明指令單批次、對(duì)應(yīng)產(chǎn)品名稱，且不得超出計(jì)劃用量。6.5.3采購下單后要求供應(yīng)商確認(rèn)交貨期，將確認(rèn)信息錄入《供應(yīng)商管理系統(tǒng)》中的《采購訂單跟進(jìn)表》，以作采購物料的跟進(jìn)管理，統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商的準(zhǔn)交率、供貨質(zhì)量數(shù)據(jù)，以此作供應(yīng)商考核與評(píng)估依據(jù)。6.5.4采購員需將采購訂單表發(fā)送倉管員，倉管員以此作每天物料收貨計(jì)劃的指引和物料收貨的信息核對(duì)。6.6驗(yàn)收入庫和退貨控制6.6.1倉管員接收采購訂單表時(shí)，應(yīng)查看當(dāng)天收貨信息，當(dāng)采購物料送達(dá)公司后，及時(shí)通知質(zhì)檢員進(jìn)行檢驗(yàn)。所有生產(chǎn)物料、設(shè)備入庫前應(yīng)通過質(zhì)檢部的檢驗(yàn)與驗(yàn)收。6DB36/T1752.1-20236.6.2質(zhì)檢員根據(jù)公司各類生產(chǎn)物料的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收（用于公司生活和辦公的物資不在質(zhì)檢部檢驗(yàn)范圍內(nèi)）。6.6.3對(duì)于質(zhì)檢部驗(yàn)收合格、且數(shù)量無誤的物料，倉管員安排送貨單位的隨車人員卸貨與搬運(yùn)，安排庫位，簽收送貨單，并根據(jù)送貨單信息以企業(yè)自行認(rèn)定的方式入賬。6.6.4倉管員根據(jù)入庫信息，再次填寫《供應(yīng)商管理系統(tǒng)》中的《采購訂單跟進(jìn)表》的物料入庫時(shí)間，并在當(dāng)天下班前發(fā)送該統(tǒng)計(jì)表至采購員。6.6.5對(duì)于質(zhì)檢部驗(yàn)收不合格的物料，品質(zhì)部作好記錄并通知采購員，采購員與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，辦理退貨、換貨，并將此問題作為供應(yīng)商管理評(píng)估的依據(jù)；經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)的物料退貨款移交至財(cái)務(wù)。6.6.6對(duì)于生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)中發(fā)現(xiàn)不合格的物料，品質(zhì)部作記錄并通知采購員，采購員與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，辦理退貨、換貨，并作為供應(yīng)商管理評(píng)估的依據(jù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)的物料退貨款移交至財(cái)務(wù)。6.6.7因退、換貨延長(zhǎng)物料到貨期限的，要及時(shí)告知申購部門。如急需，根據(jù)具體情況做其它應(yīng)對(duì)準(zhǔn)6.7財(cái)務(wù)結(jié)算控制6.7.1倉管員應(yīng)于當(dāng)天下班前，將當(dāng)天的送貨單和領(lǐng)料發(fā)貨單錄入電腦以更新物料數(shù)據(jù)，且與送貨單一起移交給財(cái)務(wù)；遇到晚上送貨的或其他特殊情況，倉管員不得遲于次日上午下班前更新和移交至財(cái)務(wù)。6.7.2對(duì)于現(xiàn)金采購的物料處理，除按6.7.1要求出入庫和更新數(shù)據(jù)外，另由倉管員開具與實(shí)際金額一致的報(bào)銷單，報(bào)銷單一式二份，一份用于采購員持單報(bào)銷，另一份隨供應(yīng)商的送貨單一起移交至財(cái)務(wù)。6.7.3財(cái)務(wù)根據(jù)物料退貨款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行扣款。6.7.4財(cái)務(wù)應(yīng)執(zhí)行采購合同中的付款規(guī)定，每月在雙方約定的時(shí)間期限內(nèi)與供應(yīng)商進(jìn)行物料送貨對(duì)賬并準(zhǔn)時(shí)結(jié)算。7DB36/T1752.1-2023（資料性）采購部人員配置人數(shù)參考表A.1采購部人員配置人數(shù)參考表采購部人員配置人數(shù)參考見表A.1。表A.1采購部人員配置人數(shù)參考表1240128001500118DB36/T1752.1-2023（資料性）物料申購單樣表B.1物料申購單樣表物料申購單樣表見表B.1。表B.1物料申購單樣表申請(qǐng)部門核準(zhǔn)：采購部9DB36/T1752.1-2023（資料性）供應(yīng)商資料樣表C.1供應(yīng)商資料樣表供應(yīng)商主要資料見表C.1。表C.1供應(yīng)商資料表DB36/T1752.1-2023供應(yīng)商申請(qǐng)表D.1供應(yīng)商申請(qǐng)表供應(yīng)商申請(qǐng)見表D.1。表D.1供應(yīng)商申請(qǐng)表供應(yīng)商資料產(chǎn)品信息申請(qǐng)意見審核DB36/T1752.1-2023（資料性）供應(yīng)商管理系統(tǒng)和采購訂單跟進(jìn)表E.1供應(yīng)商管理系統(tǒng)供應(yīng)商管理系統(tǒng)主要內(nèi)容見圖E.1。DB36/T1752.1-2023圖E.1供應(yīng)商管理系統(tǒng)圖示E.