電子文檔與檔案管理制度

電子文檔與檔案管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為了規(guī)范電子文檔和檔案的管理工作，提高企業(yè)信息化管理水平，保護(hù)企業(yè)利益和知識產(chǎn)權(quán)，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于本企業(yè)全部員工及相關(guān)合作伙伴，在企業(yè)信息化系統(tǒng)中進(jìn)行電子文檔和檔案管理活動。第三條定義電子文檔：指以數(shù)字化形式存儲于計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)中的各類電子信息，包含文件、報(bào)表、郵件、合同、備忘錄等。檔案：指以紙質(zhì)或電子形式記錄企業(yè)業(yè)務(wù)活動和決策過程的各類文件、合同、會議紀(jì)要等。文檔管理：指對電子文檔進(jìn)行分類、存儲、檢索、修改、共享、備份和傳輸?shù)裙芾砘顒?。檔案管理：指對檔案進(jìn)行鑒定、整理、登記、保管、利用和銷毀等管理活動。第二章電子文檔管理第四條文檔分類和命名規(guī)定依照業(yè)務(wù)分類原則，將電子文檔進(jìn)行分類，并確保分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、采用規(guī)范的命名方式，包含文件名、文件夾名等，明確文檔的內(nèi)容和所屬部門。第五條文檔存儲和備份全部電子文檔必需存儲在企業(yè)信息化系統(tǒng)中，禁止使用私人存儲設(shè)備或外部云存儲。對于緊要文檔，必需進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。第六條文檔權(quán)限管理對于各類電子文檔，依據(jù)員工職責(zé)和需要，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。禁止將文檔權(quán)限隨便給予他人，全部權(quán)限更改必需經(jīng)過審批和記錄。第七條文檔版本管理對于需要頻繁修改的電子文檔，必需設(shè)置版本管理機(jī)制，記錄每次修改的認(rèn)真內(nèi)容和時(shí)間。禁止在未經(jīng)授權(quán)的情況下更改或刪除文檔版本信息。第八條文檔檢索和共享設(shè)置統(tǒng)一的文檔檢索方式，確保文件可以快速定位和查閱。對于需要共享的文件，應(yīng)采用合適的共享方式，確保權(quán)限掌控和安全性。第九條文檔歸檔和銷毀依照檔案管理規(guī)定，對于不再使用的電子文檔進(jìn)行歸檔，確保檔案的完整性和可用性。對于過期或無效的電子文檔，必需依照規(guī)定的銷毀程序進(jìn)行處理，禁止隨便刪除或泄露。第三章檔案管理第十條檔案鑒定和整理對于需要納入檔案管理的電子文檔，必需進(jìn)行鑒定和整理，確保正確歸檔。設(shè)立特地的檔案管理人員，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定和整理工作。第十一條檔案登記和保管對于經(jīng)過鑒定的檔案，必需進(jìn)行登記和保管，確保檔案的安全性和完整性。檔案應(yīng)依照分類和編號進(jìn)行存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄和索引。第十二條檔案利用和掌控對于需要使用檔案的員工，必需經(jīng)過授權(quán)和備案，確保檔案的合法使用和保密性。對于涉及商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)加強(qiáng)訪問權(quán)限掌控和審查。第十三條檔案銷毀檔案依照規(guī)定的保管期限進(jìn)行管理，到期后依據(jù)銷毀程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀必需經(jīng)過審批，并記錄銷毀過程和結(jié)果。第四章監(jiān)督與責(zé)任第十四條監(jiān)督責(zé)任依照本制度規(guī)定，建立監(jiān)督機(jī)制，對電子文檔和檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。設(shè)立特地的管理崗位，負(fù)責(zé)監(jiān)督和維護(hù)電子文檔和檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行。第十五條違規(guī)處理對于違反本制度的行為，將依照企業(yè)規(guī)定予以相應(yīng)的紀(jì)律處分。對于嚴(yán)重違規(guī)行為，可能涉及法律責(zé)任的，將依法追究責(zé)任。第五章附則第十六條修訂和解釋對本制度的修訂必需經(jīng)過合規(guī)程序，并及時(shí)向相關(guān)人員進(jìn)行通知。對于本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)負(fù)責(zé)人全部。第十七條生效日期本制度自發(fā)布之日起生效，并廢止之前與本制度相沖突的全部規(guī)章制度。以上為本企業(yè)的電子文檔與檔案管