長沙市酉訊信息科技有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1長沙市酉訊信息科技有限公司基本概況 長沙市酉訊信息科技有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1長沙市酉訊信息科技有限公司基本概況長沙市酉訊信息科技有限公司成立于2020年05月08日，注冊(cè)地位于湖南省長沙市天心區(qū)芙蓉南路新路村韶峰星苑綜合樓826號(hào)。長沙市酉訊信息科技有限公司的納稅人識(shí)別號(hào)是91430103MA4RAJ9373，企業(yè)法人譚望，目前企業(yè)屬于開業(yè)狀態(tài)。公司員工由老板、業(yè)務(wù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)人員、后臺(tái)人員、財(cái)務(wù)人員等五十二人組成。企業(yè)類型屬于有限責(zé)任公司（自然人投資）。公司經(jīng)營范圍包括計(jì)算機(jī)技術(shù)開發(fā)服務(wù)、計(jì)算機(jī)硬件開發(fā)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的開發(fā)及建設(shè)等。長沙市酉訊信息科技有限公司對(duì)外投資1家公司。2長沙市酉訊信息科技有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷管理制度為了能夠更加合理控制企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范差旅費(fèi)用的支出合理性，規(guī)范公司員工出差報(bào)銷的行為，提高辦事效率，降低成本。按照本企業(yè)的實(shí)際情況來制定的，使得企業(yè)在各項(xiàng)管理形成規(guī)范化和制度化。2.1差旅費(fèi)用報(bào)銷辦理流程（一）出差員工在出差之前需要事先填寫好《出差申請(qǐng)單》，上面要注明部門名稱、出差人姓名、出差時(shí)間、出差地點(diǎn)、出差事由、出差往返要乘坐交通工具、及預(yù)計(jì)出差所需的資金（若所需資金超過2000元的應(yīng)提前一天通知財(cái)務(wù)部備款），經(jīng)所在部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可進(jìn)行出差。（二）出差員工在返回公司后，必須將整理好的有效單據(jù)交所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，再經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核無誤之后，方可報(bào)銷差旅費(fèi)。出差人員返回后的所有報(bào)銷，不允許累加或者拆分報(bào)銷。（三）報(bào)銷的所附原始單據(jù)必須真實(shí)、可靠，并與發(fā)生的費(fèi)用相互對(duì)應(yīng)，所有需要報(bào)銷的差旅費(fèi)用應(yīng)按照以下流程來進(jìn)行報(bào)銷。填寫出差申請(qǐng)單填寫出差申請(qǐng)單部門主管審核同意部門主管審核同意財(cái)務(wù)部審核，預(yù)支差旅費(fèi)用財(cái)務(wù)部審核，預(yù)支差旅費(fèi)用出差回來，整理發(fā)票出差回來，整理發(fā)票部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字財(cái)務(wù)部審核，報(bào)銷差旅費(fèi)用財(cái)務(wù)部審核，報(bào)銷差旅費(fèi)用圖1差旅費(fèi)報(bào)銷辦理程序2.2差旅費(fèi)報(bào)銷制度標(biāo)準(zhǔn)長沙市酉訊信息科技有限公司對(duì)出差會(huì)發(fā)生的補(bǔ)助費(fèi)、住宿費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)明細(xì)具體包括如下：差旅費(fèi)費(fèi)用包括以下內(nèi)容：住宿費(fèi)餐飲費(fèi)（3）交通費(fèi)（4）特殊補(bǔ)助（如通訊費(fèi)、包裹寄存費(fèi)等雜費(fèi)）（二）公司各員工出差報(bào)銷具體標(biāo)準(zhǔn)（1）住宿費(fèi)：eq\o\ac(○,1)如果是客戶單位有免費(fèi)提供住宿服務(wù)的，不予報(bào)銷；若不提供的，按實(shí)際出差在外住宿天數(shù)發(fā)生的金額，憑住宿發(fā)票報(bào)銷。（2）餐飲費(fèi)：eq\o\ac(○,1)如果是客戶單位有免費(fèi)提供餐飲服務(wù)的，就不予報(bào)銷；若不提供的，則按實(shí)際發(fā)生的金額報(bào)銷，但是每人每天最多不超過50元，超過部分自理。eq\o\ac(○,2)計(jì)算出差天數(shù)的方法。表1出差天數(shù)的計(jì)算方法出差當(dāng)天發(fā)車時(shí)間返回公司駐地的時(shí)間上午11點(diǎn)之前下午17點(diǎn)之前上午11點(diǎn)之后下午17點(diǎn)之后算一天算半天算半天算一天（3）交通費(fèi)：eq\o\ac(○,1)乘坐火車按硬臥(含硬臥)，動(dòng)車、高鐵以下標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。按實(shí)際乘坐火車票進(jìn)行支付，有明確的出發(fā)地至目的地，與實(shí)際出差相符。主管級(jí)別可以乘坐高鐵動(dòng)車，普通員工則只能乘坐火車出行。eq\o\ac(○,2)乘坐出租車的，按前往目的地的實(shí)際里程，主管級(jí)別，按實(shí)際發(fā)生的金額憑票報(bào)銷；普通員工按20元/次計(jì)算報(bào)銷，超過部分自理。eq\o\ac(○,3)乘坐市內(nèi)公交車、長途汽車、地鐵等其他交通工具的，按出發(fā)地至目的地的實(shí)際費(fèi)用，可據(jù)實(shí)報(bào)銷。eq\o\ac(○,4)乘飛機(jī)需事前申請(qǐng)，得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意方可乘坐，憑機(jī)票報(bào)銷。eq\o\ac(○,5)若抵達(dá)目的地后客戶單位有免費(fèi)提供車輛接送的，不予報(bào)銷。（三）關(guān)于私事繞道的報(bào)銷規(guī)定若出差員工利用出差或者調(diào)動(dòng)職務(wù)之便，就近回家省親、辦私事，這樣所發(fā)生的的車費(fèi)不予報(bào)銷；如果之前有經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，可以報(bào)銷。在家期間其他的一切私事費(fèi)用不予報(bào)銷，嚴(yán)禁私費(fèi)公報(bào)。3長沙市酉訊信息科技有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷管理制度存在的問題長沙市酉訊信息科技有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷是嚴(yán)格按照公司的報(bào)銷流程和報(bào)銷制度在執(zhí)行，但是在實(shí)際過程中，差旅費(fèi)的報(bào)銷依然存在一些比較多的問題，具體如下：3.1差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不精確（一）有些人出差講究享受。比如在市內(nèi)距離較近，有公交地鐵直達(dá)的，有的員工卻選擇乘坐出租車出行，這樣一次他就可以報(bào)銷二十元，賺取其中的差額。由于主管級(jí)別的住宿費(fèi)和交通費(fèi)都是按實(shí)際金額報(bào)銷，有的領(lǐng)導(dǎo)住宿時(shí)會(huì)選擇比較高檔的酒店，乘坐交通工具時(shí)要選擇最舒適的方式出行，浪費(fèi)多少也不心疼，反正公司都可以報(bào)銷的想法。（二）有的人出差還想順便旅游，借工作的由頭延期返回，財(cái)務(wù)人員和領(lǐng)導(dǎo)也不清楚是不是真實(shí)的，就也按各項(xiàng)出差費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。所有數(shù)據(jù)這樣從小球滾到大球，就很大地增加了我們公司平時(shí)的成本費(fèi)用。3.2部分員工對(duì)票據(jù)要求不了解在日常出差工作中，部分的員工對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)比較欠缺、不了解，就有出現(xiàn)開回來的發(fā)票不規(guī)范、內(nèi)容不明確等情況，比如發(fā)票上的納稅人名稱和實(shí)際消費(fèi)單位不一樣，開票人說他們是同一家公司，一直都這樣開票的，沒有問題；還有的發(fā)票專用章蓋的不清晰；有的單位收據(jù)隨意的填寫，字跡有不清晰的情況。部分的員工不是很了解財(cái)務(wù)部門對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷票據(jù)的要求，就都全部受理了，然后帶回公司報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員或者部門領(lǐng)導(dǎo)審核的時(shí)候發(fā)現(xiàn)不符合要求，就不能報(bào)銷，又要退回要求重開或填寫，這樣就給公司財(cái)務(wù)部門及相關(guān)出差人員的工作帶來不必要的困擾和麻煩。3.3差旅費(fèi)報(bào)銷不及時(shí)我們公司有的員工出差時(shí)地點(diǎn)比較近，發(fā)生的差旅費(fèi)會(huì)比較小，而且有時(shí)不想去麻煩領(lǐng)導(dǎo)簽字，就會(huì)造成小球滾大球的現(xiàn)象，等到報(bào)銷金額較大時(shí)一次性報(bào)銷。碰巧當(dāng)時(shí)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)又出差去了，所以就會(huì)造成報(bào)銷單不能及時(shí)簽上字的情況，出差人員就不能按時(shí)的報(bào)銷沖賬；有的員工因?yàn)榻?jīng)常要出差，還沒有還款沖賬，又直接去執(zhí)行下一個(gè)出差任務(wù)，回來就把兩次的合在一起去報(bào)銷。雖然每次在報(bào)銷單上都有部門領(lǐng)導(dǎo)先審核后簽字，但是次數(shù)一多、時(shí)間又隔得比較長的話，領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)混淆單據(jù)或者記不清楚有的員工出差的具體情況。領(lǐng)導(dǎo)又礙于自己的面子，就直接敷衍簽字，就沒有對(duì)報(bào)銷單的內(nèi)容數(shù)據(jù)作進(jìn)一步的審核和調(diào)查，也沒有盡到審核監(jiān)督的職責(zé)。4長沙市酉訊信息科技有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)根據(jù)對(duì)市場(chǎng)合理的分析和研究，針對(duì)性的解決我們公司的差旅費(fèi)報(bào)銷制度中的不足，對(duì)癥下藥，具體問題具體分析，采取有效的措施，加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，提高員工出差的工作效率，降低公司成本支出，合理差旅費(fèi)用開支，維護(hù)好公司和員工之間的利益關(guān)系。我對(duì)公司差旅費(fèi)報(bào)銷管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)如下：4.1精確差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)范圍（一）根據(jù)我們公司平時(shí)出差地點(diǎn)的情況，制定了費(fèi)用發(fā)生明細(xì)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，所有費(fèi)用必須在限定額度范圍內(nèi)報(bào)銷，超過限額標(biāo)準(zhǔn)的部分需自理。如果出差距離較近，且有公交地鐵直達(dá)的，必須選擇乘坐公交地鐵。如果距離較遠(yuǎn)，應(yīng)該優(yōu)先選擇最簡(jiǎn)便快捷的行程及路線，不得故意繞行、無故停留（因外部因素如發(fā)生故障，沒有及時(shí)購到票等情況），若另有特殊情況，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意才可執(zhí)行。對(duì)于主管級(jí)別的各項(xiàng)費(fèi)用也制定了限額標(biāo)準(zhǔn)，不再是實(shí)報(bào)實(shí)銷。出差時(shí)所發(fā)生的住宿費(fèi)用、餐飲補(bǔ)助、市內(nèi)交通費(fèi)、制定的明細(xì)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)如下：表2直轄市報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)職務(wù)交通工具住宿標(biāo)準(zhǔn)伙食標(biāo)準(zhǔn)市內(nèi)交通費(fèi)用老板飛機(jī)/高鐵/動(dòng)車實(shí)報(bào)實(shí)銷部門領(lǐng)導(dǎo)飛機(jī)/高鐵/動(dòng)車260元/天60元/天50元/天普通員工動(dòng)車/火車220元/天50元/天40元/天表3省會(huì)城市報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)職務(wù)交通工具住宿標(biāo)準(zhǔn)伙食標(biāo)準(zhǔn)市內(nèi)交通費(fèi)用老板飛機(jī)/高鐵/動(dòng)車實(shí)報(bào)實(shí)銷部門領(lǐng)導(dǎo)飛機(jī)/高鐵/動(dòng)車220元/天50元/天40元/天普通員工動(dòng)車/火車180元/天40元/天30元/天表4縣級(jí)及以下報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)職務(wù)交通工具住宿標(biāo)準(zhǔn)伙食標(biāo)準(zhǔn)市內(nèi)交通費(fèi)用老板飛機(jī)/高鐵/動(dòng)車實(shí)報(bào)實(shí)銷部門領(lǐng)導(dǎo)飛機(jī)/高鐵/動(dòng)車160元/天40元/天30元/天普通員工動(dòng)車/火車120元/天30元/天20元/天（二）如果在出差的過程中因?yàn)樗饺嗽蜓悠诜祷兀静挥鑸?bào)銷延期發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，無故延期的按曠工處理。但是如果確實(shí)因工作的原因或者特殊原因需要延遲返回的時(shí)間，必須電聯(lián)經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的同意，才能執(zhí)行。出差員工在返回公司后更改《出差申請(qǐng)單》上的天數(shù)，帶上延期工作證明（必須有證明人的簽字），找領(lǐng)導(dǎo)簽字之后，才可報(bào)銷。4.2加強(qiáng)員工對(duì)報(bào)銷要求的認(rèn)知（一）用于報(bào)銷的所有票據(jù)必須真實(shí)合法正規(guī)，財(cái)務(wù)部門定期（每個(gè)月十五號(hào)）對(duì)所有員工進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，過程中有要求地進(jìn)行提問或者考核，加強(qiáng)他們對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷票據(jù)要求的了解，使出差員工在取得外單位開具的票據(jù)時(shí)，能夠直接看出票據(jù)是否合法、規(guī)范等。如不符合報(bào)銷要求的，就能及時(shí)地當(dāng)面要求其單位按我們的規(guī)定換開或者重開。這樣就能減少出差人員不必要的困擾，提高財(cái)務(wù)部門的工作效率。（二）出差人員從外單位取得的原始單據(jù)，若因保管不善而被盜或者遺失的，需要有原收款單位的書面證明，上面必須有經(jīng)辦人和證明人的簽字，才可報(bào)銷。4.3明確差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)限（一）公司差旅費(fèi)的報(bào)銷方式一般采取一次一清，不可以積少成多，也不能合在一起報(bào)銷。出差時(shí)間較長的要做到一個(gè)月一清，如果每個(gè)月出差次數(shù)比較多，也必須分次報(bào)銷。（二）出差員工一般在出差回到公司的五天內(nèi)到財(cái)務(wù)部報(bào)銷沖賬，最長不得超過10天。財(cái)務(wù)部門需負(fù)責(zé)監(jiān)督出差員工報(bào)銷沖賬，每7天進(jìn)行一次清查，對(duì)出差借款超過10天還沒有報(bào)銷沖賬的人員進(jìn)行催促、通報(bào)，部門領(lǐng)導(dǎo)也有責(zé)任督促；超過最長報(bào)銷時(shí)間的或經(jīng)催促仍不歸還借款的員工，次月從工資中扣還借款，而且在下次出差的時(shí)候不予借款。部門領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)報(bào)銷單審核簽字的時(shí)候必須嚴(yán)格，如果簽了字之后有出現(xiàn)問題，領(lǐng)導(dǎo)也要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣來促進(jìn)審核監(jiān)督的效果，提高出差人員及時(shí)報(bào)銷沖賬的積極性。5總結(jié)通過指導(dǎo)老師開會(huì)時(shí)對(duì)選題的分析，對(duì)整個(gè)設(shè)計(jì)的簡(jiǎn)單提示和要求，我基本了解了選題內(nèi)容，心里也有了大概的方案。本次設(shè)計(jì)針對(duì)公司差旅費(fèi)相關(guān)報(bào)銷制度中存在的問題進(jìn)行分析，查閱了資料，實(shí)施實(shí)際的解決方案，取得票據(jù)不合理、不規(guī)范的現(xiàn)象有了明顯的減少，解決了累計(jì)重復(fù)報(bào)銷的情況，制定的標(biāo)準(zhǔn)也大大節(jié)省了公司的成本，規(guī)范了員工報(bào)銷行為和費(fèi)用支出合理性，同時(shí)也滿足了企業(yè)差旅費(fèi)報(bào)銷制度的需求，加強(qiáng)了