《ERP項(xiàng)目管理與實(shí)施》課件第5章

5.1ERP項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃分析5.2計(jì)劃編制工具M(jìn)icrosoftProject本章小結(jié)

習(xí)題

5.1.1項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的內(nèi)容

項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃包括以下內(nèi)容：任務(wù)內(nèi)容、需要時(shí)間、開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間、負(fù)責(zé)人和參與人員、占用的特殊資源、任務(wù)之間的相互關(guān)系等。

ERP項(xiàng)目實(shí)施需要完成的所有內(nèi)容細(xì)分成最小的相對(duì)獨(dú)立的事項(xiàng)，每一事項(xiàng)就是一個(gè)項(xiàng)目的任務(wù)，任務(wù)內(nèi)容就是對(duì)每一項(xiàng)要完成的任務(wù)的描述。5.1ERP項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃分析一個(gè)項(xiàng)目任務(wù)需要一人或多人來(lái)完成。對(duì)于多人參與的項(xiàng)目，就需要一個(gè)責(zé)任人，稱為負(fù)責(zé)人，其他的人員即為參與人員。負(fù)責(zé)人需要對(duì)這項(xiàng)任務(wù)的成敗負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)安排這項(xiàng)任務(wù)的具體工作，如人員分工、具體時(shí)間安排、資源調(diào)配、工作方法確定等。如果任務(wù)規(guī)模比較龐大，那么這項(xiàng)任務(wù)也可以當(dāng)作一個(gè)單獨(dú)的子項(xiàng)目來(lái)管理，該責(zé)任人就是此子項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。為了合理地安排人力資源，必須為每項(xiàng)任務(wù)指明負(fù)責(zé)人和參與人員。如果項(xiàng)目任務(wù)只由一個(gè)人完成，則負(fù)責(zé)人和參與人員為同一人。一個(gè)項(xiàng)目任務(wù)都需要用到一定的資源，例如場(chǎng)地、工具、設(shè)備等。對(duì)于一些常用的資源，如紙、筆等，它們隨處可見(jiàn)，隨時(shí)可以獲得，不會(huì)影響任務(wù)的進(jìn)度，因此，就不需要在實(shí)施計(jì)劃中說(shuō)明；而對(duì)一些特殊的資源，如計(jì)算機(jī)、大型設(shè)備等，有可能和其他項(xiàng)目沖突或難以獲得，如果不能按時(shí)得到就有可能影響任務(wù)的完成，這些特殊資源就需要在實(shí)施計(jì)劃中注明。一個(gè)項(xiàng)目任務(wù)需要一定的時(shí)間來(lái)完成。實(shí)際上，需要的時(shí)間和完成任務(wù)的人員以及所使用的資源有很大關(guān)系。例如，進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入時(shí)，由一個(gè)人錄入可能需要10天，而由兩個(gè)人錄入的話，可能只需要5天就夠了；若由一個(gè)打字熟練的人錄入，則可能需要8天。另外，在進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入時(shí)使用不同性能的計(jì)算機(jī)都可能造成所需時(shí)間的不同。一個(gè)項(xiàng)目任務(wù)除了需要一定的時(shí)間來(lái)完成以外，還需要明確具體是在什么時(shí)間完成的，即開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。一般都希望項(xiàng)目能盡快完成，這要求所有的任務(wù)在項(xiàng)目開(kāi)始的時(shí)候就開(kāi)始，以最大限度縮短完成項(xiàng)目的總時(shí)間。實(shí)際上這是不可能的，因?yàn)槿藛T的限制以及各任務(wù)之間的相互關(guān)系。

任務(wù)之間的相互關(guān)系指的是項(xiàng)目任務(wù)在進(jìn)行時(shí)相互之間的制約關(guān)系，如人員沖突、特殊資源沖突以及任務(wù)在工作內(nèi)容上的相互制約。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，在制定實(shí)施計(jì)劃時(shí)可以按以下步驟進(jìn)行：

(1)制作工作分解圖：細(xì)分項(xiàng)目的任務(wù)，將項(xiàng)目的工作細(xì)分為最小的相對(duì)獨(dú)立的任務(wù)并進(jìn)行編碼，明確提交成果。

(2)設(shè)定任務(wù)之間的關(guān)系：明確項(xiàng)目中的任務(wù)在工作內(nèi)容上的相互制約關(guān)系。

(3)設(shè)定資源：包括負(fù)責(zé)人和參與人，以及占用的特殊資源。

(4)估算工作量，設(shè)定開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。

(5)設(shè)定任務(wù)的其他內(nèi)容：例如是否屬于關(guān)鍵任務(wù)，是否屬于里程碑等。里程碑任務(wù)是指項(xiàng)目以外的事件或任務(wù)，即是由項(xiàng)目外的人完成的。例如，當(dāng)我們向A公司提供接口時(shí)，A公司負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)接口軟件，并且此接口的測(cè)試也是由該軟件完成的，則此軟件開(kāi)發(fā)即為一項(xiàng)里程碑任務(wù)。里程碑任務(wù)的工期可以設(shè)為0，表示在這個(gè)時(shí)間里需要完成此項(xiàng)任務(wù)，否則后續(xù)的任務(wù)將無(wú)法開(kāi)展。5.1.2實(shí)施階段的劃分

在制定實(shí)施計(jì)劃時(shí)，要先大致將實(shí)施過(guò)程劃分成幾個(gè)大的階段，然后再對(duì)每個(gè)階段的工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。對(duì)于ERP項(xiàng)目實(shí)施的階段劃分，一些大型的ERP企業(yè)已經(jīng)有了比較成熟的劃分方法，比如金蝶公司的六步實(shí)施法及黃金四步法。因此，對(duì)于實(shí)施階段的劃分，可以根據(jù)各自企業(yè)的實(shí)施方法進(jìn)行，如果沒(méi)有形成自己的實(shí)施方法，則可以參照六步實(shí)

施法。在劃分階段的基礎(chǔ)上，可以細(xì)化項(xiàng)目任務(wù)。在這個(gè)階段，列出所有需要完成的任務(wù)以及此項(xiàng)任務(wù)提交的成果，即制作工作分解圖。對(duì)于ERP項(xiàng)目實(shí)施來(lái)說(shuō)，實(shí)施過(guò)程的任務(wù)分解也已經(jīng)有了很多成熟的案例，例5-1所分析的A公司實(shí)施計(jì)劃就是金蝶公司的一個(gè)實(shí)際實(shí)施計(jì)劃。一般在制作工作分解圖時(shí)，是以一個(gè)參考案例為樣本，在此基礎(chǔ)上根據(jù)具體的實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)行修改；而參考案例的選擇一般是選擇本企業(yè)的已有案例，如果本企業(yè)沒(méi)有合適的案例，也可以使用例5-1的A公司實(shí)施計(jì)劃。在細(xì)分任務(wù)后，需分配給每項(xiàng)任務(wù)一個(gè)編碼，編碼應(yīng)能體現(xiàn)任務(wù)的時(shí)間先后順序。一般編碼以項(xiàng)目名稱開(kāi)頭，項(xiàng)目名稱可以用代號(hào)代替，后面為數(shù)字的階段編號(hào)和任務(wù)序列號(hào)。階段的上下級(jí)之間以“.”分隔。

細(xì)分后的任務(wù)如果有明確的提交成果，則需要明確說(shuō)明。

例5-1A公司實(shí)施計(jì)劃分析。

圖5-1～圖5-5所示為金蝶公司在A公司實(shí)施ERP時(shí)所制定的實(shí)施計(jì)劃。在此實(shí)施計(jì)劃中，共分六個(gè)階段：項(xiàng)目定義、業(yè)務(wù)藍(lán)圖、藍(lán)圖實(shí)現(xiàn)、上線準(zhǔn)備、系統(tǒng)上線和驗(yàn)收交付。每個(gè)階段都細(xì)分出了所有需要完成的任務(wù)，對(duì)于每項(xiàng)任務(wù)，都有任務(wù)內(nèi)容(即任務(wù)名稱列)、需要時(shí)間(即工期列)、開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間(即完成時(shí)間列)、負(fù)責(zé)人和參與人員(即資源列)，并對(duì)每個(gè)階段和每個(gè)任務(wù)進(jìn)行了編碼，并從編碼中能夠區(qū)分出階段，另外，還列出了一些工作任務(wù)的工作成果。對(duì)于占用的特殊資源，此計(jì)劃中沒(méi)有體現(xiàn)，說(shuō)明本項(xiàng)目沒(méi)有需要特別說(shuō)明的資源沖突。對(duì)于任務(wù)之間的相互關(guān)系，則直接體現(xiàn)在各任務(wù)的開(kāi)始時(shí)間和完成時(shí)間中。圖5-1A公司ERP實(shí)施計(jì)劃(1)圖5-2A公司ERP實(shí)施計(jì)劃(2)圖5-3A公司ERP實(shí)施計(jì)劃(3)圖5-4A公司ERP實(shí)施計(jì)劃(4)圖5-5A公司ERP實(shí)施計(jì)劃(5)5.1.3工期的估算

在制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃時(shí)，我們需要給人員分配任務(wù)，或者說(shuō)，是給任務(wù)指定負(fù)責(zé)人和參與人。對(duì)于每一項(xiàng)任務(wù)，在制定實(shí)施計(jì)劃時(shí)，都需要估算工作量。工作量指的是完成一項(xiàng)任務(wù)所需要的人員和時(shí)間，即這兩者的乘積。因?yàn)椴煌娜送瓿赏患蝿?wù)所需要的時(shí)間可能會(huì)不同，所以我們?cè)诠浪愎ぷ髁康臅r(shí)候，都是以大多數(shù)人在完成這項(xiàng)任務(wù)時(shí)所需要的時(shí)間來(lái)估算的。通常，工作量是由項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)估算的，在具體估算時(shí)，為保證項(xiàng)目完成時(shí)間的準(zhǔn)確性和工作量考核的平衡，會(huì)根據(jù)具體執(zhí)行人的情況及其項(xiàng)目組成員的水平綜合考慮來(lái)進(jìn)行估算。例如，執(zhí)行人水平比較高，實(shí)際完成時(shí)間是10天，根據(jù)其項(xiàng)目組成員的平均水平，完成時(shí)間是12天，此時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理可能將此工作量定為11天。我們把完成項(xiàng)目任務(wù)所需要的時(shí)間稱為工期，即從任務(wù)開(kāi)始到任務(wù)結(jié)束之間所包含的工作時(shí)間。這里的工作時(shí)間指的是法定的工作時(shí)間，節(jié)假日和雙休日都不算在內(nèi)。在指定參與人的情況下，估算出工作量以后，工期可通過(guò)如下公式進(jìn)行計(jì)算：工期=5.1.4任務(wù)起止時(shí)間的確定

在工期確定以后，我們就可以安排任務(wù)的具體開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。一般在工期確定的情況下，開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間中只要確定了一個(gè)，另一個(gè)就自動(dòng)確定了。當(dāng)然，需要加班的情況和不能滿工作量工作的情況應(yīng)除外。在確定任務(wù)的起止時(shí)間時(shí)，要考慮以下因素：

(1)總工期最短。

(2)任務(wù)之間的相互關(guān)系。

(3)資源沖突。

總工期最短指的是項(xiàng)目的總工期最短，這就要求所有的任務(wù)都要盡早開(kāi)始。但是，由于受到其他因素的制約，如任務(wù)之間的制約關(guān)系、資源沖突的制約關(guān)系，因而不可能所有任務(wù)都在第一時(shí)間開(kāi)始。對(duì)于ERP項(xiàng)目，由于有相對(duì)明確的階段，而且這些階段的起止時(shí)間一般在總體計(jì)劃和方案中或在實(shí)施合同中有明確的規(guī)定，因此，在確定任務(wù)起止時(shí)間時(shí)，總會(huì)先明確各階段的起止時(shí)間。這樣，在制定實(shí)施計(jì)劃時(shí)，只需制定每個(gè)階段內(nèi)部各項(xiàng)任務(wù)的起止時(shí)間即可。因此，我們也是按照階段來(lái)安排各項(xiàng)任務(wù)的起止時(shí)間。一般根據(jù)任務(wù)完成的先后關(guān)系來(lái)安排各項(xiàng)主要的任務(wù)；對(duì)于沒(méi)有時(shí)間順序要求的任務(wù)，即對(duì)其他任務(wù)沒(méi)有影響的任務(wù)，可以根據(jù)資源利用的情況，盡量提前安排。例5-2

工作量和工期的計(jì)算。

已知，某公司的工作時(shí)間為每周一到周六，周日休息?，F(xiàn)有一項(xiàng)工作A，由三個(gè)子任務(wù)B、C和D組成，進(jìn)行任務(wù)C前，要先完成B任務(wù)。任務(wù)B需要1人工作3個(gè)工作日，任務(wù)C需要2人工作4個(gè)工作日，任務(wù)D需要3人工作5個(gè)工作日，任務(wù)B、C、D都按“越早完成越好”的原則安排起止時(shí)間。工作A的開(kāi)始時(shí)間為第1周的周二。請(qǐng)計(jì)算工作A、任務(wù)B、任務(wù)C和任務(wù)D的工期和工作量。

(1)計(jì)算工作量：

任務(wù)B：1人×3個(gè)工作日=3人×工作日。

任務(wù)C：2人×4個(gè)工作日=8人×工作日。

任務(wù)D：3人×5個(gè)工作日=15人×工作日。

工作A：任務(wù)B的工作量+任務(wù)C的工作量+任務(wù)D的工作量=26人×工作日。

(2)計(jì)算工期：

任務(wù)B：3個(gè)工作日。

任務(wù)C：4個(gè)工作日。

任務(wù)D：5個(gè)工作日。

注意：工作A的工期≠任務(wù)B的工期+任務(wù)C的工期+任務(wù)D的工期，應(yīng)根據(jù)工作A的起止時(shí)間來(lái)計(jì)算。因此，需要明確各項(xiàng)子任務(wù)的起止時(shí)間，從而明確工作A的起止時(shí)間。

(3)安排各任務(wù)起止時(shí)間：

工作A：開(kāi)始于第1周的周二。

任務(wù)B：根據(jù)“越早完成越好”的原則，安排開(kāi)始于第1周的周二，結(jié)束于第1周的周四，共3個(gè)工作日。

任務(wù)C：根據(jù)“越早完成越好”的原則，同時(shí)又要求在任務(wù)B完成之后才能開(kāi)始，因此，安排開(kāi)始于第1周的周五，結(jié)束于第2周的周二，共4個(gè)工作日。

任務(wù)D：根據(jù)“越早完成越好”的原則，安排開(kāi)始于第1周的周二，結(jié)束于第1周的周六，共5個(gè)工作日。

工作A：開(kāi)始于第1周的周二，結(jié)束時(shí)間為任務(wù)B、任務(wù)C、任務(wù)D中的最后結(jié)束時(shí)間，即第2周的周二，共7個(gè)工作日。

因此，任務(wù)A的工期為7個(gè)工作日。5.1.5實(shí)施計(jì)劃的變更

實(shí)施計(jì)劃的變更指的是實(shí)施計(jì)劃在制定以后，在其實(shí)施過(guò)程中，由于各種因素的影響而不能按照原定實(shí)施計(jì)劃完成任務(wù)，造成后繼實(shí)施的任務(wù)受到影響，因此需要對(duì)實(shí)施進(jìn)行調(diào)整變更。

對(duì)于實(shí)施計(jì)劃的變更應(yīng)嚴(yán)格控制，因?yàn)檫@會(huì)造成大量的資源沖突，嚴(yán)重時(shí)會(huì)影響到最終的項(xiàng)目完成時(shí)間。一般，如果實(shí)施計(jì)劃的變更不會(huì)影響階段時(shí)間，則可以由項(xiàng)目經(jīng)理自由掌握；否則需要項(xiàng)目經(jīng)理和企業(yè)方領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行充分溝通，說(shuō)明原因、困難，爭(zhēng)取獲得諒解。同時(shí)，變更時(shí)應(yīng)有變更申請(qǐng)、審批等正式手續(xù)，并將變更的結(jié)果，及時(shí)通知到相關(guān)人員。

例5-3

“燒水泡茶”實(shí)施計(jì)劃的制定。

已知有一項(xiàng)任務(wù)，從裝水、燒水到完成泡茶，稱為“燒水泡茶”任務(wù)。要求對(duì)此任務(wù)制定一個(gè)實(shí)施計(jì)劃。

制定實(shí)施計(jì)劃過(guò)程如下：

第一步：制作工作分解圖。將最終完成的泡茶任務(wù)細(xì)分，需要完成的各子任務(wù)如表5-1所示。表5-1“燒水泡茶”工作分解圖表第二步：設(shè)定任務(wù)之間的關(guān)系。

(1)?PC2(將開(kāi)水燒開(kāi))要在PC1(將開(kāi)水壺裝滿水)完成之后進(jìn)行。

(2)?PC4(泡茶)要在PC2(將開(kāi)水燒開(kāi))和PC3(洗茶杯)完成之后進(jìn)行。

第三步：設(shè)定資源。所有任務(wù)都由同一個(gè)人完成，假設(shè)為張三，其中PC2.2(繼續(xù)燒水)不需要人員。開(kāi)水壺、茶杯和茶葉等隨時(shí)可得，不需要設(shè)定特殊資源。

第四步：估算工作量，設(shè)定開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。假設(shè)整個(gè)任務(wù)的開(kāi)始時(shí)間為1:00，則各子任務(wù)的工作量估計(jì)及開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間如表5-2所示。表5-2“燒水泡茶”工作量及時(shí)間安排表第五步：設(shè)定任務(wù)的其他內(nèi)容。本例沒(méi)有需要特別說(shuō)明的地方。

例5-4

“小超市進(jìn)銷存系統(tǒng)”實(shí)施計(jì)劃的制定。

已知一家小雜貨店，現(xiàn)要升級(jí)成為小超市，需要使用一套進(jìn)銷存系統(tǒng)來(lái)管理?，F(xiàn)已選用某軟件商的進(jìn)銷存產(chǎn)品，并將此實(shí)施任務(wù)交給實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)負(fù)責(zé)，則此實(shí)施項(xiàng)目可以按以下過(guò)程來(lái)制定實(shí)施計(jì)劃：

第一步：制作工作分解圖。若要完成此進(jìn)銷存系統(tǒng)的實(shí)施工作，則參照金蝶公司的“黃金四步法”，通過(guò)任務(wù)細(xì)分以后，需要完成的各階段及任務(wù)如表5-3所示。表5-3“小超市進(jìn)銷存系統(tǒng)”工作分解圖表第二步：設(shè)定任務(wù)之間的關(guān)系。在此項(xiàng)目中，表5-3中的各項(xiàng)任務(wù)都有其先后關(guān)系，即后面的任務(wù)都要在其前一項(xiàng)任務(wù)完成之后才能進(jìn)行。例如，成立項(xiàng)目組織必須在項(xiàng)目背景掌握完成之后才能進(jìn)行。

第三步：設(shè)定資源。由于此項(xiàng)目相對(duì)較小，因此，軟件商的實(shí)施隊(duì)伍只由一人組成，即所有任務(wù)都是由軟件商的實(shí)施人員(假設(shè)為張三)負(fù)責(zé)完成。但有些任務(wù)還需要超市方面的人員參與。同樣，由于超市的規(guī)模較小，因此人員較少，只有經(jīng)理(李A(yù))、采購(gòu)員(李B)、倉(cāng)庫(kù)管理員(李C)、銷售員(李D、李E、李F)、財(cái)務(wù)(李G)等。

各項(xiàng)任務(wù)的參與人員和工作量如表5-4所示。表5-4“小超市進(jìn)銷存系統(tǒng)”任務(wù)參與人員和工作量第四步：估算工作量、工期，設(shè)定開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。各子任務(wù)的工作量估計(jì)及開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間如表5-4所示，開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間的設(shè)定可以利用MicrosoftProject軟件來(lái)自動(dòng)完成，詳見(jiàn)第5.2.3節(jié)。注意，在本例中，雖然很多工作都是由超市方的所有工作人員參與的，但實(shí)際上并不是要求這些人全天參與，因此，一般的做法是先估算出工期，然后再根據(jù)工期要求各參與人員在指定的工期時(shí)間內(nèi)完成各自的任務(wù)。這里為了簡(jiǎn)化操作，不再進(jìn)一步細(xì)分各人員的具體工作時(shí)間，而是直接按照全天參與來(lái)計(jì)算工作量。

第五步：設(shè)定任務(wù)的其他內(nèi)容。本例中任務(wù)“項(xiàng)目公約確認(rèn)”為里程碑任務(wù)。5.2.1MicrosoftProject簡(jiǎn)介

MicrosoftProject是一個(gè)功能強(qiáng)大而且可以靈活運(yùn)用的項(xiàng)目管理工具，可以用來(lái)控制簡(jiǎn)單或復(fù)雜的項(xiàng)目，以及安排和追蹤所有的活動(dòng)，讓我們對(duì)活動(dòng)的項(xiàng)目進(jìn)展了如指掌。

1.?MicrosoftProject的項(xiàng)目管理功能

MicrosoftProject作為一種專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，具有以下項(xiàng)目管理功能：

(1)項(xiàng)目范圍管理：利用MicrosoftProject2003的項(xiàng)目分解功能，用戶可方便地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解，并可以在任何層次上進(jìn)行信息的匯總。5.2計(jì)劃編制工具M(jìn)icrosoftProject

(2)項(xiàng)目進(jìn)度管理：MicrosoftProject2003提供了多種進(jìn)度計(jì)劃管理的方法，如甘特圖、日歷圖、網(wǎng)絡(luò)圖等，利用這些方法，可以方便地在分解的工作任務(wù)之間建立相關(guān)性，使用關(guān)鍵路徑法計(jì)算任務(wù)和項(xiàng)目的開(kāi)始、完成時(shí)間，自動(dòng)生成關(guān)鍵路徑，從而對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行更有效的管理。

(3)項(xiàng)目資源管理：在資源費(fèi)用管理中，MicrosoftProject2003采用了自下而上的估算技術(shù)。在人力資源管理中，MicrosoftProject2003提供了“資源平衡”、“責(zé)任矩陣”、“資源需求直方圖”等技術(shù)，力求對(duì)資源進(jìn)行更合理的分配。

(4)信息溝通管理：MicrosoftProject2003使用豐富的視圖、報(bào)表為項(xiàng)目中不同類別的人員提供了所需的信息。項(xiàng)目管理者還可以利用電子郵件和MicrosoftProjectCentral直接分配任務(wù)，更新任務(wù)信息，跟蹤控制任務(wù)完成情況。

(5)項(xiàng)目綜合管理：MicrosoftProject2003包含了項(xiàng)目管理中多方面重要的技術(shù)和方法，可以對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃、進(jìn)度、資源進(jìn)行綜合管理和協(xié)調(diào)，改善項(xiàng)目管理的過(guò)程，提高管理水平，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。

2.?MicrosoftProject產(chǎn)品的演變歷程

迄今為止，MicrosoftProject已經(jīng)經(jīng)歷了四代的演變，從面向個(gè)人使用者的MicrosoftProject1-4.x、面向團(tuán)隊(duì)使用者的MicrosoftProject98、面向企業(yè)使用者的MicrosoftProject2000直到面向價(jià)值鏈?zhǔn)褂谜叩腗icrosoftProject2002，MicrosoftProject的眼光越放越遠(yuǎn)，不斷為用戶提供超乎想像的應(yīng)用價(jià)值。特別是基于.NET聯(lián)機(jī)能力的MicrosoftProject2002將為用戶提供更大的靈活性，使企業(yè)的項(xiàng)目管理水平有了一個(gè)新的飛躍。之后，MicrosoftProject2003和MicrosoftProject2007版本也應(yīng)運(yùn)而生。本文將以MicrosoftProject2003為例來(lái)說(shuō)明如何使用Project。

MicrosoftProject2002以后版本的產(chǎn)品系列，分為MicrosoftProject標(biāo)準(zhǔn)版、MicrosoftProjectProfessional、MicrosoftProjectServer以及MicrosoftProjectServerCAL。由此，我們可以有以下三種項(xiàng)目管理的方案：

(1)項(xiàng)目管理：?jiǎn)为?dú)使用MicrosoftProject標(biāo)準(zhǔn)版時(shí)，它具備了一套支持基本項(xiàng)目管理的全方位功能，其中包括了任務(wù)排程、資源管理、追蹤及報(bào)表等功能。

(2)團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目管理：MicrosoftProject標(biāo)準(zhǔn)版加上MicrosoftProjectServer和MicrosoftProjectServerCAL的組合，能提供一個(gè)讓所有項(xiàng)目成員與利益關(guān)系人存取項(xiàng)目信息并且進(jìn)行協(xié)同作業(yè)的任務(wù)群組環(huán)境。

(3)企業(yè)項(xiàng)目管理解決方案：在企業(yè)項(xiàng)目管理的解決方案上，同時(shí)擁有MicrosoftProjectProfessional、MicrosoftProjectServer和MicrosoftProjectServerCAL。透過(guò)這些產(chǎn)品的新功能，能使用自訂企業(yè)代碼管理、檢視與分析組織的整個(gè)項(xiàng)目公文包，以確保輸入數(shù)據(jù)與報(bào)表的一致性，并透過(guò)集中式的資源數(shù)據(jù)庫(kù)管理資源。

3.?MicrosoftProject2003的運(yùn)行環(huán)境

MicrosoftProject2003分為ProjectStandard2003和ProjectProfessional2003，它們的運(yùn)行環(huán)境要求如下：

(1)操作系統(tǒng)：帶有ServicePack3或更高版本的Windows2000Professional、WindowsXPProfessional或WindowsXP

Home。

(2)處理器：Pentium233MHz或更高處理器，推薦PentiumⅢ及更高處理器。

(3)內(nèi)存：最低128MB，推薦256MB及以上。

(4)硬盤(pán)空間：130MB可用硬盤(pán)空間(硬盤(pán)用量取決于配置；如果選擇自定義安裝，則可能需要更多或更少的硬盤(pán)空間)。

(5)顯示器：SuperVGA(800×600)或更高分辨率的監(jiān)視器。5.2.2MicrosoftProject操作基礎(chǔ)

1.?MicrosoftProject操作界面簡(jiǎn)介

進(jìn)入MicrosoftProject軟件后的操作界面如圖5-6所示。

1)菜單欄

跟其他所有軟件一樣，MicrosoftProject的菜單欄位于操作界面的上方。其中大部分菜單與Office系列軟件沒(méi)什么兩樣，例如【文件】、【編輯】、【視圖】、【插入】、【格式】、【工具】、【窗口】和【幫助】等，而另外一些菜單命令是MicrosoftProject所特有的，如【項(xiàng)目】、【協(xié)作】等。圖5-6MicrosoftProject操作界面

2)工具欄

在操作界面中菜單欄的下方一般會(huì)有兩個(gè)默認(rèn)的工具欄：一個(gè)是“常用”工具欄，另一個(gè)是“格式”工具欄。

除了“常用”工具欄和“格式”工具欄外，MicrosoftProject還提供了其他幾個(gè)工具欄，它們是VisualBasic、Web、跟蹤、繪圖、任務(wù)窗格、協(xié)作、資源管理、自定義窗體、PERT分析、比較項(xiàng)目版本、分析、歐元貨幣轉(zhuǎn)換器、網(wǎng)絡(luò)圖和項(xiàng)目向?qū)Чぞ邫诘取?/p>

3)數(shù)據(jù)編輯欄

數(shù)據(jù)編輯欄位于屏幕的上部，“常用”工具欄的下方。單擊選擇單元格，插入點(diǎn)會(huì)自動(dòng)顯示在數(shù)據(jù)編輯欄中。這時(shí)可以鍵入新的文字或編輯已有的文字，只要在數(shù)據(jù)編輯欄文本任意位置單擊即可。

4)任務(wù)窗口

任務(wù)窗口是Office應(yīng)用程序中提供常用命令的窗口。任務(wù)窗口作為一個(gè)特殊的工具欄，默認(rèn)顯示在工作窗口的左側(cè)，其上部的彈出菜單中包括【開(kāi)始工作】、【搜索結(jié)果】、【幫助】、【新建項(xiàng)目】和【共享工作區(qū)】5個(gè)命令，選擇不同的命令，任務(wù)窗口中將顯示不同的內(nèi)容。

5)視圖欄

因?yàn)閱蝹€(gè)視圖難以顯示出項(xiàng)目的全部信息，即很難把任務(wù)工期、任務(wù)之間的鏈接關(guān)系、資源配置情況、項(xiàng)目進(jìn)度情況等方面的信息全部在一個(gè)視圖中顯示出來(lái)，所以MicrosoftProject提供了多種視圖來(lái)顯示項(xiàng)目信息。

視圖欄共有9個(gè)視圖圖標(biāo)，單擊視圖欄底部的向下箭頭可以看到其他更多的視圖。

如果視圖欄沒(méi)有出現(xiàn)，選擇【視圖】→【視圖欄】菜單命令或者從工作區(qū)在右鍵快捷菜單中選擇【視圖欄】命令，即可顯示視圖欄；再次執(zhí)行該命令可隱藏視圖欄。

2.?Project基本視圖

1)甘特圖

“甘特圖”視圖以工作表和條形圖表的形式顯示基本的任務(wù)信息。使用“甘特圖”可以很方便地查看任務(wù)的工期、開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間以及資源的信息；使用“甘特圖”可以創(chuàng)建初始計(jì)劃，查看日程和調(diào)整計(jì)劃。

2)跟蹤甘特圖

“跟蹤甘特圖”視圖顯示出了項(xiàng)目偏移原始估計(jì)的程度，這樣有助于確定如何調(diào)整計(jì)劃來(lái)適應(yīng)任何延遲。

3)任務(wù)分配狀況

“任務(wù)分配狀況”視圖給每項(xiàng)任務(wù)列出了分配給該項(xiàng)任務(wù)的資源，以及每項(xiàng)資源在各個(gè)時(shí)間段內(nèi)(可能是每天、每周、每月，或者是其他更小或更大的時(shí)間間隔)完成的工時(shí)。

4)日歷

“日歷”視圖使用了以月為時(shí)間單位的日歷格式，用天或周來(lái)計(jì)算任務(wù)時(shí)間。其中，非工作日呈灰色顯示，盡管工期條線會(huì)穿越非工作日(周六和周日)，但是工期時(shí)間并不包含非工作日。

5)網(wǎng)絡(luò)圖

“網(wǎng)絡(luò)圖”視圖以流程圖的方式來(lái)顯示任務(wù)及其相關(guān)性。一個(gè)框(有時(shí)稱為節(jié)點(diǎn))代表一個(gè)任務(wù)，框與框之間的連線代表任務(wù)間的相關(guān)性。

6)資源工作表

資源可以是人員、設(shè)備、裝置、部門(mén)、公司、房間等?！百Y源工作表”視圖采用電子表格的格式顯示有關(guān)每種資源的信息，如資源名稱、工作組、標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)率、加班費(fèi)率、使用成本、基準(zhǔn)日歷等。

7)資源使用狀況

使用“資源使用狀況”視圖可以一次查看所有資源分配信息。在視圖左邊的資源名稱一欄里，顯示了資源名稱及其指向的所有任務(wù)；工時(shí)一欄里顯示的是完成每項(xiàng)任務(wù)的估計(jì)工時(shí)；右邊窗口顯示的是小時(shí)數(shù)。

8)資源圖表

“資源圖表”視圖顯示的是單個(gè)資源的分配信息，它是基于逐個(gè)方式顯示的?！百Y源圖表”視圖主要用來(lái)突出顯示資源沖突，指出在人員、設(shè)備及其他資源中，有哪些是過(guò)度配置的，有哪些是沒(méi)有充分利用的。

9)組合視圖

除了上面提到的這些視圖之外，還有各種資源視圖、任務(wù)視圖等，它們大都是單獨(dú)顯示在整個(gè)窗口中。不過(guò)，也可以根據(jù)需要在一個(gè)屏幕上分上、下窗口同時(shí)顯示兩種視圖，MicrosoftProject將它稱為“組合視圖”。

如果要得到組合視圖，則選擇【窗口】→【拆分】命令，窗口將被拆分為上下兩部分。

3.?MicrosoftProject基本操作

在使用MicrosoftProject時(shí)，經(jīng)常會(huì)用到以下基本操作。

1)選擇一個(gè)單元格

如果要選擇一個(gè)單元格，通常是將鼠標(biāo)指針指向所選單元格并單擊鼠標(biāo)，此時(shí)單元格被一黑框包圍，表示它已被選中。

2)選擇連續(xù)單元格

首先選擇區(qū)域的第一個(gè)單元格，然后按下【Shift】鍵并選擇數(shù)據(jù)區(qū)域的最后一個(gè)單元格，這樣就選擇了一個(gè)連續(xù)的單元格區(qū)域。

3)選擇非連續(xù)單元格

在選擇一個(gè)單元格后、選擇下一個(gè)單元格區(qū)域之前按住【Ctrl】鍵，同時(shí)移動(dòng)鼠標(biāo)選擇下一個(gè)單元格即可。

4)選擇整行和整列

將鼠標(biāo)移動(dòng)到任務(wù)標(biāo)識(shí)號(hào)上單擊，或者拖動(dòng)鼠標(biāo)從行首到行尾，選擇整行。

將鼠標(biāo)移到列標(biāo)題上單擊，或者拖動(dòng)鼠標(biāo)從列首到列尾，選擇整列。

5)選擇全部

選擇全部的方法是將鼠標(biāo)移到工作表的左上角單擊，即單擊列標(biāo)題行和標(biāo)識(shí)號(hào)列的交點(diǎn)處。

6)查找和替換

如果已知任務(wù)或資源名稱，或者只知其中部分文字，則通過(guò)選擇【編輯】→【查找】命令，利用“查找”對(duì)話框可以很快查找到相應(yīng)的任務(wù)或資源。

如果要將查找到的內(nèi)容替換成別的文本，單擊【替換】按鈕，會(huì)打開(kāi)“替換”對(duì)話框(直接選擇【編輯】→【替換】命令也可以打開(kāi)該對(duì)話框，其快捷鍵為【Ctrl+H】)。

7)選擇圖表中的內(nèi)容

在圖表中進(jìn)行操作時(shí)，鼠標(biāo)指針?biāo)赶虻牟课痪褪且M(jìn)行操作的部位：

(1)當(dāng)鼠標(biāo)指針指在任務(wù)信息的條形圖上時(shí)，將只針對(duì)該任務(wù)進(jìn)行與當(dāng)前類別有關(guān)的操作。

(2)當(dāng)鼠標(biāo)指針指向任務(wù)鏈接線條時(shí)，可進(jìn)行與此鏈接相關(guān)的操作，此時(shí)會(huì)用一個(gè)黃色方框顯示該鏈接的相關(guān)信息。

(3)如果將鼠標(biāo)移到甘特條形圖的空白區(qū)域上雙擊鼠標(biāo)左鍵(或者選擇【格式】→【條形圖樣式】命令)，會(huì)彈出可以修改所有任務(wù)的“條形圖樣式”對(duì)話框。

8)使用列表框和滾動(dòng)條

利用列表框和滾動(dòng)條都可以從當(dāng)前存在的任務(wù)或資源中選擇所需要的信息，使用起來(lái)非常方便。

(1)使用列表框：當(dāng)需要從已經(jīng)存在的任務(wù)或資源中選擇信息時(shí)，使用下拉列表框是一種最為快捷方便的方法。

(2)使用滾動(dòng)條：滾動(dòng)條比較典型的應(yīng)用就是查看資源的需求直方圖。

4.?MicrosoftProject幫助系統(tǒng)

在使用MicrosoftProject時(shí)，遇到任何操作上的問(wèn)題隨時(shí)都可以從幫助系統(tǒng)獲得幫助。

1)?Office助手

MicrosoftProject2003作為Office家族成員之一，保留了Office助手作為聯(lián)機(jī)幫助的工具。通過(guò)使用Office助手，可以快速準(zhǔn)確地找到問(wèn)題的答案，還可以查看MicrosoftProject2003日積月累欄目的小秘訣。如果啟動(dòng)MicrosoftProject后沒(méi)有發(fā)現(xiàn)Office助手，選擇【幫助】菜單中的【顯示Office助手】命令或者直接按【F1】鍵就可以調(diào)出Office助手。如果要隱藏Office助手，則將鼠標(biāo)移至助手上單擊鼠標(biāo)右鍵并選擇【隱藏Office助手】命令。

2)?MicrosoftProject幫助

當(dāng)選擇【幫助】→【MicrosoftProject幫助】命令時(shí)，就會(huì)在MicrosoftProject2003的任務(wù)窗格中顯示“MicrosoftProject幫助”，這時(shí)可以在“搜索”文本框中輸入想要查詢的關(guān)鍵詞，然后單擊【開(kāi)始搜索】按鈕，就會(huì)在任務(wù)窗格中顯示相關(guān)搜索結(jié)果，單擊某個(gè)搜索結(jié)果對(duì)應(yīng)的主題，會(huì)打開(kāi)“MicrosoftProject幫助”窗口，并在其中顯示該主題對(duì)應(yīng)的詳細(xì)信息。

3)幫助目錄

MicrosoftProject2003的目錄分為脫機(jī)目錄和聯(lián)機(jī)目錄兩種。脫機(jī)目錄是隨MicrosoftProject2003安裝到計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上的幫助目錄；而聯(lián)機(jī)目錄需要鏈接到Internet上，隨時(shí)從Microsoft的網(wǎng)站上下載的幫助目錄，鏈接到聯(lián)機(jī)目錄往往能夠獲得最新的幫助內(nèi)容。

MicrosoftProject2003按項(xiàng)目管理的階段歸并目錄的主題，單擊主題對(duì)應(yīng)的圖標(biāo)可以逐級(jí)展開(kāi)各級(jí)次主題。

4)?MicrosoftOfficeOnline

選擇【幫助】→【MicrosoftOfficeOnline】菜單命令，就可打開(kāi)瀏覽器窗口并鏈接到MicrosoftOffice協(xié)助中心站點(diǎn)，從中可以獲取有關(guān)MicrosoftProject常見(jiàn)問(wèn)題的解答、最近的提示，以及有關(guān)支持的信息。5.2.3快速編制項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃

在編制項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃之前，要先做好以下工作：

(1)收集項(xiàng)目的規(guī)劃信息。在開(kāi)始制定項(xiàng)目計(jì)劃之前，要明確定義項(xiàng)目的一些基本屬性信息，或者對(duì)項(xiàng)目有一個(gè)基本的定義，例如項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間等。

(2)制定工作分解圖。在擬定出一份主要任務(wù)列表后，然后再對(duì)其進(jìn)行分解，或者說(shuō)對(duì)這些任務(wù)進(jìn)行細(xì)分，從而獲得本項(xiàng)目的工作分解圖。

(3)明確任務(wù)間的關(guān)系，要弄清楚各任務(wù)之間的關(guān)系，哪些任務(wù)需要在其他任務(wù)完成后才能開(kāi)始，哪些任務(wù)可以同步進(jìn)行。

(4)明確配置資源。在開(kāi)始構(gòu)造項(xiàng)目計(jì)劃前，就需要知道有哪些資源可用，主要指人員以及占用的特殊資源。在制定項(xiàng)目初期，需要明確這些資源并分配到任務(wù)。

(5)估算工作量、工期。在開(kāi)始構(gòu)造項(xiàng)目計(jì)劃前，就需要知道每項(xiàng)具體的任務(wù)大概需要多少工作量，估計(jì)出工期。

1.新建項(xiàng)目

進(jìn)入MicrosoftProject軟件后，通過(guò)左邊任務(wù)窗口中的“新建項(xiàng)目”或“文件”菜單中的“新建項(xiàng)目”，選擇新建空白項(xiàng)目，就創(chuàng)建了一個(gè)空白的項(xiàng)目文件。這時(shí)，左邊任務(wù)窗口的內(nèi)容如圖5-7所示。圖5-7新建項(xiàng)目的任務(wù)窗口這時(shí)，就可以按照此任務(wù)窗口的順序開(kāi)始編制項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。可以先保存此項(xiàng)目文件，本例中，項(xiàng)目文件名取為“小型超市進(jìn)銷存系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃”。此時(shí)，硬盤(pán)上就多了一個(gè)“小型超市進(jìn)銷存系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃.mpp”的文件。

2.定義項(xiàng)目

定義項(xiàng)目主要是輸入項(xiàng)目的名稱和開(kāi)始日期等。

點(diǎn)擊任務(wù)窗口的“定義項(xiàng)目”，任務(wù)窗口顯示內(nèi)容如圖5-8所示。圖5-8定義項(xiàng)目從圖5-8中可以看出，輸入項(xiàng)目信息共分3步，現(xiàn)在是第1步，輸入項(xiàng)目的估計(jì)開(kāi)始日期。針對(duì)本項(xiàng)目，可以輸入2008-9-10，然后點(diǎn)擊最后一行的“保存并前往第2步”。

第2步是指定是否使用項(xiàng)目工作組。針對(duì)本項(xiàng)目，選擇“否”，即不使用項(xiàng)目工作組。

第3步是輸入附加信息，點(diǎn)擊“保存并完成”，就完成了定義項(xiàng)目的工作，同時(shí)，任務(wù)窗口回到圖5-7的界面。

3.定義常規(guī)工作時(shí)間

定義常規(guī)工作時(shí)間，即設(shè)置項(xiàng)目日歷，也就是項(xiàng)目的工作時(shí)間，即一周哪幾天工作，一天工作幾小時(shí)，節(jié)假日放假是否要排除等。一般以本企業(yè)的工作日歷為基準(zhǔn)。

MicrosoftProject提供了幾個(gè)日歷模板，可以以此為基礎(chǔ)創(chuàng)建項(xiàng)目日歷。針對(duì)本項(xiàng)目，我們使用標(biāo)準(zhǔn)的日歷模板，并且使用缺省的工作時(shí)間設(shè)定，即每周一到周五工作，每天工作8小時(shí)，每月工作20日。操作時(shí)，只要直接點(diǎn)擊最后一行的“保存并前往第n步”即可(n指2、3、4或5等)。

4.列出項(xiàng)目中的任務(wù)并分成階段

這里，主要將工作分解圖中的各項(xiàng)任務(wù)輸入到中間的正文窗口中。輸入時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：

(1)任務(wù)名稱必須是唯一的。

(2)在“工期”欄中，輸入完成每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間，單位為“工時(shí)”、“工作日”或“月工時(shí)”等。

(4)在列出任務(wù)時(shí)，可以直接根據(jù)工作分解圖將任務(wù)分成階段，即在輸入任務(wù)時(shí)，將階段也當(dāng)作一項(xiàng)任務(wù)輸入，當(dāng)要輸入屬于這個(gè)階段的子階段或任務(wù)時(shí)，則通過(guò)降級(jí)操作，將新輸入的任務(wù)變成它的子階段或任務(wù)。

(5)升級(jí)、降級(jí)操作說(shuō)明如下：先選中要升級(jí)或降級(jí)的行，然后點(diǎn)擊工具欄中的升級(jí)按鈕或降級(jí)按鈕。如圖5-9所示，向左的箭頭表示升級(jí)，向右的箭頭表示降級(jí)。圖5-9任務(wù)升降級(jí)工具按鈕

(6)對(duì)于各階段的任務(wù)，可以展開(kāi)顯示，也可以收縮顯示。展開(kāi)和收縮的變換是通過(guò)點(diǎn)擊階段行前面的“+”或“-”實(shí)現(xiàn)的。

針對(duì)本項(xiàng)目，輸入完成后，如圖5-10所示。圖5-10輸入項(xiàng)目任務(wù)結(jié)果圖

5.排定任務(wù)日程

所謂排定任務(wù)日程，實(shí)際上就是定義任務(wù)之間的依賴關(guān)系，即一項(xiàng)任務(wù)的開(kāi)始或完成是否要依賴于另一項(xiàng)任務(wù)?？梢酝ㄟ^(guò)鏈接來(lái)設(shè)定任務(wù)的依賴關(guān)系。

如圖5-11所示，要設(shè)定任務(wù)的依賴關(guān)系時(shí)，先選中相關(guān)的所有任務(wù)，然后點(diǎn)擊圖中相應(yīng)的左邊圖標(biāo)，即可完成相應(yīng)的依賴關(guān)系鏈接操作。圖5-11任務(wù)欄之鏈接相關(guān)任務(wù)針對(duì)本項(xiàng)目，要選中所有任務(wù)行，然后點(diǎn)擊圖中“完成-開(kāi)始”左邊的圖標(biāo)，即可完成所有依賴關(guān)系的鏈接操作，結(jié)果如圖5-12所示。圖5-12完成任務(wù)鏈接的結(jié)果圖

6.增加任務(wù)編