工程物資采購流程

工程物資采購流程一、制定目的及范圍為提升工程項目的采購效率，確保物資采購的規(guī)范性與透明度，特制定本流程。該流程適用于所有工程項目的物資采購，包括但不限于建筑材料、設備及相關服務的采購。二、采購原則1.采購應遵循“公正、公平、公開”的原則，綜合考慮質(zhì)量、價格及供應商信譽，選擇最優(yōu)方案。2.所有采購物資必須從合法合規(guī)的供應商處采購，并要求開具正式發(fā)票。3.各部門需指定專人負責采購，申購人與采購人不得為同一人，以確保責任分明。三、采購流程1.需求確認需求部門需對即將開展的工程項目進行物資需求分析，明確所需物資的種類、數(shù)量及規(guī)格。需求部門應與項目經(jīng)理溝通，確保需求的準確性與合理性。2.采購申請需求部門填寫“采購申請單”，并附上相關的需求說明及預算。申請單需經(jīng)部門負責人審核簽字，確保采購需求的合理性與必要性。3.預算審批采購申請單提交至財務部門進行預算審核。財務部門需根據(jù)公司年度預算及項目資金情況，審核采購申請的可行性。4.詢價與比價采購部門根據(jù)審核通過的申請，進行市場調(diào)研，至少詢價三家合格供應商。詢價時需明確物資的技術(shù)要求、交貨時間及售后服務等條款。5.核價與評估采購部門對各供應商的報價進行核價，參考歷史價格及市場行情，確保報價的合理性。評估供應商的資質(zhì)、信譽及過往合作情況，確保選擇的供應商具備相應的能力。6.審批流程核價完成后，采購部門將詢價結(jié)果及評估報告提交至公司負責人審批。審批通過后，采購部門可進行下一步的采購實施。7.采購實施采購部門根據(jù)審批結(jié)果與選定的供應商簽訂采購合同，明確交貨時間、付款方式及違約責任等條款。合同簽署后，采購部門需跟蹤物資的生產(chǎn)與運輸情況，確保按時交貨。8.驗收與入庫物資到貨后，相關人員需對照采購合同及驗收標準進行驗收。驗收合格后，物資入庫，并填寫“入庫單”，確保物資的準確記錄。9.付款與報銷采購完成后，采購部門需根據(jù)合同約定進行付款。所有采購單據(jù)（如發(fā)票、入庫單等）需在規(guī)定時間內(nèi)報銷，逾期不予受理。四、特殊采購流程1.集中采購對于常規(guī)辦公用品及小額物資，各部門需在每月25日前提交集中采購申請，由采購部門統(tǒng)一處理。該流程旨在提高采購效率，降低采購成本。2.應急采購在突發(fā)情況下，需快速采購物資時，由應急小組負責。應急采購無需進行詢價，采購部門需在最短時間內(nèi)完成采購。3.年度采購針對長期需求的物資，需提前編制年度采購計劃，并向財務部門報備。年度采購計劃需結(jié)合項目進度及資金情況進行調(diào)整。五、備案與存檔所有采購活動結(jié)束后，采購部門需將相關單據(jù)（如采購申請單、合同、入庫單及發(fā)票）進行整理歸檔。檔案需保存至少三年，以備后續(xù)審計及查詢。六、采購紀律與責任1.采購人員職責采購人員需建立供應商檔案，定期進行市場調(diào)研，確保采購物資的質(zhì)量與價格合理。采購人員不得接受供應商的