入住老人檔案資料管理制度2-6-16

入住老人檔案資料管理制度一、檔案建立本養(yǎng)老機(jī)構(gòu)有責(zé)任且必須為每一位入住老人構(gòu)建起完備無(wú)缺的檔案體系，其中涵蓋入院檔案、健康檔案以及病歷檔案，以此確保老人在機(jī)構(gòu)內(nèi)的各項(xiàng)信息均能得以全面、準(zhǔn)確地記錄與留存。二、檔案管理流程規(guī)范嚴(yán)格遵循并切實(shí)執(zhí)行檔案管理全流程標(biāo)準(zhǔn)，包括但不限于檔案的精準(zhǔn)分類(lèi)、妥善歸檔、規(guī)范立卷、嚴(yán)謹(jǐn)保管以及合規(guī)借閱等一系列管理制度，確保檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有條不紊地開(kāi)展。明確職責(zé)分工，綜合管理部承擔(dān)文書(shū)檔案管理工作的主要職責(zé)，同時(shí)具體負(fù)責(zé)老人入院檔案的管理事務(wù)；醫(yī)務(wù)室則專職負(fù)責(zé)老人健康檔案與病歷檔案的管理事宜，各部門(mén)各司其職，協(xié)同保障檔案管理工作的高效與準(zhǔn)確。各類(lèi)檔案需依據(jù)組卷的專業(yè)要求，由指定的立卷人進(jìn)行系統(tǒng)整理，整理完成后依照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行裝訂，裝訂完畢后及時(shí)移送至相關(guān)歸口部門(mén)，由歸口部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一、集中的妥善保管，確保檔案的完整性與安全性。三、檔案書(shū)寫(xiě)要求檔案中的所有文字書(shū)寫(xiě)必須采用打印方式或者使用黑色水筆書(shū)寫(xiě)，堅(jiān)決禁止使用其他類(lèi)型筆具進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，以保障檔案文字的清晰、持久與規(guī)范性，便于長(zhǎng)期保存與查閱。四、檔案借閱規(guī)定檔案原則上一般不予外借，若因特殊工作需要確有借閱檔案的必要時(shí)，借閱人員均應(yīng)前往檔案室，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定與流程辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的時(shí)間與范圍內(nèi)使用檔案，確保檔案的安全與完整性不受損害。當(dāng)外來(lái)人員前來(lái)查閱和抄錄檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行相應(yīng)手續(xù)，必須事先經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行調(diào)閱操作。借閱檔案過(guò)程中，必須如實(shí)履行登記、簽收手續(xù)，詳細(xì)記錄借閱人員信息、借閱時(shí)間、借閱檔案內(nèi)容等關(guān)鍵信息，以便追溯與管理。五、檔案保管要求檔案保管工作至關(guān)重要，必須確保檔案存放環(huán)境安全可靠，做到定期進(jìn)行全面檢查，持續(xù)維持檔案保管所需的適宜條件，采取有效措施實(shí)現(xiàn)防盜、防火、防潮、防塵、防失密等多重防護(hù)目標(biāo)，同時(shí)保持檔案存放場(chǎng)所經(jīng)常通風(fēng)換氣，為檔案的長(zhǎng)期保存提供良好環(huán)境。檔案管理人員應(yīng)秉持高度的責(zé)任心與專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，在檔案保管以及使用過(guò)程中，始終保持認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度，充分挖掘并發(fā)揮檔案資料在機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)管理、老人護(hù)理服務(wù)、健康狀況跟蹤等多方面的重要作用，使其成為提升養(yǎng)老服務(wù)質(zhì)量與管理水平的有力支撐。六、文件資料歸檔原則凡是屬于歸檔范圍的文件資料，必須全部集中統(tǒng)一進(jìn)行管理，任何個(gè)人均不得擅自留存相關(guān)文件資料。對(duì)于歸檔的文件資料，原則上要求必須是原件，若因原件用于報(bào)批而無(wú)法歸檔或者相關(guān)企業(yè)因特定業(yè)務(wù)需求須保留原件的特殊情況，可在確保信息真實(shí)性與完整性的前提下保存復(fù)印件，并做好相關(guān)標(biāo)注與說(shuō)明。七、出院檔案使用規(guī)范若涉及需要出院使用的檔案，必須事先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可依規(guī)使用。在使用過(guò)程中，嚴(yán)禁私自復(fù)印、外借出院檔案，同時(shí)禁止將檔案帶入公共場(chǎng)所，防止檔案信息泄露或丟失，切實(shí)保障老人個(gè)人隱私與檔案信息安全。八、老人入院檔案具體內(nèi)容與管理老人入院檔案應(yīng)嚴(yán)格遵循一人一袋的管理模式，每袋檔案需包含以下關(guān)鍵資料：《養(yǎng)老機(jī)構(gòu)入住合同》：明確機(jī)構(gòu)與老人及家屬之間的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，為雙方合作提供法律依據(jù)?！独先巳胱〉怯洷怼罚涸敿?xì)記錄老人的基本個(gè)人信息，如姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式等，便于機(jī)構(gòu)對(duì)老人進(jìn)行身份識(shí)別與信息管理。《養(yǎng)老機(jī)構(gòu)管理制度》：使老人及家屬提前了解機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)管理規(guī)范與要求，促進(jìn)雙方在日常管理中的相互配合與理解?！蹲o(hù)理等級(jí)明確表》：清晰界定老人所適用的護(hù)理等級(jí)，為護(hù)理人員提供精準(zhǔn)的護(hù)理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與依據(jù)?！稘撛陲L(fēng)險(xiǎn)告知書(shū)》：向老人及家屬充分告知入住期間可能面臨的潛在風(fēng)險(xiǎn)，保障雙方的知情權(quán)與選擇權(quán)?！独先巳胱∩暾?qǐng)表》：記錄老人申請(qǐng)入住的相關(guān)信息與流程，是入住手續(xù)辦理的重要依據(jù)之一。《入住評(píng)估表》：通過(guò)專業(yè)評(píng)估，全面了解老人的身體狀況、生活自理能力等多方面情況，為制定個(gè)性化護(hù)理方案提供參考?！督】禒顩r陳述書(shū)》：由老人或家屬如實(shí)陳述老人的健康狀況，有助于機(jī)構(gòu)提前掌握老人健康信息，做好相應(yīng)的護(hù)理與醫(yī)療準(zhǔn)備?！度胱「嬷獣?shū)》：告知老人及家屬入住機(jī)構(gòu)后的各項(xiàng)注意事項(xiàng)、服務(wù)內(nèi)容與流程等重要信息?！堆a(bǔ)充協(xié)議》：針對(duì)特殊情況或個(gè)性化需求，對(duì)入住合同進(jìn)行補(bǔ)充約定，進(jìn)一步明確雙方權(quán)益?！斗怯H屬合租表》（如有）：記錄非親屬老人合租的相關(guān)信息與約定，確保合租生活的和諧與有序?！独先巳胱》块g物品登記表》：對(duì)老人入住房間內(nèi)的物品進(jìn)行詳細(xì)登記，便于管理與核對(duì)?！都?、危重病人的搶救處理辦法》：明確機(jī)構(gòu)在面對(duì)急、危重病人時(shí)的應(yīng)急處理流程與措施，保障老人生命安全。《入住老人體檢報(bào)告》：提供老人近期的身體檢查結(jié)果，為機(jī)構(gòu)了解老人健康狀況提供客觀依據(jù)。乙方身份證及戶口本復(fù)印件，丙方（個(gè)人）身份證及戶口本復(fù)印件。丙方是單位的提交加蓋公章的合法注冊(cè)登記文件復(fù)印件：用于身份核實(shí)與信息備案，確保入住手續(xù)的合法性與規(guī)范性。新入院老人的檔案必須及時(shí)且高效地完成創(chuàng)建與整理工作，檔案書(shū)寫(xiě)務(wù)必保證字跡清楚整潔、易于辨認(rèn)，以便后續(xù)查閱與使用。老人入院檔案由綜合管理部進(jìn)行統(tǒng)一管理，綜合管理部應(yīng)采取妥善措施進(jìn)行保存，確保檔案資料的安全、完整與可追溯性。九、老人健康檔案與病歷檔案具體內(nèi)容與管理老人健康檔案、病歷檔案同樣實(shí)行一人一袋的管理方式，且必須包括以下核心資料：醫(yī)院出院小結(jié)：詳細(xì)記錄老人在醫(yī)院治療后的出院情況、康復(fù)建議等重要信息，為機(jī)構(gòu)后續(xù)護(hù)理與健康管理提供參考。病歷：涵蓋老人過(guò)往的疾病診斷、治療過(guò)程、用藥情況等詳細(xì)醫(yī)療記錄，有助于全面了解老人的病史與健康狀況演變。住院記錄：記錄老人住院期間的各項(xiàng)信息，包括住院時(shí)間、病房號(hào)、主治醫(yī)生等，便于追溯與查詢。主要疾病記錄：突出老人所患的主要疾病信息，為針對(duì)性的健康管理與護(hù)理服務(wù)提供重點(diǎn)依據(jù)。家屬聯(lián)系人姓名、電話號(hào)碼和家庭地址：在緊急情況下或需要與家屬溝通老人健康狀況時(shí)，能夠及時(shí)取得聯(lián)系。老人健康檔案、病歷檔案由醫(yī)