記錄和檔案管理程序（程序文件）

**試驗(yàn)室

程序文件

標(biāo)題：記錄和檔案管理程序

文件編號(hào)：**-TX-CX-21

版號(hào)：第一版第一次修訂

發(fā)布日期：

編制：

審核：

批準(zhǔn)：

章號(hào)條號(hào)修訂內(nèi)容批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期備注

修

訂

記

錄

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文件編號(hào):**-TX-CX-21

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標(biāo)題：記錄和檔案管理程序第1版第1次修訂

目錄

1、目的.................................................................21-3

2、范圍.................................................................21-3

3、職責(zé)................................................................21-3

3.1技術(shù)負(fù)責(zé)人.........................................................21-3

3.2質(zhì)量負(fù)責(zé)人.........................................................21-3

33檢驗(yàn)員..............................................................21-3

3.4資料員.............................................................21-3

3.5監(jiān)督員.............................................................21-3

4、工作程序............................................................21-3

4.1記錄和檔案的種類(lèi)...................................................21-3

4.2質(zhì)量記錄的格式.....................................................21-4

4.3質(zhì)量記錄制度.......................................................21-4

4.4檔案管理制度.......................................................21-4

5、相關(guān)文件............................................................-21-5

6、質(zhì)量記錄.............................................................21-5

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**試駟室

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標(biāo)題：記錄和檔案管理程序第1版第1次修訂

1、目的

為實(shí)現(xiàn)對(duì)檢驗(yàn)活動(dòng)的復(fù)現(xiàn)、驗(yàn)證和追溯，保證記錄和檔案的完整性、規(guī)范性和貯存

的安全性，特編制本程序。

2、范圍

本程序適用于城市磁浮工程試驗(yàn)室質(zhì)量活動(dòng)中形成的各種記錄和檔案的管理。

3、職責(zé)

3.1技術(shù)負(fù)責(zé)人根據(jù)質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的規(guī)定確認(rèn)各種質(zhì)量記錄的種類(lèi)和格式。

3.2質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織制定質(zhì)量記錄的格式，并維護(hù)其持續(xù)有效。

3.3檢驗(yàn)員按照相關(guān)程序文件的規(guī)定，客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)地做好各種質(zhì)量記錄。

3.4資料員負(fù)責(zé)各種質(zhì)量記錄的收集、整理和分類(lèi)歸檔。

3.5監(jiān)督員對(duì)各種質(zhì)量記錄的填寫(xiě)和更改實(shí)施監(jiān)督。

4、工作程序

4.1記錄和檔案的種類(lèi)

4.1.1記錄的種類(lèi)主要有：

①、質(zhì)量體系文件、運(yùn)行和評(píng)審記錄。

②、檢驗(yàn)人員管理記錄。

③、儀器設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理記錄。

④、消耗品管理記錄。

⑤、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)書(shū)籍管理記錄。

⑥、樣品管理記錄。

⑦、檢測(cè)資料及其管理記錄。

⑧、質(zhì)量監(jiān)督檢查記錄。

⑨、安全內(nèi)務(wù)管理記錄。

⑩、其他工作記錄。

4.1.2檔案的種類(lèi)主要有：

①、檢驗(yàn)人員技術(shù)業(yè)績(jī)檔案c包括：檢驗(yàn)人員的基本情況、學(xué)歷證明、培訓(xùn)記錄、

任職資格證明、工作業(yè)績(jī)、科研成果（論文）、技術(shù)總結(jié)等。

②、儀器設(shè)備檔案。包括：儀器設(shè)備基本情況、點(diǎn)驗(yàn)（驗(yàn)收）單、說(shuō)明書(shū)、檢定/校驗(yàn)

證書(shū)（或記錄）以及量值溯源、管理臺(tái)帳、檢定/校驗(yàn)周期表、購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)保

養(yǎng)、流轉(zhuǎn)、封存、降級(jí)、報(bào)廢記錄等。

③、檢測(cè)資料檔案。包括：樣品管理記錄、委托單、任務(wù)單、試驗(yàn)記錄、試驗(yàn)報(bào)告、

試驗(yàn)臺(tái)帳、試驗(yàn)報(bào)告發(fā)放登記等。

④、質(zhì)量體系文件和質(zhì)量管理活動(dòng)檔案。包括：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、質(zhì)量計(jì)劃、

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質(zhì)量記錄（格式）、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、文件控制和維護(hù)記錄、內(nèi)部審核和管理評(píng)審記錄、開(kāi)展

新工作評(píng)審記錄、比對(duì)試驗(yàn)和能力驗(yàn)證記錄、質(zhì)量監(jiān)督檢查記錄、質(zhì)量問(wèn)題和質(zhì)量事故

處理記錄、分包方資料和調(diào)查記錄、申訴處理記錄等。

⑤、行政文書(shū)檔案。包括：有關(guān)法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范規(guī)程、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員任

命文件、檢測(cè)協(xié)議（合同）、本試驗(yàn)室的資質(zhì)證明文件、外部服務(wù)和供應(yīng)機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明、

安全內(nèi)務(wù)管理記錄、會(huì)議記錄等。

4.2質(zhì)量記錄的格式

4.2.1本試驗(yàn)室統(tǒng)一規(guī)定各種質(zhì)量記錄的格式，并統(tǒng)一編號(hào)。

4.2.2試驗(yàn)原始記錄應(yīng)包含有足夠的信息，以保證根據(jù)這些信息能夠再現(xiàn)檢驗(yàn)過(guò)程。試

驗(yàn)原始記錄至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）、記錄的標(biāo)題；

（2）、記錄的唯一性標(biāo)識(shí)（一般采用檢驗(yàn)編號(hào)）；

（3）、第幾頁(yè)及總頁(yè)數(shù)的標(biāo)識(shí)；

（4）、樣品的狀況，包括狀態(tài)、型號(hào)、序號(hào)、名稱(chēng)和制造廠商名稱(chēng)；

（5）、抽樣人員和樣品制備人員的識(shí)別；

（6）、抽樣、封樣記錄（適用時(shí)）；

（7）、檢測(cè)的依據(jù)和方法；

（8）、使用的儀器設(shè)備名、型號(hào)和管理編號(hào)；

（9）、檢測(cè)數(shù)據(jù)、計(jì)算和導(dǎo)出的結(jié)果；

（10）、環(huán)境條件；

?、檢驗(yàn)日期;

（12）＞檢測(cè)人員和審核人員簽字。

4.3質(zhì)量記錄制度

4.3.1所有原始記錄均應(yīng)按規(guī)定的格式用墨筆填寫(xiě)。

4.3.2檢測(cè)原始記錄的內(nèi)容應(yīng)齊全完整，不得空項(xiàng)。確無(wú)某項(xiàng)時(shí)打“一”，或用“以下

空白”識(shí)別。

4.3.3檢測(cè)原始記錄應(yīng)字跡清晰，應(yīng)盡量減少或避免更改，確需更改時(shí)必須由記錄人親

自更改，并且只能用“杠改法”。在需要廢止的數(shù)據(jù)上劃兩道平行的橫線(xiàn)，再在廢止數(shù)據(jù)

的上方填寫(xiě)新的數(shù)據(jù)，然后在更改處加蓋更改人名章。所有檢驗(yàn)證書(shū)或報(bào)告及其副本均

不得手動(dòng)更改個(gè)別確需更改。

4.3.4檢測(cè)原始記錄必須有檢測(cè)人和審核人簽字。

4.4檔案管理制度

4.4.1本試驗(yàn)室各類(lèi)文件、資料、記錄，凡是符合本程序4.1.2條規(guī)定的都必須及時(shí)送

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標(biāo)題：記錄和檔案管理程序第1版第1次修訂

管理組資料員歸檔，填寫(xiě)“檢測(cè)資料移交登記”移交人和資料員簽字。

4.4.2資料員應(yīng)將各類(lèi)文件、資料、記錄分類(lèi)整理，裝訂（必要時(shí)）歸檔，統(tǒng)一編號(hào)，分

類(lèi)保管，填寫(xiě)“文件歸檔登記".

4.4.3歸檔文件應(yīng)安全貯存，防火、防潮、防蟲(chóng)蛀、防遺失。

4.4.4各類(lèi)歸檔文件資料，都必須編制目錄，必要時(shí)應(yīng)有總目錄和分目錄，以便查找。

4.4.5歸檔文件應(yīng)建立“檔案總表”，記錄各類(lèi)檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、歸檔日期和存放位置。

4.4.6歸檔文件的保管期限、銷(xiāo)毀、借閱和保密規(guī)定執(zhí)行《文件的控制和維護(hù)程序》。

5、相關(guān)文件

**-TX-CX-05《保密和保護(hù)所有權(quán)程序》

**-TX-CX-01《文件的控制和維護(hù)程序》

**-TX-CX-05《儀器設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理程序》

**-TX-CX