電子商務部規(guī)章制度

歡迎您來到廣州漢明冬包有限公司（電子市務部）工作，本

手冊將幫助您了解廣州漢明并包有限公司（電子甫務部）的短軌

結(jié)構(gòu)、部門職責以及有關(guān)規(guī)章制度。

祝您在漢明并包電子商務部工作愉快!

經(jīng)2011年3月1日第一次股東會議決議暫行，本公司（電子商

務部）屬于總經(jīng)理制管理模式。公司管理體系共分成四大部分，其組

織架構(gòu)如下頁:

行政管理制度錄

第一節(jié)制定與修訂規(guī)章制度

第二節(jié)印章管理

第三節(jié)車輛管理

第四節(jié)辦公用品管理

第五節(jié)電話（IP卡）、傳真機、管理

第六節(jié)電腦管理

第七節(jié)辦公場所管理

第八節(jié)檔案管理

第九節(jié)公司行文規(guī)定

第十節(jié)文件傳閱規(guī)定

第十一節(jié)保密規(guī)定

第十二節(jié)郵件、報刊管理

第十三節(jié)固定資產(chǎn)管理制度

第十四節(jié)對外贈送禮品的管理辦法

第一節(jié)制定與修訂規(guī)章制度

一、公司根據(jù)國家法律、法規(guī)、公

司章程，結(jié)合公司實際情況和

需要，制定規(guī)章制度，以規(guī)范

各項工作程序和行為準則。

二、制定與修訂程序

管理部負責收集、整理意見并提出制定、修改意見，總經(jīng)理核準后

公布實施。

三、自管理部正式上報制定、修訂文件一周內(nèi)，總經(jīng)理應予以批示。

四、管理部負責規(guī)章制度的制定、修訂、執(zhí)行/解釋。公司各部門應共同執(zhí)行。

五、在新的規(guī)章制度或公司的單項決定公布之前，仍按本規(guī)章制度執(zhí)行。

第二節(jié)印章管理

一、印章制作

公司印章或部門印章的刻制或變更，須由用章部門遞交書面報告，經(jīng)

總經(jīng)理批準后，由管理部聯(lián)系制作。

二、領(lǐng)取制作

、印章刻制后，由管理部登記備案后交有關(guān)部門領(lǐng)取使用。登記內(nèi)容包

括：印鑒、啟用時間、使用部門與保管人等。

三、印章的保管

1.公司印章由管理部負責管理，部門印章由各部門指定專人管理.只有印章管

理人和部門負責人方可啟用.

2.各類印章應加鎖予以謹慎保管，不得隨意放置,不得隨意交給非指定人員代

管或私自外借。

四、印章適用應具備條件

1、啟用公司印章

所有文件、資料等需經(jīng)相關(guān)批準程序后方可蓋公司印章。

一般的證明、介紹信、文件資料蓋公司印章需經(jīng)管理部經(jīng)理審批；重要的證

明、文件（包括呈政府部門的報告、一切合同、擔保書等）、資料需總經(jīng)理批

準。特殊的證明、文件蓋章，需批準人在復印件簽字保留管理部。

2、啟用部門印章

部門印章經(jīng)部門經(jīng)理批準后方可啟用。

五、蓋章登記

蓋公司印章后，申請蓋章人應在《公章使用登記本》上登記。

六、印章管理員職責

1、檢查需蓋章的文件材料是否符合相關(guān)簽發(fā)批準程序,不符者，應予拒蓋。

2、蓋章前認真檢查文件內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)問題應及時向批準人反映，經(jīng)批

準人重新核準后再予蓋章。

3、保持印章清潔、印鑒清晰。

4、印章放在指定的地方，不得擅自攜帶外出。

2.駕駛員應保持車貌整潔，出車前經(jīng)檢查車輛是否達到行駛要求，如發(fā)現(xiàn)車有故障

應及時向負責人匯報，根據(jù)管理部統(tǒng)一定點安排修理。

3.若無出車任務，駕駛員應將各自負責駕駛的汽車按指定地點停放,以利于管理；未

按指定地點停放造成的事故及車輛損失，將追究個人責任，并按公司有關(guān)規(guī)定

處罰。

4.駕駛員須經(jīng)管理部同意后方可出車，若私自出車造成的傷亡事故及車輛損失，將

追究個人責任，并按公司有關(guān)規(guī)定處罰。

5.車輛使用汽油由駕駛員統(tǒng)一按管理部指定加油站加油，管理部統(tǒng)一發(fā)放加油卡,

統(tǒng)一結(jié)算，如遇特殊情況（長途出車等）需要用現(xiàn)金加油，經(jīng)管理部審核后，按有

關(guān)規(guī)定報銷。

6.駕駛員發(fā)現(xiàn)汽車需要維修故障、定期保養(yǎng)及購置汽車用品等，應事先填報汽車

費用使用申請單，由管理部簽署具體意見，報公司總經(jīng)理批準。駕駛員未在公

司指定維修廠家維修車輛，自行承擔維修費用，造成車輛損壞的，應賠償損失,

同時公司對違反者給予盤點；易耗品屬正常損耗可予以注銷，非易耗品屬無正

當理由發(fā)生的丟失的損壞，由責任人按價賠償。

7.管理部每月定期公布汽車月使用情況報表，內(nèi)容包括行駛公里數(shù)，每一百公里

耗油量，停車費用，洗車費用、故障維修費用、正常保養(yǎng)費用、購置汽車用品

費用等。此報表將作為考核駕駛員的依據(jù)之一，并作為管理部控制車輛費用的

參考。

第四節(jié)辦公用品管理

一、管理部門

管理部負責公司辦公用品的購置、保管、發(fā)放工作。

二、領(lǐng)用計劃與購置

各部門每周五前應擬定下周辦公用品領(lǐng)用計劃表，經(jīng)部門經(jīng)理審核，報管理部審

批，管理部依審批結(jié)果購置辦公用品。

三、領(lǐng)取時間、手續(xù)

每周一為辦公用品領(lǐng)取時間，各部門由內(nèi)勤人員統(tǒng)一領(lǐng)取。

四、愛護辦公用品

公司員工應妥善保管、合理使用辦公用品，杜絕浪費。

五、非易耗辦公用品

再領(lǐng)非易耗品以舊換新。調(diào)換工作崗位或離開公司應將非易耗辦公用品退還，遺

失照價賠償。

六、印制名片

1.印制名片需由職員申請,部門負責人核準后報管理部統(tǒng)一印刷。

2.職員名片采用統(tǒng)一格式，按公司規(guī)定職務、職稱印刷。

3.名片印制后，管理部通知有關(guān)人員辦理簽領(lǐng)手續(xù)。

4.員工離開公司或職務變化應將剩余名片交還管理部，不得繼續(xù)使用。

第五節(jié)電話（IP卡）、傳真機、管理

一、管理部門

管理部負責各種電話（含IP卡）、傳真機等管理事宜。

二、電話管理

1.公司各部門所需電話及無線對講機均由IT部負責采購和配備。

2.話機使用者應妥善保管，發(fā)現(xiàn)故障不得自行拆卸，應由管理員聯(lián)系專業(yè)人員檢查

維修。

3.不準利用通訊工具閑聊或談論保密事項。

4.長途電話密碼有專人管理，掌握長途電話密碼者只限于工作使用,不得將密碼告

訴他人。

5.長途電話需要在《電話登記本》上登記。

6.電訊管理員發(fā)現(xiàn)公司本月話費或單機話費異常，應及時進行查詢,并向部門經(jīng)理

報告，對違規(guī)者,負責提交處理意見。

三、電話IP卡的管理

1.公司所需的電話IP卡由管理部負責選購，各部門向電訊管理員領(lǐng)取，用完的IP

卡需交還IT部電訊管理員查備。

2.撥打長途電話，如與已開通IP的電話的國家和地區(qū)、國內(nèi)城市通話，必須用

電話IP撥打，以節(jié)省辦公費用。

四、傳真機的管理

1.擬寫傳真文件必須認真嚴謹，符合規(guī)范。

2.傳真文件必須與工作有關(guān)并經(jīng)部門經(jīng)理批準。

3.使用傳真機后，應在《傳真文件登記本上》登記，傳真件應存檔備查。電訊管

理員月終將費用分部門結(jié)算。

4.傳真來件需登記、簽收。

五、故障

外單位、員工借用電話、IP卡、傳真機發(fā)送個人資料，需經(jīng)管理部批準，

并收取費用。

六、附則

凡盜用或利用長途電話密碼，電話IP卡、電子信箱上網(wǎng)，用于非工作需要

的通話、通信，將依公司獎懲規(guī)定給予警告、罰款直至除名。

第六節(jié)電腦管理

一、管理部門

IT部負責對公司所有電腦及其外部設備和軟件系統(tǒng)進行統(tǒng)一購置和管理。

二、管理規(guī)則

1.電腦主機、電源、保險等硬件設備應妥善保管，操作人員應嚴格按照電腦操作

規(guī)范開、關(guān)機器，注意開機前的檢查，加強機械養(yǎng)護，保證正常操作運行。

2.各類電腦、外部設備和軟件屬公司財產(chǎn)，必要時公司交重新分配使用。IT部

建立各臺電腦的檔案，并負責管理。必要時有權(quán)調(diào)用、查核公司的每一臺電腦。

3.因工作需要配置電腦及附屬設備的部門，應書面報告IT部，IT部進行核查，

提出調(diào)配意見或購置申請，獲準后由IT部指定的電腦主管人員負責選型購置。

4.配備在各部門使用的電腦，由部門經(jīng)理指定培訓合格的職員任該機主要操作員,

負責該機的日常維護和保養(yǎng)。其它人員因工作需要使用電腦時，須經(jīng)操作員同

意。

5.電腦出現(xiàn)故障，操作員須立即報告IT部，使用部門應主動配合維修事項。

6.電腦隨機配置的參數(shù)、軟件不許擅自改動，若有較大幅度的修改，如硬盤重新

格式化、重要軟件刪除等須書面報告IT部，并存檔備查。

7.必須為重要文件添加密碼，定期整理個人資料，并做備份；經(jīng)常擦拭電腦設備

的殼，注意保持電腦周圍環(huán)境的整潔。

8.每月n部定期對電腦系統(tǒng)、各部門重要文件備份、電腦保潔等進行檢查；不

定期對電腦系統(tǒng)進行設備檢修，以保證系統(tǒng)的安全運行和穩(wěn)定運行。

9.IT部及各部門電腦使用人員對公司網(wǎng)絡資料及電腦文件負有保密義務，遵守

保密規(guī)定。

三、電腦保密規(guī)定

1.各個部門必須為部門的電腦設定開機口令，定期修改開機口令帳號和密碼。

2.嚴禁將開機口令隨意告知他人。

3.非本部門人員未經(jīng)同意，嚴禁隨意上機。

4.為安全起見，在不使用或暫時離開電腦時，請將正處理的文件關(guān)閉。

5.未經(jīng)許可，嚴厲禁止隨意打開電腦機箱、或?qū)﹄娔X及其外部設備進行任何物理

上的改變及電腦及外部設備借給非公司人員使用。

6.禁止上班時使用與工作無關(guān)的軟件。

7.未經(jīng)許可，不得隨意進入機房。

四、網(wǎng)絡的管理

1.電子信箱、上網(wǎng)由IT部網(wǎng)絡管理員進行統(tǒng)一規(guī)劃設置，密碼有網(wǎng)絡管理員統(tǒng)一

管理。

2.公司所配置的互聯(lián)網(wǎng)是為員工提供查閱與工作相關(guān)的網(wǎng)絡資料、信息以及互聯(lián)

網(wǎng)通訊的工具，為加強公司互聯(lián)網(wǎng)的使用管理，提高公司互聯(lián)網(wǎng)的使用效率，

保障公司局域網(wǎng)上網(wǎng)速度，員工必須嚴格遵守有關(guān)規(guī)定。

3.公司的服務器，貯存公司全面業(yè)務活動數(shù)據(jù)和重要材料，非操作人員嚴禁擅自操

作。

4.所看上網(wǎng)者必須嚴格遵守《計算機信息系統(tǒng)國際互聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》和

《廈門市計算機信息系統(tǒng)安全保護暫行辦法》。

5.上班時間內(nèi)員工必須做好本職工作，在工作完成情況下方可上網(wǎng)收集所需的信息

資料。

6.上網(wǎng)人員一經(jīng)完成瀏覽、下載信息，必須及時關(guān)閉所有網(wǎng)站，保障局域網(wǎng)上網(wǎng)

速度。

7.員工不得利用公司互聯(lián)網(wǎng)從事以下活動，一經(jīng)發(fā)現(xiàn),由其部門負責人對其進行批

評教育;累計達三次者，由公司通報批評,并按有關(guān)規(guī)定處理。

(1)在上班時間利用公司互聯(lián)網(wǎng)瀏覽與本職工作無關(guān)的網(wǎng)站、或進行網(wǎng)上聊

天等與工作無關(guān)的活動；

(2)在上班時間上網(wǎng)查詢股市行情者。

8.各部門責任人應負責本部門人員的教育和監(jiān)督工作,引導其充分利用與本崗位業(yè)

務有關(guān)的網(wǎng)上信息資源。

9?凡因不正確使用計算機網(wǎng)絡，參照公司有關(guān)規(guī)定依情節(jié)輕重，給予不同程度的處

分，直至除名。

五、電腦管理處罰細則

1.未經(jīng)許可擅自安裝軟件的初犯者以口頭警告；若造成電腦感染病毒的，將通報

批語，若造成公司網(wǎng)絡感染病毒的，將自行承擔由此而引起的所有后果，

嚴重者將以除名處理；

2.未經(jīng)授權(quán)擅自盜取參數(shù)利用電腦上網(wǎng)聊天或利用授權(quán)上網(wǎng)查閱黃色網(wǎng)站并且在

上班時間玩各種游戲的，發(fā)現(xiàn)一次罰款人民幣100元；

3.未經(jīng)許可擅自拆裝電腦及外設備的，并造成電腦設備損壞或影響部門工作開展

的，將承擔由此而引發(fā)的一切后果，嚴重者以除名處理；

4.未經(jīng)許可將電腦及外設擅自帶給非公司人員使用的，將承擔由此而引發(fā)的一切

后果，嚴重者以除名處理；

5.未經(jīng)許可擅自進入電腦總機房，擅自操作機房電腦查閱有關(guān)資料的，以除名處理;

7.IT部例行檢查中要求使用者更正現(xiàn)有的問題（例如電腦保潔、、、）在限期內(nèi)不執(zhí)

行的，將通報批評。

8.未經(jīng)許可擅自復制資料引起公司機密泄露的，公司有權(quán)依情節(jié)輕重，給予不同

程度的處分，直至除名。

第七節(jié)辦公場所管理

一、保安工作

辦公樓保安由大樓物業(yè)管理處負責，管理部負責公司內(nèi)部安全防范和對外聯(lián)系。

二、總臺值班

設立總臺值班員，守衛(wèi)公司大門，防火防盜，保護公司財產(chǎn)。負責外來電話的接

受、登記與處理，來訪人員的接待，人員出入的登記，郵件的收發(fā)。

三、風紀儀容

1.公司辦公樓工作的員工，需按公司的要求佩帶工作卡，衣著整潔端莊，保持良

好的儀容、儀表，上班時間不得穿無領(lǐng)T恤、短褲、拖鞋、男式?jīng)鲂瓦\動鞋。

服務人員按規(guī)定統(tǒng)一著裝。

2.員工在各種場合，以端莊、灑脫、精干的形象出現(xiàn)，談吐文雅，坐立行姿規(guī)范。

3.以誠待人，以善交友。與同事、客人主動招呼，時時保持微笑。

四、工作秩序

1.遵守國家的各項法律、法規(guī)、政策和公司的各項規(guī)章制度。

2.熱愛企業(yè)，發(fā)揚努力工作的敬業(yè)精神，堅守崗位，工作積極，主動，不斷提高

自己人的業(yè)務水平和工作能力。

3.不斷改進工作，提高工作效率，服從領(lǐng)導，服從管理，自覺維護公司信譽和形

象。

4.上班按時進入崗位，外出辦事應交待。上班時間不得喝酒，因業(yè)務應酬，酒后

失態(tài)者，禁止進入工作崗位。駕駛員當班期間不得喝酒，違者予以除名。

5.工作時間非工作需要，不得隨意串崗，不得閑聊、喧嘩、嬉鬧。

6,接聽或撥打電話，須談話禮貌，長話短說，不得撥打與工作無關(guān)的信息臺或打

私人電話。

7.未經(jīng)許可，不得私自翻閱非自己管理的文件、資料及書籍。

8.未經(jīng)許可，不得動用非自己專用的電腦設備。

9.報紙、雜志只供休息時間閱覽，非工作需要，上班時間不得翻閱報紙、雜志。

不得私自將書報帶回家。

10.長途電話、傳真與復印文件資料，需經(jīng)管理部總臺同意，撥打長途電話、傳真

與復印后應登記。傳真機長途加密管理，電訊管理員下班應鎖機，上班開機。

私人傳真和復印資料，應事先經(jīng)管理部同意，并交納紙張成本費和傳真費。

五、安全管理

L公司所有員工須樹立安全意識，杜絕火、盜、傷等惡性事故發(fā)生。

（1）員工不得攜帶易燃易爆等危險品進入辦公大樓，更不得擅自在大樓內(nèi)使用明

火、焚燒物品，特殊情況需要使用明火，需經(jīng)管理部批準，并備好滅火器。

不在靠近火、電源處堆放雜物。發(fā)現(xiàn)各種隱患時向管理部報告。

（2）任何人不得擅自移動及動用滅火器材、火警按鈕。

（3）新員工需接受有關(guān)消防措施，電器設備的使用培訓。

（4）電源開關(guān)及照明電器設備故障均報告管理部，由管理部派專業(yè)人員進行維修,

非專業(yè)人員不得進行操作。

（5）員工下班前須認真檢查本崗位辦公場所的設備安全，切斷各類設備電源，總

臺值班人員下班前應總巡查。

（6）發(fā)現(xiàn)火警要保持鎮(zhèn)靜，迅速撥動附近火災報警器，呼喚援助并及時撥打基礎

119火警電話，注意準確報告起火位置、燃燒物品等，接到疏散通知后，切

勿搭乘電梯，應從容打開消防通道，由安全梯轉(zhuǎn)移。

C7）除電工外，其它員工嚴禁在電源裸露附近作業(yè)或站立。

（8）管理部應定時對消防及電器設備進行檢查，消除隱患。

（9）上、下班人員一律從電梯大堂通道門口出入，領(lǐng)導層區(qū)域未經(jīng)許可不得隨便

進入。除緊急情況，任何人不得走消防通道。

（10）員工上下班時應將重要資料和貴重物品放置專櫥柜內(nèi)，個人貴重物品不要

存放辦公場所過夜。上班時間若遇員工親朋好友探訪，可在會議室接待；

但時間不得超過30分鐘。

（11）下班后，員工延時工作，需向總臺報告登記，但不得進入其它部門工作場

所。

2.發(fā)現(xiàn)被盜應保護現(xiàn)場，并立即通知部門經(jīng)理和管理部，在事故未處理前，應作

好保密工作。

3.節(jié)假日值班;由管理部統(tǒng)一負責安排，值班人員負責接聽電話，接待來客來訪、

并作好值班記錄。

六、衛(wèi)生管理

1.員工有義務保持辦公場所整潔、舒適。

2.保持辦公桌椅、文具等辦公用品擺放整體。

3.不隨地吐痰、不亂扔紙屑等雜物，不亂倒茶渣，煙等。

4.保持廁所清潔無味，衛(wèi)生紙用后應投入指定的紙縷，不向各種管道亂扔雜物，

以防管道堵塞。

5.不在辦公室內(nèi)存放食品，以防止滋生或引致老鼠、蒼蠅和蟲害。

6.各部門辦公室內(nèi)禁止吸煙，吸煙者只能在指定的地點，禁止在辦公區(qū)域用餐。

7.節(jié)約使用衛(wèi)生紙，不得用于擦手，擦桌子等。

8.辦公場所未經(jīng)許可不準擅自張貼廣告,宣傳畫及標語，不隨意堆放或懸掛物品。

七、布局與客人來訪

1.辦公室的分割、劃分、分配、布局和裝潢風格由公司統(tǒng)一規(guī)劃，未經(jīng)允許不得

擅自改變辦公室的布局。

2.辦公位置及設備由公司分配，任何人不得隨意轉(zhuǎn)移位置。

3.員工午休，只限于辦公場所休息，禁止在會議室、培訓室臥睡。

4.辦公樓內(nèi)會議室，接待室等公用場所統(tǒng)一由管理部管理，所有來訪客人需經(jīng)總

臺安排引見方可進入辦公室，請勿讓其私自入內(nèi)。

八、辦公場所搬遷

1.辦公場所物品的搬出與遷入須由管理部負責協(xié)調(diào)。

2.搬遷過程中應確保公司財產(chǎn)和文件資料不受損失。

九、社區(qū)關(guān)系

1.公司所有員工須處理好與大樓物管處及社區(qū)內(nèi)各單位的相鄰關(guān)系，維護祥和氣

氛。

2.公司管理部負責保障辦公場所的水、電、氣、停車場等良好運轉(zhuǎn)。

十、附則

L公司員工除遵守本規(guī)定外，還須自覺遵守《蓮花廣場用戶守則》，服從物業(yè)管理

公司的管理，各部門經(jīng)理有責任督導本部門員工認真執(zhí)行。

2.違反本規(guī)定將視情節(jié)輕重給予批評、罰款、警告、除名之處分。

第八節(jié)檔案管理

一、管理部門

公司檔案工作由管理部管理，各部門指定人員負責木部門形成的文件資料的收集、

整理、建檔工作。

二、公司文件、材料的歸檔范圍

1.公司或相關(guān)子、分公司的設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清

算等方面的文件材料（包括公司章程、投資各方簽訂的合資合同、協(xié)議等）；

2.董事會形成的決議、決定、會議記錄、紀要等文件材料；

3.行政管理中形成的工作計劃、總結(jié)、報告、重要提示、批復、各種年檢、登記、

會議記錄、紀要、年度及月份工作報告、匯報等文件材料；

4.人事、勞動工資、福利、獎懲、安全保衛(wèi)、法律事物、教育宣傳、培訓、信息

檔案等方面的文件材料；

5.財務會計、審計、統(tǒng)計等工作中形成的文件材料；

6.項目開發(fā)計劃、報批、經(jīng)營過程中形成的文件材料（包括文字、聲像材料）；

7.項目報價、預算、招投標資料；

8.項目經(jīng)營方面的文件材料；

9.產(chǎn)品銷售方面的文件材料；

10.以公司名義印發(fā)的重要文件以及報呈政府部門的報告和批復；

11.政府分發(fā)、本公司應貫徹執(zhí)行的法律、法規(guī)、通知等；

12.所屬基層單位、相關(guān)單位來往文件材料；

13.報刊雜志上刊登的有關(guān)本公司情況的文章、材料的剪報；

14.公司高層及各部、室、子/分公司工作人員和負責人員，以公司名義參加上級

召開的各種會議文件資料、錄音、錄像、照片等載體、出國考察等項目、合同

協(xié)議及情況匯報資料等；

15.與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書、意向書、照片等資料。

三、歸檔的基本要求

1.政府有關(guān)部門發(fā)文的文件、批文、批復、證書等，收文后立即交管理部文檔

管理員登記和編號，原件由檔案室統(tǒng)一管理；

2.以公司名義發(fā)文的文件會議紀要，管理部檔案室一律存檔；

3.新項目經(jīng)營檔案管理部檔案室保存一份；

4.公司各部門形成的文件材料，由本部門兼職檔案人員負責收集、整理和建檔，

納入公司檔案室統(tǒng)一管理范疇，任何個人不得據(jù)為己有；

5.歸檔的文件材料必須用原件，作到完整、準確、齊全（包括正本與定稿、請

示與批復、正文和附件等）

6.歸檔的文件材料要求紙質(zhì)優(yōu)良、字跡牢固、書寫工整，不準使用鉛筆、圓珠

筆、紅墨水等易褪色的書寫工具；

7.歸檔的文件材料應符合國家公文規(guī)范要求，簽署手續(xù)應完備。

四、文件材料歸檔時間

L各部門管理工作中形成的文字材料，由部門兼職檔案管理人員收集、

整理、立卷、裝訂、建檔，與第二年第一季度完成；

2.會計檔案由財務部按歸檔要求負責整理、立卷、裝訂成冊，在財務部

保管二年，期滿后由財務部編造清冊移交管理部檔案室；

3.項目經(jīng)營檔案由負責部門整理一套完整的檔案交管理部檔案室；

4.工程報價、招投標完成后整理、建檔，密封后移交管理部檔案室；

5.產(chǎn)品銷售檔案由銷售部收集、整理、建檔、保管，每年度整理一份完

整的檔案交管理部檔案室存檔。

五、檔案的管理

1.公司所形成的各類檔案，按照國家標準規(guī)范進行科學的分類、整理、編目。

2.根據(jù)檔案的實際希值和國家有關(guān)規(guī)定，檔案保管期限為永久、長期、短期

三種。

3.后檔就有關(guān)文件、批文，政府有關(guān)部門需要收回原件的，領(lǐng)用時列出文件

清單報總經(jīng)理批準，原件復印留存并注明原件的用途，去處，連同收回文

件回執(zhí)一起存檔。

4.檔案應存入專用檔案柜和需持單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準.如果復印檔

案資料，應按規(guī)定價格付款.

六、檔案的鑒定

公司對保管期滿的檔案進行鑒定，鑒定工作由總經(jīng)理專業(yè)人員和檔案保管人員組

成鑒定小組負責，對于失去保存價值列出銷毀清單，報董事會批準后銷毀，銷毀

清單

七、閱借檔案

1.公司職員查閱檔案需本部門經(jīng)理批準后報管理部批準，必需在管理部指定的

地點查閱，并在（檔案借閱登記本）上登記；

2.查閱或借出公司保密檔案需總經(jīng)理批準；

3.檔案資料原則上不準借出的，如需借用出辦事，必須辦理檔案交接清單，于

借閱當天歸還。

4.外單位查閱或索取檔案資料，需持單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準。如需復印

檔案資料，應按規(guī)定價格付款。

5.復印公司檔案，需報本部門經(jīng)理批準，經(jīng)管理部審批，由檔案管理員操作，

按所需分數(shù)復印，不得多印。

八、有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，給予行政處分或處罰；造成損失的，根

據(jù)檔案的價值和數(shù)量，責令賠償；構(gòu)成犯罪的，應當依法追究當事人的責任。

1.損壞、丟失或擅自銷毀應當歸檔保存的文件材料；

2.涂改、偽造檔案；

3.私自出賣、盜賣檔案；

4.擅自占有和非法攜帶檔案出境；

5.檔案工作人員玩忽職守造成損失。

九.保密

查閱、借出檔案應嚴格遵守公司的保密規(guī)定。

第九節(jié)公司行文規(guī)定

一、公司行文規(guī)定

1.以公司名義對外發(fā)文文件，首頁用公司印制的文件會稿箋擬定、會簽，并注明

打印份數(shù)，主送、抄送單位、文件密級等，送管理部編寫文件、打印、蓋章。

若有抄送，文件末尾注明，文件首頁須打印在印有公司標志的稿紙上，文件會

簽稿及正本一份由管理部存檔。

2.以公司名義對內(nèi)發(fā)文或以部門名義對內(nèi)發(fā)文文件，不必使用文件會稿箋，直接

在文件首頁稿頭打印擬搞、核稿、簽發(fā)格式，由擬稿、核稿、簽發(fā)人簽名。公

司文件文號由管理部編寫，部門文件文號由各部門自行編寫（參考文檔管理代

碼建立文檔號及日期）。

3.公司內(nèi)部下級向上請示，報告，按行文格式，不必蓋章。

4.有關(guān)會議紀要擬稿、簽發(fā)、發(fā)文規(guī)定如下：

（1）會議紀要須寫出時間、地點、主持人、出席、記錄、報送等內(nèi)容；簽發(fā)、會

稿、核稿、及報送直接擬在紀要的正文前。會議紀要須分發(fā)給每位與會者及公司

領(lǐng)導，并抄送相關(guān)人員。

（2）部門會議紀要由部門經(jīng)理簽發(fā)，部門自行編寫部門文件字號、發(fā)文；

（3）兩個部門以上參加的工作會議及周會，由主持會議的部門記錄、擬稿，主持

會議的部門經(jīng)理會稿，分管副總簽發(fā)，由管理部編寫公司文件字號、發(fā)文。

（4）總經(jīng)理會議由管理部記錄、擬稿，由管理部編寫公司文件字號、發(fā)文。（待

定）

（5）董事會紀要、董事會決議由總經(jīng)理指定人員擬寫，董事會成員簽字核稿、會

稿，副董事長或總經(jīng)理簽發(fā)。

（6）對外傳真文件首頁必須用統(tǒng)一格式或用公司統(tǒng)一印制的傳真紙擬定。

二、公司文件字號分為以下四類：

1.公司發(fā)文字號：邁迪斯字[]XXX號

2.董事會發(fā)文字號：邁迪斯董事會字[]XXX號

3.公司會議紀要發(fā)文字號：邁迪斯會字[]XXX號

4.總經(jīng)理會議紀要發(fā)文字號：邁迪斯總字[]XXX號

三、公司各部門文件字號分為如下：

1.公司管理部發(fā)文字號：邁迪斯乂字[]XXX號

2.公司營銷部發(fā)文字號：邁迪斯S字[]XXX號

3.公司經(jīng)營部發(fā)文字號：邁迪斯人字[]XXX號

四、文件打字規(guī)定

管理部負責以公司名義發(fā)文文件的文號編寫及打印工作，送管理部打

印的文件需符合以下規(guī)定：

1、擬稿人已簽名，并注明打印份數(shù)、主送、抄送單位、文件密級等。

2、有關(guān)人員已核稿、會稿并簽字，副董事長或副總經(jīng)理己簽發(fā)。

其他部門如有條件，可依上述規(guī)定自行打字，正本交管理部存檔。保密文件

按保密規(guī)定執(zhí)行。

五、提前遞交文件

需管理部打印的文件應提前遞交，急件應注明。

六、校對

文件打印后由擬稿人負責校對并簽名。

七、復印、分發(fā)。

校對無誤后由擬稿人負責復印、分發(fā)。

八、外單位打印文件

外單位要求公司打印文件需經(jīng)管理部批準。

九、原稿、正本各存檔一份。

第十節(jié)文件傳閱規(guī)定

一、管理部負責上交文件，除下列文件外，公司其他一切生產(chǎn)、經(jīng)營管理文件由

管理部呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理：

1財務報表.

2.純屬技術(shù)通單一問題的請示；

3.副董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理專門交代可直接呈交的文件。

二、保密文件

呈交部門應注明“保密”字樣，直接交管理部。

三、急件

呈交部門應注明“急件”以便盡快審核與上交。

四、行政部門責任

1.通過審核文件，掌握公司的經(jīng)營情況，協(xié)助公司高層工作

2.依情況，對文件提出意見供公司高層參考，擬出提示、摘要、匯總、

編撰，以利于高層審閱。

3.核公司內(nèi)部文件夾是否符合行文規(guī)范,必要時可申請有關(guān)部門適當修

改。

4.對發(fā)生往外單位的文件進行文字把關(guān)，審核是否符合公司章程及規(guī)章

制度的規(guī)定、必要時，做適當修改。

5.及時將文件上交高層的批示。

6.傳達、落實高層的批示。

7.嚴守機密，保密文件夾接手人員嚴格控制在副董事長、總經(jīng)理、管理

部、檔案管理員范圍內(nèi)。

五、呈閱程序

1.呈交部門需填寫《文件閱辦單》或《文件批示單》，在傳文薄上登記

后將文件交給管理部行政秘書。

2.管理部行政秘書審核后及時將文件上交高層，必要時，文件傳閱至各

部門。

3.高層領(lǐng)導之間互相傳閱文件，并在閱辦單或批示單上批示，簽字，全

部審閱后，通知呈交部門收回。

4.管理部行政秘書負責將高層領(lǐng)導的批示通知有關(guān)部門，并將批示落實

情況向高層領(lǐng)導匯報。

第H^一節(jié)保密規(guī)定

一、密級劃分

保密密級分為秘密、機密和絕密三種。

二、密級確定

1.秘密、機密事項的密級由相關(guān)部門經(jīng)理確定

2.絕密事項的密級由副董事長、總經(jīng)理確定。

三、掌握人員

L秘密事項由相關(guān)部門人員、管理部文秘員和部門經(jīng)理以上級別人員

掌握。

2.機密事項由相關(guān)部門的相關(guān)主辦、管理部文秘主辦和部門經(jīng)理以上

級別人員掌握。

3.絕密事項由相關(guān)部門經(jīng)理總經(jīng)理掌握。

4.電腦操作管理員對本機內(nèi)存資料、網(wǎng)絡資料均負有保密權(quán)利及義務。

四、注明密級

呈交保密文件應在文件的右上角注明密級。

五、保密文件的傳閱

1.秘密、機密文件根據(jù)《文件傳閱規(guī)定》由管理部行政秘書負責呈交

總經(jīng)理層傳閱。

.3,各部門月報由管理部負言呈交總經(jīng)理層傳閱，屬傳閱的數(shù)字不可填

寫。

六、保密檔案的署閱

查閱保密檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準，辦理登記手續(xù)，在指定場

所查閱，不準外借。查閱時遵守檔案管理規(guī)定，不得泄密。

七、保密守則

1.不該說的機密絕對不說；

2.不該問的機密絕對不問；

3.不該看的機密絕對不看；

4.不該記的機密絕對不記；

5.不在非保密記錄本上記錄機密；

6.不在私人通信、電子郵件中涉及機密或利用網(wǎng)絡竊取機密；

7.不在公共場所談論機密；

8.不在家屬子女、親友面前談論機密；

9.不在不利于保密的地方存放機密文件、資料；

10.不在普通話、無線電話、明碼電報傳達機密事項；

11.不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所；

12.不在同事之間談論、打聽、泄露工資、獎金事項。

八、泄密處罰

部門經(jīng)理對本部門的保密工作負責，如出現(xiàn)泄密事項，視

情節(jié)輕重對泄密者及其部門給予處罰。

第十二節(jié)郵件、報刊管理

一、郵件

1、郵件由總臺領(lǐng)取、登記

2、私人郵件由收件人向總臺簽領(lǐng)；

3、副董事長、總經(jīng)理的外來郵件由行政部秘書向總臺簽領(lǐng)；

4、電報由總臺立即通知收件人簽領(lǐng)。

二、報刊

1.公用報刊由管理部訂購，各部門認訂報刊須經(jīng)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理

批準；

2.公司及個人訂閱的報刊，由總臺登記、分發(fā)。收件人必須按規(guī)定辦理

簽領(lǐng)手續(xù)。

3.公司報刊可先由管理部部指定人員瀏覽，摘取有價值的資料后通知有

關(guān)部門簽領(lǐng)，其中書籍類應由管理部加蓋公司藏書章，有關(guān)部門應當

妥善保管，并依通知交行政存檔。

第十三節(jié)固定資產(chǎn)管理制度

一、節(jié)約公司的運營成本，提高經(jīng)濟效益為宗旨。

二、據(jù)公司固定資產(chǎn)的特點，加強固定資產(chǎn)采購、領(lǐng)用、保管、交接、清理各個

環(huán)節(jié)的管理。

三、中所稱的固定資產(chǎn)包括土地、房屋及設備、機器、運輸設備及其它生產(chǎn)、辦

公設備等非易耗品全部列入固定資產(chǎn)價值管理。

四、管理部為公司固定資產(chǎn)經(jīng)營部門，負責統(tǒng)一編號、資產(chǎn)調(diào)配并對其分管資產(chǎn)

作妥當管理。

五、管理部資產(chǎn)管理應根據(jù)公司固定資產(chǎn)的使用范圍，設置相應的固定資產(chǎn)分類

帳，記載各項資產(chǎn)的使用情況及現(xiàn)行價值。公司各部門主管負責其部門固定

資產(chǎn)的管理工作。

六、固定資產(chǎn)的采購、驗收

1.固定資產(chǎn)的采購部門是公司的管理部。

2,需采購固定資產(chǎn)的部門先填寫“固定資產(chǎn)采購單”，填明請購買部門的名稱、請

購單編號、請購材料的名稱、規(guī)格說明、請購數(shù)量、預估金額、采購時間、存

放地點等；經(jīng)申請部門主管審核后的“固定資產(chǎn)請購單”提交管理部，由其審

查材料名稱和規(guī)格是否正確，有無其它共有同樣功能，而價格較低廉的材料或設

備可以代替使用，并在請購單上會簽意見。然根據(jù)預估金額,按開支的具體規(guī)定辦

理,列入當月辦公物品采購計劃匯總表.采購計劃匯總表需經(jīng)分管副總?總經(jīng)理或

副董事長（權(quán)限待定）批準后，方可購買，未經(jīng)批準不得預先購置。

3.采購部門經(jīng)辦人員應先進行詢價比價，至少有三家或三家以上供貨商提供報價，

選擇同類產(chǎn)品中價廉物美者采購。并與多次合作的供貨商簽定供銷合同，采購

主管部門應定期對供貨商的信譽進行評估，以此建立長期往來關(guān)系，節(jié)約采購

成本。外地子/分公司需自行采購的物品，應由子/分公司負責人及文秘或三人同

行，進行詢價、比價、采購。對于已購置的物品，報銷時應附詢價比價資料作

為附件，供公司管理部、財務部審核時校對。

4.采購部門簽訂的采購訂單，經(jīng)供方承諾答認后，采購經(jīng)辦人應按時催促供方采

取措施，保證在約定的交貨日期及時交貨。

5.采購部門與請購部門經(jīng)辦人員共同負責到貨驗收，應填寫“固定資產(chǎn)驗收單”

并簽字，根據(jù)訂購單的訂購數(shù)量及型號確認采購物品完整、安全到貨。

七、入庫及出庫管理

1.報銷

（1）經(jīng)辦人員將“固定資產(chǎn)驗收單”交辦公室存檔并填置“固定資產(chǎn)卡片”

按固定資產(chǎn)的類別統(tǒng)一負責分類編號?？ㄆ皇絻煞荩晒芾聿亢拓?/p>

務室各存檔一份。

（2）采購部將需報銷單據(jù)附固定資產(chǎn)卡片按照采購部門主管審批一財務部

會計員一分管領(lǐng)導/第一責任領(lǐng)導核準的程序?qū)徟?/p>

（3）審批后的票據(jù)交由出納員進行核銷貨款（由財務部門按購貨合同支付

款項，一般采購用轉(zhuǎn)帳或電匯，不直接現(xiàn)金支付）。

（4）公司內(nèi)部資產(chǎn)領(lǐng)用由管理部資產(chǎn)管理員統(tǒng)一管理，并做好資產(chǎn)轉(zhuǎn)換、

轉(zhuǎn)移記錄。

各部對物品的轉(zhuǎn)換與調(diào)配應填寫“固定資產(chǎn)變動單”報經(jīng)管理部門及總經(jīng)理

或副董事長審批，一式兩份，管理部和財務室各存一份。

2.保管

I、按照固定資產(chǎn)類別分級分口保管。

n、公司管理部應對公司及各子分公司所有資產(chǎn)的使用情況保管人有

明確詳實的記錄。

印、固定資產(chǎn)由部門共同使用的由部門負責人保管，個人使用的由使用

人負責保管；管理部應建立臺帳分門別類進行管理.總經(jīng)理應對資

產(chǎn)的進出進行審核確認。

IV、領(lǐng)用者是物品的直接保管人，負有維護領(lǐng)用物品安全的責任，應隨

時注意保養(yǎng)并妥善保管之則。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)丟失、損壞或故障，由

相關(guān)部門負責人查明原因，報行政按公然損耗，則視損壞程度，

進行換新或修復使用。

辦公文具用品和低值易耗品由使用人負責保管，辦

公文具用品中的耐用品和低值易耗品如發(fā)生損壞或

故障，應以舊品換新品，如是應由個人按原價賠償。

V、每年定期12月份對固定資產(chǎn)進行清查，如有數(shù)量差異應追查責任，并

擬具改進意見呈上級核示后改進。

VI、未經(jīng)公司領(lǐng)導批準固定資產(chǎn)不得隨意外借、挪用：嚴禁將公司資產(chǎn)取

回家私用。

3.清理

（1）管理部將固定資產(chǎn)整理、分類造冊，上報公司主管部門作為清理依據(jù)。精密

的固定資產(chǎn)應填“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單”，辦理移交手續(xù)轉(zhuǎn)移或由經(jīng)管部門負責

收回入庫。

（2）固定資產(chǎn)消耗無法修理，或修理不合經(jīng)濟原則，以及廢棄不用的固定資產(chǎn)填

“固定資產(chǎn)報廢單”，由使用部門擬具處理意見送經(jīng)管部門審核，屬于儀器類

物品先送質(zhì)檢部門鑒定是否損壞或根據(jù)相關(guān)文件證明該儀器不符合現(xiàn)行使用

標準，由管理部根據(jù)報廢事項組織鑒定小組進行鑒定，報送總經(jīng)理審批后交

財務部做報廢處理。

第十四節(jié)對外贈送禮品的管理辦法

一、為明確對外贈送禮品的程序，特制定本辦法。

二、因工作需要，凡是對外贈送禮品的部門，應報公司分管領(lǐng)導批準。

三、禮品原則上由管理部統(tǒng)一置辦。

四、凡要領(lǐng)取禮品，需填寫領(lǐng)用單，報分管領(lǐng)導批準后方可領(lǐng)取。

五、副總經(jīng)理領(lǐng)用禮品，填寫領(lǐng)用單，報總經(jīng)理批準后方可領(lǐng)取。

六、副董事長、總經(jīng)理需領(lǐng)用禮品的，填寫領(lǐng)用單后由管理部送副董事長、總經(jīng)

理互相簽字后方可領(lǐng)取。

七、部門臨時購買禮品，報銷其費用時，應填寫報銷表，注明所送單位，報分管

領(lǐng)導簽字后，方可報銷。

八、副董事長、總經(jīng)理臨時購買禮品，報銷其費用時應填寫報銷表，然后交給管

理部，再由副董事長、總經(jīng)理互相簽字后方可報銷。

第二部份各人員崗位職能規(guī)定

第一條行政秘書崗位職責

崗位名稱:行政秘書

直接上級:總經(jīng)理

行政秘書主要負責辦公司內(nèi)部的日常行政事務、人力資源管理維護公司日常各項工作秩序，

以保障公司各項活動的順利實施。

1、承擔公司行政文秘職能，負責公司各類綜合性公文及非專業(yè)類文件的起草及印

發(fā)工作；

2、公司內(nèi)外行文的收發(fā)；

3、公司綜合性文書檔案及非技術(shù)性業(yè)務檔案的建立與管理；

4、公司會議的召集、籌備、組織與記錄；

6、公司內(nèi)部、各部門之間的溝通與協(xié)調(diào)；

7、處理公司與政府部門的行政公共關(guān)系及信息，處理公司與業(yè)務往來單位、關(guān)系

與信息；

8、公司形象策劃、對外宣傳及與新聞單位的聯(lián)系；

9、公司辦公設施的運行及管理；

10、公務車輛的調(diào)度與管理，司機的安全教育與管理；

11、公司日?；顒拥陌才排c組織；

12、對外勞動人事部門的相關(guān)協(xié)調(diào)工作；

13、人力資源發(fā)展計劃的擬訂、執(zhí)行；

14、人事制度與其作業(yè)程序的研究、設計及改進；

15、員工教育與培訓計劃的制定與實施；

16、協(xié)助有關(guān)部門對員工的招聘、試用、升遷、調(diào)配與解聘；

17、人事檔案的建立與管理；

18、員工建議制度的建立與推行；

19、員工違反公司規(guī)章與失職的調(diào)查及處理；

20、部門資產(chǎn)的管理；

21、員工的考勤及公司內(nèi)部管理；

22、安全、保衛(wèi)、保密工作；

23、領(lǐng)導交辦的其他工作。

第二條前臺接待崗位職責

崗位名稱：前臺接待

本職工作：負責公司日常來客接待及電話轉(zhuǎn)接等工作。

直接上級：行政秘書

主要職責：

1、禮貌用語，舉止得體，穿著大方。

2、用公司規(guī)范用語接轉(zhuǎn)電話，電話鈴響三聲必須接聽，若需要找的人不在，負責

記錄留言或回電號碼。

3、接待來訪客人，領(lǐng)到位置，端送茶水，并進行來訪客人的登記。

4、監(jiān)督員工上下班及外出的簽到、登記工作，記錄當天外出員工情況及請假情況,

并按月做出考勤統(tǒng)計表。

5、負責公司所有往來信件的收發(fā)登記工作，并負責每月費用的結(jié)算。

6、及時修改公司員工通訊錄，提供請假單等員工所需的各類單據(jù)。

7、查看飲用水的情況，保證即時供水。

8、公司辦公區(qū)植物定期護理，衛(wèi)生環(huán)境的監(jiān)督檢查工作，并及時予以處理。

9、及時處理公司各部門日常訂餐、訂票、訂水、訂房等銜接工作。

10、辦公用品的采買計劃、收發(fā)與管理；

11、負責文件與其他資料的打印、復印、校對等工作。

12、做好信息傳遞工作。包括電話、傳真、信函、E?MAIL等，不得泄露其內(nèi)容。

13、定期向部門經(jīng)理呈報工作計劃與總結(jié)，并對本部工作提出合理化建議。

14、負責完成上級領(lǐng)導交辦的其他工作。

第三條司機兼總務崗位職責

崗位名稱：司機兼總務

直接上級：行政秘書

本職工作：按規(guī)定出車并保證行車安全，及辦公室口常事務的處理

主要職責：

1、按公司規(guī)定程序和手續(xù)準時出車。

2、每天做好車輛的清潔和例行保養(yǎng)工作，確保車輛的安全可靠。

3、行車過程中安全行駛，保證人身及車輛安全。

4、嚴禁酒后駕車、違章操作，由此造成的交通事故由違規(guī)人自負。

5、及時掌握交通法規(guī)和道路變化情況，確保出車時快速、高效。

6、按規(guī)定進行車輛保險、年檢和辦理有關(guān)手續(xù)。

7、按月定期提交行車記錄及費用報表。

8、參與公司車輛的停車場銜接工作，保證停車安全。

9、注意節(jié)約用油，定期向部門經(jīng)理呈報工作計劃與總結(jié)，并對本部工作提出合理

化建議。

10、根據(jù)指令負責公司辦公用品及其他中小額物資的采購。

11、隨時跟蹤市場行情，掌握庫存物資的情況，收集有關(guān)信息，提高采購工作的

水平。

12、接到《資產(chǎn)申購單》后，對其審批手續(xù)進行核定，凡不符合手續(xù)的拒絕采購。

13、嚴格按照審批的采購清單進行采購，采購物品要有計劃，分輕重緩急，必須

貨比三家，確定供應商和產(chǎn)品的初選清單后報管理部領(lǐng)導審批，大型設備設

施和大宗貨物要以招標的方式進行采購，使采購貨物的性能價格比最優(yōu)化。

14、盡量保證及時供應，不影響工作，不拖拉。

15、采購完成后，應對購入的商品進行入庫驗收，在入庫單上簽字確認。

16、物資驗收入庫后，憑入庫單和有效憑證配合財務人員做好貨款、運費的付款

工作。

17、不得利用工作之便搞任何形式的不正之風，不得以公司名義進行不正當交

18、不得收取任何形式的回扣，工作中不得接受請吃送禮。

負責公司的安全防火，防盜及公司綠化等各項設施和工作。

19、報刊雜志的訂閱與管理；根據(jù)指令負責公司郵件投遞及相關(guān)費用的繳納和其

他對外事務。

20、負責公司日常后勤維護工作。

21、即時完成上級領(lǐng)導交辦的其他工作。

第四條出納兼行政助理崗位職責

崗位名稱：出納兼行政

直接上級：財務室主管/行政秘書

本職工作：負責公司日常財務收支處理及行政后勤工作

主要職責：

詳見《財務管理制度》中的出納崗位職責及下列事項：

1、負責行政方面各種表格、文書的制作、打印及辦公用品的采買、盤點工作；

2、每月對辦公用品庫存進行盤點，做出盤點報表，并說明盤盈、盤虧的原因及處理意見。

3、制定、執(zhí)行公司的各項資產(chǎn)管理制度。

4、車位租賃的安排，與公司租住房屋物業(yè)公司的接洽；

5、負責組織年度在庫產(chǎn)品及物資的期末盤點工作。在盤點中發(fā)現(xiàn)問題，要查明原

因，并弄清責任，做好原始記錄，分別按程序辦理調(diào)整賬目手續(xù)；

6、完成上級領(lǐng)導臨時交辦的其他任務。

第五條營銷助理崗位職責

?崗位名稱：營銷助理

直接上級：營銷部經(jīng)理

本職工作：負責營銷部日常后勤工作

主要職責：

1、負責公司銷售合同及其他營銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。

2、負責各類銷售指標的月度、季度、年度統(tǒng)計報表和報告的制作、編寫，并隨時答復

領(lǐng)導對銷售動態(tài)情況的質(zhì)詢。

3、負責收集、整理、歸納市場行情、價格，以及新產(chǎn)品、替代品、客源等信息資料，提出分

析報告，為部門業(yè)務人員、領(lǐng)導決策提供參考。

4、協(xié)助銷售人員做好上門客戶的接待和電話來訪工作；在銷售人員缺席時，及時轉(zhuǎn)告客戶信

息，妥善處理。

5、負責客戶、顧客的投訴記錄，協(xié)助有關(guān)部門妥善處理。

6、協(xié)助部門領(lǐng)導做好部內(nèi)內(nèi)務、各種部內(nèi)會議的記錄等工作。

7、推廣使用電腦信息系統(tǒng)處理營銷資料，妥善保管電腦資料，不泄露銷售秘密

8、負責產(chǎn)品入庫出庫核對工作。進出庫產(chǎn)品必須手續(xù)完整齊全，驗收及時，標明型號、規(guī)格、

數(shù)量等，出入庫單據(jù)妥善保管，嚴格執(zhí)行公司物資管理制度，認真辦理產(chǎn)品出入庫手續(xù);

認真保管在庫產(chǎn)品，做到永續(xù)盤日清月結(jié)，堆放整齊，經(jīng)常核對庫存，出入庫產(chǎn)品及時

按型號、規(guī)格、數(shù)量進行逐筆登記臺賬，達到賬物相符、賬卡相符，保證賬、卡、物、

資金四對口，做好在庫產(chǎn)品的防火、防盜、防損工作，確保庫存產(chǎn)品的安全；

9、完成上級領(lǐng)導臨時交辦的其他任務。？

人事管理制度

說明

一、公司規(guī)章制度由管理部負責修訂、解釋與監(jiān)督實施。

本規(guī)章制度實施后，公司根據(jù)需耍另外制定單項規(guī)定如與本規(guī)章制度不

符，以新制定的單項規(guī)定為準。

本規(guī)章制度所稱的“以上”、“以下”、“以內(nèi)”、“屆滿”包括本數(shù)；所稱

的“不滿”、“以外”“超過”，不包括本數(shù)。

所附附表，附件是本規(guī)章制度不可分割的部分，與本規(guī)章

具有同等效力。

第一章人事制度

第一節(jié)原則

一、上級指示應逐級貫徹，員工對其直接上級負責。

二、員工應尊重上級，服從、執(zhí)行上級決定，努力完成本職工作和交辦任

務。

三、員工有權(quán)對不合理事項向上級反映。但在新決定實施前，仍按原決定

執(zhí)行。

四、招聘和辭退（或開除）員工應嚴格按照聘用制度執(zhí)行。

五、公司擇優(yōu)錄取人才。提拔員工，注重員工的實績、操作和敬業(yè)精神，

學歷、資格為參考因素。

六、公司不重新錄用從本公司辭退和被本公司開除的人員。

第二節(jié)聘用與遷調(diào)

一、員工招聘渠道

1、向社會公開征聘；

2、公司各部門推薦；

二、員工類別

1、合同制：適用于公司聘用的各級職員和技術(shù)人員

2、短期合約制：適用于公司聘用的臨時工及退休返聘人員

三、聘用程序

1、編制計劃：各部門每年12月1日前擬訂下年度人員編制計

劃，由管理部審核后，報總經(jīng)理辦公會議批準并執(zhí)行。

2、應聘證件審查：應聘人員遞交照片、學歷證書、身份證、

專業(yè)資格證書、待業(yè)證等相關(guān)證件及其復印件，如實填寫應

聘登記表，管理部負責審查。

3、面試：面試由管理部、用人部門共同進行并分別簽署面試意見。

4、體檢：應聘人員經(jīng)公司指定醫(yī)院體檢合格后，方可錄用。

5、錄用決定權(quán)：聘用副總經(jīng)理由總經(jīng)理審核批準，董事會備

案。聘用部門負責人由副總經(jīng)理審核，報總經(jīng)理批準。聘用

其他員工由部門負責人審核，報副總經(jīng)理批準，報總經(jīng)理備

案。

6、勞務手續(xù)：公司本部聘用員工，由管理部人事負責辦理勞

務手續(xù)；下屬企業(yè)及子、分公司聘用員工由下屬企業(yè)及子、

分公司負責辦理勞務手續(xù)，報管理部備案。

7、錄用或不錄用通知：自應聘人員遞交應聘資料之日起15日

內(nèi)管理部應予明確答復。未被錄用者，遞交的復印資料不予

退還。

四、辭退（或開除）程序

I、理由：

、（1）員工經(jīng)部門經(jīng)理考核，不能勝任本職工作或未能完成公

司下達的工作指標；

（2）公司因經(jīng)營管理變化，人員過剩；

（3）員工觸犯公司規(guī)章制度造成嚴重后果被除名；

i、報告：由部門經(jīng)理向分管副總提交辭退

（或開除）員工的書面報告。內(nèi)容包括：

員工姓名、辭退理由或所觸犯條款、處理

意見。經(jīng)分管副總意見后交管理部。

ii、審核：管理部對報告事項進行調(diào)查、

審核，提出處理意見，報總經(jīng)理審批。

如審核結(jié)果存在分歧，管理部可要求部

門經(jīng)理復議。

出、通知：決定辭退（或開除）的員工，由供職

部門及管理部宣布決定，并由管理部書面通

知員工。

iv、辭退手續(xù)：由被辭退員工按離職通知書的要求辦理離職手續(xù)，

五、辭職程序

1、報告：員工欲辭職離公司，應提前一個月提交辭職報告。部門經(jīng)

理辭職，應向分管副總經(jīng)理提交辭職報告；員工辭職，應向部門

經(jīng)理提交辭職報告。

2、審核：對于員工提交的辭職報告，部門經(jīng)理應進行必要的詢問、

調(diào)查，報分管副總簽署意見批準，總經(jīng)理備案；部門經(jīng)理辭職由

分管副總調(diào)查、簽署意見，報總經(jīng)理批準、備案，副總經(jīng)理辭職,

由總經(jīng)理批準，董事會備案。

3、通知：同意員工辭職，由管理部人事書面通知，并于一個月內(nèi)直

接向辭職員工宣布。

4、離職手續(xù)：由離職員工按離職通知書的要求辦理離職手續(xù)。

六、試用期員工管理

1、《試用合約書》：新員工上崗之前，管理部人

事必須讓其熟讀《規(guī)章制度》，并與其簽訂

《試用合約書》。

2、試用期：新員工試用期為實際工作3—6個月。

3、解除試用合約：試用期內(nèi)，如一方要求解除

《試用合約書》，應提前10天通知對方并

辦理工作移交。

4、轉(zhuǎn)正手續(xù)：

（1）試用期屆滿，由管理部人事通知用人部門進行轉(zhuǎn)正考核，發(fā)給

轉(zhuǎn)正鑒定表。員工應填寫轉(zhuǎn)正鑒定表，交部門經(jīng)理簽鑒定意見,

由部門經(jīng)理報管理部簽署意見并上報分管副總經(jīng)理審批，總經(jīng)

理備案；部門經(jīng)理轉(zhuǎn)正考核由分管副總經(jīng)理簽定鑒定意見，由

管理部簽署意見后報總經(jīng)理審批。副總經(jīng)理轉(zhuǎn)正考核由管理部

簽署意見后，報總經(jīng)理審批，董事會備案。

（2）符合用工要求，及時辦理轉(zhuǎn)正。其轉(zhuǎn)正待遇一律順延至次月一

日起執(zhí)行。

七、勞動合同管理

1、確定勞動關(guān)系：員工轉(zhuǎn)正后，由管理部人事負責與員工簽訂《勞動合同》

的相關(guān)手續(xù)。

2、勞動合同城良員工勞動合同期屆滿，公司提前一個月發(fā)給《勞動合同

簽訂意向表》，重新確認雙方的勞動關(guān)系。

3、變更合同內(nèi)容：

a、經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以補充《勞動合同》條款。

b、公司和用人部門根據(jù)經(jīng)營管理需要，可調(diào)整員工的工作崗位和職務。

c、管理部和用人部門可根據(jù)員工表現(xiàn)的優(yōu)劣，遵照公司有關(guān)規(guī)定，

提交對其職務或工資進行調(diào)整之建議書，按各級權(quán)限逐級上報審

批。各級權(quán)限為對于員工的職務與工資的調(diào)整由部門經(jīng)理提出建

議、調(diào)查，報分管副總簽署意見批準，總經(jīng)理備案；部門經(jīng)理的職

務與工資的調(diào)整由分管副總提出建議，報總經(jīng)理批準；副總經(jīng)理的

職務與工資的調(diào)整由總經(jīng)理批準，董事會備案?？偨?jīng)理和董事長的

職務與工資調(diào)整由董事提議，董事會決定，報股東會備案。

（1、員工升降待遇順延至次月一日執(zhí)行。

4、解除勞動合同

(1)、凡下列情形之一者，公司可以解除勞動合同，無需支付經(jīng)濟補償金：

*員工在試用期間被證明不符合錄用條件的；

*員工觸犯國家法律、法令和治安條例；

*員工因工作失職給公司造成較大經(jīng)濟損失；

*對公司員工賄賂或者接受任何形式的賄賂，或以權(quán)謀私；

*員工偽造證件、證明、資料、合同；

*危害、毆打、調(diào)戲同事；

*上班時間發(fā)生斗毆；

*年累計曠工三天以上；

*其他行為公司認為嚴重過失，如泄露公司商業(yè)機密、工

資(獎金)事宜等。

(2)、凡下列情形之一者，公司有權(quán)依法辭退員工，解除勞動合同，

并按規(guī)定支付經(jīng)濟補償金。

*經(jīng)雙方協(xié)商一致；

*員工經(jīng)部門經(jīng)理考核，不能勝任本職工作或未能完成公

司下達的工作指標；

*公司因經(jīng)營管理變化，崗位工作人員過剩。

(3)、凡下列情況之一者，公司暫不解除勞動合同：

*員工患病或者負傷在規(guī)定的醫(yī)療期內(nèi)；

*員工因工負傷或患職業(yè)病，經(jīng)勞動鑒定委員會確認部分

或全部喪失勞動能力的；

*女員工在孕期、產(chǎn)期、哺乳期內(nèi)的(試用期除外)

(4)、員工違反勞動合同約定，解除勞動合同的，應按勞動合同的約

定，對用人單位賠償：

*招收錄用該員工所支付的費用；

*為該員工支付的培訓及出資考察費用；

木泄露公司商業(yè)秘密對公司造成的經(jīng)濟損失；

*雙方在勞動合同約定的其他賠償費用。

(5)、解除勞動合同關(guān)系的手續(xù)：

*一方解除勞動合同，須提前30天書面通知對方，或以

該員工一個月的薪資代替書面通知；

*辦理離職手續(xù)：

公司按規(guī)定支付補償金(員工因違反規(guī)章制度被除名

者，公司不受此款規(guī)定約束)；

*員工承擔的賠償費用從補償金扣除。

5、終止合同

(1)、根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定符合退休年齡，勞動合同關(guān)系自行終止，管

理部人事給予辦理退休手續(xù)，如公司需要、員工愿意、可進行返

聘，薪資等待遇雙方另行商定。

(2)、合同期滿或雙方確認終止合同的條件出現(xiàn)。

八、處罰

工必須須遵守國家法律、法令和公司規(guī)章制度。如有違反，公司有權(quán)

依情節(jié)輕重，給予不同程度的處分，直至除名。(詳見獎懲制度)

九、員工檔案

1、管理部人事建立員工檔案。內(nèi)容包括應聘登記表、學歷證明、專業(yè)資格證書、

身份證復印件、面試意見書、試用合約書、轉(zhuǎn)正申請表、聘任書、年度考評表、

職務薪資變更通知書、獎懲記錄、退休離職通知等。

2、管理部人事建立員工名冊。

3、每年12月31日管理部人事提交人事統(tǒng)計分析資料；

（1）統(tǒng)計局勞動統(tǒng)計報表；

（2）勞動局的用工年報；

（3）全年人員流動、各專業(yè)職稱人員統(tǒng)計年報。

第三節(jié)薪資

一、員工職務設定

公司任人唯賢，鼓勵人盡其才，鼓勵勞有所獲。對于成績突出的員工,

給予破格提拔。不同職務的員工，享有不同等級的薪資、福利待遇。

1、公司本部職員的職務分為：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、部門經(jīng)理、

部門副經(jīng)理、主辦等。

2、公司本部職工分為：司機、技術(shù)人員、勤務員、值班員。

3、公司下屬企業(yè)及子、分公司員工職務的設定可根據(jù)實際情況有所

變動，報管理部審核、分管總經(jīng)理批準并備案。

二、薪資組成

1、薪資：公司按員工所從事的崗位和所