米美公司2023年7月國(guó)外商務(wù)代表接待方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1背景介紹...........................................................1

2接待目的...........................................................1

3接待時(shí)間和地點(diǎn).....................................................1

4接待對(duì)象...........................................................1

5接待日程...........................................................2

6接待流程...........................................................2

6.1第一天流程......................................................2

6.1.1接機(jī)........................................................2

6.1.2酒店入住....................................................3

6.1.3共進(jìn)午餐....................................................3

6.1.4觀光游覽....................................................3

6.1.5晚餐........................................................3

6.2第二天行程......................................................3

6.2.1實(shí)地考察....................................................3

6.2.2午餐........................................................4

6.2.3會(huì)議商討....................................................4

6.3第三天行程......................................................4

6.3.1簽訂合同....................................................4

6.3.2歡送商務(wù)代表................................................4

6.3.3送機(jī)........................................................4

7接待準(zhǔn)備...........................................................4

7.1接機(jī)............................................................4

7.2酒店預(yù)定及安排..................................................5

7.3餐飲安排........................................................5

7.4觀光游覽安排....................................................5

7.5項(xiàng)目考察安排....................................................6

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

7.6會(huì)議安排......................................................6

7.6.1會(huì)前準(zhǔn)備階段..............................................6

7.6.2會(huì)中接待..................................................8

7.6.3會(huì)后后續(xù)工作..............................................8

7.7合同簽訂工作..................................................8

7.8歡送商務(wù)代表..................................................8

8部門(mén)分工...........................................................8

9費(fèi)用預(yù)算............................................................9

10接待預(yù)案...........................................................9

參考資料............................................................10

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

米美公司2023年7月國(guó)外商務(wù)代表接待方案設(shè)計(jì)

1背景介紹

米美公司是一家知名的中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，成立于2011年，總部位于北京。

其主要業(yè)務(wù)涵蓋在線教育、旅游、房產(chǎn)等多個(gè)領(lǐng)域。作為該公司的商務(wù)代表，

需要具備較強(qiáng)的交際能力和商業(yè)素養(yǎng)，能夠與國(guó)內(nèi)外客戶進(jìn)行良好的溝通和合

作，推動(dòng)公司的業(yè)務(wù)拓展和發(fā)展。同時(shí)，也需要熟悉公司的產(chǎn)品和服務(wù)，能夠

準(zhǔn)確地向客戶傳遞相關(guān)信息，并給予專(zhuān)業(yè)的建議和方案。背景方面，商務(wù)代表

需要具備大學(xué)本科及以上學(xué)歷，有良好的英語(yǔ)口語(yǔ)和寫(xiě)作能力，熟悉國(guó)際貿(mào)易

和商務(wù)禮儀等知識(shí)，具備一定的市場(chǎng)分析和銷(xiāo)售技巧。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，

芯片產(chǎn)業(yè)進(jìn)一步得到應(yīng)用，同時(shí)也為產(chǎn)業(yè)和城市的發(fā)展提供更多的可能性和動(dòng)

力。隨著各行業(yè)對(duì)芯片性能和功耗的不同需求，芯片制造商越來(lái)越注重產(chǎn)品多

樣化和定制化，企業(yè)需要提供針對(duì)特定應(yīng)用和市場(chǎng)的芯片，以滿足客戶要求，

但由于武漢芯動(dòng)科技有限公司起步晚，發(fā)展上一直不盡如人意，非常依賴國(guó)外

的芯片進(jìn)口。同時(shí)美國(guó)米美公司具有專(zhuān)用AI芯片和高性能計(jì)算芯片的制造能力，

其芯片能更好的滿足國(guó)內(nèi)消費(fèi)市場(chǎng)需求?，F(xiàn)武漢芯動(dòng)科技有限公司欲與米美公

司就高端芯片進(jìn)口項(xiàng)目達(dá)成合作。

2接待目的

與米美公司達(dá)成芯片合作，促進(jìn)本公司市場(chǎng)業(yè)務(wù)發(fā)展。

3接待時(shí)間和地點(diǎn)

接待時(shí)間：2023年7月20日星期四——2023年7月22日星期五

接待地點(diǎn)：維也納國(guó)際酒店

4接待對(duì)象

市場(chǎng)部總經(jīng)理Thomas，男，美國(guó)國(guó)籍，40歲，熱愛(ài)高爾夫運(yùn)動(dòng)、喜歡吃

辣。

生產(chǎn)部部長(zhǎng)John，男，美國(guó)國(guó)籍，38歲，愛(ài)喝鐵觀音。

總經(jīng)理秘書(shū)Lily，女，俄羅斯人，25歲，對(duì)花粉過(guò)敏，對(duì)住宿環(huán)境要求

高。

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5接待日程

表1接待日程表

日期時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)

10：00市場(chǎng)部副主任接機(jī)武漢天河國(guó)際機(jī)場(chǎng)

10：00—11：30入住酒店休息維也納國(guó)際酒店

總經(jīng)理、市場(chǎng)部

11：30—13：30副主任、產(chǎn)品經(jīng)理與維也納國(guó)際酒店

7月20日

外賓共進(jìn)午餐。

13：30—17：00陪來(lái)訪賓客觀光游覽武漢東湖旅游景區(qū)

17：30—19：30晚餐維也納國(guó)際酒店

8：30—11：30實(shí)地考察，參觀項(xiàng)目光谷智慧園

12：00—13：00午餐墨西哥餐廳

7月21日

雙方開(kāi)會(huì)討論，探討

14：30—17：50公司會(huì)議室103

合作事項(xiàng)

8：30—9:00簽訂合同公司會(huì)議室103

7月22日10：00歡送商務(wù)代表維也納國(guó)際酒店

11：00產(chǎn)品經(jīng)理送賓客登機(jī)武漢天河國(guó)際機(jī)場(chǎng)

6接待流程

6.1第一天流程

6.1.1接機(jī)

公司先派車(chē)提前去機(jī)場(chǎng)等待，接待人員提前確定接應(yīng)地點(diǎn)、時(shí)間、接應(yīng)對(duì)

象、來(lái)賓航班號(hào)、公司商務(wù)用車(chē)車(chē)牌號(hào)，在飛機(jī)落地30分鐘前到達(dá)等候。由

我公司總經(jīng)理王軍化、市場(chǎng)部副主任張艾、產(chǎn)品經(jīng)理李林林和接待人員到達(dá)武

漢天河國(guó)際機(jī)場(chǎng)接機(jī)，7月20日上午9點(diǎn)30分接機(jī)人員到達(dá)機(jī)場(chǎng)，10點(diǎn)外賓

飛機(jī)落地(航班為Js0102)。等商務(wù)代表下飛機(jī)后,接機(jī)人員應(yīng)將迎賓人員姓

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名、職務(wù)介紹給商務(wù)代表來(lái)賓,迎賓人員隨即與商務(wù)代表握手表示歡迎。乘車(chē)

時(shí),應(yīng)先請(qǐng)客人從右側(cè)上車(chē),陪同主人再?gòu)淖髠?cè)上車(chē)。待外賓與陪同人員全部上

車(chē)后,再驅(qū)車(chē)去酒店。路途中,陪同人員應(yīng)擇機(jī)宣傳有利于武漢的事物,例如沿

途所見(jiàn)的著名景點(diǎn)、人文景觀等。

6.1.2酒店入住

接待組與司機(jī)等帶領(lǐng)乘客前往酒店。到酒店后，帶領(lǐng)來(lái)賓辦理酒店入住的

手續(xù)，安排專(zhuān)人將行李送到客人房間。外賓抵達(dá)住處后，讓對(duì)方稍事休息。

6.1.3共進(jìn)午餐

來(lái)賓與公司領(lǐng)導(dǎo)在維也納酒店二樓204包間就餐，菜品主要為李莊白肉、

軟炸蝦仁、金木子牛肉粒、香辣扇貝丁、酸辣口味魚(yú)、三吃魚(yú)頭蟹、避風(fēng)塘手

撕烤羊排、螞蟻上樹(shù)等。

6.1.4觀光游覽

武漢因水而生、因水而盛，長(zhǎng)江、漢水在此交匯，百余湖泊星羅棋布。東

湖坐落于武漢市區(qū)，其屬亞熱帶季風(fēng)氣候，水熱條件優(yōu)越。是諸多動(dòng)植物的家

園，在這里一千多種植物生機(jī)勃勃，1萬(wàn)畝山林，郁郁蒼蒼。山間層林盡染，風(fēng)

紅的水沙和深藍(lán)的湖水猶如夢(mèng)境。下午1點(diǎn)30分接待人員陪同外賓參觀武漢東

湖生態(tài)旅游風(fēng)景區(qū)，行程路線大致如下：湖北省博物館—凌波門(mén)—東湖南路—

東湖—東湖沙灘浴場(chǎng)—湖光閣（看落日）。下午17點(diǎn)30分回酒店。

6.1.5晚餐

晚餐在維也納酒店203包房就餐，菜品為銀鰻魚(yú)肉、檳榔芋頭、花椒醬烤

翅、香辣脆皮軟殼蟹、古法煨香肉、柚青醬烤澳洲牛排、掛花梨黑醋脆豬柳、

芝士椰漿燴龍蝦仔，酒水有茅臺(tái)酒、鮮榨玉米汁。

6.2第二天行程

6.2.1實(shí)地考察

接待人員、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)隨同來(lái)賓參觀光谷智慧園，其地址為武漢市江夏區(qū)光

谷大道61號(hào)，從酒店出發(fā)，到達(dá)關(guān)谷智慧園，由智慧園到光谷天地，由光谷天

地到智慧產(chǎn)業(yè)園再到新能源汽車(chē)研發(fā)展示培訓(xùn)中心。

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6.2.2午餐

午餐地點(diǎn)為casacocina墨西哥餐廳，位于光谷步行街上，主食為肉糜塔克、

豬肩肉塔克、豆泥芝士玉米、蘑菇芝士薄餅、鮮蝦塔克，飲品為美式冰咖啡。

6.2.3會(huì)議商討

會(huì)議主題：合作共贏、技術(shù)交流。

會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)：擬定7月21日14：30—17：50在公司會(huì)議室201室召

開(kāi)。

內(nèi)容：關(guān)于武漢芯動(dòng)科技有限公司在高端芯片進(jìn)口項(xiàng)目上與米美公司進(jìn)行

合作與技術(shù)交流，促進(jìn)雙方進(jìn)一步合作發(fā)展。

主持人：武漢芯動(dòng)科技有限公司總經(jīng)理。

參會(huì)人員：總經(jīng)理王軍化、市場(chǎng)部副主任張艾、產(chǎn)品經(jīng)理李林林、市場(chǎng)部

總經(jīng)理Thomas、生產(chǎn)部部長(zhǎng)John、總經(jīng)理秘書(shū)Lily。

6.3第三天行程

6.3.1簽訂合同

7月22日上午8：30—9:00在本公司會(huì)議室簽訂合同，米美公司與我公司

當(dāng)事人互相交換與合同有關(guān)的基本事實(shí)和情況，采用書(shū)面形式訂立合同，簽訂

成功后即時(shí)生效。

6.3.2歡送商務(wù)代表

市場(chǎng)部經(jīng)理與相關(guān)公司人員等于7月22日上午10點(diǎn)在維也納國(guó)際酒店歡

送商務(wù)代表團(tuán)，贈(zèng)送中國(guó)特色產(chǎn)品：茶葉（鐵觀音）、絲綢品、中國(guó)酒（茅臺(tái)）

等。

6.3.3送機(jī)

由接待人員和市場(chǎng)部副主任張艾、產(chǎn)品經(jīng)理李林林進(jìn)行送至機(jī)場(chǎng)。

7接待準(zhǔn)備

7.1接機(jī)

市場(chǎng)部副主任張艾與接待人員到達(dá)武漢天河國(guó)際機(jī)場(chǎng)(航班為Js0102)接機(jī)，

此次接待規(guī)格根據(jù)商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)確定此次接待級(jí)別為高級(jí)人員級(jí)別，我方應(yīng)真

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誠(chéng)、熱心、親切友好，讓客戶充分了解到我方的誠(chéng)意和優(yōu)勢(shì)，努力達(dá)到長(zhǎng)期合

作。了解來(lái)賓的出發(fā)地點(diǎn)、出發(fā)時(shí)間，在迎接來(lái)賓之前,提前打印好接站牌,接

站牌上需寫(xiě)明客戶信息及客戶單位等,車(chē)輛在出發(fā)前要進(jìn)行相關(guān)檢查:接機(jī)車(chē)倆

安排、行車(chē)路線、來(lái)客單位、航班號(hào)、乘車(chē)人數(shù)、聯(lián)系人等。

7.2酒店預(yù)定及安排

酒店資源關(guān)系整個(gè)行程安排，不同的外賓來(lái)訪，公司都會(huì)做不同的安排，

根據(jù)來(lái)賓公司和我司來(lái)往密切程度以及相關(guān)來(lái)賓個(gè)人的衛(wèi)生要求等，我們選擇

了離公司不遠(yuǎn)處的維也納國(guó)際酒店（華中科技大學(xué)店），地址為湖北省武漢市

洪山區(qū)佳園路5號(hào)，便于往返公司與酒店，環(huán)境優(yōu)美干凈衛(wèi)生能給客戶提供良

好的休息環(huán)境，且酒店旁邊有高爾夫球場(chǎng)，外賓可在進(jìn)行休息娛樂(lè)。一共預(yù)定

三間：一間假日高級(jí)套房￥988（市場(chǎng)部總經(jīng)理住），一間江景高級(jí)房￥698（生

產(chǎn)部部長(zhǎng)住）一間江景單床房￥548，酒店費(fèi)用由我公司全部承擔(dān)。辦理完客人

入住手續(xù)后，要記錄客人入住房間號(hào)碼,安排酒店與房間時(shí)需注意客人的個(gè)人癖

好與習(xí)慣,尊重來(lái)賓個(gè)人風(fēng)俗,尊重外賓的宗教信仰。

7.3餐飲安排

宴請(qǐng)地點(diǎn)為維也納國(guó)際酒店。配餐領(lǐng)導(dǎo)先提前通知賓館,精心編制宴會(huì)菜單,

做好宴會(huì)設(shè)計(jì);擺放席位卡并核對(duì)準(zhǔn)確。接待人員提前一小時(shí)到達(dá)宴會(huì)廳,督促

檢查有關(guān)服務(wù);嚴(yán)格按擬定菜單上菜、上酒水等,特殊情況按主陪領(lǐng)導(dǎo)意圖行事,

準(zhǔn)確把握上菜節(jié)奏,不宜過(guò)快或過(guò)慢;接待人員主動(dòng)引導(dǎo)客戶入席、離席。

酒店內(nèi)就餐：接待人員提前掌握不同國(guó)籍客戶對(duì)餐飲的要求，提前預(yù)定廳

房，預(yù)定時(shí)需問(wèn)清廳房名稱，以方便查證；與酒店協(xié)商，盡量選擇寬敞明亮,豪

華或能觀賞風(fēng)景的廳房,以烘托餐廳氛圍。廳房?jī)?nèi)不擺花，餐飲盡量選擇簡(jiǎn)單，

就餐時(shí)間安排一個(gè)半小時(shí)左右。

墨西哥餐廳餐飲安排：此餐廳中文英文皆適應(yīng)于點(diǎn)單，因上菜較慢，接待

人員需提前30分鐘點(diǎn)單。

7.4觀光游覽安排

東湖是武漢的后花園,也是武漢的"國(guó)際客廳",更是武漢的"藝術(shù)展廳"。融

合之心人、湖、城唱響和諧之歌武漢東湖,是人、湖、城共生的融合之心,武漢

東湖是以大型自然湖泊為核心,湖光山色為特色,集旅游觀光、休閑度假、科普

教育為主要功能的旅游景區(qū),是華中地區(qū)最大的風(fēng)景游覽地,此處十分適合帶外

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賓前來(lái)旅游,能讓商務(wù)代表領(lǐng)略到歷史文化和自然景觀,觀光之前提前按要求做

好旅游行程計(jì)劃、安排好旅游車(chē)輛,駕駛?cè)藛T,導(dǎo)游人員。此次旅游安排地點(diǎn)為

不收費(fèi)景區(qū),無(wú)需門(mén)票費(fèi)用。

7.5項(xiàng)目考察安排

確定參觀路線（酒店—光谷智慧園—光谷天地—智慧產(chǎn)業(yè)園——新能源汽

車(chē)研發(fā)展示培訓(xùn)中心）并提前進(jìn)行模擬，了解參觀路線路況，發(fā)現(xiàn)并解決參觀

路線中可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，記錄每段路程所需時(shí)間，以便確定最終的接待行程

和各環(huán)節(jié)的時(shí)間安排，米美公司商務(wù)代表來(lái)訪，需安排專(zhuān)人在參觀區(qū)域或指定

區(qū)域巡視，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋，協(xié)助處理突發(fā)事件。

根據(jù)參觀人數(shù)確定合適參觀車(chē)倆,指定駕駛?cè)藛T駕駛,駕駛員需負(fù)責(zé)提前檢

查車(chē)況并對(duì)車(chē)輛內(nèi)外進(jìn)行清潔整理,保證油量充足,備好礦泉水、紙巾、塑料袋,

來(lái)賓上車(chē)前提前開(kāi)啟空調(diào)保持車(chē)內(nèi)舒適溫度。

確定候車(chē)時(shí)間，駕駛?cè)藛T應(yīng)提前將車(chē)輛開(kāi)到門(mén)口等候，注意將車(chē)門(mén)正對(duì)樓

門(mén)，不宜將車(chē)尾對(duì)著樓門(mén)方向；確定隨成參觀的陪同人員，參觀車(chē)輛每到達(dá)一

個(gè)目的地應(yīng)及時(shí)在設(shè)置的微信群中通報(bào)位置，同時(shí)，在允許的情況下，對(duì)參觀

過(guò)程進(jìn)行拍照作為存檔資料和紀(jì)念照片。若除公司領(lǐng)導(dǎo)外無(wú)其他陪同人員，應(yīng)

安排指引車(chē)在參觀車(chē)輛前方開(kāi)路，指引車(chē)駕駛?cè)素?fù)責(zé)隨時(shí)通報(bào)位置。

參觀非本公司區(qū)域時(shí)(光谷智慧園、光谷天地、智慧產(chǎn)業(yè)園、新能源汽車(chē)研

發(fā)展示培訓(xùn)中心),應(yīng)提前聯(lián)系相關(guān)單位，與之溝通參觀事宜并告知參觀車(chē)倆車(chē)

牌號(hào)及人數(shù)，保證車(chē)倆、人員進(jìn)出自由。

7.6會(huì)議安排

為了使會(huì)議更加順利的進(jìn)行,接待程序的流暢,我們對(duì)會(huì)議安排流程進(jìn)行了

優(yōu)化。優(yōu)化的主要內(nèi)容包括:會(huì)前準(zhǔn)備階段,會(huì)中以及會(huì)后后續(xù)工作。

7.6.1會(huì)前準(zhǔn)備階段

(1)會(huì)議分工：設(shè)定秘書(shū)組、后勤組、安保組等會(huì)議工作組。秘書(shū)組：其主

要任務(wù)是負(fù)責(zé)會(huì)議講話稿、會(huì)議議程、會(huì)議指南等材料的整理以及會(huì)議的報(bào)道

宣傳工作，并協(xié)助會(huì)務(wù)組做好相應(yīng)工作。后勤組：其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)會(huì)議會(huì)務(wù)

工作,包括下達(dá)會(huì)議通知,負(fù)責(zé)報(bào)到登記,發(fā)放入場(chǎng)證件、紀(jì)念品和會(huì)議相關(guān)材料,

迎送、接待主講人。安保組：保衛(wèi)組織人員,并對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行安全檢查,疏通通道,

開(kāi)啟安全門(mén),以防意外事故發(fā)生。

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(2)會(huì)議前的接待培訓(xùn)

接待的人員需有良好的職業(yè)素質(zhì)和禮儀修養(yǎng)，要具備良好的溝通能力：商

務(wù)代表需要根據(jù)客戶需求、喜好等因素，靈活運(yùn)用語(yǔ)言，有效傳遞信息，表達(dá)

公司態(tài)度和價(jià)值觀；需要良好的團(tuán)隊(duì)合作能力：商務(wù)代表工作涉及到多個(gè)部門(mén)

之間的協(xié)作，需要有良好的團(tuán)隊(duì)合作能力，積極配合其他部門(mén)完成各項(xiàng)任務(wù)；

要有商業(yè)敏感度：商務(wù)代表需要具備較強(qiáng)的商業(yè)敏感度，對(duì)市場(chǎng)趨勢(shì)、競(jìng)爭(zhēng)情

況進(jìn)行持續(xù)分析和預(yù)測(cè)，及時(shí)制定相應(yīng)的商業(yè)策略，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展。接待

人員舉止都要自然,不要裝腔作勢(shì)才能顯出真誠(chéng)和樸實(shí)。要穩(wěn)重,處事待人沉著

穩(wěn)健,泰然自若。要得體,舉止符合身份,適應(yīng)場(chǎng)合,順應(yīng)情景。還要文明和優(yōu)雅。

(3）會(huì)議通知

將會(huì)議名稱、召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)、主要議程、參加人員范圍、參會(huì)人員的任

務(wù)、注意事項(xiàng)等通知到各相關(guān)部門(mén)各人員。通知發(fā)出后,應(yīng)即落實(shí)有關(guān)負(fù)責(zé)人是

否收到,并統(tǒng)計(jì)好參會(huì)人數(shù)，重要通知必須由辦公室負(fù)責(zé)人簽字后才能生效。

(4）會(huì)議材料準(zhǔn)備

會(huì)議材料準(zhǔn)備包括歡迎詞、參會(huì)名單、講演材料、現(xiàn)場(chǎng)布置圖紙、會(huì)議背

景資料、傳媒宣傳資料等。

①歡迎詞：用于開(kāi)場(chǎng)致辭，包括對(duì)賓客的歡迎、感謝等內(nèi)容;

②參會(huì)名單：包括與會(huì)人員的姓名、職務(wù)和聯(lián)系方式，方便交流與溝通;

③講演材料：PPT、講稿等，在會(huì)前發(fā)給講演者，并在會(huì)上進(jìn)行講解和展示；

④現(xiàn)場(chǎng)布置圖紙：用于指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)布置和道具擺放;

⑤會(huì)議背景資料：關(guān)于公司、芯片行業(yè)市場(chǎng)等方面的報(bào)告、數(shù)據(jù)和分析，

為參會(huì)者提供更深入的了解；

⑥傳媒宣傳資料：新聞稿、攝影作品等，用于宣傳會(huì)議，提高公司知名度。

以上材料需要提前準(zhǔn)備，在會(huì)前一周全部發(fā)給參會(huì)者，讓他們有時(shí)間進(jìn)行了解

和準(zhǔn)備。

(5）會(huì)場(chǎng)布置

①會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)形式:全圍式(不設(shè)主席臺(tái),參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和主持人同其他與會(huì)

者圍坐在一起),體現(xiàn)平等互助的精神的一種會(huì)場(chǎng)形式；

②席位安排：左右排列法，長(zhǎng)方形桌主位為武漢芯動(dòng)科技公司總經(jīng)理，邊

首位為米美公司總經(jīng)理Thomas，然后依次是武漢芯動(dòng)科技公司市場(chǎng)部副主任張

艾、產(chǎn)品經(jīng)理李林林，主位左邊依次是生產(chǎn)部部長(zhǎng)John、總經(jīng)理秘書(shū)lily；

③環(huán)境布置為暖色,會(huì)場(chǎng)入口擺放兩盆綠植,講解使用的是多媒體,桌上放置

茶杯、話筒、毛巾以及會(huì)議記錄本。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

（6）會(huì)前檢查

檢查會(huì)場(chǎng)空調(diào),麥克風(fēng),投影儀等設(shè)備是否齊全,并進(jìn)行試用,確保其在當(dāng)天

能正常使用(后勤組負(fù)責(zé))；

會(huì)議文件是否準(zhǔn)備齊全、簽到簿是否做好(秘書(shū)組負(fù)責(zé))；

檢查警衛(wèi)部署、證件檢驗(yàn)人員的定崗定位、交通指揮及主席臺(tái)服務(wù)人員的

就位等(安保組負(fù)責(zé))。

7.6.2會(huì)中接待

布置會(huì)場(chǎng)，使會(huì)場(chǎng)干凈整潔，放好相關(guān)會(huì)場(chǎng)所需事物，桌上放好飲用水、

紙筆、會(huì)議資料，調(diào)好多媒體設(shè)備，打掃衛(wèi)生，確定會(huì)議室內(nèi)座位的排列順序

及工具擺放順序，禮貌引導(dǎo)各領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入室內(nèi)就座，同時(shí)秘書(shū)要做好記錄拍攝等

工作。

7.6.3會(huì)后后續(xù)工作

接待人員引導(dǎo)參加會(huì)議的人員離開(kāi)室內(nèi)，在會(huì)議開(kāi)完后，要打掃整個(gè)會(huì)場(chǎng)，

帶回剩余物品同時(shí)做好會(huì)議記錄及文件的收集、歸入檔案等工作。

7.7合同簽訂工作

7月22上午8點(diǎn)30到9點(diǎn)在公司會(huì)議室正式簽訂合同，通知相關(guān)參與人

員，準(zhǔn)備合同草案，包括合同條款、合同附件、費(fèi)用、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并在簽訂

前征得雙方同意。在簽訂時(shí)，雙方應(yīng)親自到場(chǎng)，或委托代表出席，同時(shí)核對(duì)各

項(xiàng)內(nèi)容是否符合實(shí)際需求。當(dāng)雙方都確認(rèn)無(wú)誤后，簽署合同，并開(kāi)具發(fā)票,將簽

署后的合同存檔，并保留好原始合同。在合同生效后，根據(jù)合同規(guī)定及時(shí)執(zhí)行

并履行各項(xiàng)義務(wù)。如遇到合同變更或違約情況，及時(shí)協(xié)商并處理。

7.8歡送商務(wù)代表

贈(zèng)送代表團(tuán)果籃，對(duì)于此次來(lái)訪的米美公司的生產(chǎn)部部長(zhǎng)John的愛(ài)好，我

公司對(duì)他們贈(zèng)送的產(chǎn)品有鐵觀音茶葉。

8部門(mén)分工

秘書(shū)部：主要負(fù)責(zé)會(huì)議發(fā)言稿、會(huì)議流程、會(huì)議材料等整理，進(jìn)行宣傳工

作，同時(shí)協(xié)同其他相關(guān)的部門(mén)做好對(duì)應(yīng)的工作。

后勤部：主要負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備及會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生，同時(shí)登記好各來(lái)賓情況，準(zhǔn)備好

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

會(huì)議相關(guān)的材料，引導(dǎo)來(lái)賓進(jìn)場(chǎng)、退場(chǎng)。

安保部：保護(hù)領(lǐng)導(dǎo)和商務(wù)代表來(lái)賓，對(duì)會(huì)議場(chǎng)所及相關(guān)場(chǎng)所檢查，以防意

外事故發(fā)生。

接待組：主負(fù)責(zé)人為朱阿伊，接待商務(wù)代表，接機(jī)、送機(jī)，陪同公司領(lǐng)導(dǎo)

及來(lái)賓游覽、參觀、就餐、入住等活動(dòng)并做好接待工作。

財(cái)務(wù)部：支付各類(lèi)費(fèi)用，財(cái)務(wù)結(jié)算，負(fù)責(zé)合同、發(fā)票等。

9費(fèi)用預(yù)算

表2費(fèi)用預(yù)算表

費(fèi)用

項(xiàng)目項(xiàng)目費(fèi)用（元）

（元）

綠植（4盆）278預(yù)備藥品462

水果藍(lán)（3個(gè))600出游水以及食物