文件與資料檔案管理制度

文件與資料檔案管理制度一、總則為保證企業(yè)文件與資料檔案的完整、有序、安全、便捷和及時(shí)取得，提高工作效率和信息管理水平，依據(jù)公司的發(fā)展需求，訂立本文件與資料檔案管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部部門和人員的文件和資料檔案管理工作。三、文件管理1.文件的定義文件是公司日常工作中產(chǎn)生的各類書面資料，包含但不限于會(huì)議紀(jì)要、合同文件、工作報(bào)告、決策備忘錄等。2.文件的保管2.1緊要文件應(yīng)采取電子存檔和紙質(zhì)存檔相結(jié)合的方式保管，電子存檔應(yīng)保管在公司的信息管理系統(tǒng)中，紙質(zhì)存檔應(yīng)放置于指定的文件柜或資料室。2.2文件應(yīng)依照統(tǒng)一的分類、編號和歸檔規(guī)定進(jìn)行保管，確保文件的連續(xù)可查和存取便捷。2.3文件應(yīng)依照不同的保密級別進(jìn)行分類，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，保障信息的安全性。3.文件的歸檔流程3.1文件的歸檔應(yīng)依照文件的編號和歸檔規(guī)定進(jìn)行，由文件管理員負(fù)責(zé)具體的歸檔工作。3.2文件的歸檔流程包含文件的整理、審核、蓋章、歸檔和存檔備份環(huán)節(jié)，確保文件的完整和準(zhǔn)確性。3.3歸檔文件的數(shù)量和存放位置應(yīng)有明確的記錄，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)和整理。4.文件的傳遞與溝通4.1文件的傳遞和溝通應(yīng)采用公司統(tǒng)一的通信工具和平臺(tái)，如電子郵件、企業(yè)微信等。4.2傳遞文件時(shí)，應(yīng)注明發(fā)送人、接收人和發(fā)送時(shí)間，并附上文件的重要內(nèi)容和相關(guān)附件。4.3緊要文件的傳遞應(yīng)進(jìn)行確認(rèn)，確保文件的準(zhǔn)確轉(zhuǎn)達(dá)和及時(shí)回復(fù)。四、資料檔案管理1.資料檔案的定義資料檔案是公司歷史性、綜合性和緊要性的各類文件，包含公司章程、規(guī)章制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。2.檔案的分類與管理2.1資料檔案應(yīng)依照文件的內(nèi)容和用途進(jìn)行分類，包含組織檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。2.2檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的整理、編目、歸類、存放和借閱管理，確保檔案的完整和準(zhǔn)確性。2.3檔案應(yīng)依照肯定的規(guī)定進(jìn)行存放，確保檔案的安全，并定期進(jìn)行巡查和保養(yǎng)。3.檔案的存儲(chǔ)與保密3.1檔案應(yīng)采取防塵、防潮、防火、防震等措施進(jìn)行存儲(chǔ)，確保檔案的安全。3.2檔案室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，并限制非授權(quán)人員的進(jìn)入。3.3檔案存儲(chǔ)設(shè)備的使用和維護(hù)應(yīng)依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.4檔案的保密級別應(yīng)依據(jù)需要進(jìn)行分類，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保檔案的安全性和機(jī)密性。4.檔案的利用與借閱4.1檔案的利用應(yīng)遵從合法、規(guī)范和實(shí)際需要的原則，確保檔案的科學(xué)利用和合理應(yīng)用。4.2檔案的借閱應(yīng)依照規(guī)定的流程和權(quán)限進(jìn)行申請，須注明借閱目的和借閱期限。4.3借閱的檔案應(yīng)及時(shí)歸還，如有特殊需要可申請延期，但不得超出規(guī)定的期限。五、違規(guī)處理與責(zé)任追究1.違規(guī)行為的種類1.1未依照規(guī)定的流程和權(quán)限進(jìn)行文件和資料檔案的管理。1.2有意竄改、偽造或銷毀文件和資料檔案。1.3泄露、散布或?yàn)E用公司文件和資料檔案。2.違規(guī)處理方法2.1對違規(guī)行為，依法進(jìn)行調(diào)查、調(diào)解和處理，維護(hù)公司的利益和聲譽(yù)。2.2進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分，并追究相關(guān)人員的責(zé)任，包含警告、記過、降級、辭退等。2.3對于嚴(yán)重違規(guī)行為，可依法追究法律責(zé)任。六、附則1.本制度的解釋權(quán)歸公司管理層全部。2.本制度的修訂和修改應(yīng)經(jīng)公司管理層的批準(zhǔn)。3.本制度自頒布之日起施行，作為公司的基本管