藍江公司對中賽公司的商務(wù)接待方案設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1背景簡介.......................................................................................................................1

1.1藍江公司簡介....................................................................................................1

1.2中賽公司簡介....................................................................................................1

1.3來訪目的............................................................................................................1

2接待前的準(zhǔn)備...............................................................................................................2

2.1了解來賓............................................................................................................2

2.2接待小組............................................................................................................2

2.3食宿預(yù)訂............................................................................................................2

2.4日程安排............................................................................................................3

2.5會場布置............................................................................................................4

2.6商務(wù)禮儀............................................................................................................4

3接待工作.......................................................................................................................5

3.1接機....................................................................................................................5

3.2參觀公司............................................................................................................5

3.3參觀工廠............................................................................................................6

3.4商務(wù)簽約儀式....................................................................................................7

3.5游玩娛樂活動....................................................................................................7

3.6歡送宴................................................................................................................7

3.7送機....................................................................................................................8

4總結(jié)...............................................................................................................................8

參考資料.........................................................................................................................10

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

藍江公司對中賽公司的商務(wù)接待方案設(shè)計

1背景簡介

1.1藍江公司簡介

藍江公司是華盈集團旗下一家集生產(chǎn)與銷售，內(nèi)貿(mào)與外貿(mào)于一體的專業(yè)代

理經(jīng)銷公司。專注于智能設(shè)備領(lǐng)域的國際化品牌，它追求自在、高端專業(yè)化音

樂質(zhì)量、令人享受的影像效果、令人擁有良好享受和體驗的智能化產(chǎn)品，并且

將敢于不斷創(chuàng)造，在創(chuàng)造中不斷發(fā)現(xiàn)新科技作為堅定追求。藍江公司品牌的國

際化之路逐漸開啟，除國內(nèi)市場外，藍江進駐的海外市場包含海外各個地區(qū)。

在進入海外市場不久后，藍江公司正式成為國外多個品牌的中國官方合作

伙伴。藍江高層曾經(jīng)透露，打算在中國與國外設(shè)立單獨的相關(guān)研發(fā)中心，中

國國內(nèi)雖然曾經(jīng)有專門領(lǐng)域，但是僅限于發(fā)達地區(qū)。而又打算在國外將在美國

硅谷設(shè)立研發(fā)中心。藍江將由原來專注于發(fā)展獨特音效和高像素清晰照片的單

方面科技技術(shù)突破轉(zhuǎn)化成向智能手機整體技術(shù)的全面創(chuàng)新。目前，藍江成為地

方足球杯官方贊助商，這將幫助藍江公司進一步提升影響力。

1.2中賽公司簡介

中賽公司是美國的一家高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)公司，其主要的核心業(yè)務(wù)是電子科學(xué)

技術(shù)產(chǎn)品，總部坐落于加利福尼亞州。中賽公司是由RomManue等一群人在1991

年創(chuàng)建，在高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)是以創(chuàng)新著名。除此之外，發(fā)明創(chuàng)造和銷售計算機相

關(guān)的硬件，中間件體和軟件，并且提供托管和咨詢類服務(wù)的公司，同時也是主

要的相關(guān)技術(shù)研究組織。中賽公司總部坐落于美國加利福尼亞州，注冊資本5000

萬元，公司設(shè)有研發(fā)部，市場部，綜合部。員工均本科以上學(xué)歷，高級工程師，

工程師均勻十幾人，并包含院士教授等人。最近這幾年，堅持貫徹“科學(xué)技術(shù)

是第一生產(chǎn)力”，不斷在發(fā)展中進行創(chuàng)新，創(chuàng)新過程中不斷發(fā)展。

1.3來訪目的

了解我方公司基本運作狀況（包含資信狀況，產(chǎn)品銷售狀況，客戶市場情

況等）；了解我公司產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)體系；了解我公司質(zhì)量控制方法；加強雙方

公司之間的溝通；在來訪過程中，可以增進雙方公司之間的感情；使對方公司

了解產(chǎn)品的信息反饋，增加對產(chǎn)品的信任度。

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2接待前的準(zhǔn)備

2.1了解來賓

表1來賓信息表

姓名職務(wù)年齡性別

Sara董事長47女

Rae產(chǎn)品研發(fā)部經(jīng)理36女

Abner營銷部經(jīng)理27男

Ethan法律顧問36男

2.2接待小組

表2接待小組安排表

姓名職務(wù)年齡性別

馮莎董事長39女

凌雙飛產(chǎn)品研發(fā)部經(jīng)理36女

全曉莉董事長秘書34女

石達億營銷部經(jīng)理29男

詹楊法律顧問36男

2.3食宿預(yù)訂

長沙世茂希爾頓酒店位于長沙的濱江新城湖南金融中心的核心位置，憑借2

41米高度屹立于河西，成為長沙的新地標(biāo)建筑。酒店靠近長沙市委政府，周邊

綜合商業(yè)豐富，離長沙黃花國際機場32公里，離長沙南高鐵站21公里。

長沙世茂希爾頓酒店擁有兩百多間客房及套房、全日制餐廳、中餐廳、大

堂吧、SPA、面積近三千平米的會議空間、健身中心及室內(nèi)恒溫泳池等。長沙世

茂希爾頓酒店壞境服務(wù)都達到理想水平，會議室相對于其他酒店設(shè)備較為完善。

具體訂了兩間豪華雙床房，兩位女士和兩位男士分別各占一間。其中包含自助

早餐。午餐和晚餐均在酒店內(nèi)廚藝全日制餐廳中進行。接待歡送晚會在宴會廳

進行。出去游玩則就近選擇較為熱門有代表性的餐廳進行就餐。

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2.4日程安排

表3日程表

日期時間內(nèi)容地點

10:00接待小組進行接機長沙黃花機場

11：00-11:30休息各自房間

12:00-13:00在宴會廳舉辦歡迎會世茂希爾頓酒店

5月16日15:00-16:30董事長帶領(lǐng)相關(guān)接待小組陪藍江集團工廠及

同參觀工廠和辦公樓辦公樓

17:00-18:00休息各自房間

18:30-20:00營銷部經(jīng)理進行晚宴接待長沙世茂希爾頓

酒店宴會廳

9:00-11:00董事長帶隊考察門店狀況長沙相關(guān)門店

12:00-13:30進行午餐長沙世茂希爾頓

酒店全日制餐廳

5月17日14:00-15:30休息各自房間

16:00-17:30雙方開會交流，討論合作事項長沙世茂希爾頓

酒店會議廳

18:00-20:00進行晚餐長沙世茂希爾頓

酒店全日制餐廳

9:30-11:30雙方董事長進行簽約儀式長沙世茂希爾頓

酒店會議廳

12:00-13:30進行午餐長沙世茂希爾頓

5月18日酒店全日制餐廳

14:00-15:30游覽岳麓山景區(qū)長沙岳麓山

16:00-18:00游覽橘子洲頭長沙橘子洲頭

18:30-19:30進行用餐老街魚嘴巴餐廳

11:00-13:30歡送宴長沙世茂希爾頓

酒店宴會廳

5月19日14：00-14：30休息長沙世茂希爾頓

酒店休息室

15:00由董事長帶領(lǐng)相關(guān)接待小組長沙黃花機場

進行送機

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2.5會場布置

會場布置形式：全圍式。會議座次：左右依次排列，主位為藍江公司董事

長馮莎，然后分別是藍江公司董事長秘書全曉莉，產(chǎn)品研發(fā)部經(jīng)理凌雙飛，營

銷部經(jīng)理石達億，法律顧問詹楊。邊首為中賽公司董事長Sara，左側(cè)分別是中

賽公司產(chǎn)品研發(fā)部經(jīng)理Rae，營銷部經(jīng)理Abner，法律顧問Ethan。

圖1會場布置圖

會場布置主要以冷色調(diào)為主，入口處擺放兩盆盆栽，在會議桌兩側(cè)按來賓

人數(shù)擺放相應(yīng)數(shù)量的小型盆栽。會議室頂部開啟燈光照射，講解使用多媒體屏

幕，會議前調(diào)試好多媒體屏幕與麥克風(fēng)，更為直觀高檔先進。每個客戶桌前擺

放一瓶水，一個開會記錄本，一支筆，從外觀上來體現(xiàn)出會議的隆重嚴(yán)肅，以

及雙方對其的看重。

2.6商務(wù)禮儀

先了解此次接待是針對于美國外來客戶。美國人特別注重時間觀念。因此，

在指定日程表時時間要多有余地，做好因為堵車等外來原因?qū)е聲r間耽誤導(dǎo)致

預(yù)定事件延遲的準(zhǔn)備。在做好日程表之后發(fā)給美國客戶，嚴(yán)格遵守日程表上所

安排的時間，在會議，提前安排工作時間等方面做到嚴(yán)格遵守時間，盡量防止

浪費能夠用在工作或者是提高生產(chǎn)力，勞動效率的時間。

美國人在商業(yè)互動中通常都是直截了當(dāng)。因此，會議內(nèi)容設(shè)定應(yīng)當(dāng)簡潔明

了，不要使用一些含糊不清的詞語或語句導(dǎo)致意思含糊不清，為工作場所的這

種態(tài)度做好充分準(zhǔn)備。盡量減少與美國客戶之間兜圈子和不必要的閑聊，在此

次交往過程中，需要盡量改變國內(nèi)交往的慣性操作，盡量適應(yīng)客戶的習(xí)慣。

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美國人重視參與感。在開會交流的過程中，應(yīng)該讓客戶自由表達自己的意

見，持開放的討論態(tài)度。在參觀工廠，辦公樓和門店狀況時，也可尋求客戶意

見，在他們的建議下加以改變。討論合作事項時，應(yīng)該平等尊重各個職位的人，

讓他們自由自在的討論，自由發(fā)表意見與觀點，并將他們的意見予以考慮和尊

重?？腿诵谐袒顒尤拷Y(jié)束之后，應(yīng)該與客人見面，交流看法與意見。

美國人遵守政治正確的觀念。在帶領(lǐng)他們參觀辦公樓之前，提前跟辦公樓

的同事們說明一些注意事項，特別是不要在辦公室開非正式社交場合的笑話或

者不正當(dāng)?shù)脑u論。不要對政治事件在辦公室發(fā)表自己的看法，在辦公室中需要

相互尊重。

3接待工作

3.1接機

首先，應(yīng)當(dāng)向客戶了解來訪主要人員，飛機到達時間等。安排身份與中賽

董事長Sara，產(chǎn)品研發(fā)部經(jīng)理Rae，營銷部經(jīng)理Abner，法律顧問Ethan身份相

當(dāng)?shù)谋竟径麻L馮莎，董事長秘書全曉莉，產(chǎn)品研發(fā)部經(jīng)理凌雙飛，營銷部

經(jīng)理石達億，法律顧問詹楊作為接待小組前去接機來表示尊重。

其次，針對接機人員和來訪客戶人數(shù)決定接送客人的車輛，提前安排車輛

在機場前等候，以防路上堵車從而導(dǎo)致時間耽誤，沒遵守準(zhǔn)時原則。針對此次

接待，可以先訂一輛豐田考斯特豪華車。

再者，可以由董事長秘書提前安排制作接待客戶的牌子，以便客戶到達之

后可以立馬看出來?？蛻舻竭_之后，可以雙方交換名片，讓董事長相互認(rèn)識，

以便之后更好的合作。

3.2參觀公司

公司參觀分為兩部分，第一部分是對工廠，辦公樓進行參觀。第二部分是

對長沙部分有代表性的門店進行參觀考察。

5月16日15：00-16：30，由董事長馮莎帶領(lǐng)相關(guān)接待小組陪同客戶對工

廠和辦公樓進行參觀考察。在接待完客戶，客戶進行吃飯休息之后，安排一輛

豐田考斯特豪華車前往。此行的目的是為了讓客戶了解工廠如何運行，工作效

率達到的水平，工廠目前技術(shù)所達到的水平以及辦公室如何管理，員工如何有

效進行工作運轉(zhuǎn)。以及兩個辦公環(huán)境員工的生產(chǎn)積極性。在參觀過程中，客戶

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可以充分發(fā)表自己的意見和看法，并提出相關(guān)意見，我公司在結(jié)合實際情況進

行考慮與運用，從而推動生產(chǎn)效率的進一步提升。也使雙方合作更加密切，交

往更進一步。

5月17日9：00-11：00，由董事長馮莎帶領(lǐng)接待小組陪同客戶進行對長沙

具有代表性門店進行考察與參觀。了解各個門店存在的問題，同時也讓客戶看

到門店的真實發(fā)展?fàn)顩r。讓他們了解目前門店所暢銷的科技產(chǎn)品以及目前的盈

利狀況以及目前有待發(fā)展的產(chǎn)品。讓他們充分了解到我們產(chǎn)品的優(yōu)點以及暢銷

度。為接下來的合作打下一個良好的基礎(chǔ)，同時在對方提出意見時，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真

聽取并根據(jù)實際狀況結(jié)合公司相關(guān)理念進行改變。

3.3參觀工廠

首先，提前告知公司工廠有來自中賽公司的客戶會對工廠進行參觀，讓工

廠的管理人員做好相應(yīng)準(zhǔn)備。由董事長馮莎帶領(lǐng)接待小組（董事長秘書全曉莉，

產(chǎn)品研發(fā)部經(jīng)理凌雙飛，營銷部經(jīng)理石達億，法律顧問詹楊）接待來自中賽公

司的來訪人員（董事長Sara，產(chǎn)品研發(fā)部經(jīng)理Rae，營銷部經(jīng)理Abner，法律顧

問Ethan）。由工廠產(chǎn)品推銷介紹人員和接待小組共同陪同客戶參觀工廠生產(chǎn)車

間（提前告知具體路線），向客戶介紹我方公司的創(chuàng)新科技產(chǎn)品（如新型5G手

機以及藍牙耳機等具有代表性的產(chǎn)品），工廠內(nèi)部的產(chǎn)品推銷介紹員向客戶介

紹生產(chǎn)車間如何運作，使用到了什么生產(chǎn)工藝和涉及到的技術(shù)特點，并且詳細

準(zhǔn)確回答客戶提出的問題，了解中賽公司對我方感興趣的產(chǎn)品。因此，為表示

對這領(lǐng)域的專業(yè)性，工廠內(nèi)部的推銷介紹員需要提前對這方面做好充分準(zhǔn)備。

除此之外，對涉及的特殊公司生產(chǎn)機密的問題需要進行巧妙回避。接待人員除

了做好接待路線的引導(dǎo)外，還需要格外照顧好客戶的情緒。

產(chǎn)品推銷介紹員需要非常了解熟悉工廠的車間，生產(chǎn)的相關(guān)工藝以及公司

產(chǎn)品所使用的技術(shù)以及相關(guān)的特點，并且具有很強的溝通能力，熟練的商務(wù)禮

儀技巧。除了他之外，此次接待小組也應(yīng)當(dāng)做好充分準(zhǔn)備，展示區(qū)擺放公司生

產(chǎn)的各種的手機，耳機，音樂播放器等具有代表性的產(chǎn)品，并附上技術(shù)介紹以

及銷量水平，由產(chǎn)品推介員負責(zé)產(chǎn)品的講解。

帶客戶參觀車間時，需要充分注意到客戶的狀況，觀察客戶對本公司的哪

種科技產(chǎn)品有濃重興趣，并針對他的興趣點，對他進行相關(guān)產(chǎn)品的介紹。此次

陪同的接待小組成員也許要對公司工廠的部分進行充分熟悉，對工廠產(chǎn)能，機

器設(shè)備有所了解，不能接不上客戶的問題。同時可以根據(jù)客戶的看法，對科技

產(chǎn)品進行調(diào)整升級。

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3.4商務(wù)簽約儀式

本次商務(wù)簽約儀式時間為5月18日9：30-11：30，地點為長沙世茂希爾頓

酒店會議廳。參與人員：中賽公司董事長Sara，產(chǎn)品研發(fā)部經(jīng)理Rae，營銷部

經(jīng)理Abner，法律顧問Ethan，藍江公司董事長馮莎，董事長助理全曉莉，產(chǎn)品

研發(fā)部經(jīng)理凌雙飛，營銷部經(jīng)理石達億，法律顧問詹楊。

本次洽談工作會場布置主要由公司營銷部負責(zé)，要提前30分鐘左右的時間

清掃整理并布置會場，保持會場整齊有序的模樣。營銷部要擺放好會場物品，

桌面上每個座位前各自擺放一瓶水和一只筆，調(diào)試投影儀，話筒等相關(guān)設(shè)備，

放映此次合作的相關(guān)資料。對方公司來訪人員到達會議室后，由禮儀引入會場

就座。待會議結(jié)束后，引導(dǎo)參會人員到長沙世茂希爾頓酒店全日制餐廳進行就

餐。

簽約儀式流程：由禮儀人員引領(lǐng)簽到嘉賓中賽公司董事長Sara，產(chǎn)品研發(fā)

部經(jīng)理Rae，營銷部經(jīng)理Abner，法律顧問Ethan，藍江公司董事長馮莎，產(chǎn)品

研發(fā)部經(jīng)理凌雙飛，營銷部經(jīng)理石達億，法律顧問詹楊入場進行簽到，并由酒

店禮儀帶領(lǐng)到各自位置就坐。首先主持人宣布簽約儀式開始，簡單介紹主要來

賓和領(lǐng)導(dǎo)；然后本公司營銷部經(jīng)理石達億介紹簽約科技項目情況；由藍江公司

董事長馮莎和中賽公司董事長Sara進行簽約；雙方董事長根據(jù)此次科技合作項

目進行簡單致辭；進行媒體采訪或者記者自由提問，需要把控好時間。主持人

宣布簽約儀式結(jié)束，參會人員依次退場。提前對就餐人數(shù)進行統(tǒng)計，按人數(shù)安

排座位表，由工作人員做好相關(guān)引導(dǎo)工作。

3.5游玩娛樂活動

5月18日14：00-15：30，游覽岳麓山景區(qū)?？梢圆捎美|車的方式進行上

下山，可觀賞高處美景。時間充足的情況下可以游覽岳麓書院，了解相關(guān)文化

內(nèi)容。在行動之前根據(jù)天氣狀況準(zhǔn)備好要帶的東西，安排一輛豐田考斯特豪華

車進行接送。

5月18日16：00-18：00，游覽橘子洲頭?？梢圆捎米鲇^光車或者步行的

方式，可以在青年毛澤東雕像進行打卡游玩，同時也可以觀看到藤架廣場，盆

景園，攬岳亭，漢白玉詩詞碑，在觀賞風(fēng)景的同時還能了解到許多中華文化與

精神，了解其中的魅力所在。

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3.6歡送宴

時間：5月19日11：00-13：30

地點：長沙世茂希爾頓酒店宴會廳

參與人員：中賽公司董事長Sara，產(chǎn)品研發(fā)部經(jīng)理Rae，營銷部經(jīng)理

Abner，法律顧問Ethan，藍江公司董事長馮莎，董事長助理全曉莉，產(chǎn)品研發(fā)

部經(jīng)理凌雙飛，營銷部經(jīng)理石達億，法律顧問詹楊。

此次宴會主要由公司服務(wù)部進行負責(zé)，由董事長助理全曉莉進行幫助指導(dǎo)。

由酒店人員指引參與人員簽到后就坐；主持人做開場詞介紹，介紹此次歡

送宴參與人員；請雙方董事長進行致辭；由藍江公司董事長馮莎進行祝酒；主

持人宣布就餐開始。就餐結(jié)束后帶領(lǐng)客戶到達休息室進行休息，或者讓他們自

行安排時間。

3.7送機

送機時間：5月19日下午3點

地點：長沙黃花機場

人物：董事長馮莎，董事長秘書全曉