任務(wù)五會計檔案

項目五

財產(chǎn)清查與報表編制任務(wù)五

會計檔案

任務(wù)導(dǎo)言●為了加強會計檔案的科學管理，統(tǒng)一全國會計檔案管理制度，做好會計檔案管理工作，財政部、國家檔案局于1998年8月21日發(fā)布了《會計檔案管理辦法》；2015年12月11日，財政部、國家檔案局對其進行了修訂，發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》，于2016年1月1日起施行。財會人員有必要熟悉會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定，并在工作中遵照執(zhí)行。任務(wù)內(nèi)容一、會計檔案的含義●會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案?！駮嫏n案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的重要史料和證據(jù)。單位應(yīng)當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。任務(wù)內(nèi)容二、會計檔案的內(nèi)容●會計檔案的內(nèi)容是指會計檔案的范圍，具體包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料四個部分。（1）會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證。（2）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。（3）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。（4）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。任務(wù)內(nèi)容●同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：（1）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；（2）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；任務(wù)內(nèi)容（3）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；（4）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；（5）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；（6）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。任務(wù)內(nèi)容三、會計檔案的管理（一）會計檔案的歸檔●單位的會計機構(gòu)或會計人員所屬機構(gòu)按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應(yīng)當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管1年，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要推遲移交的，應(yīng)當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過3年。臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。任務(wù)內(nèi)容（二）會計檔案的保管●會計檔案應(yīng)分類保存。會計檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類。其中，定期保管的期限一般分為10年和30年，時間從會計年度終了后的第一天算起。會計檔案的具體保管期限見表5-22和表5-23。任務(wù)內(nèi)容（三）會計檔案的查閱與復(fù)制●單位應(yīng)當嚴格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù)，嚴禁篡改和損壞。單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。會計檔案借用單位應(yīng)當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。任務(wù)內(nèi)容（四）會計檔案的移交●單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應(yīng)當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當與其讀取平臺一并移交。單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。任務(wù)內(nèi)容●單位之間交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負責人負責監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。任務(wù)內(nèi)容（五）會計檔案的銷毀●單位應(yīng)當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。會計檔案鑒定工作應(yīng)當由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行。任務(wù)內(nèi)容●經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當按照以下程序銷毀：第一，單位檔案管理機構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。第二，單位負責人、檔案管理機構(gòu)負責人、會計管理機構(gòu)負責人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。第三，單位檔案管理機構(gòu)負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。任務(wù)內(nèi)容●保