離職與人事檔案管理制度

離職與人事檔案管理制度1.背景與目的離職與人事檔案管理制度的訂立旨在規(guī)范對(duì)員工離職流程的處理，并確保人事檔案的完整性和保密性，以維護(hù)公司的利益和員工的權(quán)益。本制度適用于全體公司員工的離職管理和人事檔案的歸檔與保管。2.離職流程2.1提交離職申請(qǐng)員工如需離職，應(yīng)提前向所屬部門(mén)經(jīng)理提交書(shū)面離職申請(qǐng)，并注明離職原因、離職日期和希望進(jìn)行離職手續(xù)的日期。2.2部門(mén)經(jīng)理審核部門(mén)經(jīng)理在接到離職申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)與員工進(jìn)行溝通，了解離職原因，核實(shí)申請(qǐng)的真實(shí)性，并與人力資源部門(mén)進(jìn)行協(xié)商。2.3人力資源部門(mén)處理人力資源部門(mén)收到離職申請(qǐng)后，應(yīng)盡快布置離職面談，了解員工離職的真實(shí)原因，并依據(jù)離職原因的分類進(jìn)行相應(yīng)的處理。2.3.1員工自動(dòng)離職若員工出于個(gè)人原因自動(dòng)提出離職申請(qǐng)并通過(guò)相關(guān)程序?qū)徟?，人力資源部門(mén)應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)的決策，并將離職決議及相關(guān)料子記錄于員工人事檔案。2.3.2公司自動(dòng)解聘若員工被公司自動(dòng)解聘，人力資源部門(mén)應(yīng)依據(jù)相關(guān)法規(guī)與公司規(guī)定進(jìn)行處理，并將解聘決議及相關(guān)料子記錄于員工人事檔案。2.3.3合同到期自然離職若員工的合同到期并選擇不續(xù)簽勞動(dòng)合同，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)與員工確認(rèn)離職意向，并依據(jù)合同商定的事項(xiàng)進(jìn)行處理，將離職決議及相關(guān)料子記錄于員工人事檔案。2.4離職手續(xù)辦理離職手續(xù)辦理包含但不限于以下內(nèi)容：2.4.1工作交接離職員工應(yīng)與接任者或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行充分的工作交接，確保工作平穩(wěn)過(guò)渡，將相關(guān)工作進(jìn)展、文件和資料交接清楚明確。2.4.2員工福利結(jié)算人力資源部門(mén)應(yīng)與財(cái)務(wù)部門(mén)合作，對(duì)離職員工進(jìn)行工資、獎(jiǎng)金、假期等相關(guān)福利的結(jié)算，并確?？铐?xiàng)定時(shí)支出給離職員工。2.4.3資產(chǎn)歸還離職員工應(yīng)按規(guī)定歸還公司的設(shè)備、資產(chǎn)和文件等，并將相關(guān)資產(chǎn)的交接清單交給人力資源部門(mén)進(jìn)行審核。2.5離職通知和離職交接確認(rèn)離職員工在離職日前，應(yīng)將個(gè)人離職通知書(shū)提交給部門(mén)經(jīng)理，并與部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行離職交接確認(rèn)，確保離職手續(xù)的完備。3.人事檔案管理3.1檔案歸檔離職員工的人事檔案應(yīng)由人力資源部門(mén)進(jìn)行歸檔，并依照有關(guān)法規(guī)規(guī)定的期限進(jìn)行保管。3.2檔案內(nèi)容人事檔案包含但不限于以下內(nèi)容：3.2.1基本人事信息包含員工個(gè)人信息、身份證件、學(xué)歷、工作經(jīng)過(guò)等。3.2.2薪酬和福利信息包含員工薪資、獎(jiǎng)金、津貼、社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等信息。3.2.3培訓(xùn)與績(jī)效信息包含員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效評(píng)估等相關(guān)信息。3.2.4工作業(yè)績(jī)和表?yè)P(yáng)信息包含員工工作業(yè)績(jī)記錄、嘉獎(jiǎng)、榮譽(yù)等信息。3.3檔案保密人事檔案應(yīng)妥當(dāng)保管，未經(jīng)授權(quán)人員不得查閱或調(diào)取檔案。相關(guān)人員在查閱檔案時(shí)應(yīng)記錄相關(guān)事由，并依照規(guī)定進(jìn)行審批。3.4檔案處理員工離職后，人力資源部門(mén)應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定，合理處理相關(guān)檔案。無(wú)需保存的檔案按規(guī)定的期限予以銷毀。4.法律法規(guī)遵從與違紀(jì)處理4.1法律法規(guī)遵從離職流程和人事檔案管理應(yīng)遵從國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的相關(guān)規(guī)定，確保合法合規(guī)。4.2違紀(jì)處理離職員工如在離職過(guò)程中存在違反公司規(guī)定、員工行為準(zhǔn)則或任職雙方合同的行為，將依據(jù)公司規(guī)定予以相應(yīng)處理，包含但不限于違紀(jì)記錄、追究法律責(zé)任等。5.審批與修改5.1審批本制度的訂立、修改和廢止須經(jīng)公司高級(jí)管理層審批，并附有相應(yīng)的文號(hào)。5.2修改對(duì)本制度的修改應(yīng)符合實(shí)際需求，并經(jīng)公司高級(jí)管理層審批。5.3廢止本制度的廢止須經(jīng)公司高級(jí)管理層審批，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)。6.生效與執(zhí)行6.1生效本制度自公司高級(jí)管理層批準(zhǔn)之日起生效。6.2執(zhí)行全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，人力資源部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)制度的執(zhí)行和監(jiān)督，并對(duì)違反規(guī)定的情況進(jìn)行相應(yīng)處理。6.3監(jiān)督與反饋公司高級(jí)管理層對(duì)本制