電子文件歸檔與電子檔案管理細(xì)則

第一條為了扎實開展電子文件歸檔與管理工作，根據(jù)《電件歸檔與管理規(guī)范》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本市實際，制定本細(xì)則。第二條本細(xì)則適用于本市各級黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體（以下第三條本細(xì)則所適用下列概念具有特定含義。（一）電子文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。（二）電子檔案，是指經(jīng)過鑒定具有保存和利用價值的歸檔（三）元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理（四）邏輯歸檔，是指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過（五）物理歸檔，是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。脫機(jī)保存載體按優(yōu)先順序依次為：一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤。推薦使用檔案級（六）遷移，是指將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)（七）真實性，是指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。（八）完整性，是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元（九）有效性，是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和（十）檔案信息代碼，是指描述檔案屬性的代碼，用二位英文大寫字母表示。二位英文大寫字母分別為檔案屬性頭兩個字漢語拼音的第一個字母。具體表示方法如下：文書檔案WS；科技檔案KJ；財會檔案CK；照片檔案ZP；錄音檔案LY；錄像檔案LX等第四條各立檔單位電子文件形成機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)電子文件的收集、登記與向檔案室的移交工作，檔案室負(fù)責(zé)電子文件的接收歸檔、電子檔案的保管與向檔案館的移交工作。第五條市、區(qū)縣國家綜合檔案館負(fù)責(zé)接收和保管接收范圍內(nèi)各單位保管期限為永久和長期（30年）的電子檔案，并依供利用；有條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家災(zāi)害備份的要求，建立本級電子文件（檔案）備份中心或者異地備份庫。第二章電子文件的收集登記與移交第六條按照《陜西省電子文件歸檔與管理規(guī)范》收集積累電子文件。電子文件的收集積累應(yīng)符合下列要求。（一）凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的電子文件及相關(guān)軟件均應(yīng)收集。收集的電子文件應(yīng)采用或轉(zhuǎn)化為通用存儲格式；收集采用非通用存儲格式文件時，應(yīng)將查看等相關(guān)軟件及其說明文件一并收集。（二）電子文件應(yīng)收集齊全。電子文件的元數(shù)據(jù)也一起收集。重要發(fā)文的歷次修改稿本，也一起收集；收集時，分別作為一份電子文件。沒有使用辦公自動化系統(tǒng)的，其紙質(zhì)發(fā)文《審簽單》應(yīng)該掃描成電子文件收集。紙質(zhì)來文及其《辦理單》掃描成電子（三）電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件存儲格式，確1、文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。電子公文應(yīng)同時收集本市公文傳輸系統(tǒng)版式文件SEP格式；3、視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；第七條電子文件的登記應(yīng)符合下列要求。（二）電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時保存。紙質(zhì)電子文件登記表應(yīng)與電子文件載體一起保存。（三）電子文件稿本代碼：M—草稿性電子文件；U—非正式（四）電子文件類別代碼：T—文本文件；I—圖像—圖形文件；V—影像文件；A—聲音文件；O—超媒體鏈接文件；第八條電子文件應(yīng)于歸檔前向檔案室移交。第九條電子文件形成機(jī)構(gòu)移交前應(yīng)按照規(guī)定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗，并由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗和審核結(jié)果填入《電子文件移交接收檢驗登記表》（見附件3）。檔案室接收檢驗后，完成《電子文件移交接收檢驗登記表》相關(guān)內(nèi)容的填寫。該表一式2份，移交機(jī)構(gòu)與檔案室各第三章電子文件的歸檔與電子檔案的保管第十條電子文件的歸檔范圍和保管期限，按照國家關(guān)于文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的元數(shù)據(jù)。電子文件的定密按照國家關(guān)于文件材料定密的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相第十一條邏輯歸檔隨時進(jìn)行，物理歸檔在第二年6月底前第十二條電子文件以件為單位整理歸檔。一份電子文件為一件，密不可分的幾份電子文件也為一件。歸檔電子文件參照不同屬性紙質(zhì)檔案的分類規(guī)定，在同一檔案屬性、同一全宗內(nèi)分類。（一）文書電子檔案在同一全宗內(nèi)按照年度-保管期限-機(jī)構(gòu)的大寫英文字母（清朝為Q，民國為M，革命歷史為G，建國后為J后三位為表示全宗順序號的阿拉伯?dāng)?shù)字。檔號中的保管期示，年度用4位、件號用3位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，機(jī)構(gòu)（問題）用漢語表示。檔號中可以不顯示“WS”項。無檔案信息代碼項的檔號，默認(rèn)為文書電子檔案檔號。（二）其他屬性電子檔案檔號以此類推，具體方式另行規(guī)定。第十三條檔案室于每年歸檔紙質(zhì)文件時，應(yīng)同時按照下列規(guī)則歸檔電子文件：（一）將同一件電子檔案的各份電子文件放到一個標(biāo)識該件（二）該檔號文件夾的名稱為該件電子檔案的檔號。例：某公文歸檔后其檔號為：“5，2009，室-011”。第十四條按歸檔電子文件類別代碼相對集中組織存盤。同一全宗同一屬性電子檔案存入一盤或多盤光盤中。涉密檔案單獨（一）光盤存儲結(jié)構(gòu)：在光盤根目錄下的文件夾（光盤標(biāo)識）下設(shè)“說明文件、目錄文件、電子檔案、其他文件”等4個子目檔號文件夾、非通用格式電子檔案的閱讀顯示軟件及其說明手冊等。具體如下：3、每一個保管期限文件夾下存放該保管期限電子檔案的檔號4、對于以卷為單位整理的電子檔案，每一個保管期限文件夾5、每一個“案卷”文件夾下存放：a、含有卷內(nèi)文件掃描件含有存放卷皮、卷內(nèi)文件目錄和備考表掃描件的文件夾，該文件（二）以盤為單位著錄機(jī)讀目錄。按件將同一光盤的電子檔（三）以盤為單位填寫《電子檔案登記表》。按件將同一光盤在著錄《電子檔案機(jī)讀目錄》和填寫《電子檔案登記表》時，正文與附件為一件的，用正文標(biāo)題作為本件題名；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件的，用轉(zhuǎn)發(fā)文題名作為本件題名；復(fù)文與來文為一件的，用復(fù)文題名作為本件題名。光盤只有一個說明文件，用于存放本張光盤有關(guān)信息，包括：光光盤制作單位，光盤一致性檢查單位，閱讀本光盤所需要的硬件、軟件環(huán)境（計算機(jī)配置、軟件操作系統(tǒng)及其版本、顯示電子文件），（五）刻錄數(shù)據(jù)。歸檔內(nèi)容采用全盤一次性刻錄方式進(jìn)行數(shù)據(jù)刻錄。DVD—R光盤應(yīng)采用8—12倍速一次刻錄。歸檔光盤數(shù)據(jù)刻錄完成，不能再對光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行增減?？啼浌獗P一式三套，套別號分別用大寫字母A、B、C表示。A：封存；B：利用；C：異地保存。同時，將歸檔內(nèi)容存儲在一套磁性載體上。檔案數(shù)據(jù)不許壓縮保存。加密數(shù)據(jù)，解密后保存。（六）標(biāo)識光盤。按照下列要求標(biāo)識光盤盤面及光盤盒封面、1、光盤盤面填寫光盤內(nèi)檔案的核心信息，包括：光盤編號、套號、光盤規(guī)格、制作單位或復(fù)制單位、制作日期或復(fù)制日期。應(yīng)該打印標(biāo)簽內(nèi)容，或者用軟性“光盤標(biāo)簽筆”將標(biāo)簽內(nèi)容寫在光盤盤面上。禁止給光盤上粘貼標(biāo)簽。名稱、內(nèi)容摘要、保存年限、光盤版號。3、光盤盒背面填寫光盤的背景信息，包括：文件格式、光盤類型、光盤容量、制作部門、制作日期、復(fù)制部門、復(fù)制日期、5、標(biāo)注規(guī)則：光盤編號：為同一全宗內(nèi)光盤順序號，由“全宗號-檔案信息代碼-光盤序號”組成。光盤序號是同一全宗內(nèi)光盤排列的順序號，具有唯一性，用5位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。光盤版號：指光盤復(fù)制次數(shù)。用阿拉伯?dāng)?shù)字表示原版及所復(fù)名稱：光盤內(nèi)所記錄的立檔單位的全稱。內(nèi)容摘要：指用文字或數(shù)字對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行簡要的揭示，標(biāo)明全宗、年度、件數(shù)（以卷為單位的檔案標(biāo)明數(shù)字化檔案所對應(yīng)的全宗號、目錄號、起止卷號、起止時間）及相關(guān)內(nèi)容。制作（復(fù)制）部門及日期，指制作（復(fù)制）該光盤的部門及（八）打印《電子檔案登記表》（首頁及其續(xù)頁），與該光（九）原電子文件存儲載體在完成電子文件歸檔后，至少保第十五條在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。第四章電子檔案的移交與接收第十六條屬于本市各級國家綜合檔案館接收范圍內(nèi)的各單位具有永久和長期保存價值的電子檔案，應(yīng)當(dāng)向本市同級國家綜第十七條電子檔案在本單位保存滿1年后向同級國家綜合第十八條電子檔案采用離線或在線方式進(jìn)行移交。采用在線方式移交的，同時移交電子檔案的物理載體。第十九條離線移交電子檔案應(yīng)當(dāng)滿足下列基本要求：（一）移交單位應(yīng)當(dāng)采用符合歸檔要求的光盤在內(nèi)的兩種不同載體移交電子檔案；（二）存儲電子檔案的載體和載體盒上應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注反映其內(nèi)容的標(biāo)簽；（三）移交單位要向同級國家綜合檔案館移交一套光盤和一套磁性載體電子檔案，載體應(yīng)當(dāng)單個裝盒；（四）光盤載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)應(yīng)符合第十四條要求，其他載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)是一張或多張光盤載體電子第二十條在線移交電子檔案須通過與外網(wǎng)隔離的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)包含符合要求的電子檔案及其元數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)為一張或多張光盤載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)組合。第二十一條電子檔案移交的流程是：移交前檔案數(shù)據(jù)的組織和遷移，檔案的檢查，辦理移交手續(xù)，移交數(shù)據(jù)。第二十二條移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案前，應(yīng)對電子檔案進(jìn)行檢驗，合格后方可移交。電子檔案檢驗內(nèi)容：（一）按照《電子檔案登記表》（附件4）的相關(guān)內(nèi)容逐項逐件核實；（二）電子檔案數(shù)據(jù)是否真實、完整、可用，是否被病毒等侵害；（三）存儲電子檔案的載體是否符合移交要求。第二十三條移交電子檔案檢驗合格后辦理移交手續(xù)，填寫《電子檔案移交、接收檢驗登記表》（附件6），由交接雙方簽字蓋章，各自存留一份，并由移交單位將檔案數(shù)據(jù)移交至同級國家綜合檔案館。在線移交時，《電子檔案移交、接收檢驗登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)，對所交接電子檔案第二十四條各級國家綜合檔案館接收電子檔案的流程是：接收前檢查，辦理移交接收手續(xù)，接收電子檔案，著錄保存交接信息，遷移數(shù)據(jù)到光盤和磁帶，進(jìn)館保存。第二十五條各級國家綜合檔案館要建立接收電子檔案環(huán)境平臺，以便進(jìn)行電子檔案的接收、檢驗、遷移、存儲等工作。第二十六條各級國家綜合檔案館應(yīng)按《電子檔案登記表》的相關(guān)內(nèi)容逐項逐件核實，并按《電子檔案移交、接收檢驗登記表》的內(nèi)容進(jìn)行檢驗。檢驗合格后，按照本細(xì)則第二十三條的規(guī)第二十七條各級國家綜合檔案館應(yīng)將電子檔案交接、遷移、保存等信息補(bǔ)充到電子檔案元數(shù)據(jù)中，并與相應(yīng)的每件電子檔案組成檔案信息包；應(yīng)當(dāng)在每張光盤中加入光盤內(nèi)電子檔案元數(shù)據(jù)子檔案移交、接收檢驗登記表》的掃描件，并組成一個檔案信息第二十八條各級國家綜合檔案館要對接收處置后的電子檔案按照本細(xì)則第十九條有關(guān)要求存儲到光盤、磁帶等載體中，載第二十九條電子檔案的遷移。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充，應(yīng)及時對電子檔案進(jìn)行遷移操作。電子檔案數(shù)據(jù)遷移時，對遷移后的電子檔案應(yīng)逐件進(jìn)行對比、檢查和數(shù)據(jù)校驗，填寫《電），第三十條各級國家綜合檔案館對接收的電子檔案載體應(yīng)當(dāng)?shù)谌粭l電子檔案的保管應(yīng)符合下列要求：（一）電子檔案光盤裝盒豎立存放于防磁柜中，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。（三）每年應(yīng)對電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存電子檔案光盤與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案載體轉(zhuǎn)換工作，原光盤保留時間不少于3年。（四）對電子檔案光盤每滿4年、磁性載體每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)（五）檔案保管部門應(yīng)定期將檢驗結(jié)果填入《電子檔案管理第五章電子檔案的利用、銷毀與統(tǒng)計第三十二條電子檔案的利用應(yīng)符合下列要求：（一）電子檔案的封存載體（套別號：A）不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子檔案。（三）利用時應(yīng)遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的電子檔案采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，應(yīng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有（四）利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。第三十三條電子檔案的鑒定銷毀。（一）電子檔案的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的規(guī)定執(zhí)行，并且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實施。（二）屬于保密范圍的電子檔案，如存儲在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。第三十四條電子檔案的統(tǒng)計。檔案保管部門應(yīng)及時按年度對電子檔案的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計。附件：1、電子文件登記表（首頁）2、電子文件登記表（續(xù)頁）3、電子文件移交、接收檢驗登記表4、電子檔案登記表（首頁）5、電子檔案登記表（續(xù)頁）6、電子檔案移交、接收檢驗登記表7、電子檔案管理登記表8、電子檔案遷移登記表9、光盤盒封面標(biāo)簽圖示例電子文件登記表（首頁）號、版本等）解密軟件等）文件記錄特征文件記錄特征（物理、邏輯）文件載體數(shù)量：填表人（簽名）制表審核制表審核審核人（簽名）第頁文件稿本代碼文件類別代碼文件稿本代碼文件類別代碼載體編號保管期限機(jī)構(gòu)（問題）形成時間題名形成時間編號電子文件移交與接收登記表移交機(jī)構(gòu)（文件形成）接收機(jī)構(gòu)（檔案室）審核人（簽名）單位（印章）填寫說明：2.內(nèi)容描述：按文件內(nèi)容、類別、數(shù)據(jù)類型、格電子檔案登記表（首頁）號、版本等）解密軟件等）（物理、邏輯）（物理、邏輯）數(shù)量：填表人（簽名）制表審核制表